試論如何做好辦公室日常行政事務(wù)

孫中

（南京市鼓樓區(qū)政府辦公室，江蘇 南京 210011）

辦公室作為一個單位不可或缺的辦事機(jī)構(gòu)，其集全面性和綜合性為一體，一方面負(fù)擔(dān)著智囊、調(diào)研、執(zhí)行等宏觀管理職能，另一方面還承擔(dān)著一系列微觀服務(wù)任務(wù)，即起草文件，收發(fā)文件、通訊、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)接待等，是一個單位的重要樞紐，具有督辦、把關(guān)、服務(wù)、參謀、助手等職能。因此，我們要從意識層面認(rèn)識到做好辦公室行政事務(wù)工作的重要性，堅持以立為本、立破并舉，依托多元化的舉措，做好行政事務(wù)工作，提升機(jī)關(guān)單位的整體工作質(zhì)效。

一、做好辦公室日常行政事務(wù)的重要性

辦公室日常行政事務(wù)具體就是指企事業(yè)單位、國家機(jī)關(guān)單位以及社會團(tuán)體內(nèi)部文件起草。接待來賓、辦公辦會、收發(fā)文檔、后勤補(bǔ)給、安全、福利以及保障等一系列的行政事務(wù)。作為行政事務(wù)工作的不可或缺的部分，辦公室在整個機(jī)關(guān)單位中位于“中樞”位置。辦公室承上啟下、聯(lián)系左右，全面彰顯了其重要性，對于一個單位而言，如果缺乏辦公室行政事務(wù)就無法井然有序的運(yùn)作，無法有效聯(lián)動和協(xié)調(diào)，自然也就無法有條不紊的開展相關(guān)工作。

二、做好辦公室日常行政事務(wù)的有效舉措

（一）正本清源革故鼎新，端正自身工作態(tài)度

組織是“形”，思想是“魂”。做好辦公室日常行政事務(wù)，既要“造形”，更要“鑄魂”，因此，固本培元，打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，深化思想，凝聚思想共識，認(rèn)識到做好行政事務(wù)的重要性，遵循實事求是、精益求精的原則，開展工作。。同時還要端正自身態(tài)度，積極反省自身在工作中存在的不足之處，針對性地進(jìn)行改進(jìn)。在遴選方面，機(jī)關(guān)單位要嚴(yán)格要求或是規(guī)定人員錄用的標(biāo)準(zhǔn)，在遴選指標(biāo)層面要從工作經(jīng)驗、政治面貌、學(xué)歷、綜合能力等“四個優(yōu)先”進(jìn)行選拔，換言之也就是選擇文字功底好、經(jīng)驗豐富、文化水平高、思政工作水平強(qiáng)，愿意扎根基層的行政事務(wù)人員。

（二）理清思路找準(zhǔn)門道、強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)技巧

對于行政事物人員而言，溝通協(xié)調(diào)能力是一項必備能力，要想做好日常行政事務(wù)，需要行政事物人員在處理相關(guān)關(guān)系的時候，要具備良好地定位意識、責(zé)任意識，理清思路，找準(zhǔn)門道對準(zhǔn)行政事務(wù)的“焦距”，把握精準(zhǔn)事務(wù)的命脈，精準(zhǔn)定位，做實做細(xì)工作，引導(dǎo)大家心往一處想、勁向一處使。同時行政事務(wù)人員在日常辦公室事務(wù)中還要主要承擔(dān)處理各項關(guān)系的責(zé)任，發(fā)揮自身的輔助功能，協(xié)助好相關(guān)部門或是領(lǐng)導(dǎo)做好提醒或是輔助工作。此外，還要通過多措并舉，促進(jìn)自身溝通協(xié)調(diào)能力的提升，確保自己的工作中，言語準(zhǔn)確、態(tài)度謙虛、預(yù)期委婉、協(xié)調(diào)到位，采用差異化地溝通協(xié)調(diào)技巧，與不同的群體進(jìn)行交流溝通。

（三）科學(xué)進(jìn)行分類梳理，提高辦事的靈活性

毋庸置疑，行政事務(wù)人員在機(jī)關(guān)單位中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，其工作較為繁瑣細(xì)致，包含了諸多方面，比如，文件發(fā)放、會議安排、來訪接待、電話接聽，同時需協(xié)調(diào)各個方面的事物，與各個單位進(jìn)行交流溝通，處理文件，檔案管理等?；诖?，要想做好上述工作其就要不斷提升自身的工作技巧，夯實做好活動安排、文件檔案保管、協(xié)調(diào)人事關(guān)系、高效處理信息等工作的基礎(chǔ)。對于行政事務(wù)人員而言，信息整理和收集工作是非常重要的。因此，其要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升信息收集、整理方面的能力，依托分類臺賬法，根據(jù)輕重緩急科學(xué)區(qū)分信息，如此一來，這就要求事務(wù)人員既要掌握本單位的確切消息，還要對國家政策基本信息、工作動態(tài)進(jìn)行跟蹤，了解每個部門或是員工，進(jìn)而做好統(tǒng)籌規(guī)劃，選擇最佳的方案。

（四）切實做好三個服務(wù)，提高行政事務(wù)質(zhì)效

行政事務(wù)人員不僅要做好日常服務(wù)工作，還要緊扣重點工作、中心任務(wù)，換位思維，立足于領(lǐng)導(dǎo)的角度多層面的思考問題，以此為其順利有序開展相關(guān)工作或是進(jìn)行科學(xué)決策提供參謀性服務(wù)。同時還要為單位提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加強(qiáng)語各個科室的聯(lián)系，通過聯(lián)系互通信息，通過這樣的方式，了解相關(guān)當(dāng)前存在的問題，針對性地為其排憂解難，夯實單位正常有序開展的基礎(chǔ)。此外，還要為做好基層服務(wù)工作，深入到一線，關(guān)心或是指導(dǎo)基層工作，辦理相關(guān)工作，確保單位各項事務(wù)的有序進(jìn)行。

三、結(jié)語

一言以蔽之，在機(jī)關(guān)單位中辦公室日常行政事務(wù)是至關(guān)重要，在保障整個單位有序開展工作，穩(wěn)定運(yùn)行方面大有裨益，在新時期下做好辦公室日常行政事務(wù)，有助于為機(jī)關(guān)單位營造良好的工作氛圍，夯實各項事務(wù)順利有序的基礎(chǔ)。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的改革的持續(xù)深入推進(jìn)，機(jī)關(guān)單位也不斷改革，基于此，這對辦公室日常行政事務(wù)處理要求日益提升，因此，我們要堅持打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的思想，守正創(chuàng)新，把穩(wěn)“思想之舵”，樹牢“使命之帆”，劃好“實干之槳”，嚴(yán)守“規(guī)矩之線”，著力補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項、建機(jī)制，明確重點任務(wù)，構(gòu)建內(nèi)部統(tǒng)籌、條塊協(xié)同、上下聯(lián)動、共建共享工作格局，切實做好日常行政事務(wù)工作，