新時代下檔案數(shù)字化管理綜述

張靜思 任艷

（1 安圖縣機構(gòu)編制電子政務(wù)中心，吉林 安圖 133600；2 安圖縣機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，吉林 安圖 133600）

檔案整體數(shù)字化系統(tǒng)就是以實現(xiàn)檔案安全保管為主、檔案利用中心、檔案知識中心和電子文件（檔案）備份中心為目標，以建立檔案數(shù)據(jù)信息的全集成、全管控、全服務(wù)、全覆蓋、一體化、智能化、虛擬化為基礎(chǔ)，從管理體制、業(yè)務(wù)工作、制度規(guī)范和設(shè)施設(shè)備等方面進行建設(shè)的全方位的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。最終目的就是：對電子文件的收集、整理、利用、處置等過程進行管控，達到規(guī)范管理、長期保存、安全保密、高效利用的目標。

一、檔案數(shù)字化的意義

什么叫檔案數(shù)字化：檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲檔案信息，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進行管理。數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。檔案數(shù)字化工作具體工作就是：掃描人員把紙質(zhì)檔案用掃描儀掃后存成電子版，然后有圖像處理人員把四邊及文檔區(qū)有污點的地方去除干凈，再有檔案信息錄入人員把案卷或卷內(nèi)信息錄入一個檔案管理軟件里，最后一項是質(zhì)檢人員的工作，就是將幾個環(huán)節(jié)來個總的質(zhì)檢?？傊ぷ髁鞒炭筛鶕?jù)實際檔案情況來定。

二、檔案數(shù)字化管理

文檔信息資源是政府信息資源的核心，而政府行政也離不開信息資源的有效管理和利用，電子文件是利用計算機進行信息輸入、存儲、傳輸?shù)纫幌盗胁僮鞯臄?shù)字化產(chǎn)物，是信息化管理系統(tǒng)的必然產(chǎn)物。從目前世界范圍來看，推進政府部門辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化和信息資源共享已是大勢所趨。

（一）傳統(tǒng)檔案保存存在缺點

一是存儲需求。政府檔案不方便實現(xiàn)電子化管理，文件存儲分散，沒有統(tǒng)一的信息化存儲平臺。二是快速檢索。政府實現(xiàn)公共服務(wù)數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)有難度，沒有靈活的數(shù)據(jù)檢索來支持政府標準文本。三是信息共享。實現(xiàn)互聯(lián)互通不便，通知通告等不能不能及時送達至相關(guān)部門，阻礙均衡發(fā)展。四是信息安全。無法進行訪問控制安全監(jiān)控、信息保護、信息安全傳輸、身份識別、權(quán)限控制、資源管理、用戶管理等功能欠缺，影響信息安全。五是檔案維護。容易出現(xiàn)檔案丟失，變質(zhì)、蟲蛀等現(xiàn)象，對檔案原數(shù)據(jù)材料造成無法彌補的損失，政務(wù)公文安全得不到保障。六是庫房管理。常常要花費很多的人力和時間去查找一份檔案資料，檔案文件數(shù)量太多，無法確定檔案的存放位置。

（二）檔案數(shù)字化解決方案

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

一是檔案統(tǒng)一管理。檔案管理系統(tǒng)搭建海量文檔的集中存儲平臺，包括電子文件，電子檔案及實體檔案等都可以在這個平臺中安全高效地進行管理。

二是信息共享便利。包括文件查詢、統(tǒng)計、維護等。可創(chuàng)建不同檔案類型目錄，分類存放各類文件和檔案，獲得權(quán)限后可上傳附件文件、瀏覽文件、分享文件等。

三是信息檢索。強大的高級搜索功能，可以基于檔案編號、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間、目錄等屬性組合搜索，個性化的信息檢索功能幫助用戶從海量檔案中準確定位所需檔案以及實體檔案存放的位置。

四是審批申報。審批流程的設(shè)置是建立一個自定義的審批流程，包括對流程名，不同審批環(huán)節(jié)的環(huán)節(jié)名稱和審批人設(shè)置，分為全局流程和目錄流程。全局審批流程是指可以應(yīng)用于所有目錄的審批流程；目錄審批流程是針對單一目錄的審批流程。所有審批流程都可以自定義審批部門、審批人、審批級別等信息。審批流程可應(yīng)用在送審、借閱，實現(xiàn)對送審檔案或借閱檔案的自定義流程審批。分為待審批單據(jù)、已審批單據(jù)、送審的檔案、我的借閱申請分類數(shù)據(jù)顯示列表。審批基礎(chǔ)設(shè)置分為審批狀態(tài)和審批級別。

五是檔案庫房。庫房管理是針對實體檔案的存儲，自定義庫房功能可以將檔案的存放位置進行管理，方便檔案借閱以及維護管理，可對檔案存放的位置進行新增、修改、刪除打印操作。顯示當(dāng)前所用庫房的庫房ID、庫房名稱、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間、柜子數(shù)、盒子數(shù)以及存儲的文件數(shù)等庫房屬性。

六是檔案審計。完善的系統(tǒng)日志和審計記錄，系統(tǒng)自動記錄用戶對檔案的相關(guān)操作及操作時間，一旦出現(xiàn)問題可有據(jù)可尋。

七是統(tǒng)計報表。系統(tǒng)自動統(tǒng)計文件的上傳、下載、閱讀、更新、收藏量，從而進一步加強檔案的管理。

八是數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)提供定時備份數(shù)據(jù)功能，以免數(shù)據(jù)丟失給用戶造成不可估量的損失。

九、信息安全權(quán)限設(shè)置：可針對用戶、部門及崗位進行細膩的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印等操作。

三、結(jié)語

隨著檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲和安全的壓力與日俱增，作為檔案數(shù)字化安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案管理需要加強數(shù)據(jù)存儲和備份的統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)不同業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)類型，建立科學(xué)、合理的數(shù)據(jù)備份機制，并遵照信息安全等級保護的有關(guān)標準，達到一定的安全級別的同時，通過建立各項管理制度，進一步推動檔案數(shù)字化規(guī)范化建設(shè)，保障各項工作有序開展。