基于知識(shí)服務(wù)的數(shù)字化檔案管理模式探究

王文宇

（黑龍江省森工總醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150040）

在信息化技術(shù)的發(fā)展下，各個(gè)領(lǐng)域的信息資源利用也逐漸呈現(xiàn)數(shù)字化特點(diǎn)，在事業(yè)單位的檔案管理中，檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理[1]。檔案管理服務(wù)創(chuàng)新作為當(dāng)前的重要環(huán)節(jié)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理工作帶來良好的條件，通過檔案管理的改善提升檔案管理的質(zhì)量，為社會(huì)提供更好的知識(shí)服務(wù)，同時(shí)能夠?yàn)闄n案管理工作發(fā)展提供有效的動(dòng)力，發(fā)揮出檔案管理的作用。

一、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式概述

（一）知識(shí)服務(wù)

知識(shí)服務(wù)是指對各種知識(shí)、信息的挖掘，強(qiáng)調(diào)在顯性知識(shí)的基礎(chǔ)上挖掘潛在知識(shí)并加強(qiáng)知識(shí)管理，從而發(fā)揮現(xiàn)有的信息資源對各項(xiàng)工程的輔助指導(dǎo)作用。知識(shí)服務(wù)是建立在結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的知識(shí)應(yīng)用活動(dòng)，本質(zhì)是采用創(chuàng)新性的方式方法提高信息加功能力，體現(xiàn)知識(shí)的獨(dú)立性創(chuàng)造性、靈活性和競爭力，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)知識(shí)的特定優(yōu)勢。

（二）檔案管理

檔案管理的本質(zhì)是以檔案為核心開展的一系列管理工作，重點(diǎn)在于優(yōu)化檔案工作的流程，強(qiáng)調(diào)全面有效存儲(chǔ)檔案信息，對檔案資源的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，滿足社會(huì)、個(gè)人、組織對檔案的應(yīng)用需求。檔案管理工作強(qiáng)調(diào)建立優(yōu)化有序的流程，全面提高檔案信息的處理效率，降低檔案運(yùn)行的成本，減少檔案使用難度，提高檔案服務(wù)的精準(zhǔn)性。

（三）基于知識(shí)服務(wù)的數(shù)字化檔案管理模式

基于知識(shí)服務(wù)的數(shù)字化檔案管理模式，是指為加強(qiáng)檔案信息價(jià)值挖掘，引入知識(shí)服務(wù)的檔案管理工作理念，以體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)屬性，同時(shí)運(yùn)用數(shù)字化管理手段，提高檔案信息的應(yīng)用效率，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的快捷性與便利性的一種檔案管理模式[2]?；谥R(shí)服務(wù)理念的數(shù)字化檔案管理模式，還有助于實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值的最大化，可以優(yōu)化檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)，體現(xiàn)檔案資源的應(yīng)用價(jià)值和使用效率。

二、基于知識(shí)服務(wù)的數(shù)字化檔案管理工作重點(diǎn)——以事業(yè)單位為例

（一）更新檔案管理理念

事業(yè)單位檔案管理工作融入知識(shí)服務(wù)的理念，應(yīng)當(dāng)充分地考慮檔案的應(yīng)用價(jià)值，不僅要對檔案的顯性知識(shí)層面進(jìn)行管理，還要體現(xiàn)檔案資源的個(gè)性化特征，注重對檔案資源的深層次內(nèi)容進(jìn)行分析，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方式對檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘整理。檔案管理工作不僅要提高檔案數(shù)據(jù)信息的收集整理質(zhì)量，還要注重推動(dòng)檔案管理工作效率的提升，強(qiáng)調(diào)檔案資源服務(wù)社會(huì)的有效性，注重依靠信息技術(shù)開發(fā)檔案資源共享系統(tǒng)，從而更安全、有效、個(gè)性化地滿足檔案的使用需要。

（二）加強(qiáng)檔案宣傳工作

事業(yè)單位檔案管理與知識(shí)管理應(yīng)當(dāng)深度結(jié)合，注重在檔案管理工作中開展一系列的宣傳活動(dòng)，強(qiáng)調(diào)廣泛宣傳展示檔案資源的知識(shí)價(jià)值，將新的知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)運(yùn)用與檔案管理聯(lián)系起來，讓事業(yè)單位職工的在工作的過程中感受檔案的知識(shí)價(jià)值，從而形成全員參與檔案管理的意識(shí)，提高檔案管理工作的科學(xué)性，達(dá)到高質(zhì)量、全方位開展檔案管理的目標(biāo)，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)性、有效性與系統(tǒng)性[3]。

（三）優(yōu)化檔案管理流程

首先，制定科學(xué)的檔案管理工作目標(biāo)，加強(qiáng)檔案資源的獲取、鑒別、共享與傳播工作的有效性，注重以標(biāo)準(zhǔn)化的方式加強(qiáng)基礎(chǔ)性檔案管理工作。其次，對檔案管理運(yùn)行流程不斷進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，注重合理的配置檔案資源，明確檔案管理工作重點(diǎn)，科學(xué)的編制檔案管理工作規(guī)劃，保證檔案工作有序進(jìn)行。最后，明確檔案管理工作指標(biāo)，加強(qiáng)檔案管理的績效考核，注重定期對檔案管理工作情況進(jìn)行梳理，切實(shí)提高檔案管理運(yùn)行質(zhì)量，滿足檔案建設(shè)需要。

（四）提高檔案的安全性

事業(yè)單位在有效挖掘檔案信息價(jià)值的同時(shí)，還要進(jìn)一步提高檔案管理的安全性，注重降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到提高整體檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。第一，優(yōu)化檔案資源運(yùn)動(dòng)空間管理，提高安全風(fēng)險(xiǎn)控制水平，優(yōu)化檔案資源運(yùn)行的環(huán)境。第二，加強(qiáng)安全宣傳工作，在滿足檔案個(gè)性化運(yùn)用需要的基礎(chǔ)上提高使用安全意識(shí)。第三，建立安全的上傳與檔案保管途徑，提高檔案底層安全，保證檔案數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性，為后續(xù)檔案應(yīng)用做好必要的準(zhǔn)備。

（五）強(qiáng)化設(shè)備配置

事業(yè)單位要從信息化檔案管理工作著手，加強(qiáng)信息技術(shù)設(shè)備的配置工作，注重通過信息技術(shù)改革提高檔案管理工作有效性。首先，應(yīng)當(dāng)全面加強(qiáng)檔案信息技術(shù)配置工作的改革規(guī)劃，明確檔案事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，從挖掘知識(shí)的角度引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)設(shè)備，促進(jìn)檔案管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)，滿足信息化檔案管理建設(shè)的需要。其次，全面提高設(shè)備應(yīng)用針對性，注重不斷落實(shí)檔案管理工作資金，提高檔案管理工作設(shè)施設(shè)備的水平。最后，加強(qiáng)與第三方機(jī)構(gòu)的合作，依托專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)控制知識(shí)服務(wù)的新方式，加強(qiáng)對檔案資源的檢索質(zhì)量，滿足事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)檔案的知識(shí)服務(wù)需要。

三、結(jié)語

借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)優(yōu)勢，探索有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法；在原始紙質(zhì)檔案資料保存的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化電子檔案信息資料的知識(shí)服務(wù)功能，是21 世紀(jì)檔案管理改革的新方向。檔案管理人員只有明確知識(shí)服務(wù)與檔案管理之間的關(guān)系，抓住基于知識(shí)服務(wù)的數(shù)字化檔案管理工作重點(diǎn)，才能在新時(shí)期的檔案管理改革中激流勇進(jìn)，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。