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      利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

      2020-12-06 10:45:54張靜
      卷宗 2020年26期
      關(guān)鍵詞:檔案管理模式服務(wù)能力

      張靜

      摘 要:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和大數(shù)據(jù)發(fā)展的不斷發(fā)展,加強(qiáng)提升檔案管理的優(yōu)質(zhì)服務(wù),加強(qiáng)利用先進(jìn)的信息化技術(shù),能夠保障檔案中數(shù)據(jù)信息的安全性和完整性,從而促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀的調(diào)查了解,需要加強(qiáng)提升管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì),完善和創(chuàng)新檔案管理體系,實(shí)現(xiàn)檔案的集中化管理,從而提升檔案管理的質(zhì)量和效率。本文主要針對(duì)在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力的措施進(jìn)行系統(tǒng)分析,研究結(jié)果僅供相關(guān)人士借鑒。

      關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)創(chuàng)新;檔案管理模式;服務(wù)能力

      DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.096

      隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展與完善,檔案資源的數(shù)量也在持續(xù)上升,根據(jù)調(diào)查了解大部分檔案包含了城市發(fā)展的重要信息,因此需要保證檔案數(shù)據(jù)信息的保密性和完整性,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)要求和嚴(yán)格考核,深化管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí),能夠增加數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率,如果不加強(qiáng)完善和創(chuàng)新檔案管理體系,會(huì)增加檔案信息遺漏的風(fēng)險(xiǎn),從而連累相關(guān)產(chǎn)業(yè)和用戶(hù)權(quán)益受到一定程度的損害,因此加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理模式,提升檔案管理的服務(wù)能力,加強(qiáng)建立專(zhuān)業(yè)的檔案信息資源數(shù)據(jù)管理中心,從而保障檔案信息資源管理的目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)。

      1 了解大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)

      1)能夠容納海量的數(shù)據(jù)信息。根據(jù)社會(huì)發(fā)展的調(diào)查發(fā)現(xiàn),大數(shù)據(jù)主要指的是國(guó)內(nèi)社會(huì)中各個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息和檔案資料,這些資料能夠體現(xiàn)出企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況和市場(chǎng)占有率,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,這些數(shù)據(jù)資料的數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增加的狀態(tài),從而凸顯出大數(shù)據(jù)能夠容納海量數(shù)據(jù)的特點(diǎn)。

      2)數(shù)據(jù)類(lèi)型很多。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展能夠體現(xiàn)出數(shù)據(jù)類(lèi)型多的特點(diǎn),能夠?qū)?guó)內(nèi)社會(huì)中各種類(lèi)型的資料進(jìn)行集中式管理,再根據(jù)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)管理,比如管理模式類(lèi)、設(shè)備機(jī)器類(lèi)、科學(xué)研究類(lèi)等,因此加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和保管,便于人們進(jìn)行查閱和了解[1]。

      3)具有很高的安全系數(shù)和要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的影響下,我國(guó)要推行全球化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,因此加強(qiáng)利用先進(jìn)的信息化和數(shù)字化技術(shù),有助于保證檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性,根據(jù)調(diào)查可以同構(gòu)建檔案管理、應(yīng)急處理方案等方式,能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率問(wèn)題。

      2 在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

      1)需要深化管理工作者的大數(shù)據(jù)發(fā)展和應(yīng)用意識(shí)。關(guān)于檔案管理工作的開(kāi)展,需要加強(qiáng)深化管理工作者的大數(shù)據(jù)意識(shí),增加大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率,構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的管理體系,從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

      2)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的創(chuàng)新檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)下,構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的創(chuàng)新檔案管理體系,通過(guò)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息資源管理技術(shù)以及大數(shù)據(jù)意識(shí)的強(qiáng)化,能夠健全專(zhuān)業(yè)的檔案管理體系,能夠?qū)n案信息資源的價(jià)值發(fā)揮到最大[2]。

      3)需要加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)于數(shù)字化的認(rèn)識(shí)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理體系進(jìn)行不斷的完善和創(chuàng)新,以滿足人們的需求為服務(wù)提升的目標(biāo),并且增加網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的應(yīng)用,其中智能搜索技術(shù)能夠有效提高人們的查閱質(zhì)量和效率,促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

