張耀剛

（國家稅務總局鹽城市稅務局，江蘇 鹽城 224001）

行政工作有很廣闊的發(fā)展前景，未來的企業(yè)對于細分化專業(yè)化的要求越來越高，一個小小的行政類工作已經(jīng)需要組建一個部門來處理工作，介于此也更需要專業(yè)和智慧型的人員來填充崗位的空缺。行政無定法，接待運維保，所有的固定套路都是要根據(jù)企業(yè)隨機應變，高智商高情商一個都不能少。這對企業(yè)機制的靈活性以及人員潛力的發(fā)展性都是一個很大的挑戰(zhàn)。

一、淺探存在意義

實踐是檢驗真理的唯一標準。行政工作的開展不是整天只坐在辦公室收發(fā)材料，要有實踐思維，多去進行探索與實踐。行政是一個經(jīng)常被看輕的崗位，行政在很多體系和企業(yè)里就是平常無奇的。但實際上，行政崗位所包含的工作內(nèi)容很豐富：企業(yè)管理、室內(nèi)空間設計、設備管理、財務差旅費管理、日常管理等方面。建立合理的行政事務管理工作的機制可以為機關事業(yè)單位吸收更優(yōu)秀的人才，行政工作是主導性的同時也是輔助性的，定期的員工培訓可以讓個體獲得更多的職業(yè)與企業(yè)認同感，用合理的成本換來員工最高的工作積極性，提高工作效率形成良好的企業(yè)氛圍。

二、發(fā)現(xiàn)問題窘狀

（一）全局意識不具備

在眾多行政人應該具備的思維方式中，站在管理者角度，培養(yǎng)行政事務處理的全局觀念是十分關鍵和重要的。做好行政預算以及控制行政成本。總之行政工作要做好，就必須將工作想在前面做在前面，萬萬不可拖到最后。

（二）運行機制未落地

在進行行政管理的時候掌握方法，在實踐中解決問題，服務水平才能更新提升，將企業(yè)的管理服務做到極致。有了規(guī)則卻執(zhí)行不力，等同于沒有規(guī)則，所以行政工作還需要推動規(guī)則的執(zhí)行，讓所有員工快速準確了解各項規(guī)章制度，讓所有員工可以方便獲取相關文件，督促員工按照規(guī)則行事。

三、制創(chuàng)新策略

（一）清晰定位提效率

行政工作是相當繁雜的，涉及到不同的工作內(nèi)容，也涉及到不同的專業(yè)知識，比如工建管理需要工程管理的專業(yè)知識；文控管理需要極強的公文寫作能力；資產(chǎn)管理需要明白資產(chǎn)的全生命周期，并建立相應的控制等等。處理的事情又多又雜，所以需要邏輯清晰，做事情有條理，分得清主次輕重。一件一件自己要有安排有計劃，并把計劃告知。就是要理得清事和物。要把事情規(guī)則化，流程化，理清楚。比如文件夾名稱、日期、內(nèi)容有條理，文件歸檔有條理，好查找。

行政工作存在難以量化，服務難以評價等客觀事實，很容易走進的誤區(qū)就是服務變成管理。如果沒有形成統(tǒng)一體系的制度流程，往往容易形成大家陷入日常各種瑣碎事務、各自為戰(zhàn)的狀況，甚至人員替換的時候出行銜接問題，因為各自的辦事方法與標準不一樣。為此，當企業(yè)發(fā)展到一定程度的時候，需要開始進行相應的工作梳理，將一些常規(guī)典型的事務標準化、流程化，小的如訪客的接待，大的如工商變更。

（二）注重反饋增質量

員工滿意度本質上不是員工對行政的滿意度，而是對公司的滿意度，因為行政是代表公司提供服務。創(chuàng)新實施后，不是丟出去就完了，或者認為一定有好多反饋，要隨時，跟蹤行政事務管理的創(chuàng)新，收集意見反饋，及時進行修正。這不僅考驗到行政的創(chuàng)新、計劃與執(zhí)行，也挑戰(zhàn)了行政人員在整個過程中的溝通能力。有的環(huán)節(jié)上溝通比執(zhí)行還要重要，每家企業(yè)的情況都不同，對應的側重點就不同，相應模塊會有增減，也有些模塊會合并一起，甚至受重視的模塊單獨出來作為一個部門也有可能，這些都需要各位行政人員根據(jù)自身企業(yè)的實際情況去梳理調(diào)整，同時將這些模塊進行合理的分配。

同時，要結合企業(yè)文化和價值觀輸出服務和福利，提升員工的積極性。企業(yè)員工反饋度與參與性的提升需要建立在行政事務管理工作人員自身高水平的服務意識與溝通能力等專業(yè)素質上。有序且持續(xù)的行政事務管理工作，需要高素質人才的助力。一個會做事的行政當然不能只坐在辦公室里，常在實踐中發(fā)現(xiàn)錯誤，在時間中提升自己的業(yè)務水平，才能真正做一個90 分的行政人，做一個“大行政”。

（三）借助技術走向現(xiàn)代化

在新時期背景下，借助各類電子設備終端收集、整理和分析數(shù)據(jù)是行政事務管理的必修課。上傳下達的過程中注重質量、講求時效。良好的企業(yè)形象對于公司的長遠發(fā)展起著不可忽視的作用，而借助現(xiàn)代技術進行信息處理與行政管理提供了企業(yè)發(fā)展決策的便捷性窗口。新的技術也帶來了新的管理思維模式，從而實現(xiàn)管理效率提升下運營成本的削減。

在相對開放、追求效率的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中，規(guī)則和制度相對來說更靈活，行政開始脫去陳舊的管理“外衣”，擁抱智能化、信息化：告別純?nèi)斯ぞ€下操作，把業(yè)務流程轉移至線上系統(tǒng)；同時不再靠“經(jīng)驗感覺”做事，開始關注數(shù)據(jù)，借助大數(shù)據(jù)的籌算來輔助決策，能夠極大地降低試錯成本。完善單位網(wǎng)站管理，在現(xiàn)有網(wǎng)站宣傳頁上改進版面，增設意見收集類的反饋環(huán)節(jié)，綜合各方意見進行管理優(yōu)化，實現(xiàn)行政事務管理現(xiàn)代化、智能程序化。

四、結語

作為展開機關事業(yè)單位各部門協(xié)調(diào)工作的橋梁，行政事務管理部門是貫穿機關事業(yè)單位各項工作的重要部門，其行政事務管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有極為關鍵的作用。借助現(xiàn)代信息管理技術來完善行政事務管理機制，引進培育一批有全局觀的高素質行政事務管理人員，助推企業(yè)事業(yè)單位的時代性變革。