大數(shù)據(jù)分析方法在檔案管理中的運(yùn)用

（大慶市讓胡路區(qū)檔案館，黑龍江 大慶 163114）

大數(shù)據(jù)指的是一類容量大、數(shù)據(jù)類型多、應(yīng)用價(jià)值明顯的數(shù)據(jù)集合，在當(dāng)前的檔案管理工作中涉及到的管理內(nèi)容繁雜，將大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)有價(jià)值信息的快速提取，也可為檔案管理的效率帶來積極影響，為此相關(guān)人員應(yīng)提高對(duì)大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用的重視。在15 年，國(guó)務(wù)院曾推出大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動(dòng)綱要，其中明確指出大數(shù)據(jù)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和信息技術(shù)進(jìn)行融合發(fā)展，努力提升其在數(shù)據(jù)處理工作中的應(yīng)用價(jià)值。檔案管理工作中涉及的數(shù)據(jù)信息較多，在其中應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法具有重要的意義。

一、大數(shù)據(jù)分析方法的研究進(jìn)展

針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究最早是由權(quán)威學(xué)術(shù)刊物所設(shè)置的大數(shù)據(jù)專欄所引發(fā)的，因該刊物在世界上具有很大的影響力，在發(fā)刊之后受到多位專家學(xué)者的關(guān)注，并且有針對(duì)性的開展了關(guān)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究工作。經(jīng)過多年的研究，大數(shù)據(jù)的分析形成了四個(gè)領(lǐng)域，主要包括科學(xué)、技術(shù)、應(yīng)用和工程。此后的12 年，美國(guó)政府斥巨資開設(shè)了大數(shù)據(jù)的專項(xiàng)研究，使得大數(shù)據(jù)的研究進(jìn)展有了進(jìn)一步的提升。在近些年的發(fā)展與應(yīng)用中，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用作用逐漸提升，為多個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展均起到了推動(dòng)性的作用。尤其是在信息時(shí)代下，各類信息資源量的大幅度提升也為大數(shù)據(jù)分析方法的應(yīng)用與發(fā)展提供了更多的可能。

二、檔案管理工作中大數(shù)據(jù)分析方法的作用表現(xiàn)

（一）為工作創(chuàng)新和決策提供依據(jù)

創(chuàng)新是促進(jìn)一切工作開展的重要基礎(chǔ)，檔案管理工作也不例外，要想更好的發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，就必須改變?cè)械臋n案管理模式和檔案服務(wù)模式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，密切關(guān)注檔案使用人員的最新需求，借助大數(shù)據(jù)分析的方式，分析出檔案使用的需求，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供可靠的依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，所提供的檔案服務(wù)可以更契合使用人員的實(shí)際需求，全面提升檔案服務(wù)的質(zhì)量與效率，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。此外，要求相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。而大數(shù)據(jù)分析方法在檔案管理工作中的運(yùn)用則可幫助管理人員分析檔案管理的需求，并且加大檔案信息提取的速度，為人們提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（二）增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性

在原有的檔案管理工作中，受到技術(shù)水平的限制影響，檔案提取的效率偏低，且檔案內(nèi)容的全面性很難保障。尤其是在進(jìn)入信息時(shí)代后，上述問題愈發(fā)明顯。這主要是由于檔案管理的信息量大幅度增長(zhǎng)，如果還會(huì)采取原有的管理方式必定會(huì)威脅檔案管理質(zhì)量和效率?？紤]到上述因素，各個(gè)檔案館加大了對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的引入力度，希望通過技術(shù)升級(jí)來提升檔案管理效率。其中大數(shù)據(jù)分析技術(shù)就是重點(diǎn)的技術(shù)內(nèi)容，在實(shí)際開展檔案管理時(shí)，發(fā)揮了良好的數(shù)據(jù)處理能力和數(shù)據(jù)挖掘能力，可以在大量的信息中篩選出多個(gè)有價(jià)值的信息。同時(shí)也可根據(jù)用戶往期搜索記錄，完成數(shù)據(jù)信息的分析與匯總，為用戶提供更多相關(guān)的信息，使檔案服務(wù)水平得到進(jìn)一步提升。

