淺談“互聯(lián)網(wǎng)+”在高?？蒲袡n案管理工作的運(yùn)用

許玲玲

（廣西大學(xué)行健文理學(xué)院，廣西 南寧 530005）

在高校的檔案管理中,科研檔案的管理是其工作的重要組成部分,科研檔案所呈現(xiàn)的規(guī)模和管理水平反映了該學(xué)校一直以來(lái)的學(xué)術(shù)積淀及科研傳承?？蒲袡n案也是高校檔案管理中重要的檔案內(nèi)容之一，對(duì)高?？蒲兄蟹e累的工作流程，以及相關(guān)成果和數(shù)據(jù)等進(jìn)行記錄，對(duì)高?？蒲性诿磕晟陥?bào)項(xiàng)目、立項(xiàng)情況加以體現(xiàn)，其參考價(jià)值和保存價(jià)值很高。所謂教學(xué)決定生存，科研決定水平。高?？蒲袡n案結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景，對(duì)檔案管理及利用起到了提高效率的作用。

一、高?？蒲袡n案管理中存在的問(wèn)題和不足

（一）重視程度較低

以往高校管理中，對(duì)科研檔案管理重視程度較低。在傳統(tǒng)觀念影響下，認(rèn)為檔案管理并非學(xué)校重點(diǎn)工作，完成上報(bào)，不泄露即可。還有些工作人員抱著“不出錯(cuò)，即無(wú)過(guò)”的想法對(duì)移交上來(lái)的檔案資料，只是進(jìn)行單純地保管、簡(jiǎn)單利用，且從來(lái)不主動(dòng)去收集檔案資料，造成許多珍貴的檔案資料遺失。通常上級(jí)要求交申報(bào)材料后，不為自己學(xué)校保存檔案的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。因此，高?？蒲袡n案并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（二）檔案人員素質(zhì)不夠

很多學(xué)校專職檔案管理員只有若干名，還需要二級(jí)學(xué)院或二層單位對(duì)科研工作進(jìn)行組織和管理，往往這些人員都是兼職教學(xué)任務(wù)或其他方面的工作。這些兼職的人員素質(zhì)不能與的檔案管理要求相適應(yīng)，不能夠推廣一些管理經(jīng)驗(yàn)，還往往對(duì)學(xué)校層單位有很強(qiáng)的依賴。有工作制度要求也并沒(méi)有很好地去行使職責(zé)，只是做一個(gè)傳遞或跑腿的。

（三）管理創(chuàng)新落后

目前，仍有很多高校采取的是傳統(tǒng)科研檔案管理方法，簡(jiǎn)單地掃描、編輯、上傳、查詢等，甚至有的高校只用EXCEL 表格手工錄入統(tǒng)計(jì)管理，沒(méi)有對(duì)信息化技術(shù)和方法充分利用。一些高校雖然引進(jìn)了檔案信息化管理，但是在數(shù)字化檔案管理軟件上，沒(méi)有形成統(tǒng)一化的安全標(biāo)準(zhǔn)管理體系。一些數(shù)字化檔案管理軟件，沒(méi)有對(duì)接上學(xué)校的OA 系統(tǒng)，檔案信息處理利用效率降低。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”在高?？蒲袡n案管理工作運(yùn)用

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的內(nèi)涵及意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)”。但這種“+”并不是兩者簡(jiǎn)單的組合，而是利用現(xiàn)代信息通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)實(shí)現(xiàn)深度融合，從而創(chuàng)新的發(fā)展業(yè)態(tài)。

（二）檔案統(tǒng)計(jì)工作的職能

為確保項(xiàng)目管理的規(guī)范化，才能使計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性得到充分的保障。一個(gè)信息的是否準(zhǔn)確在很大的程度上取決于統(tǒng)計(jì)信息的質(zhì)量的高低，因此集中力量把控好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)、加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的管理監(jiān)控力度，不斷的促進(jìn)科研管理部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制是十分必要的。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，統(tǒng)計(jì)信息的需求量不斷增加，對(duì)于科研管理統(tǒng)計(jì)部門的工作人員來(lái)說(shuō)，是一邊需要借助網(wǎng)絡(luò)填寫相關(guān)報(bào)表，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供統(tǒng)計(jì)信息，另一邊充分利用互聯(lián)網(wǎng)共享資源的優(yōu)勢(shì)，也很好地為二級(jí)學(xué)院或二層單位的不重視檔案解決依賴性問(wèn)題。充分發(fā)揮出自己統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的職責(zé)，及時(shí)在網(wǎng)絡(luò)相關(guān)文獻(xiàn)中提取、匯總、整理及保存工作，并且積極監(jiān)督和指導(dǎo)相關(guān)科室的報(bào)表工作。

（三）利用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式，推進(jìn)高?？蒲袡n案服務(wù)創(chuàng)新

隨著社會(huì)對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越高，檔案工作人員采用靈活多樣的服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變一般化檔案查閱為多樣化、特色化服務(wù)，變粗淺的單層次服務(wù)為多層次的全方位服務(wù)?？蒲泄芾聿块T根據(jù)自身人力、財(cái)力和物力情況，找準(zhǔn)科研檔案工作服務(wù)創(chuàng)新的突破口。開(kāi)展諸如“項(xiàng)目立項(xiàng)/結(jié)題通知（文件）”“項(xiàng)目進(jìn)程提醒”“項(xiàng)目信息”“成果檔案實(shí)體信息庫(kù)”“業(yè)績(jī)獲獎(jiǎng)情況”等服務(wù)項(xiàng)目的研究與開(kāi)發(fā)，同時(shí)還與人事職改辦的教師職稱，教師教學(xué)科研工作量、學(xué)生創(chuàng)新實(shí)踐教學(xué)等關(guān)聯(lián)，不斷擴(kuò)大高?？蒲袡n案管理工作的作用，為教學(xué)科研、師生員工以及整個(gè)社會(huì)的服務(wù)范圍。

（四）“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化安全

檔案管理運(yùn)用上“互聯(lián)網(wǎng)+”后，是我們需要注意信息化安全的問(wèn)題。我們不僅要做好硬件的維護(hù)、加強(qiáng)防病毒工作，而且要做好數(shù)據(jù)備份，防止檔案管理系統(tǒng)因意外帶來(lái)的不可恢復(fù)性。除此之外，我們還要加強(qiáng)檔案內(nèi)部管理體制的建設(shè)，提高管理工作人員保密意識(shí)，確?？蒲许?xiàng)目、成果檔案管理信息化的安全運(yùn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下可提高科研檔案管理的工作效率與質(zhì)量，是影響學(xué)校整體的管理水平。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理還有很多的功能和作用可以探討，這需要科研管理工作人員用心工作，時(shí)刻保持檔案意識(shí)頭腦，開(kāi)發(fā)科研檔案的利用形式，從而使科研檔案發(fā)揮出更大的價(jià)值。