房瑩瑩

（江蘇省地質(zhì)勘查技術(shù)院，南京210049）

1 行業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀及需求

科技的高速發(fā)展不僅會促進企業(yè)加速工作方式轉(zhuǎn)型，亦將加速企業(yè)管理與運營模式的變革。地質(zhì)行業(yè)的野外工作的特殊性，為日常管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。而數(shù)字化、智能化的協(xié)同辦公行業(yè)將推動行業(yè)的快速發(fā)展。

隨著我國信息化發(fā)展戰(zhàn)略和信息化“十五”“十一五”專項規(guī)劃的貫徹實施，我國地質(zhì)行業(yè)中企業(yè)的信息化發(fā)展已取得重要成效和突出進展，信息化工作的建設(shè)日益完善，但大部分僅限于建立自己的官方門戶網(wǎng)站，擁有一定的現(xiàn)代化信息手段處理業(yè)務(wù)，如信息公開、新聞動態(tài)、黨群工作、意見征集等。

然而，信息技術(shù)與企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作沒有達到真正的融合，機構(gòu)管理體制仍然存在基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和信息資源的共享水平低、重復(fù)建設(shè)和資源浪費的問題，還存在對某些業(yè)務(wù)的監(jiān)控力度不夠，涵蓋不全的現(xiàn)象。

目前，地質(zhì)行業(yè)的信息化建設(shè)仍存在以下難點和重點：（1）如何高效實現(xiàn)單位內(nèi)、外電子公文的上傳下達；（2）如何建立統(tǒng)一的資源共享平臺；（3）如何解決人事、行政、財務(wù)的網(wǎng)上辦公；（4）為領(lǐng)導(dǎo)決策管理提供準(zhǔn)確及時的信息支持；（5）如何建設(shè)項目管理。

“十二五”規(guī)劃中，國家對推進信息化建設(shè)提出了新的要求，為了更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)，加強科技創(chuàng)新，加速成果轉(zhuǎn)化，解決條塊分割、分散重復(fù)、效率不高等問題，將信息技術(shù)與單位各項業(yè)務(wù)工作真正融合，構(gòu)建一套網(wǎng)絡(luò)化、集成化、人性化的辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)尤為必要[1]。

2 信息化管理平臺架構(gòu)

系統(tǒng)規(guī)劃了一個平臺、四大功能的總體建設(shè)架構(gòu)，并且以人為中心、流程為基礎(chǔ)、用業(yè)務(wù)協(xié)同貫穿整個信息平臺?？傮w架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1總體架構(gòu)圖

系統(tǒng)整體的技術(shù)架構(gòu)圖如圖2所示。在技術(shù)架構(gòu)上，采用B/S（Browser to Server）的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中Web 2.0架構(gòu)模式與Ajax結(jié)合，大大增強基于瀏覽器的Web應(yīng)用的用戶應(yīng)用功能。支持主流各種瀏覽器，如IE、Firefox、Chrome、Safari等，從而簡化對客戶端的配置要求。采用先進成熟的J2EE技術(shù)平臺，它的開放性、穩(wěn)定性和易用性能夠為應(yīng)用系統(tǒng)建立一個穩(wěn)定、高效的運行環(huán)境，為整合現(xiàn)有各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和拓展未來新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用打下良好的技術(shù)基礎(chǔ)[2]。

3 功能模塊設(shè)計

3.1 公文管理

建設(shè)公文管理系統(tǒng)建設(shè)的具體目標(biāo)是：建設(shè)一個以工作流平臺為基礎(chǔ)的辦公環(huán)境，在實現(xiàn)公文管理的同時，為現(xiàn)在或?qū)砀鞣N需要流程支撐的業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)環(huán)境。OA系統(tǒng)公文管理遵循規(guī)范的收發(fā)文、交換和文檔管理一體化等制度，并針對電子公文的特點提供相應(yīng)的電子用印、加密控制、流程控制、權(quán)限控制和備份等應(yīng)用，使發(fā)文、收文、交換和公文檔案庫管理環(huán)環(huán)相扣；系統(tǒng)控制、安全防范和電子印章緊密相連。公文管理流程如圖2所示。

圖2公文管理流程圖

3.2 業(yè)務(wù)流程管理

人事管理：員工檔案庫、人員入職、培訓(xùn)管理、請休假管理、崗位調(diào)整、出差申請、人員退休等工作流程，如常見的“請休假審批單”。

行政管理：車輛管理、辦公用品管理、計劃管理、檔案管理等。

辦公管理：辦公管理是通過信息電子數(shù)字化的技術(shù)，完成企業(yè)各個部門、各下屬單位的日常工作，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作、事件及時響應(yīng)和完成。包括：領(lǐng)導(dǎo)日常辦公、個人日常辦公、請示報告、工作任務(wù)下達等。

日程安排：本次項目建設(shè)針對院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、員工有完善的日常安排管理功能，通過日常安排管理，用戶可建立個人事件或共享事件，從而安排日常的工作事項。此外，用戶還可通過日常安排將事件委托給他人。對于已經(jīng)確定日常事件，用戶可通過日、周、月等不同的視圖進行查看，從而確定日程安排。

3.3 辦公用品管理

辦公用品管理主要解決院內(nèi)工作人員落實留痕管理資產(chǎn)，加強使用者的責(zé)任感，權(quán)責(zé)落實，減少損失，節(jié)省費用。

3.4 會議管理

會議管理提供一組以會議為中心的資源管理，包括會議室查詢、會議室預(yù)訂、會議室管理、會議安排、會議通知、會議查詢、人員查詢、會議紀(jì)要、會議歸檔等功能。用戶可通過系統(tǒng)提供的功能，根據(jù)實際需要安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理，查看會議情況，如出席情況、會議紀(jì)要等。

3.5 資源共享

不斷把各方面企業(yè)制度、流程、案例等有用的信息轉(zhuǎn)變成組織的知識，然后又從不斷擴大的組織知識庫增加到個人知識，形成一種有效機制。資源的共享就是從“沉淀”“共享”“學(xué)習(xí)和應(yīng)用”“創(chuàng)新”這4個知識運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)層層遞進的。

3.6 文化建設(shè)

旨在通過表達和宣揚組織文化營造一種開放的文化氛圍，同時討論區(qū)的設(shè)置為員工進行溝通交流提供方便的平臺，有利于增強員工的凝聚力。

3.7 項目管理

項目管理主要以實現(xiàn)項目立項、審批、監(jiān)管為目的，以項目過程管理為核心，計劃驅(qū)動和流程管理為主線對組織間、組織內(nèi)的項目資源和業(yè)務(wù)流程進行集成化管理，達到上級管理單位和下級單位間科研項目全生命周期管理的項目流程管理目的。通過系統(tǒng)立項、計劃進度、節(jié)點監(jiān)控、過程管理、結(jié)項驗收和各種統(tǒng)計分析等功能模塊，實現(xiàn)項目的流程化、可視化、可控化的管理需要，為項目管理者對項目信息的查詢統(tǒng)計提供信息、數(shù)據(jù)決策分析的依據(jù)[3]。

4 結(jié)語

辦公自動化平臺為企業(yè)數(shù)字化提供基礎(chǔ)化、全方位的管理平臺，以流程為載體，為組織賦能，以人為中心，提升工作效率。工程地質(zhì)行業(yè)因野外工作較多，使日常管理效率大打折扣。因此，辦公自動化平臺，特別是移動辦公的形式，可以充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，使企業(yè)運行知識積累、工作留痕、決策有依。