社保檔案信息化管理策略探究

（山東省菏澤市單縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

對(duì)于社保檔案而言，應(yīng)做到精細(xì)、準(zhǔn)確與嚴(yán)格，對(duì)于管理技術(shù)提出了更為嚴(yán)格的要求[1]。傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案、手工抄錄等管理方法已經(jīng)難以使用信息時(shí)代下社保檔案管理需求，應(yīng)巧妙地利用先進(jìn)的信息處理技術(shù)（網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體技術(shù)等），高效率處理海量信息，對(duì)社保檔案內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確了解，提高管理水平，更好地服務(wù)于社會(huì)大眾。

一、建設(shè)檔案信息化管理結(jié)構(gòu)

針對(duì)檔案信息化管理而言，構(gòu)建信息化管理結(jié)構(gòu)尤為關(guān)鍵。首先，建設(shè)系統(tǒng)。檔案管理部門應(yīng)立足于檔案實(shí)際情況，合理設(shè)計(jì)各項(xiàng)指標(biāo)，迅速將以前紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)。另外，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)時(shí)，不得忽視數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)，在自然語(yǔ)言功能處理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)術(shù)語(yǔ)設(shè)計(jì)相對(duì)應(yīng)的索引關(guān)鍵詞，為群眾查找提供便捷[2]。例如，在搜索框中輸入“醫(yī)療保險(xiǎn)”時(shí)，應(yīng)迅速跳出“保險(xiǎn)人”、“保險(xiǎn)額”等關(guān)鍵詞。其次，投入高科技的硬件設(shè)備。檔案管理部門應(yīng)從實(shí)際情況考慮，其于適當(dāng)超前的準(zhǔn)則，積極購(gòu)買計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、交換器、服務(wù)器等。

二、加強(qiáng)信息化管理制度規(guī)范

由于社保檔案管理面廣、分類復(fù)雜、工作量大，所以信息化建設(shè)難度較大。在這一形勢(shì)下，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保檔案管理機(jī)構(gòu)不注重信息化建設(shè)，依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)分類管理方式，占地面積廣，檔案極易破損，且查找工序十分繁瑣，檔案管理工作效率低。為了能夠有效改變這一現(xiàn)狀，我國(guó)政府應(yīng)高度重視，制定針對(duì)性方針政策，強(qiáng)制要求社保部門購(gòu)買高科技信息技術(shù)社保，制定統(tǒng)一社保檔案信息化管理制度，以強(qiáng)制性規(guī)章制度要求社保部門必須積極投身于社保檔案信息化建設(shè)中。例如“五險(xiǎn)一金”中的“養(yǎng)老保險(xiǎn)”，由于制度的頻繁變革，種類越來(lái)越繁雜，檔案管理難度可想而知。但是，該保險(xiǎn)直接關(guān)系到老年人晚年生活品質(zhì)，所以針對(duì)“養(yǎng)老保險(xiǎn)”國(guó)家制定了嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的檔案管理制度，精細(xì)劃分了“養(yǎng)老保險(xiǎn)”投保人年齡、工作情況、“養(yǎng)老保險(xiǎn)”時(shí)效及月福利制度等，并嚴(yán)格要求社保部門必須貫徹執(zhí)行國(guó)家各項(xiàng)規(guī)定。以強(qiáng)制性國(guó)家制度規(guī)范來(lái)確保社保檔案管理各項(xiàng)政策落到實(shí)處，盡快構(gòu)建規(guī)范化、統(tǒng)一的檔案信息化管理體系。

三、創(chuàng)新社保檔案信息化管理技術(shù)

