解讀高校檔案提供利用的思維方法

劉影

（哈爾濱理工大學(xué)，黑龍江 哈爾濱 150080）

引言：檔案管理作為一項(xiàng)腦力勞動(dòng)的工作，其需要檔案管理工作人員具備較強(qiáng)的思維活動(dòng)，檔案管理工作人員只有具備了創(chuàng)新思維方法，才能更好地與工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理模式的改革，讓檔案管理水平得以提升。

一、高校檔案提供利用思維方法的影響因素

（一）檔案管理人員的思維方法受到檔案利用者查詢服務(wù)形式的影響

在檔案管理工作中，檔案查詢服務(wù)的主要表現(xiàn)形式可以分成兩種，第一種是事實(shí)查詢，第二種為專題查詢。在事實(shí)查詢的服務(wù)形式下，主要是完成對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案、入校時(shí)間、在校表現(xiàn)情況等信息的查詢，而這些信息資料也是查詢思維活動(dòng)當(dāng)中的客體。在查詢過程中檔案管理人員的思維主要反應(yīng)在對(duì)查詢信息的分類，根據(jù)所要查詢的信息類別，選擇相應(yīng)的檢索工具進(jìn)行查詢，或者根據(jù)檔案管理人員自己記憶中的知識(shí)信息，從中尋找所要的信息存放位置，之后通過實(shí)物資料、口頭表述或者復(fù)制打印資料的形式轉(zhuǎn)達(dá)給利用者，供其進(jìn)行查閱。因此，在該查詢形勢(shì)下，查詢工作中的思維方法是通過檔案管理人員記憶與經(jīng)驗(yàn)積累來體現(xiàn)的，查詢的過程也會(huì)直接反映出管理人員的直覺思維與經(jīng)驗(yàn)思維。

而在專題檔案的查詢工作中，如果需要針對(duì)一個(gè)研究課題中的問題加以跟蹤，就要從課題開始到課題結(jié)束的這個(gè)過程產(chǎn)生的資料中尋找線索，通過分析、檢索得到相應(yīng)的信息資料，而這種信息資料的查詢是一個(gè)邏輯加工過程，這個(gè)邏輯加工過程需要多個(gè)思維方法有機(jī)結(jié)合完成思維活動(dòng)，這也就體現(xiàn)出了專題查詢中思維活動(dòng)的復(fù)雜性。

（二）思維方法受到了查詢信息內(nèi)容的影響

在高校檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行查詢某屆學(xué)生學(xué)籍的工作，而受理查詢服務(wù)后，檔案管理人員的思維活動(dòng)就要從學(xué)生入校時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等多個(gè)方向加以思考，進(jìn)而保證查詢所得的資料的完整性。而這種求全的思維活動(dòng)表現(xiàn)，也造成了思維建構(gòu)的多向性，也就是心理學(xué)中所說的發(fā)散思維。

（三）思維方法受到管理人員素質(zhì)水平的影響

檔案管理人員作為高校檔案管理工作中的主體,其管理效果與管理人員的素質(zhì)水平有直接關(guān)系，作為一種有目的的自覺思維活動(dòng)，必須管理人員對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)周密的安排，具備開闊的視野，要懂得提煉編制檢索工具。在工作中對(duì)檔案資料的整理、加工，都與檔案管理人員自身創(chuàng)造性思維能力有關(guān)。管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)以及思維品質(zhì)都會(huì)直接影響到檔案管理工作的開展效果。

（四）管理模式上對(duì)檔案管理的制約

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理越來越離不開信息技術(shù)的支持，信息技術(shù)會(huì)影響檔案信息資源的開發(fā)利用，是幫助檔案館發(fā)揮社會(huì)職能的重要手段。如果不能及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的工作模式，做好信息化建設(shè)，就會(huì)讓檔案收集、整理以及利用效率受到嚴(yán)重影響，從而阻礙高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。社會(huì)的信息化發(fā)展，也對(duì)高校檔案管理的從業(yè)人員提出了更高的要求，從業(yè)人員只有掌握了相應(yīng)的技術(shù)能力，具備了系統(tǒng)、綜合的立體思維方式才能更好地開展高校檔案管理工作。

二、檔案查詢中基本思維方法的利用

（一）查詢過程中的思維方法

分析作為科學(xué)思維方法中的一項(xiàng)重要組成部分，是對(duì)整體事物的分解，要根據(jù)具體事物從思想上區(qū)分事物具備的相關(guān)特征，同時(shí)也是對(duì)事物之間聯(lián)系的總結(jié)。在高校檔案管理工作中，咨詢服務(wù)要首先確定所要查詢的范圍，根據(jù)檔案信息的具體要求，選擇對(duì)應(yīng)的檢索工具。檔案管理人員在進(jìn)行檔案咨詢服務(wù)時(shí)，必須要從檔案庫(kù)中找出與咨詢問題有關(guān)系的相應(yīng)資料，同時(shí)還要注重對(duì)內(nèi)涵及服務(wù)功能的深度挖掘，這樣才能更加全面地利用起檔案資源。例如：高校在為出國(guó)留學(xué)的學(xué)生進(jìn)行成績(jī)查詢時(shí)，不僅要檢索該名學(xué)生入校時(shí)的成績(jī)，還要獲取詳細(xì)的在校期間成績(jī)，要為其提供學(xué)習(xí)成績(jī)、畢業(yè)證書的中英文對(duì)照，這樣就能讓咨詢的信息更加全面。

（二）檢索工具使用過程中的思維方法

在運(yùn)用相應(yīng)的檢索工具時(shí)，要為其提供相應(yīng)的思維方法，將比較與概括的思維方法利用到查借閱讀檔案資料的整個(gè)過程之中，在查找相應(yīng)基建工程檔案時(shí)，確保上級(jí)批閱的資料文件的完整性，同時(shí)搜集校內(nèi)的相關(guān)文件，按照國(guó)家教委辦法的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中的要求進(jìn)行資料收集整理，這樣就能讓資料的查詢更加規(guī)范。與此同時(shí)，利用好相應(yīng)的查詢、檢索工具，通過概括思維活動(dòng)來不斷地探索檢索工具的規(guī)律及方法，這樣就能逐漸積累出相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，讓高校檔案管理工作水平有所提升。

結(jié)束語：綜上所述，高校檔案管理工作的思維方法，是一個(gè)具體實(shí)踐與方法論的問題。高校檔案管理要根據(jù)實(shí)踐活動(dòng)的具體內(nèi)容，提供相應(yīng)的思維方法，以思維方法作為依托，發(fā)揮其在查詢工作中的作用。檔案管理人員作為查詢活動(dòng)的思維主體，必須懂得利用思維方法實(shí)現(xiàn)對(duì)工作的控制與調(diào)節(jié)，才能讓高校檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提升。