新冠肺炎疫情期間流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型探析

文·季偉

目前，在人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理人事檔案托管的流動(dòng)人員，大都是快遞員、外賣員、網(wǎng)約車主、家庭服務(wù)人員等新興業(yè)態(tài)從業(yè)人員。由于職業(yè)緣故，他們接觸人群繁雜，流動(dòng)性極強(qiáng)，疫情期間又多未選擇延遲復(fù)工或者居家休息，而是繼續(xù)工作，這大大增加了被疫情傳染的危險(xiǎn)。傳統(tǒng)的人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)線下服務(wù)模式，工作人員在為服務(wù)對(duì)象辦理單位集體委托存檔、流動(dòng)人員人事檔案接收轉(zhuǎn)出或黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、依據(jù)檔案出具相關(guān)證明等業(yè)務(wù)時(shí)，不可避免地要與服務(wù)對(duì)象進(jìn)行“面對(duì)面”甚至“手遞手”的接觸，即便穿戴防護(hù)用具，但在服務(wù)大廳這中空氣流動(dòng)不暢的狹窄空間里長(zhǎng)時(shí)間工作，檔案業(yè)務(wù)辦理人員也很容易被病毒攜帶者或患者傳染，并二次、三次地傳染給其他前來(lái)辦事的服務(wù)對(duì)象。因此，在疫情期間，人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)按照國(guó)家檔案局《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》的要求，開(kāi)展網(wǎng)上經(jīng)辦、幫辦代辦、容缺辦理，加快推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型，對(duì)有效減少辦事人員聚集，阻斷疫情傳播，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型方向

疫情期間，除加強(qiáng)個(gè)人防護(hù)外，“不中斷、少見(jiàn)面、線上辦、快速辦”成為廣大前來(lái)辦理檔案業(yè)務(wù)的群眾和一線工作人員的呼聲，這為疫情期間流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)提出了新的要求和方向。

（一）在服務(wù)渠道上，由“線下”向“線上”轉(zhuǎn)型

網(wǎng)上、掌上等線上辦理渠道因其便捷高效的優(yōu)勢(shì)，成為疫情期間“無(wú)需跑腿”和“面對(duì)面”經(jīng)辦流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)的首選渠道。這就要求各級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)加快流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)步伐，提高流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)事項(xiàng)線上經(jīng)辦的可行性。

（二）在經(jīng)辦主體上，由“親辦”向“代辦”轉(zhuǎn)型

流動(dòng)人員人事檔案關(guān)系到流動(dòng)人員的招聘錄用、選拔使用、政審考察等重大事項(xiàng)，意義非凡。非疫情期間，一般由流動(dòng)人員親自辦理。疫情期間，對(duì)檔案查（借）閱服務(wù)和依據(jù)檔案記載出具存檔、履歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明業(yè)務(wù)，或流動(dòng)人員人事檔案接收、轉(zhuǎn)出等流動(dòng)人員可委托辦理的業(yè)務(wù)，可由人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員在流動(dòng)人員授權(quán)的前提下代為辦理。

（三）在經(jīng)辦規(guī)則上，由“規(guī)范”向“容缺”轉(zhuǎn)型

疫情期間，對(duì)于必須要現(xiàn)場(chǎng)辦理的檔案業(yè)務(wù)，最好是能讓辦事群眾“只跑一次”“一次辦好”，但在實(shí)際工作中，辦事群眾卻經(jīng)常因?yàn)槿鄙賯€(gè)別資料而多次跑腿。疫情期間，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦應(yīng)全面落實(shí)提交資料的“容缺機(jī)制”，對(duì)主件材料齊全但次要材料有欠缺的檔案服務(wù)事項(xiàng)，經(jīng)申辦人作出相應(yīng)承諾，受理窗口可先行受理預(yù)審辦理，即“先辦后補(bǔ)”，減少流動(dòng)人員跑腿次數(shù)，以降低在交通途中和服務(wù)大廳的傳染風(fēng)險(xiǎn)。

（四）在經(jīng)辦效率上，由“快辦”向“速辦”轉(zhuǎn)型

疫情期間，縮短業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)間，對(duì)減少因逗留而被傳染的風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要，這就要求各級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)一步精簡(jiǎn)檔案業(yè)務(wù)辦理材料，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)辦理流程，提高經(jīng)辦效率，讓服務(wù)對(duì)象在最短時(shí)間內(nèi)辦完相關(guān)業(yè)務(wù)。

