淺析企業(yè)檔案信息化管理及利用

王紅桃

（廣西欽州北投水務(wù)有限公司，廣西 欽州 535008）

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）庫(kù)房分散、檔案存儲(chǔ)成本過(guò)高

前文中提到，我國(guó)人口基數(shù)較大，相應(yīng)的各類文書(shū)檔案數(shù)量也十分龐大，這就需要更多的庫(kù)房進(jìn)行檔案存放?？v觀我國(guó)各地企業(yè)單位檔案存儲(chǔ)現(xiàn)狀，所有的檔案被分散存儲(chǔ)在幾個(gè)不同的倉(cāng)庫(kù)中，且由于檔案的材質(zhì)對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有較為嚴(yán)苛的要求，各個(gè)存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)都安裝有空調(diào)、電腦、空氣干燥機(jī)以及其他的必備的辦公用品，造成了資源極大地浪費(fèi)，也使得存儲(chǔ)成本持續(xù)居高不下。另外，由于一些企業(yè)單位的建筑面積有限，沒(méi)有充足的庫(kù)房用于存儲(chǔ)檔案，只能向外界租賃，無(wú)疑又增加了存儲(chǔ)成本。還有，一些檔案管理人員工作中存在粗心大意的毛病，沒(méi)有嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理制度進(jìn)行檔案的分類管理工作，往往會(huì)造成一些關(guān)鍵檔案的損壞、遺失等，且檔案的安全狀況比較堪憂。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)

企業(yè)單位檔案管理工作的復(fù)雜性和專業(yè)性決定了從事檔案管理人員必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理技術(shù)，也對(duì)其組織能力、協(xié)調(diào)能力和綜合實(shí)踐能力提出了更高的要求。反觀我國(guó)各地區(qū)的企業(yè)單位檔案管理工作，由于主要工作人員有限且他們還要從事其他各種日?，嵥槭聞?wù)，沒(méi)有充足的精力用于檔案管理工作，很多需要在一定時(shí)間內(nèi)完成的工作中都需要突擊完成，難免會(huì)忙中出錯(cuò)，甚至?xí)o民眾帶來(lái)切身的利益?zhèn)?。一些工作人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，很多需要分類歸檔、存儲(chǔ)并建立統(tǒng)一的檔案目錄檔案沒(méi)有落實(shí)到實(shí)處，工作中效率無(wú)法令民眾滿意。

（三）檔案管理管理模式落后

目前很多企業(yè)單位的檔案管理模式中存在一定的問(wèn)題，這就在根本上限制了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字檔案管理技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，但是企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和自動(dòng)化，檔案管理質(zhì)量不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展要求，也進(jìn)一步影響了服務(wù)質(zhì)量。即使已經(jīng)實(shí)現(xiàn)在文書(shū)檔案管理中引進(jìn)了數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的企業(yè)單位其在實(shí)際管理中也存在諸多不合理之處，沒(méi)有根據(jù)本部門的工作性質(zhì)和文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)個(gè)性化的軟件掛管理系統(tǒng)，仍然沿用已經(jīng)淘汰的技術(shù)和設(shè)備，甚至一些企業(yè)單位購(gòu)置的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)被閑置，仍然延用傳統(tǒng)的人工管理模式，使得檔案管理具有一定的封閉性，長(zhǎng)此以往必然不利于檔案管理工作的長(zhǎng)久發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的可行性策略

（一）提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全系數(shù)

企業(yè)檔案管理中信息化建設(shè)中最重要的環(huán)節(jié)就是提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全等級(jí)，保護(hù)企業(yè)檔案信息不受損壞，從而最大程度的提升企業(yè)的檔案管理效率。①要保證計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的安全。當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連上網(wǎng)絡(luò)之后，容易受到一些木馬病毒和黑客的攻擊而造成系統(tǒng)癱瘓，或是帶來(lái)嚴(yán)重的企業(yè)檔案信息泄露問(wèn)題。為此，有必要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝防火墻和一些殺毒軟件保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全和正常操作，并定期對(duì)計(jì)算機(jī)的病毒庫(kù)進(jìn)行升級(jí)處理；②要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的保密工作。對(duì)于一些計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題應(yīng)該請(qǐng)內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員維修，盡量避免隨意使用外聘人員，給企業(yè)的檔案信息泄露帶來(lái)一定的隱患；③要逐步完善檔案信息系統(tǒng)的管理制度，通過(guò)制定嚴(yán)格的管理規(guī)范和監(jiān)管條文規(guī)范相關(guān)人員的操作行為，并進(jìn)一步明確相關(guān)操作人員的訪問(wèn)權(quán)限，讓所有的操作和訪問(wèn)行為變得有章可循。

（二）開(kāi)發(fā)出企業(yè)專屬的檔案管理軟件和硬件系統(tǒng)

當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)都在應(yīng)用同一套管理軟件系統(tǒng)，但是各個(gè)企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)模式和管理方式存在較大差異，這就導(dǎo)致檔案管理工作也不宜采用統(tǒng)一的模式。因此為了提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，有必要針對(duì)企業(yè)具體的經(jīng)營(yíng)管理情況開(kāi)發(fā)交互性強(qiáng)、針對(duì)性好的軟件管理系統(tǒng)，并重點(diǎn)針對(duì)軟件系統(tǒng)的工作性質(zhì)和特點(diǎn)選擇合適的硬件系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)的基本硬件配置、輔助配置、寬帶互聯(lián)網(wǎng)、子通信網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、專門的路由網(wǎng)絡(luò)發(fā)射器、網(wǎng)絡(luò)信號(hào)交換器、USB 移動(dòng)硬盤等等。通過(guò)改善硬件和軟件環(huán)境從而給企業(yè)的檔案管理工作帶來(lái)巨大的便利，為企業(yè)的發(fā)展提供有力保障。

（三）打造專業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理團(tuán)隊(duì)

企業(yè)檔案管理工作的技術(shù)性和專業(yè)性需要一支專業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)升級(jí)、軟件維護(hù)以及檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人才隊(duì)伍從事信息化檔案管理工作，同時(shí)這也是企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化建.設(shè)和提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。一方面，企業(yè)要提高崗位招聘條件，聘請(qǐng)有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)教育背景、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)的人員前來(lái)從事計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的管理工作，提升企業(yè)的核心隊(duì)伍建設(shè)水平；另一方面還要加強(qiáng)對(duì)在職人員的培訓(xùn)，定期組織本單位的檔案管理人員接受專業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及軟件的維護(hù)和開(kāi)發(fā)課程，提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展時(shí)期，特別是全球市場(chǎng)一體化趨勢(shì)的不斷加強(qiáng)，更是給企業(yè)帶來(lái)了巨大的發(fā)展空間和前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力。面對(duì)國(guó)外企業(yè)迅猛入侵，我國(guó)企業(yè)必須從各個(gè)方面強(qiáng)化實(shí)力，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)檔案信息所發(fā)揮的作用無(wú)疑是十分巨大的。企業(yè)要切實(shí)做好檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用工作，汲取企業(yè)檔案信息中的積極因素，推動(dòng)企業(yè)健康有序發(fā)展。