淺談電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應用

■ 黃文燕

自從信息革命以來，人們越來越重視大數(shù)據(jù)處理技術，電子信息技術也在越來越多的領域得到廣泛應用，給企事業(yè)單位的管理和發(fā)展帶來了極大的便利?，F(xiàn)在越來越多的企事業(yè)單位開始重視電子檔案管理這項技術，普遍應用電子檔案管理系統(tǒng)，不僅提高了工作效率，而且也減少了許多不必要的勞動力的消耗，工作人員查找信息資料更加高效，同時有效促進了企事業(yè)單位在現(xiàn)代化社會激烈的競爭中依舊處于領先地位。

一、電子檔案優(yōu)勢

（一）提高工作效率，減少環(huán)境污染

傳統(tǒng)檔案主要是以紙張為載體、以文字記載為主，檔案書寫對紙質材料的要求非常高，必須是能夠抗腐蝕、質量好，不易老化破損，在當今大數(shù)據(jù)時代，信息的急劇增長，想要做好檔案的應歸盡歸和精細化管理，如果沿用紙質材料為檔案的載體，必須需要大量的紙質材料，這些紙質材料要砍伐大量的樹木來制作，造成對環(huán)境的破壞和污染，形成一種惡性循環(huán)。而且傳統(tǒng)檔案的管理方式需要大量的人力物力財力才能保證檔案管理的順利進行，工作人員的勞動強度非常大，而且歸檔質量因工作人員素質影響，會參差不齊，歸檔和整理工作枯燥乏味。對于企事業(yè)單位來說，科技檔案是單位檔案的重要組成部分，反映了單位科學研究、生產(chǎn)運營、項目建設活動和設備儀器運行維護等，多年積累下來的紙質檔案數(shù)額巨大，管理起來難度也非常大。目前信息技術的發(fā)展為檔案管理工作效率的提升提供了有力的技術條件，從全國檔案工作發(fā)展趨勢來看，電子檔案“單套制”管理在我國已經(jīng)開始推廣，檔案歸檔不再是傳統(tǒng)方法，而是運用現(xiàn)代網(wǎng)絡體系，利用信息處理手段即電子檔案管理，減少管理人員許多不必要的工作負擔，是提高工作效率的重要手段。

電子檔案管理系統(tǒng)在信息查找時，即使是在百萬、千萬級的數(shù)據(jù)庫里，也能夠快速完成檢索，企事業(yè)單位如果在檔案管理中應用電子檔案及其管理系統(tǒng)，可以極大地提高信息檢索能力，方便企事業(yè)單位檔案查詢、利用，為創(chuàng)新企事業(yè)單位的管理體制、促進企事業(yè)單位的發(fā)展提供檔案依據(jù)。電子檔案及其管理系統(tǒng)的優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在檢索效率上，更重要的是彌補了傳統(tǒng)檔案管理的不足。如文件收集不齊全，在歸檔整理工作完結后發(fā)現(xiàn)，在這種情況下，依照傳統(tǒng)檔案手工管理的方式，只能人工對檔案實體重新編制檔號，但是對電子檔案，可以利用電子檔案管理系統(tǒng)，通過檔號編制、整理等功能自動進行檔號的重編制。與紙質材料的檔案比較，電子檔案更符合綠色發(fā)展的要求，可以反復復制利用，且不需要紙張去記錄信息和傳遞信息，如醫(yī)院的電子病歷、電子化驗單等，患者可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問醫(yī)院有關信息平臺去獲取，大大節(jié)省了紙張和患者的交通出行，節(jié)省了保存紙質檔案的物理空間，大大減少了碳排放，形成了高質量、便于分析和溯源、利用的醫(yī)療大數(shù)據(jù)。在節(jié)約了大量的人力、物力、財力的同時，真正切實有效地提高了企事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

（二）存儲空間大，檔案提供利用精準便利

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)存儲技術不斷發(fā)展，提供的存儲空間、存儲介質和存儲方式也在不斷發(fā)展，目前現(xiàn)代企事業(yè)單位的電子檔案常用的存儲媒介有硬盤、磁帶、光盤、移動存儲設備、網(wǎng)盤和云盤等。存儲介質的存儲容量的基本單位是字節(jié)（Byte），但由于目前存儲介質的容量都很大，因此常用KB、MB、GB 以及TB 作為存儲容量的單位。如1024GB 相當于一家大型醫(yī)院中所有的X光圖片，1TB 可以容納一個中型圖書館的所有藏書，200TB 可以容納一個市級檔案館的各類館藏檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲技術為電子檔案提供的存儲空間大，且易于分類管理，1 個機房空間便可滿足多個傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)據(jù)存儲和管理。

