電子檔案

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的普遍應(yīng)用和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高,許多單位部門都建立了局域網(wǎng)、廣域網(wǎng),直接在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上擬寫、發(fā)送和接收文件材料,大大提高了公文處理效率。人們?cè)诠珓?wù)、商業(yè)等活動(dòng)中交流和溝通的手段逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更多地走向以計(jì)算機(jī)為中介,以文字、圖像、聲音為表現(xiàn)形式的電子文件。電子檔案的大量產(chǎn)生給檔案管理工作帶來(lái)了深刻變革。

電子檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價(jià)值的文件。

電子檔案分為文本文件、命令文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件。電子檔案具有信息的非人工識(shí)讀性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息與載體之間的可分離性、多種信息媒體的繼承性、系統(tǒng)依賴性等特性。電子檔案包括電子化的實(shí)體檔案、檔案化的電子信息、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)和具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息等。

電子檔案的管理是紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理，包括電子文件的管理、實(shí)體檔案的信息化管理以及電子信息與實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)以及電子檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等都做了相應(yīng)要求。

檔案信息安全管理是電子檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容。電子檔案的應(yīng)用支撐環(huán)境要能夠通過(guò)數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的憑證價(jià)值，還要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝傳輸過(guò)程、整理歸檔過(guò)程、保管和利用過(guò)程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行訪問(wèn)控制。

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“加快提升電子檔案管理水平。積極參與國(guó)家政務(wù)信息化工程建設(shè)，制訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確各類辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔范圍和電子檔案的構(gòu)成要求；加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，通過(guò)推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理促進(jìn)電子政務(wù)和電子商務(wù)文件歸檔管理工作；……”。隨著電子檔案管理緊迫性的凸顯，全國(guó)各地都相繼出臺(tái)了有關(guān)電子檔案的管理辦法。電子檔案的“單套制”管理逐漸被人們認(rèn)可，《國(guó)家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法的決定〉》也提出了“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。”電子檔案管理正在走向規(guī)范化、科學(xué)化和法制化的軌道。

隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，檔案作為信息資源，檔案信息化必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時(shí)代賦予檔案事業(yè)的要求。社會(huì)信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，尤其是國(guó)家行業(yè)電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件與電子檔案。面對(duì)信息化的發(fā)展潮流，檔案部門必須改變傳統(tǒng)管理理念和傳統(tǒng)管理方法，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家信息化建設(shè)的需要。

本期《學(xué)術(shù)園地》欄目，對(duì)傳統(tǒng)歷史視角下的電子檔案管理體系、5G 時(shí)代云計(jì)算對(duì)我國(guó)電子文件管理的優(yōu)化以及電子檔案的安全管理問(wèn)題等進(jìn)行了深入探討，對(duì)電子檔案的研究大有裨益。