縮微檔案管理在檔案保管工作中的應(yīng)用和探索

黃軼劼

（湖北省引江濟(jì)漢工程管理局，湖北 武漢 430062）

一、縮微檔案的特點(diǎn)

縮微檔案是應(yīng)用縮微技術(shù)制成的檔案縮微復(fù)制品。一是具有信息的高度濃縮性，能以較小的體積存貯大量的檔案信息，縮微膠片一般可縮小到原件的1/7-1/48，超縮微膠片能縮小到原件的1/90-1/250。二是記錄檔案信息的準(zhǔn)確性。檔案縮微品可以準(zhǔn)確地記錄下原件的信息內(nèi)容，真實(shí)地再現(xiàn)檔案原件的風(fēng)貌和細(xì)節(jié)?？s微檔案的這一特點(diǎn)，使它在很大程度上可以代替檔案原件使用。三是長久保存性。只要沖洗和保管適當(dāng)，縮微膠片可長久保存。四是規(guī)格的統(tǒng)一性?？s微檔案的質(zhì)量、形狀和尺寸是統(tǒng)一的，縮微處理可以將種類繁多、外形不一的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一為固定形式，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，從而易于管理、易于傳遞。五是便于同計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合。檔案縮微品規(guī)格統(tǒng)一，易于機(jī)械化管理，借助計(jì)算機(jī)和縮微膠片檢索設(shè)備能迅速處理大量檔案信息，進(jìn)行自動化或半自動化快速檢索。六是可讀性差?？s微檔案用肉眼無法閱讀，需通過縮微閱讀器等設(shè)備將縮微圖像放大后才能進(jìn)行閱讀和查找。

縮微品的種類和規(guī)格很多，在制作縮微檔案時(shí)選用何種類型和規(guī)格的縮微品，受檔案原件尺寸和卷數(shù)、形體狀況、裝訂和貯存方法、使用頻率、信息復(fù)制要求、設(shè)備條件、經(jīng)濟(jì)條件等各種因素的影響。

二、縮微檔案的整理

（一）縮微品制作檔案的整理立卷

縮微品經(jīng)過檢查合格以后，應(yīng)將其在制作過程中各環(huán)節(jié)的文字材料和技術(shù)數(shù)據(jù)整理歸人制作檔案，其內(nèi)容包括拍攝任務(wù)書、拍攝前整理編排作業(yè)單、拍攝作業(yè)單、沖洗作業(yè)單（含各代）、拷貝作業(yè)單（含各代）、質(zhì)量檢測單（含各代）、更正補(bǔ)拍說明、縮微品移交資料、其他在縮微品制作中具有查考價(jià)值的資料。

縮微品制作檔案以檔案全宗為單位，按檔案年度或問題進(jìn)行立卷。立卷的微縮品制作檔案，其內(nèi)密應(yīng)完整、齊全、準(zhǔn)確。為便于查考應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄、頁次號并填寫備考表。

（二）縮微檔案的整理

縮微檔案的整理可以沿用原有的整理體系。對于縮微檔案的整理只需要根據(jù)縮微品的不同種類以及縮微號對其進(jìn)行分類排列，并做必要的編目工作。檔案縮微品可分為卷式和片式兩大類。卷式縮微品按尺寸又分為16 毫米、35 毫米、70 毫米、105 毫米卷式膠片；按保管方式分成盤式和盒式兩種。卷式縮微品制作成本低，保管空間小，適于保存大量的檔案信息，易于管理，是目前檔案縮微品的主要形式。但卷式縮微品一盤（盒）中記錄檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，難于增刪和更正。片式縮微品的優(yōu)缺點(diǎn)是：其貯存次序可以變動，便于檔案材料的增刪、修正、復(fù)制分發(fā)，使用方便。但易出現(xiàn)貯存錯(cuò)誤，容易丟失、散落、容易發(fā)生排列次序混亂、散失等情況。

檔案縮微品是按縮微號的順序排列的。縮微號是檔案縮微品的編號，指明了縮微品的貯存地址（位置）?？s微號由兩部分組成：一是由一盤卷片或一張平片為單位編制的順序號；另一是為一卷或一張縮微膠片中的每個(gè)畫幅所編的續(xù)號碼。

縮微品目錄或索引是將縮微影像的位置、縮微號及其存放地點(diǎn)（庫房柜、架號）著錄在登記簿上或存人計(jì)資機(jī)磁盆里，形成可供查詢的檢索工具以備查找。

三、縮微檔案的檢索和利用

目前，我國檔案縮微工作尚處于搶救、備份、保存珍貴檔案階段，檔案縮微品主要用于保護(hù)檔案原件，很少直接提供利用，其作為信息載體的作用尚未得到充分發(fā)揮。因此，在縮微檔案的管理中，要加強(qiáng)縮微檔案的檢索和利用工作。

縮微檔案的檢索方法很多，不同類型的檔案縮微品有不同的檢索方法。比如卷式縮微品的檢索包括：一是編碼檢索法。將膠卷的每個(gè)畫幅依次編碼，利用事先編好的索引進(jìn)行檢索。二是閃光靶標(biāo)法。將一盤縮微膠片記錄的檔案信息區(qū)分為若干單元，在每個(gè)單元之前拍進(jìn)大寫的號碼或符號，作為閃光靶標(biāo)。檢索時(shí)，將縮微膠片放進(jìn)閱讀器，快速輸片，當(dāng)閃光靶標(biāo)通過屏幕時(shí)，會像閃光一樣明顯閃現(xiàn)，便于區(qū)分所需要的檔案的位置。三是指示線檢索法。在縮微膠片的畫幅之間空白處拍進(jìn)具有不同高度的橫線，用橫線的位置代替原始檔案號碼。檢索時(shí)，用帶有刻度尺的專用閱讀器與指示線高度索引對照進(jìn)行檢索，當(dāng)橫線與刻度尺上代表所需特定檔案的編碼一致時(shí)，即可檢出所需檔案。四是長度掃描法。將膠卷上每幅影像距膠卷起點(diǎn)的長度尺寸與其所記錄的檔案材料編成索引。檢索時(shí)，先從索引中查到所需檔案的位置，然后用裝在閱讀器上的長度測量儀自動顯示膠卷的傳輸長度，輸片到指定位置，檢索出所需檔案。五是光點(diǎn)檢索法。在每個(gè)畫幅下面自動拍上一個(gè)長方形的光點(diǎn)，使用裝有光電計(jì)數(shù)器和數(shù)字鍵盤的閱讀器進(jìn)行檢索。檢索時(shí)，先按索引表查到所需文件圖像對應(yīng)的光電順序編碼號，再將該號輸入數(shù)字鍵盤，啟動輸片機(jī)后，光電計(jì)數(shù)器會自動記錄它掃描過的光點(diǎn)。當(dāng)光點(diǎn)數(shù)與鍵盤輸入數(shù)字一致時(shí)，即查到所需檔案材料。這種方法可以與電子計(jì)算機(jī)相結(jié)合，具有高效的自動檢索功能。六是條形編碼法。使用專用攝影機(jī)拍攝原件時(shí)，把檢索所需要的條形編碼同時(shí)拍攝在原件畫幅下邊。檢索時(shí)，通過專用閱讀檢索機(jī)的檢索鍵盤輸入編碼，就能自動在屏幕上顯示特定的檔案材料。