建筑施工企業(yè)聲像檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/黃揚(yáng)笛

文章以建筑施工企業(yè)聲像檔案為研究對(duì)象，分析了聲像檔案管理中存在的認(rèn)識(shí)不到位、管理制度不健全、管理人員能力不高等問(wèn)題，提出了聲像檔案管理工作的改進(jìn)措施，以期能夠進(jìn)一步提升聲像檔案管理水平

建筑施工企業(yè)聲像檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中通過(guò)照相、錄像、錄音等技術(shù)手段形成的對(duì)國(guó)家和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料。主要以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式。主要表現(xiàn)形式有照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、硬磁盤(pán)等聲像制品及文字說(shuō)明，以及聲像檔案的元數(shù)據(jù)等。

建筑施工企業(yè)聲像檔案是全宗檔案的重要組成部分，它可以真實(shí)全面反映建設(shè)項(xiàng)目的整體施工進(jìn)程，是施工企業(yè)檔案管理中的重要工作內(nèi)容，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)聲像檔案管理中存在的問(wèn)題并改進(jìn)，才能夠切實(shí)發(fā)揮出聲像檔案管理工作的重要作用。

一、聲像檔案管理中存在的問(wèn)題

1.管理意識(shí)不強(qiáng)

聲像檔案具有還原現(xiàn)場(chǎng)的典型特征，是檔案中圖形并茂的主要類(lèi)型。但傳統(tǒng)檔案管理往往對(duì)聲像檔案重要性認(rèn)識(shí)不到位，管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致聲像檔案形成后收集不及時(shí)、不全面，收集后缺乏有效的處理與保存，使得聲像檔案材料存放混亂，丟失情況時(shí)有發(fā)生。

2.管理制度不健全

當(dāng)前建筑施工行業(yè)發(fā)展迅速，檔案管理制度也不斷健全，但仍然主要圍繞紙質(zhì)檔案的管理，聲像檔案管理的相關(guān)制度少之又少，或者制度比較宏觀，缺乏具體的操作性。在現(xiàn)有管理制度下，聲像檔案缺乏管理效率與管理質(zhì)量，聲像檔案管理實(shí)施難、執(zhí)行難，難以得到有效管理與應(yīng)用。

3.管理人員能力不足

雖然施工企業(yè)總體人員素質(zhì)不斷提升，但聲像檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和管理水平仍停留在以往階段，不僅部分企業(yè)和項(xiàng)目未設(shè)置專(zhuān)（兼）職人員，管理人員不足，而且現(xiàn)有人員能力和素質(zhì)也滿足不了管理要求，甚至部分管理人員對(duì)一些基本要求也不清楚，尤其是歸檔時(shí)缺乏完整的文字說(shuō)明，導(dǎo)致聲像檔案失去歷史價(jià)值、保存價(jià)值和利用價(jià)值。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，聲像檔案管理更要求管理人員懂理論、會(huì)技術(shù)，能利用信息技術(shù)提高檔案管理的效率和質(zhì)量，而這樣的人才目前非常缺乏。

二、聲像檔案管理工作發(fā)展對(duì)策

1.深化對(duì)聲像檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

首先，要宣傳聲像檔案的價(jià)值和客觀功能，比如可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或企業(yè)展覽館對(duì)部分聲像檔案進(jìn)行展出，讓全體員工了解聲像檔案，認(rèn)識(shí)到其重要性，在心理上打上強(qiáng)化標(biāo)簽。其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，重視聲像檔案工作，支持和采取各項(xiàng)管理措施。理念的轉(zhuǎn)變能夠帶動(dòng)行動(dòng)的重視，使聲像檔案管理走向有規(guī)劃、有體系、有機(jī)構(gòu)、有建設(shè)的新局面，使聲像檔案管理和利用水平不斷得到提升。

2.建立健全聲像檔案管理制度

建筑施工企業(yè)要對(duì)聲像材料從形成、收集、整理、鑒定、保管、利用實(shí)行統(tǒng)一管理，制定嚴(yán)格的制度，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依。這方面可分兩個(gè)層次健全聲像檔案管理制度，一是綱領(lǐng)性制度，對(duì)聲像檔案管理提出總體要求，側(cè)重于管理機(jī)構(gòu)、人員的設(shè)置，各個(gè)管理環(huán)節(jié)的要求，獎(jiǎng)懲措施等方面，尤其要明確管理責(zé)任。聲像檔案形成單位應(yīng)按照歸檔要求，在聲像檔案形成或階段形成之后，立即收集齊全，按照歸檔要求整理完畢后，向檔案部門(mén)移交歸檔，以確保聲像檔案的質(zhì)量。二是操作性指南，側(cè)重于對(duì)如何整理提出細(xì)致的要求，讓管理人員一看便懂、按章操作，不斷規(guī)范聲像管理。

3.加強(qiáng)聲像檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

首先，企業(yè)和項(xiàng)目部都要配置專(zhuān)（兼）職的聲像檔案管理人員。其次，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案管理信息化培訓(xùn)，提高數(shù)字化管理能力和水平，使聲像檔案保存與應(yīng)用更高效。第三，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合施工企業(yè)實(shí)際，全面對(duì)拍攝人員、檔案人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)、技巧的傳授，掌握聲像檔案的管理原則與流程，能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)聲像檔案數(shù)字化工作

為提高聲像檔案利用效率，在保存聲像檔案時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)地以電子信息化為手段，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)建庫(kù)保存，保證檔案的完整性和安全性。因此，在檔案錄入時(shí)，要做好電子編碼和分類(lèi)號(hào)，方便后續(xù)調(diào)用。同時(shí)，構(gòu)建完善的檢索通道和服務(wù)平臺(tái)，利用分類(lèi)號(hào)等在平臺(tái)上可預(yù)覽聲像檔案，從而節(jié)省尋找時(shí)間和降低管理工作量，使聲像檔案利用更高效，更直接。

5.加強(qiáng)聲像檔案安全管理

企業(yè)要從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，創(chuàng)造恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火的保管條件；定期檢查聲像檔案情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。對(duì)已歸檔的永久、定期保存的聲像檔案，磁性載體每隔4-5 年要復(fù)錄一次，錄像帶、磁帶定期重繞一次（一般為6-12 個(gè)月），對(duì)常用和已破損的聲像檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。總之，加強(qiáng)日常管理，防止聲像檔案損毀，保障聲像檔案安全。