張姍姍
(濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院,山東 濱州 256603)
近年來,隨著“信息爆炸”趨勢越來越顯著,同時在醫(yī)院運營時間延長的情況下,使得檔案資料不斷累積,數(shù)據(jù)規(guī)模擴大,數(shù)量及種類增加,檔案利用需求增長,要想滿足當前檔案管理及服務(wù)需要,就必須引進現(xiàn)代化信息技術(shù),構(gòu)建電子檔案,便于檔案信息的采集、儲存及開發(fā)利用,同時,推動電子檔案的規(guī)范化管理,有利于檔案信息在醫(yī)院發(fā)展決策中作用的發(fā)揮。
在以往,檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料,隨著時間的推移,文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失,再加上大量的文書、檔案原件堆積,整理起來比較困難,檢索查證效率極低,整體而言,檔案利用率較低,無法發(fā)揮應(yīng)有的信息指導價值。而應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化,便于檔案的儲存,實現(xiàn)信息開放共享。而且,隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進,數(shù)據(jù)儲存容量增大,利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),能夠在海量檔案資料中挖掘意向信息,為醫(yī)院運營管理決策制定提供參考依據(jù)[1]。
在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式中,采取人工作業(yè)模式,檔案資料采集起來耗時較長,還需人工進行整理、檢查,耗時耗力,且工作內(nèi)容枯燥無趣,員工普遍工作積極性不高。應(yīng)用信息技術(shù),構(gòu)建電子檔案,各部門可直接將日常工作中電腦錄入的信息傳遞到電子檔案中,再由檔案管理人員應(yīng)用計算機軟件,進行歸納、分類、統(tǒng)計、分析,工作效率顯著提升,員工工作負荷大大減輕,人工成本降低,有效節(jié)約了人力資源。而且,在現(xiàn)代化信息技術(shù)軟件的支持下,計算機代替人工作業(yè),有效減少了人工整理、計算失誤的問題,確保了工作質(zhì)量。
依照《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示,制定醫(yī)院電子檔案管理制度,明確其工作內(nèi)容、流程及標準,確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化,督促工作人員提升檔案管理意識及服務(wù)意識[2]。為了確保檔案資料的完整性,應(yīng)實施檔案管理責任制度,明確主管領(lǐng)導及管理人員,專崗專責,并構(gòu)建與之相適應(yīng)的監(jiān)督機制,確保檔案采集、管理、保管工作的高質(zhì)量展開。在檔案室建設(shè)過程中,醫(yī)院財務(wù)管理部門應(yīng)該安排專項經(jīng)費,打造電子檔案平臺,將各部門、各科室業(yè)務(wù)活動中所積累的資料,及時歸檔,按照日期、模塊分類存檔,設(shè)置編碼,統(tǒng)一管理。
信息技術(shù)的引進,有利于推動醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化、高效化管理,實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化、電子化,提高檔案信息的共享效率?;谶@一認知,醫(yī)院管理層應(yīng)該重視對于檔案的信息化建設(shè),加大資金投入,選擇合適的數(shù)據(jù)化模式,引進相關(guān)技術(shù)及設(shè)備,包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調(diào)、消防設(shè)施等,構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺,實現(xiàn)信息共享,建設(shè)電子檔案標準化、智慧化管理格局,全面提升檔案管理服務(wù)水平。在電子檔案中,信息利用者只需根據(jù)自身需求,輸入關(guān)鍵詞,即可快速查詢找出所需資源,工作效率大大提高。不過,在電子檔案管理中,為保障信息安全,應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì),同時,完善權(quán)限設(shè)置,合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限,對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理,同時,設(shè)定賬戶權(quán)限等級,數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù),具備數(shù)據(jù)編輯、管理功能,而高級用戶能夠看到所有檔案信息,普通用戶只能看到公共信息,完善數(shù)據(jù)平臺防御機制,定期優(yōu)化、升級系統(tǒng),安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等,以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改[3]。
檔案管理工作政策性、原則性極強,管理人員必須具備極強的政治責任心,具備嚴格的政治紀律意識,對待工作認真負責,對待客戶友善和藹,主動為人們服務(wù)。在規(guī)范電子檔案管理的過程中,醫(yī)院應(yīng)根據(jù)電子檔案管理需求,培養(yǎng)專業(yè)的具備現(xiàn)代信息思維與素養(yǎng)的檔案管理隊伍,定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓及學會交流會,讓檔案管理人員學習計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用,突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸[4]。同時,領(lǐng)導層應(yīng)該充分認識到檔案信息在單位發(fā)展中的指導作用,設(shè)立檔案管理專職崗位,根據(jù)工作需求引進專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達標的檔案管理人才,做好崗前培訓考核工作,加強繼續(xù)教育,在新購進信息化管理技術(shù)及設(shè)施后,組織管理人員學習,迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù),幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識,以防醫(yī)院機密或患者隱私泄漏。
綜上所述,在醫(yī)院運營管理活動中,所形成各類具有保存價值的原始記錄資料,包括文字、圖像、表格等,都屬于醫(yī)院檔案。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征,在醫(yī)院醫(yī)療工作及行政管理中發(fā)揮著重要作用,構(gòu)建電子檔案,實現(xiàn)電子檔案的標準化管理,能夠有效提升檔案信息質(zhì)量,提升檔案利用率,解決以往檔案資料不齊全、“重藏輕用”等問題,確保其信息指導價值的有效發(fā)揮。