二、流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型對(duì)策及建議

推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型，既需要作為服務(wù)主體的各級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)快速行動(dòng)起來(lái)，盡早出臺(tái)防疫措施，堅(jiān)持疫情期間不中斷檔案服務(wù)，又要以此為契機(jī)，深入推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案的線上辦理和利用，全面實(shí)現(xiàn)疫情期間檔案服務(wù)“不中斷、少見(jiàn)面、線上辦、快速辦”的目標(biāo)。

（一）加強(qiáng)人事檔案的數(shù)字化處理水平

實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化是網(wǎng)上經(jīng)辦、快速經(jīng)辦的前提和基礎(chǔ)。各級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)要按照人社部辦公廳下發(fā)的《流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)經(jīng)辦規(guī)范》，統(tǒng)一采集項(xiàng)目、統(tǒng)一指標(biāo)體系、統(tǒng)一代碼，盡快完成原有庫(kù)存和新收入流動(dòng)人員人事檔案的基礎(chǔ)信息采集工作。按照國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)批準(zhǔn)的《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，逐步建立統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字檔案資源庫(kù)，并按照“數(shù)據(jù)向上集中”的思路，建立檔案信息采集上報(bào)機(jī)制，定期歸集各地檔案基礎(chǔ)信息，逐步建立起省級(jí)、全國(guó)檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)全國(guó)網(wǎng)上服務(wù)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)上經(jīng)辦和統(tǒng)計(jì)分析

各級(jí)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)要全面應(yīng)用統(tǒng)一的省級(jí)檔案管理服務(wù)軟件，實(shí)現(xiàn)存檔信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，為流動(dòng)人員和用人單位查詢檔案信息提供便利。要研究確定檔案服務(wù)網(wǎng)上業(yè)務(wù)經(jīng)辦清單，分梯次地逐漸推動(dòng)更多的檔案服務(wù)事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理。要積極推動(dòng)跨地區(qū)網(wǎng)上遠(yuǎn)程經(jīng)辦模式，逐步形成“一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)”的全國(guó)一體化服務(wù)格局。要依托檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)，建立檔案基本情況統(tǒng)計(jì)分析制度，對(duì)各區(qū)域流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析，為疫情期間政府有關(guān)勞動(dòng)力和人才流動(dòng)方面的決策提供數(shù)據(jù)支持。

（三）強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資源的共享應(yīng)用

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源與政務(wù)數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)分析和融合利用，是實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)內(nèi)、人社部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)協(xié)同開(kāi)展網(wǎng)上檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。要建立與人力資源社會(huì)保障持卡人員基礎(chǔ)信息庫(kù)、單位基礎(chǔ)信息庫(kù)等基礎(chǔ)信息庫(kù)的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)與就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保障、人事人才、勞動(dòng)關(guān)系等業(yè)務(wù)信息共享，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步推動(dòng)與工商、公安、教育、民政、衛(wèi)生健康等部門(mén)資源數(shù)據(jù)互認(rèn)，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)在人社部門(mén)之間、人社部門(mén)與其他部門(mén)間的共享和利用。

（四）推動(dòng)檔案服務(wù)的簡(jiǎn)化辦理

根據(jù)疫情期間業(yè)務(wù)辦理需要，全面落實(shí)人社部《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，按照“高效、便捷、安全”的原則，進(jìn)一步簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)，推進(jìn)辦事材料的簡(jiǎn)化優(yōu)化，推動(dòng)部分檔案服務(wù)的簡(jiǎn)化辦理、代為辦理、高效辦理。全面履行告知承諾制，接收流動(dòng)人員人事檔案時(shí)，對(duì)缺少關(guān)鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書(shū)面知情說(shuō)明、承諾進(jìn)一步補(bǔ)充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回補(bǔ)充材料。

（五）提高檔案服務(wù)效率

按照“前臺(tái)業(yè)務(wù)受理、后臺(tái)政策協(xié)調(diào)”原則，由“人工驅(qū)動(dòng)”向“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)”轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的便捷高效辦理。提前做好業(yè)務(wù)辦理的輔導(dǎo)，對(duì)因暫時(shí)不符合條件未能辦理的群眾做好解釋工作；對(duì)符合條件的，提醒群眾準(zhǔn)備好資料、填好表格，引導(dǎo)他們快速完成辦理；對(duì)耗時(shí)較長(zhǎng)的業(yè)務(wù)，辦事群眾可先行離開(kāi)，工作人員通過(guò)電話、短信等方式告知辦理結(jié)果。