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，利用者想要利用檔案，通常是在一卷檔案中搜索自己想要的信息，有時會不可避免的看到超出利用者利用范圍或是涉密檔案信息，檔案信息安全有隱患。在這一方面，傳統(tǒng)的檔案管理很難適應當前社會對檔案管理的精細化、科學化要求。電子檔案的應用，使檔案不再受卷、件實體的局限以及地域的限制，如涉密檔案與開放檔案可以通過電子檔案管理系統(tǒng)進行分類管理和利用，檔案提供利用更為精準，檔案管理人員授權利用者可利用的檔案信息可以指定到件、頁甚至是到每一行。在這種模式下，利用者在異地就能夠利用檔案，且利用者能看見的只能是自己想要利用的信息，在一定程度上提高了檔案的保密性，檔案服務更加高效、精準。

（三）降低人工失誤，提高歸檔質量

電子檔案主要包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本以及辦公、業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的原生電子檔案等。隨著信息技術的發(fā)展和普遍應用，電子檔案“單套制”管理的推行，原生電子檔案已成為企事業(yè)單位檔案的主要組成部分，電子文檔、電子郵件、電子賬單、CAD 文件等等。傳統(tǒng)檔案管理的模式中，一個單位的檔案室可能有多個管理人員，不同的管理人員對檔案管理標準的理解不同，所以呈現(xiàn)出來的檔案歸檔質量參差不齊；也可能有相關部門人員檔案意識不強，沒有對本部門的檔案做到應歸盡歸，檔案有缺漏情況。但在大數(shù)據(jù)處理時代背景下，電子檔案從其產(chǎn)生的源頭開始，各單位可以依據(jù)本單位的歸檔范圍和歸檔要求，對辦公、業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)，依照國家或行業(yè)標準設置相關系統(tǒng)自動采集、接收、校驗和檢測等功能，系統(tǒng)依據(jù)設定好的歸檔規(guī)則自動進行電子檔案的分類、劃定保管期限、組件、排序、編號等。由計算機程序運用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理方法，降低了人為判斷的失誤率，從源頭抓起的歸檔工作確保了檔案的應歸盡歸，檔案歸檔工作就變得省時省力且快速高效，歸檔質量大大提高。

二、電子檔案在企事業(yè)單位應用中可能會遇到的問題及措施

（一）安全問題

不論傳統(tǒng)載體的檔案或是電子檔案，檔案安全是我們在應用檔案管理時必須要著重考慮的首要問題。電子檔案在其為企事業(yè)單位的運行帶來便利的同時，因為其特有的靈活性和簡易操作性，也增加了檔案數(shù)據(jù)的可改動性。而且電子檔案管理依托網(wǎng)絡為媒介，容易受到網(wǎng)絡攻擊，也因為電子檔案特有的多次復制特點，容易造成檔案數(shù)據(jù)的流失和泄漏。

針對安全問題，可采取以下措施：

1.不斷完善檔案信息管理技術。電子檔案管理系統(tǒng)要對不同的業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行整合，使檔案數(shù)據(jù)處理統(tǒng)一集中進行以確保檔案信息的正確處理，定時升級與更新管理系統(tǒng)，在運行過程中逐漸彌補系統(tǒng)的不足。

2.開展檔案信息系統(tǒng)安全保障體系建設。電子檔案管理系統(tǒng)要按照國家有關涉密信息系統(tǒng)分級保護或信息系統(tǒng)安全等級保護規(guī)范要求，規(guī)范開展安全保障體系建設，實時監(jiān)測服務器的運行狀態(tài)，提高對電子檔案和管理系統(tǒng)的防護措施，定期升級殺毒軟件以避免感染病毒......等等。

3.開展電子檔案的異質異地備份。將存入電子檔案管理系統(tǒng)的電子檔案轉換為符合長期保存要求的存儲格式，根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式，采用光盤、磁帶、磁盤等不同的備份介質，定期檢測電子檔案的安全。

