淺析檔案資源有效開發(fā)與科學(xué)整合

宮本紅

（乳山市融媒體中心，山東 乳山 264500）

檔案的科學(xué)整合與檔案資源的開發(fā)是檔案管理中最重要的工作環(huán)節(jié)，通過檔案科學(xué)合理的整合能夠提高檔案的查找效率，提升檔案查找的精確度，從而促進檔案資源開發(fā)工作的進展，下面將對檔案整合與檔案資源開發(fā)進行分析探究。

一、檔案整合

（一）電子檔案建立。隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在進行檔案這管理工作過程中，檔案管理人員應(yīng)當將原有的紙質(zhì)檔案進行計算機錄入工作，使之形成電子檔案。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案更加容易保存，并且電子檔案存儲量大，檔案管理人員可以在檔案中添加更多的內(nèi)容，豐富檔案的記錄功能。由于電子檔案對于存儲的要求較大，所以在進行電子檔案錄入之前，工作人員應(yīng)當首先對電子檔案的存儲硬件設(shè)備進行調(diào)試，使硬件設(shè)備能夠滿足檔案存儲的要求，同時還應(yīng)當加強電子檔案建設(shè)的研發(fā)力度，是電子檔案形成一套完整的檔案存儲系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有高度的保密性與精確地查閱功能，提高檔案整理的效率。在電子檔案進行錄入的過程中，相關(guān)人員還應(yīng)當對已錄入的電子檔案進行查閱校對工作，確保電子檔案錄入質(zhì)量。電子檔案的建立與整合能夠有效的提高我國電子檔案的利用效率，促進檔案資源開發(fā)水平。

（二）增強電子檔案整合的科學(xué)性。在進行電子檔案整合過程中，相關(guān)人員應(yīng)當對檔案按照等級進行分類，對于較為久遠的檔案信息，工作人員應(yīng)當進行妥善的保管，并且還應(yīng)當對檔案進行篩查，對于無用或意義較小的電子檔案應(yīng)當進行定期的清理工作，降低由于電子檔案冗雜造成的查閱不便現(xiàn)象發(fā)生。隨著人們隱私意識的增強，電子檔案在管理過程中應(yīng)當進行加密操作，防止無關(guān)人員泄露檔案資料，提高電子檔案的保密性。電子檔案在進行科學(xué)整合的過程中，管理人員還應(yīng)當對檔案進行分類，對事件、人事等檔案進行明確的劃分，便于檔案日后的查找調(diào)閱工作。在進行檔案整理的過程中，由于有一部分檔案屬于人事檔案，所以工作人員在進行人事檔案整理過程中，應(yīng)當給予被建檔人員一定的知情權(quán)，給予被建檔人員知情權(quán)有兩大好處，第一能夠提高檔案建立的準確性，被建檔人員可以通過部分檔案資料進行核對，對于檔案中出現(xiàn)錯誤或檔案中出現(xiàn)與事實不符的情況可以及時指出，提高電子檔案的準確性。第二通過這種方法體現(xiàn)了電子檔案整理過程中以人為本的工作態(tài)度，體現(xiàn)了電子檔案整合工作的科學(xué)性。

二、檔案資源開發(fā)

針對檔案資源進行合理的開發(fā)，是一項十分考驗檔案工作人員的工作能力的工作內(nèi)容，工作人員不僅要合理的保存整理檔案，還應(yīng)當善于制作檔案，提高檔案資源的應(yīng)用質(zhì)量，之后還應(yīng)當加強檔案服務(wù)意識，提高工作能力，下面針對的檔案資源開發(fā)進行探究。

（一）文字檔案資源開發(fā)。文字檔案是一種應(yīng)用十分廣泛的檔案記錄手段，檔案工作人員應(yīng)當根據(jù)不同種類的工作、人員、事件進行合理的文字材料編輯工作，使文字檔案形成完整地系統(tǒng)，便于日后檔案的查閱工作。在進行文字材料總結(jié)過程中，檔案編輯人員應(yīng)當對編輯后的檔案進行校對，確保檔案記錄的信息準確無誤，提高文字檔案資源利用效率。在進行文字檔案資源來發(fā)過程中，檔案管理人員還應(yīng)當注重編輯文字的質(zhì)量，使用簡潔樸素的文字對檔案中記錄的事件、過程進行描述，提高文字檔案資源的使用效應(yīng)。檔案管理人員在進行文字檔案編輯的過程中，還應(yīng)當針對不同的事件進行調(diào)查，并聽取當事人、領(lǐng)導(dǎo)計提的意見，對意見匯總完畢之后，按照要求進行合理的文字檔案編輯工作，集中了集體智慧的檔案能夠提高文字檔案資源的參考性，為日后的工作人事管理提出指導(dǎo)思路，提高了文字檔案資源的利用價值。

（二）視頻圖片檔案資源開發(fā)。隨著我國檔案紀錄水平的不斷提高，視頻圖片檔案也逐漸成為了檔案記錄中不可或缺的部分，這就要求檔案管理人員應(yīng)當提高自身的視頻圖片編輯能力，是用新的科技手段對檔案進行整理匯編工作。檔案管理人員以圖片、視頻的形式作為檔案進行存儲，能夠使檔案調(diào)閱人員更加清晰直觀地了解到檔案中所記錄的事件，提高了檔案記錄的直觀性。在進行圖片檔案編輯過程中，檔案管理人員還可以將歷年的圖片進行匯總，并制作成紙質(zhì)檔案，供檔案查閱人員調(diào)取，通過畫冊的形式向調(diào)閱人員展現(xiàn)出歷年發(fā)生的大事，照片中應(yīng)將大事件作為整理的主要目標，并突出重點，提高照片的內(nèi)容質(zhì)量，體現(xiàn)照片排列的邏輯性與順序性，提升照片的可利用性，這種方式豐富了檔案的制作模式，并更加客觀地反映了檔案記錄中時間的變化提高了視頻圖片檔案的調(diào)閱質(zhì)量。

（三）提升服務(wù)質(zhì)量。想要提高檔案資源開發(fā)的質(zhì)量，還應(yīng)提升檔案服務(wù)質(zhì)量，檔案如果不被調(diào)閱檔案則失去了其存在的意義，所以在在工作中，應(yīng)當提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。應(yīng)當切實規(guī)范檔案調(diào)閱制度，并且還應(yīng)當加強電子檔案的索引功能，使檔案的調(diào)閱更加高效快捷，切實提高檔案管理服務(wù)水平。加強檔案管理人員服務(wù)意識建設(shè)，并進行定期的工作考核，從而提升檔案管理人員的服務(wù)意識，提高檔案利用效率，提升檔案資源的開發(fā)質(zhì)量。

三、結(jié)束語

通過檔案資源有效開發(fā)與科學(xué)整合工作分析可以得知，我國檔案在進行整合過程中應(yīng)當注重電子檔案的建立工作，在工作過程中應(yīng)當以人為本。在進行檔案資源開發(fā)過程中，應(yīng)當提高文字、圖片視頻檔案編輯水平，加強檔案的參考價值，在檔案服務(wù)過程中還應(yīng)當提升檔案管理人員的服務(wù)意識，開發(fā)有效地檔案資源利用模式。