現(xiàn)階段，社保檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行中，需積極創(chuàng)新，促使其快速發(fā)展。例如，“二維碼”、“條形碼”運(yùn)用于社保檔案信息化管理中[3]。近年來(lái)，“掃一掃”憑借其便捷、操作簡(jiǎn)單等優(yōu)勢(shì)廣泛運(yùn)用于投票、購(gòu)物、支付等事務(wù)中。在社保檔案信息化管理方面，可采取制作二維碼的方式，每位參保人員均擁有一個(gè)屬于自己二維碼，其中包含自己的每一項(xiàng)社保信息，參保人員若想了解自己的社保情況，只需對(duì)二維碼進(jìn)行掃描就能夠一一了解。與此同時(shí)，也可以條形碼來(lái)替代紙質(zhì)檔案，這樣一來(lái)就讓電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的距離進(jìn)一步縮短了，通過(guò)對(duì)檔案的條形碼進(jìn)行掃描，讓電子信息對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案，再以掃碼的方式把檔案信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中形成索引。這樣，在資料調(diào)取時(shí)只需在索引中搜索關(guān)鍵詞便可獲取所查找的文件。

四、提供便捷的信息服務(wù)

社保檔案以社會(huì)大眾為中心，向其提供社保服務(wù)，因此在信息化時(shí)代，將社保檔案信息化優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，提升信息服務(wù)質(zhì)量，并提供各種類型的檔案資源給社會(huì)大眾，使之需求得到滿足，從一定程度上來(lái)說(shuō)也是新時(shí)期信息服務(wù)特色的真實(shí)體現(xiàn)。通過(guò)對(duì)多種信息傳輸方式（電子郵件、視頻以及網(wǎng)絡(luò)短信等）予以利用，幫助用戶能夠及時(shí)查詢到相關(guān)檔案信息，并將其有效利用。并發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的良好優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建起信息資源共享平臺(tái)，借助此平臺(tái)讓檔案的開放式服務(wù)得以成功實(shí)現(xiàn)。以檔案資源為媒介，向社會(huì)大眾有針對(duì)性的提供相關(guān)信息，其中包括供產(chǎn)品、效益以及服務(wù)等，進(jìn)而滿足社會(huì)大眾的具體需求，促進(jìn)信息服務(wù)質(zhì)量以及效率的提升。

五、強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作

為了更好地提供檔案服務(wù)，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)社保檔案信息化建設(shè)，想方設(shè)法培養(yǎng)優(yōu)秀管理隊(duì)伍。縱觀檔案管理部門，社保檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)較差，且往往良莠不齊。鑒于此，檔案管理部門應(yīng)積極探尋人才隊(duì)伍建設(shè)策略，有效保證社保檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。其一，組織形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)?？刹捎迷诼毰嘤?xùn)的方式，要求國(guó)內(nèi)外信息化技術(shù)專家來(lái)院開展專題講座活動(dòng)；也可采取委培的方式，積極吸收先進(jìn)管理理念；其二，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)覆蓋廣泛范圍、主次分明。和傳統(tǒng)的社保檔案管理工作相比，社保檔案信息化管理具有很強(qiáng)的復(fù)雜性，具有較高的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要培訓(xùn)教育內(nèi)容應(yīng)將檔案管理、法律和信息化等層面全面囊括其中，同時(shí)確保主次分明，增強(qiáng)培訓(xùn)效果；其三，加大檔案管理人才引入力度，但必須滿足專業(yè)過(guò)硬、綜合實(shí)力較強(qiáng)的條件，充分發(fā)揮人才帶動(dòng)作用，打造一支優(yōu)質(zhì)社保檔案人才隊(duì)伍，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)為社保檔案信息化建設(shè)的有序開展提供有效支持。

結(jié)語(yǔ)：對(duì)于社保工作而言，社保檔案信息化建設(shè)是關(guān)鍵，然而其目前處于發(fā)展階段，還需進(jìn)一步發(fā)展[4]?，F(xiàn)階段，我國(guó)高度重視社保檔案管理工作，大力支持信息化管理改革，并在信息時(shí)代到來(lái)的背景下，社保檔案信息化管理必然會(huì)迎來(lái)更加廣闊、更加光明、更加燦爛的發(fā)展時(shí)期。