這些措施都能夠維護好電子檔案的安全，提高檔案管理人員的安全意識，是真正確保電子檔案的管理質量的有效措施。

（二）規(guī)章管理制度問題

由于大數(shù)據(jù)處理興起時間尚短，即使有一部分企事業(yè)單位的領導人員了解到電子檔案管理的優(yōu)越性，在企事業(yè)單位內部開始運行，但是畢竟之前還未應用過這項技術，在企事業(yè)單位內部并沒有形成一套完整的、標準的電子檔案管理規(guī)章制度體系，使得內部工作人員在工作過程中因沒有規(guī)章制度可依據(jù)而遇到各種各樣的問題。例如，因為未制定電子檔案的歸檔范圍和歸檔標準，難以斷定電子文件數(shù)據(jù)收集是否完整及正確，常常要花費更多的精力從更多的方面來收集信息，然而不可避免地出現(xiàn)收集的許多電子文件不屬于歸檔范圍，或是電子文件不符合歸檔管理要求。因缺乏電子檔案利用管理的制度，企事業(yè)單位一些工作人員無法確定自己擁有的或者能查看到的電子檔案能否傳輸、下載，企事業(yè)單位內部檔案管理和利用處于無序狀態(tài)、共享性差。因此，企事業(yè)單位要開展電子檔案的管理和應用，必須把建立健全一套完整的規(guī)章制度作為必要措施：

1.制定電子文件歸檔管理制度。明確各類電子文件的歸檔范圍、歸檔流程、質量要求等，確保電子檔案的應歸盡歸，數(shù)據(jù)質量符合電子檔案長期保存要求。

2.制定電子檔案利用管理制度。對檔案利用權限、利用審批流程、提供利用的電子檔案管理責任和義務等進行明確。

3.制定電子檔案安全與保密制度。對電子檔案的保密管理、信息發(fā)布審核、數(shù)據(jù)移交與接收、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)運行維護等工作依規(guī)管理。

此外，從單位領導層面抓電子檔案管理規(guī)章制度的建立和落實，能夠進一步提高電子檔案管理的地位，使相關工作人員真正的重視，學會用電子檔案來管理信息和數(shù)據(jù)。

（三）人才問題

國家重視對人才的培養(yǎng)，電子檔案的管理和應用同樣需要培養(yǎng)高素質的專業(yè)人員。國家檔案局把人才保障列入數(shù)字檔案館（室）建設內容，要求單位結合業(yè)務實際，積極開展檔案部門人員的業(yè)務技能、信息化技能的培養(yǎng)?，F(xiàn)階段，企事業(yè)單位的檔案管理人員業(yè)務技能普遍單一，很多工作人員僅僅只會傳統(tǒng)載體的檔案管理，計算機方面只會基本的計算機操作，職業(yè)素質、信息處理能力都有待提高，信息化技能普遍達不到電子檔案管理的要求。正是因為工作人員能力的良莠不齊，使得企事業(yè)單位推動電子檔案應用工作遇到許多阻礙。因此為了推進和加強電子檔案應用和管理，必須培養(yǎng)一批具有良好的理論知識能力、實踐操作能力、有責任心的管理人員，只有培養(yǎng)真正的既懂檔案管理業(yè)務又懂計算機的高技術人才，才能從根本上解決企事業(yè)單位應用電子檔案中遇到的問題與挑戰(zhàn)。

企事業(yè)單位要解決在電子檔案應用過程中高技術人才缺失的問題有以下兩個方面的建議：

1.吸收引進優(yōu)秀的技術人員。開展檔案和信息化方面的人才引進，這些人才可以是來自各大高校的學生，也可以是國外的人才。

2.定期開展培訓課程。企事業(yè)單位充分利用自身資源，有針對性地對單位內部相關工作人員進行檔案、信息化技能培訓，提高工作人員的整體職業(yè)能力，創(chuàng)新信息管理化技術，打造一支具有高水準的技術隊伍，為電子檔案在企事業(yè)單位的推廣應用提供技術支持。

三、結束語

在國家越來越重視科技發(fā)展的大背景下，大數(shù)據(jù)處理手段只會在更多領域得到應用，企事業(yè)單位應該要有敏銳的嗅覺，應用電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息電子化，信息檢索快速化。同時在企事業(yè)單位內部應用電子檔案管理，尤其是在至關重要的信息領域，在應用之初，為避免運行后期出現(xiàn)不可控的問題就應該成立一套具有參考價值的電子檔案管理制度，使檔案管理工作人員的工作變得有理有據(jù)，簡潔高效。