新形勢(shì)下基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建設(shè)路徑探究

陳練

（玉林市疾病預(yù)防控制中心，廣西 玉林 537000）

引言：疾病預(yù)防控制體系是保護(hù)人民健康、保障公共衛(wèi)生安全、維護(hù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)穩(wěn)定的重要保障。因此，做好基層疾病預(yù)防控制工作極為關(guān)鍵，而優(yōu)化其檔案管理，為疾病控制提供全面、完整且可靠、參考價(jià)值高的檔案依據(jù)，對(duì)于做好后續(xù)疾控工作不可或缺。面對(duì)當(dāng)前新疾病預(yù)防控制形勢(shì)，基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理薄弱，嚴(yán)重影響了疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展，倒逼基層疾病預(yù)防控制中心須加強(qiáng)和優(yōu)化疾控檔案管理工作，以確?；鶎蛹膊☆A(yù)防控制實(shí)效性提升。

一、疾病預(yù)防控制檔案管理存在問題

（一）管理制度不完善

檔案管理是基層疾病預(yù)防控制中心一項(xiàng)重要工作，不過由于和其相關(guān)的疾控檔案數(shù)目多，管理任務(wù)繁重，而且難度大、工作人員不足，就需要不斷改進(jìn)檔案管理方法，確保管理效率提升。但在實(shí)際開展檔案管理工作中，卻并未做到這些，雖然有檔案管理制度，既不夠完善，也有脫節(jié)的問題，導(dǎo)致可執(zhí)行性差；檔案管理又缺乏有效監(jiān)督，整個(gè)過程必然出現(xiàn)混亂，導(dǎo)致一些疾控檔案歸檔不及時(shí)、或借閱不歸還等情況，存在檔案丟失的問題，嚴(yán)重影響了疾控檔案完整、安全和管理質(zhì)量。此外，檔案管理方式偏滯后，信息化建設(shè)程度低，未能在檔案整理、歸類、管理中全面落實(shí)信息化和數(shù)字化管理，不能有效地運(yùn)用檢索功能，不但難以實(shí)現(xiàn)高效管理，而且使后期調(diào)取和利用檔案變得困難。

（二）硬件建設(shè)跟不上

一些疾病預(yù)防控制中心沒有意識(shí)到檔案管理重要性，對(duì)認(rèn)真做好疾控檔案工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為該項(xiàng)工作可有可無，自然就會(huì)不重視甚至忽視這項(xiàng)工作。加上對(duì)檔案管理方面的資金投入少，造成的結(jié)果就是硬件設(shè)施建設(shè)緩慢，長期跟不上管理需求，設(shè)備老化，導(dǎo)致檔案管理工作效果不理想；存在漏洞的管理軟件也未能及時(shí)升級(jí)或更新，增加了檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)，容易出現(xiàn)檔案遺失或者不完整問題。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

因檔案管理得不到重視，基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作人員配備有限，有限的人員大部分是兼職，或者是一些年齡較大、即將退休人員，他們?nèi)狈膊☆A(yù)防檔案管理專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)意識(shí)也不夠強(qiáng)，數(shù)字化和信息化管理水平低下，最終造成結(jié)果就是檔案管理效率差、質(zhì)量低。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建設(shè)優(yōu)化路徑

（一）建立完善檔案管理制度

習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，人類社會(huì)發(fā)展的事實(shí)證明，依法治理是最可靠、最穩(wěn)定的治理[4]。同樣，任何管理工作的順利推進(jìn)和持續(xù)健康發(fā)展，都依賴于制度的保障和支持，基層疾病預(yù)防控制中檔案管理也不例外。優(yōu)化檔案管理工作，確保管理質(zhì)量，就要從現(xiàn)在執(zhí)行的檔案管理制度出發(fā)，分析其中存在問題或不完善之處，然后加以修正與改進(jìn)，確保制度的科學(xué)性與適應(yīng)性。這樣既能確保完善后檔案管理制度有良好的執(zhí)行力，又能以制度促進(jìn)高效管理，推動(dòng)基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，比如涉及檔案整理、檔案記錄、檔案保存、檔案歸類、檔案數(shù)字化建設(shè)等整個(gè)過程。

基層疾病預(yù)防控制檔案管理責(zé)任要清晰，具體操作中還要分解，最終將檔案管理責(zé)任到人，提高直接管理人員的責(zé)任心，使其更加主動(dòng)積極做好檔案管理工作。另外，疾病預(yù)防控制檔案管理還要完善監(jiān)督機(jī)制，不是說有監(jiān)督制度就可以，而是要讓其真正在檔案管理中發(fā)揮監(jiān)督作用。比如制定監(jiān)督考核標(biāo)準(zhǔn)，在監(jiān)督中對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)分，然后依據(jù)獎(jiǎng)懲制度推動(dòng)管理。

（二）加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)

信息化技術(shù)在管理工作中有效運(yùn)用，能最大程度提高各項(xiàng)管理工作效率，并且減少了人的工作量，管理效果更為突出?；鶎蛹膊☆A(yù)防檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)際管理中要改變檔案管理模式，在整理和保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還要加快信息化和數(shù)字化檔案管理的步伐。檔案數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨，其自動(dòng)化程度高，而且保存時(shí)間更長，能夠有效避免人為失誤導(dǎo)致檔案信息不全，在需要調(diào)用檔案時(shí)利用搜索引擎檢索，快速找到檔案，提高其使用價(jià)值、參考價(jià)值和利用價(jià)值。這里需要注意的，是疾控檔案數(shù)字化管理需要借助于硬件設(shè)備和軟件支持才能實(shí)現(xiàn)，故基層疾病預(yù)防控制中心應(yīng)加大這部分的投入。首先，積極推進(jìn)硬件設(shè)施建設(shè)，購置數(shù)字化檔案管理所需的設(shè)備；其次，開發(fā)適合疾控檔案管理需求的軟件，并堅(jiān)持統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；最后，硬件和軟件安全管理必不可少，因?yàn)槿绻坏┕芾硐到y(tǒng)被黑客攻擊，或者是在使用中有病毒侵入，可能導(dǎo)致檔案（信息）丟失，或遭到破壞而無法查看，所以應(yīng)安裝防火墻和殺毒軟件，定期修補(bǔ)系統(tǒng)安全漏洞，確保數(shù)字化檔案管理安全性。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

疾病預(yù)防控制檔案管理歸根到底是由工作人員負(fù)責(zé)的，直接管理者的檔案管理業(yè)務(wù)能力與素養(yǎng)，決定了檔案管理工作成效。故而，提高檔案管理人員素養(yǎng)從來都是永恒的主題，一方面要招聘專業(yè)檔案管理人員；二方面要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)；三方面要求檔案管理員平時(shí)要認(rèn)真、系統(tǒng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，做如何管理檔案的“明白人”，并將檔案管理制度扎根于之中，扎根于實(shí)際工作中執(zhí)行；四方面要做好信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的能力；五方面要求在錄入檔案中要仔細(xì)認(rèn)真，按照要求錄入，并做好分類，使檢索起來更為容易；六方面是在錄入檔案中要經(jīng)常性做好備份，防止系統(tǒng)故障亦或人為誤操作導(dǎo)致檔案丟失或者損壞，確保疾病預(yù)防檔案的完整性。

三、結(jié)束語

綜上所述，新形勢(shì)下基層疾病預(yù)防控制中心需要不斷強(qiáng)化檔案管理，保護(hù)好疾控檔案應(yīng)用價(jià)值、參考價(jià)值；需要優(yōu)化檔案管理，促進(jìn)和提升疾病預(yù)防控制檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案事業(yè)整體發(fā)展。