      3 加強(qiáng)完善提升檔案管理模式和提升服務(wù)能力的有效處理措施

      1)加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員的大數(shù)據(jù)思想,提高工作人員的管理能力。根據(jù)社會(huì)檔案管理的調(diào)查發(fā)現(xiàn),一些地方仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式,采用人力的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和歸檔,然后將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行登記,便于人們進(jìn)行查閱和了解,但是隨著時(shí)代科技的不斷發(fā)展,檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量不斷增加,對(duì)于員工的管理任務(wù)不斷增加,容易出現(xiàn)疏忽或者損害的情況,不利于檔案數(shù)據(jù)的保管,因此檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的利用,構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng),能夠?qū)n案信息進(jìn)行更好的錄入,也便于人們進(jìn)行查閱,大大提高了人們的效率,同時(shí)也便于工作人員進(jìn)行整理和歸檔,避免失誤情況的出現(xiàn),所以利用大數(shù)據(jù)思想對(duì)于檔案管理的發(fā)展具有促進(jìn)作用。

      2)加強(qiáng)完善硬件體系的構(gòu)建,增加軟件的研發(fā)力度。關(guān)于檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展,可以通過(guò)借助專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)硬件,加強(qiáng)利用信息化技術(shù),從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。系統(tǒng)硬件指的是維持系統(tǒng)功能性與穩(wěn)定性的基礎(chǔ),軟件指的是能夠充當(dāng)執(zhí)行檔案管理工作的工具,因此在發(fā)展的過(guò)程中,加強(qiáng)對(duì)這兩個(gè)方面的管理和控制,避免因技術(shù)或功能方面導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題,從而影響檔案事業(yè)的正常發(fā)展。檔案管理部門(mén)在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的影響下,增加硬件系統(tǒng)和軟件方面的研究,加大投資力度,從而提高軟件系統(tǒng)在檔案管理工作中的作用和能力,能夠降低檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率,從而提高檔案管理的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[3]。

      3)實(shí)現(xiàn)檔案以及檔案信息的雙向數(shù)字化建設(shè)。關(guān)于檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展,需要加強(qiáng)檔案信息雙向數(shù)字化建設(shè)工作的建設(shè),主要是針對(duì)檔案管理工作的主要內(nèi)容,加強(qiáng)檔案信息管理的創(chuàng)新發(fā)展,完善檔案信息的管理模式,從而保證檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性,避免出現(xiàn)泄漏等情況,減少對(duì)政府或者企業(yè)帶來(lái)不好的影響,因此檔案管理部門(mén)增加對(duì)先進(jìn)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用,增加對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的備份,避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障,影響檔案信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性,從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的安全發(fā)展。

      4)加強(qiáng)完善檔案管理的服務(wù)對(duì)象類(lèi)型和內(nèi)容。關(guān)于檔案管理方面在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的發(fā)展,需要加強(qiáng)了解檔案管理的服務(wù)對(duì)象類(lèi)型和內(nèi)容,制定科學(xué)合理的服務(wù)體系,便于為顧客提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù),從而促進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。關(guān)于檔案管理的服務(wù)對(duì)象,主要包括政府單位人員、事業(yè)單位、以及社會(huì)工作者等,根據(jù)創(chuàng)新改革的發(fā)展增加線上閱讀能力,有助于提高顧客的閱讀效率和質(zhì)量[4]。關(guān)于檔案服務(wù)的內(nèi)容主要是針對(duì)用戶(hù)的信息、查詢(xún)記錄等方面進(jìn)行詳細(xì)的了解,制定針對(duì)性的服務(wù)體系,便于顧客享受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù),能夠有效提高檔案管理的服務(wù)水平和能力,達(dá)到滿足社會(huì)需求的目的,從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的順利發(fā)展。

      5)需要增加檔案管理人員的培訓(xùn)成本。檔案管理體系的完善和創(chuàng)新,需要檔案保管人員具有專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)和能力,針對(duì)管理中存在的問(wèn)題,制定科學(xué)合理的解決措施,從而減少檔案管理部門(mén)的損失,促進(jìn)檔案管理的正常發(fā)展,因此應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)成本,增加管理專(zhuān)業(yè)方面的培訓(xùn)和講座開(kāi)展,有助于提高員工的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì),并且構(gòu)建科學(xué)和考核機(jī)制,增加員工學(xué)習(xí)的積極性,從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

      4 結(jié)語(yǔ)

      綜上所述,在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的影響下,國(guó)內(nèi)檔案事業(yè)加強(qiáng)利用先進(jìn)的信息化技術(shù),改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,采用數(shù)字化管理模式,能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率,為檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。關(guān)于創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力,需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)和考核,加強(qiáng)提升管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì),深化管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí),健全檔案管理體系,達(dá)到提升服務(wù)能力和創(chuàng)新檔案管理的發(fā)展目的,從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

      參考文獻(xiàn)

      [1]王士嬌.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2019(10):30-31.

      [2]滕李娜.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力的研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(05):68.

      [3]陳波.大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式與提升服務(wù)能力探析[J].科技傳播,2018,10(14):132-133.

      [4]王建勛.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].黑龍江科技信息,2017(10):265.

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