醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法研究

張姍姍

（濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院，山東 濱州 256603）

近年來，隨著“信息爆炸”趨勢越來越顯著，同時在醫(yī)院運營時間延長的情況下，使得檔案資料不斷累積，數(shù)據(jù)規(guī)模擴大，數(shù)量及種類增加，檔案利用需求增長，要想滿足當前檔案管理及服務(wù)需要，就必須引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案，便于檔案信息的采集、儲存及開發(fā)利用，同時，推動電子檔案的規(guī)范化管理，有利于檔案信息在醫(yī)院發(fā)展決策中作用的發(fā)揮。

一、醫(yī)院展開電子檔案建設(shè)的意義分析

（一）提升檔案管理質(zhì)量

在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的信息指導價值。而應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化，便于檔案的儲存，實現(xiàn)信息開放共享。而且，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進，數(shù)據(jù)儲存容量增大，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠在海量檔案資料中挖掘意向信息，為醫(yī)院運營管理決策制定提供參考依據(jù)[1]。

（二）提升工作效率

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式中，采取人工作業(yè)模式，檔案資料采集起來耗時較長，還需人工進行整理、檢查，耗時耗力，且工作內(nèi)容枯燥無趣，員工普遍工作積極性不高。應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案，各部門可直接將日常工作中電腦錄入的信息傳遞到電子檔案中，再由檔案管理人員應(yīng)用計算機軟件，進行歸納、分類、統(tǒng)計、分析，工作效率顯著提升，員工工作負荷大大減輕，人工成本降低，有效節(jié)約了人力資源。而且，在現(xiàn)代化信息技術(shù)軟件的支持下，計算機代替人工作業(yè)，有效減少了人工整理、計算失誤的問題，確保了工作質(zhì)量。

二、醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法分析

（一）建立健全電子檔案管理制度

依照《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定醫(yī)院電子檔案管理制度，明確其工作內(nèi)容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案管理意識及服務(wù)意識[2]。為了確保檔案資料的完整性，應(yīng)實施檔案管理責任制度，明確主管領(lǐng)導及管理人員，專崗專責，并構(gòu)建與之相適應(yīng)的監(jiān)督機制，確保檔案采集、管理、保管工作的高質(zhì)量展開。在檔案室建設(shè)過程中，醫(yī)院財務(wù)管理部門應(yīng)該安排專項經(jīng)費，打造電子檔案平臺，將各部門、各科室業(yè)務(wù)活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設(shè)置編碼，統(tǒng)一管理。

（二）加快構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)平臺

信息技術(shù)的引進，有利于推動醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化、高效化管理，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化、電子化，提高檔案信息的共享效率?；谶@一認知，醫(yī)院管理層應(yīng)該重視對于檔案的信息化建設(shè)，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)信息共享，建設(shè)電子檔案標準化、智慧化管理格局，全面提升檔案管理服務(wù)水平。在電子檔案中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在電子檔案管理中，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì)，同時，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時，設(shè)定賬戶權(quán)限等級，數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù)，具備數(shù)據(jù)編輯、管理功能，而高級用戶能夠看到所有檔案信息，普通用戶只能看到公共信息，完善數(shù)據(jù)平臺防御機制，定期優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改[3]。

（三）打造高素質(zhì)電子檔案管理隊伍

檔案管理工作政策性、原則性極強，管理人員必須具備極強的政治責任心，具備嚴格的政治紀律意識，對待工作認真負責，對待客戶友善和藹，主動為人們服務(wù)。在規(guī)范電子檔案管理的過程中，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)電子檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的具備現(xiàn)代信息思維與素養(yǎng)的檔案管理隊伍，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓及學會交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸[4]。同時，領(lǐng)導層應(yīng)該充分認識到檔案信息在單位發(fā)展中的指導作用，設(shè)立檔案管理專職崗位，根據(jù)工作需求引進專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續(xù)教育，在新購進信息化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學習，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，以防醫(yī)院機密或患者隱私泄漏。

三、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院運營管理活動中，所形成各類具有保存價值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等，都屬于醫(yī)院檔案。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在醫(yī)院醫(yī)療工作及行政管理中發(fā)揮著重要作用，構(gòu)建電子檔案，實現(xiàn)電子檔案的標準化管理，能夠有效提升檔案信息質(zhì)量，提升檔案利用率，解決以往檔案資料不齊全、“重藏輕用”等問題，確保其信息指導價值的有效發(fā)揮。