提高人事人才檔案管理工作水平的路徑

韓舒怡

（大慶市讓胡路區(qū)人力資源和社會保障局，黑龍江 大慶 163458）

人事人才檔案管理工作在開展期間，必須要按照一定的流程進(jìn)行相關(guān)操作，保證工作的科學(xué)化、規(guī)范化運(yùn)行。但是從目前的人事人才檔案管理工作來看，還存在著諸多問題急需處理，無法實(shí)現(xiàn)人事人才檔案的合理運(yùn)用。針對這種情況，首先要對這項(xiàng)工作的重要性進(jìn)行了解，創(chuàng)新管理理念，完善管理制定，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，同時也要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)手段的科學(xué)運(yùn)用，以此提高人事人才檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

一、人事人才檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）思想觀念落后，檔案管理意識薄弱

人事檔案管理工作與其它工作存在不同，不易引起人的注意，也不易取得明顯效果。長期以來，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識存在著誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作，就是簡單的保管和跑跑腿的事務(wù)性工作，不是很重要，只要不丟失、不泄露檔案信息，同時能應(yīng)付外調(diào)和查檔等檢查工作就可以。因此，很多領(lǐng)導(dǎo)常常忽視人事檔案管理工作，沒有將其納入到單位整體管理工作中，迫使檔案管理工作長期處于被動狀態(tài)，難以建立一支高質(zhì)量的人才隊(duì)伍。

（二）檔案管理方式落后，制度不完善

檔案對于用人單位是否有價值，關(guān)鍵是能夠提供使用者需要的信息，能夠滿足其所需。沒有價值，不能滿足使用者所需的檔案，就相當(dāng)于一堆廢紙。要想充分利用好檔案信息，建立有價值的檔案，就要關(guān)注檔案信息的質(zhì)量，從源頭抓起，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等工作。沒有規(guī)范的管理制度，何來高質(zhì)量的檔案管理工作。另外，有些先進(jìn)的技術(shù)手段沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、提高人事人才檔案管理工作水平的相關(guān)路徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提升開發(fā)管理意識

檔案管理者是人事人才檔案管理工作的執(zhí)行者和主力軍，他們的思想意識和管理觀念直接影響到該項(xiàng)工作的開展效果。為了提高整體的工作水平，則需要轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，讓工作人員對人事人才檔案資料的重要性進(jìn)行了解，對具體的工作內(nèi)容有一個清晰的認(rèn)知，不是單純的進(jìn)行信息資料的錄入和管理，還需要對檔案資料進(jìn)行深入開發(fā)與利用，對人事檔案進(jìn)行優(yōu)化與完善，同時根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，為后續(xù)檔案資料的運(yùn)用奠定基礎(chǔ)，這樣能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)人員提供準(zhǔn)確的人才檔案資料，通過對人才的準(zhǔn)確定位實(shí)現(xiàn)人才的合理利用。檔案管理人員還需要具有良好的資源意識，對市場的發(fā)展形勢進(jìn)行了解，不斷更新思想理念，將現(xiàn)代化的管理方法和理念應(yīng)用到其中，提高檔案資料的管理效率，確保能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確的人才信息。

（二）加強(qiáng)對這項(xiàng)工作的重視，提升管理水平

要明確人事人才檔案管理工作在人力資源管理工作中重要性，加強(qiáng)對人事檔案的有效管理，要將其納入到單位的日常管理工作中，作為建設(shè)人才隊(duì)伍的基礎(chǔ)工作。還需要對單位自身的發(fā)展情況進(jìn)行了解，通過建立專門的檔案管理小組來開展這項(xiàng)工作，對工作人員進(jìn)行針對性指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，并制定科學(xué)有效的管理策略對問題的發(fā)生進(jìn)行有效控制，同時，也要建立考核制度，將人事檔案管理工作內(nèi)容納入到績效考核中，實(shí)現(xiàn)對工作人員的檔案管理工作情況進(jìn)行動態(tài)掌握，確保檔案管理工作的有效開展，以此提升整體的工作水平。

（三）不斷提升檔案管理人員的綜合能力

在新時期發(fā)展環(huán)境中，社會對人才的能力提出了較高要求，檔案管理工作形式也發(fā)生了較大變化，想要更好的適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形式，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的開發(fā)利用，則需要不斷提升檔案管理工作人員的能力和水平，工作人員需要不斷學(xué)習(xí)新知識，完善自身的不足，提高自身的技術(shù)水平，這樣才能保證這項(xiàng)工作的有序開展。單位也需要加強(qiáng)對人才的重視，定期開展培訓(xùn)工作，對工作人員進(jìn)行技術(shù)和能力上的培訓(xùn)，同時進(jìn)行素質(zhì)教育，只有不斷提升人才隊(duì)伍的整體水平，才能保證人事人才檔案管理工作的有效開展，促進(jìn)檔案資料的高效利用，將人事檔案資料的作用與價值充分體現(xiàn)出來。

（四）建立完善的人事人才檔案管理制度

人事檔案管理工作比較瑣碎和繁雜，如果沒有一定的規(guī)章制度來規(guī)范，工作就會變得無章可循。各單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際需要和社會現(xiàn)實(shí)的發(fā)展要求，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)，并促進(jìn)人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案資料進(jìn)行快速歸檔、整理，及時有效地阻止虛假檔案信息的進(jìn)入。單位應(yīng)完善檔案整理工作要求，促使檔案的管理更加科學(xué)、全面、完整，為領(lǐng)導(dǎo)階層考察提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個人信息。

（五）加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

信息技術(shù)的普及應(yīng)用為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的方向，人事檔案檔案管理工作也受到了一定的影響，想要提升檔案管理工作水平，則需要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的高效運(yùn)用，建立一個完善的信息管理系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中對人事人才檔案資料的相關(guān)信息進(jìn)行收集、錄入、整理與分類，同時進(jìn)行科學(xué)的分析處理，為單位提供有價值的人才信息。如果沒有將先進(jìn)技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中，不但會影響整體的工作效率，也無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分運(yùn)用。因此，檔案管理人員應(yīng)積極創(chuàng)新管理思路，探索管理新模式，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在人事檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用，大大提高人力資源管理部門的工作效率和水平。

結(jié)語：在現(xiàn)代化發(fā)展形勢下，人事制度發(fā)展了較大變革，人事人才檔案管理工作想要滿足社會的發(fā)展要求，則需要抓住市場機(jī)遇，在原來管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，完善檔案管理制度，更新人事檔案管理觀念，要從單位自身的發(fā)展情況進(jìn)行考慮，滿足單位的發(fā)展需要，同時也要不斷對現(xiàn)代化管理模式和理念進(jìn)行探索，解決目前人事人才檔案管理工作中存在的問題，這樣才能推動人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。