闡述檔案管理的重要性研究分析

（邯鄲市邯山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，河北 邯鄲 056000）

一、檔案管理的重要地位

（一）反映單位發(fā)展實(shí)際

依據(jù)檔案的定義可以發(fā)現(xiàn)，信息是檔案管理的重點(diǎn)，檔案信息具有明顯的動(dòng)態(tài)性特征。就企事業(yè)單位來說，其要想得到穩(wěn)定的發(fā)展，并不斷提高自身的綜合能力，就需要重視檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。在企事業(yè)單位的檔案中，檔案可以將其自身的發(fā)展實(shí)際彰顯出來，如開業(yè)時(shí)間、經(jīng)營發(fā)展、策略調(diào)整、階段目標(biāo)、會(huì)議記錄、體系制定、人力資源等。由此能夠看出檔案管理與單位的發(fā)展有著密切的關(guān)系，無論是什么樣的工作內(nèi)容，都可以在檔案中獲得依據(jù)或者答案。因此，企事業(yè)可記錄檔案信息并從中反映單位的發(fā)展實(shí)際。

（二）幫助人員作出決策

結(jié)合上文的分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理確實(shí)能夠反映單位的發(fā)展實(shí)際，其信息具有重要的作用，可以為決策人提供有價(jià)值的參考。例如：在單位的經(jīng)營發(fā)展中，決策人為了適應(yīng)市場的變化趨勢，想要對當(dāng)前的經(jīng)營戰(zhàn)略進(jìn)行合理的調(diào)整，在這一環(huán)節(jié)中，不能盲目作出決定，而是應(yīng)該對檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的分析，掌握以往戰(zhàn)略調(diào)整的內(nèi)容、意義，并總結(jié)當(dāng)前單位的現(xiàn)狀，從而作出更加合理的決策。實(shí)際上，合理的檔案管理可以保證信息的完整性，便于決策人隨時(shí)利用檔案信息，以此來保證決策的科學(xué)性、完善性，推動(dòng)企業(yè)更加穩(wěn)定地發(fā)展。

二、加強(qiáng)檔案管理的方法

（一）推進(jìn)信息化建設(shè)

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式基本上以紙質(zhì)檔案為主，需要專門的檔案室，不僅會(huì)影響信息查閱的效率，還會(huì)增加管理工作的成本支出。針對這樣的現(xiàn)象，相關(guān)單位、部門就應(yīng)該積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，即將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中。具體來說，以互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并在單位或者部門內(nèi)部建立內(nèi)網(wǎng)，便于實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、利用。在這一基礎(chǔ)上，技術(shù)人員應(yīng)該對信息化的檔案管理設(shè)計(jì)相應(yīng)的檢索目錄，并設(shè)置相應(yīng)的管理人員。通過這樣的管理方式，能夠在根本上打破傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方式，并節(jié)省檔案管理成本，為檔案信息的利用提供便利。所以，為了加強(qiáng)檔案管理，必須積極推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的價(jià)值。

（二）健全檔案管理系統(tǒng)

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)以后，以往的管理系統(tǒng)并不能保障檔案的安全性，因此必須及時(shí)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，使其可以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。究其原因，以信息化的方式進(jìn)行檔案管理，常常會(huì)出現(xiàn)信息失竊、病毒入侵、系統(tǒng)崩潰、黑客入侵等問題，對檔案管理產(chǎn)生不良的影響。對此，在檔案管理的過程中，應(yīng)該采用遠(yuǎn)程存儲(chǔ)、冷備份、熱備份的方式，對檔案信息進(jìn)行備份處理，同時(shí)將更多網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)應(yīng)用在管理工作中，如將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行隔離、多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)、客戶端IP 與防火墻MAC 地址綁定等。通過這樣的技術(shù)方式，可以在一定程度上提高檔案管理的安全性，避免發(fā)生黑客入侵、信息丟失等問題，有利于充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

（三）提高人員綜合能力

為了實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)檔案管理的目的，必須全面提高工作人員的綜合能力，以便于適應(yīng)檔案管理工作的需求。例如：對檔案管理人員進(jìn)行定期教育、培訓(xùn)，使其在掌握傳統(tǒng)管理方式、經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，能夠掌握更多信息化檔案管理的技術(shù)、技巧?；谶@一前提，可以有效提高管理人員的綜合能力，并推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，踐行檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)要求，促進(jìn)企業(yè)更加穩(wěn)定的發(fā)展。所以，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際、檔案管理的需求，重視人員培養(yǎng)的工作，保證其能力可以滿足檔案管理的要求?？傮w而言，要想對檔案管理方式進(jìn)行強(qiáng)化，就必須提高人員的綜合能力，為保證信息化檔案管理奠定基礎(chǔ)，從而充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

（四）保證檔案管理信息化的安全

雖然實(shí)行檔案管理信息化，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)檔案信息，不會(huì)像傳統(tǒng)的檔案管理一樣，容易使檔案文件損壞，丟失，但是，如今科技發(fā)達(dá)也有一些負(fù)面影響，讓一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高超的人，俗稱黑客，裝了空子，他們會(huì)對網(wǎng)絡(luò)檔案信息造成威脅，所以必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全防護(hù)，對文件進(jìn)行加密保護(hù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，還要通過設(shè)立身份認(rèn)證，防火墻等方式進(jìn)行安全保護(hù)，確保信息化檔案管理的安全性。

（五）加強(qiáng)檔案人才建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，能夠“知其然，也知其所以然”。所以，檔案部門的人員準(zhǔn)入門檻應(yīng)當(dāng)提高，檔案管理人員的招聘、調(diào)配，應(yīng)當(dāng)人崗相適，量才而用。企業(yè)決策層面也要從滿足檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展和規(guī)范管理的整體要求考慮，著力改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入議事日程，有針對性地開展專業(yè)培訓(xùn)，尤其做好各種檔案新載體的物理性能，網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識(shí)，檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)、檔案管理政策法規(guī)和規(guī)章制度等內(nèi)容的學(xué)習(xí)教育，大力培養(yǎng)真正能夠融檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息、安全等知識(shí)于一體的檔案管理高端人才。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理對于企事業(yè)單位、國家的發(fā)展，具有重要的作用，可以為決策人制定發(fā)展方案提供依據(jù)。在這一基礎(chǔ)上，管理人員必須重視檔案管理工作，并對管理方法進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化，充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用、價(jià)值，保證檔案管理的效果能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案管理的效用。