三、大數(shù)據(jù)分析法在檔案數(shù)據(jù)管理工作中應(yīng)用建議

要想在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)管理決策活動(dòng)中利用好大數(shù)據(jù)分析方法，就要做到全面充分的掌握信息資源。這要求在整個(gè)信息資源管理活動(dòng)中都不能忽視，要按照數(shù)據(jù)資源的運(yùn)作周期，全面掌握信息數(shù)據(jù)并做好保存工作，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化預(yù)操作。現(xiàn)在常用是大數(shù)據(jù)分析方法有提高檔案資源質(zhì)量、可視化的海量數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析、語義搜索引擎、數(shù)據(jù)資料勘探、前景預(yù)測(cè)分析五種?！捌湎嚓P(guān)內(nèi)容包括可視化分析、數(shù)據(jù)挖掘、預(yù)測(cè)分析、語義分析及數(shù)據(jù)質(zhì)量管理”。2015年8月31日，國(guó)務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，明確了大數(shù)據(jù)的發(fā)展要加快和云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)方式的交流和互動(dòng)，開發(fā)大數(shù)據(jù)和各產(chǎn)業(yè)發(fā)展結(jié)合的新方式，全面促進(jìn)我國(guó)各類產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步和繁榮。大數(shù)據(jù)時(shí)代的重要變革者舍恩伯格說過：大數(shù)據(jù)變革時(shí)代已經(jīng)來臨，大數(shù)據(jù)對(duì)人們價(jià)值和觀念的變化、技術(shù)創(chuàng)新和商業(yè)領(lǐng)域的影響已經(jīng)無法估計(jì)，并且越來越多的變化將影響社會(huì)的方方面面。

四、運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法時(shí)的注意事項(xiàng)

（一）做好成本控制工作

應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法開展檔案管理工作時(shí)，需要有專業(yè)的設(shè)備設(shè)施作為支持，檔案管理工作的質(zhì)量與設(shè)備設(shè)施的使用性能存在密切的聯(lián)系。部分檔案管理部門為了提升檔案管理實(shí)效性，加大了對(duì)先進(jìn)設(shè)備的采購力度，但由于缺乏專業(yè)的理論知識(shí)作為支持，對(duì)于設(shè)備的選用存在一定的局限性，無法真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)分析方法的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，投入了大量的設(shè)備成本。要求相關(guān)人員應(yīng)做好成本管控工作，保障大數(shù)據(jù)分析方法的高效應(yīng)用。

（二）提升檔案管理工作的時(shí)效性

“大數(shù)據(jù)具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，在分析各種數(shù)據(jù)信息時(shí)要認(rèn)識(shí)到這種動(dòng)態(tài)性給分析工作提出的要求，提高面對(duì)信息的反應(yīng)速度和處理能力。對(duì)于變化特別快的數(shù)據(jù)更要做到即時(shí)處理，否則數(shù)據(jù)信息的時(shí)效性將無法保證。因此，制約著大數(shù)據(jù)分析方法方法在檔案管理活動(dòng)中發(fā)揮作用的重要問題就是時(shí)效性不高。事實(shí)上，大數(shù)據(jù)分析方法的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建模環(huán)節(jié)，在數(shù)據(jù)建模過程中，要保持高度的敏感性和靈活性，保證模型與新更新數(shù)據(jù)之間不脫節(jié)，否則新建立的模型也只能是沒有意義的模型。

結(jié)語：大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，在檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用中應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法具有重要意義和多種方式。通過大數(shù)據(jù)分析方法的應(yīng)用，可以幫助管理者從所擁有的海量檔案數(shù)據(jù)中提取有用的知識(shí)和觀點(diǎn)，發(fā)掘隱藏在信息背后潛在的規(guī)律模式，推動(dòng)管理優(yōu)化，決策科學(xué)，提升自身技術(shù)創(chuàng)新能力，同時(shí)合理解決好大數(shù)據(jù)分析方法在成本、時(shí)效、情感等方面的問題，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。