關(guān)于新時期做好檔案管理工作的思考

摘要：檔案是對經(jīng)濟社會發(fā)展的全面記錄。做好檔案管理工作，有助于為政策方針的制訂提供參考，助推各領(lǐng)域?qū)W術(shù)課題的研究，更有利于為建設(shè)、規(guī)劃及管理提供幫助。在信息化日益普及的新時期，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，解決新時期檔案管理工作存在的問題并合理制訂對策十分必要。

關(guān)鍵詞：新時期 檔案管理工作 問題 對策

新時期信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域，檔案管理體系建設(shè)不斷完善，管理制度不斷健全，管理手段和技術(shù)不斷革新，促進了檔案管理工作進入新的發(fā)展時期。但科學(xué)技術(shù)的不斷進步和經(jīng)濟社會發(fā)展形勢日益復(fù)雜的局面，也給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。有關(guān)部門和檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷提升工作水平，才能適應(yīng)形勢的不斷發(fā)展。

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，我國檔案管理工作質(zhì)量和工作水平取得了顯著提升。體系建設(shè)和制度建設(shè)不斷完善，軟硬件設(shè)施投入力度持續(xù)加大，信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用。但也要看到，檔案管理工作中還存在一些問題，影響了檔案管理工作的高效進行。

（一）對檔案管理工作不夠重視，管理不規(guī)范

部分單位對檔案管理工作不夠重視，沒有把這項工作放到重要工作日程之中;檔案管理工作人員意識不強，松懈心理明顯。具體表現(xiàn)在：部分單位對檔案管理工作投入較少，對檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施配備水平低，對檔案管理有關(guān)制度執(zhí)行不嚴(yán)、流于形式，導(dǎo)致檔案完整性、真實性和利用價值大大降低。同時，由于檔案管理工作煩瑣、枯燥，工作量大且成就感低，一部分工作人員對檔案重要性認識不足，松懈心理嚴(yán)重，沒有按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致檔案資料管理混亂，利用率低。

（二）信息化程度低，工作效率有待提高

當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了很多成績，但整體上仍然發(fā)展不均衡，發(fā)達地區(qū)、政治經(jīng)濟文化中心地區(qū)對檔案管理信息化建設(shè)投入大量物力、財力，理順了檔案管理信息化建設(shè)流程，也建立了完善的管理制度。這些地區(qū)有能力、更有制度保障引進更多具備專業(yè)知識的檔案管理人才，有力地促進了檔案管理信息化事業(yè)的發(fā)展。而在一些經(jīng)濟不發(fā)達地區(qū)、偏遠地區(qū)則無力加大投入，檔案管理信息化建設(shè)軟硬件配置不齊，在管理和服務(wù)中也難以全面實行信息化手段，管理質(zhì)量不高，服務(wù)效率低下。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

要適應(yīng)信息時代的發(fā)展形勢和經(jīng)濟社會發(fā)展對檔案管理工作的新要求，就必須不斷增強檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)，從管理理念、服務(wù)理念、服務(wù)能力等方面持續(xù)提升人員隊伍的工作能力。但當(dāng)前部分地區(qū)檔案管理人員呈現(xiàn)年齡結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)技能和服務(wù)理念落后、職業(yè)道德薄弱等問題。在具體工作中，因?qū)I(yè)技能不足等原因，一些工作人員無法按照新時期檔案管理工作要求，執(zhí)行新的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代服務(wù)理念，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)滯后，直接影響檔案管理水平。

（四）設(shè)施利用不充分，檔案內(nèi)容不全面

部分檔案館、檔案室及相關(guān)單位雖然設(shè)立了專門的檔案管理庫房，配備了相應(yīng)的硬件、軟件設(shè)施，但實際的利用率不高，檔案資料保管不善，紙質(zhì)檔案的電子化、音視頻資料收集歸檔、檔案資料交互式利用平臺等工作開展不力，嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。還有的單位在收集、整理檔案時，片面地重視紙質(zhì)資料，忽視了音頻、視頻、照片等檔案資料的重要性，在檔案內(nèi)容體系建設(shè)方面不夠全面，對經(jīng)濟社會發(fā)展的記錄不完善，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案資料無法滿足經(jīng)濟社會建設(shè)的需求。

二、新時期做好檔案管理工作的對策

（一）提高管理意識，強化制度建設(shè)

檔案行政管理部門、檔案館、檔案室及有關(guān)單位要增強檔案管理意識，把檔案管理工作放在重要工作日程上，以強有力的手段推進檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，夯實檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案管理工作人員要糾正認識上的偏差，充分認識到檔案管理對服務(wù)經(jīng)濟社會建設(shè)的重要作用，積極學(xué)習(xí)、領(lǐng)會先進的服務(wù)理念，掌握不斷革新的檔案管理專業(yè)知識和服務(wù)技能。

同時，有關(guān)部門要建立健全完善的檔案管理制度和檔案利用機制，用制度推動各地制定科學(xué)合理、可操作性強的管理制度，強化對檔案管理、使用的監(jiān)督力度，推進檔案管理工作有序開展。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系，提高檔案管理的科學(xué)性

首先，要對檔案工作實行標(biāo)準(zhǔn)化管理，制訂統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。深入貫徹落實檔案法和國家相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章制度，并在法律法規(guī)的約束下，對檔案工作的管理原則、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)施配備、服務(wù)方法等進行統(tǒng)一規(guī)范，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化。其次，明確檔案管理工作的行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作各環(huán)節(jié)進行創(chuàng)新和完善，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運行，實現(xiàn)檔案管理精益求精，高效準(zhǔn)確。再次，要把新時期檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化通過再教育、職業(yè)培訓(xùn)、崗位職責(zé)制度、績效考核等，牢固樹立于工作人員心中，使其成為檔案管理人員的自覺行為，不斷提高檔案管理工作科學(xué)化水平。

（三）加強檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作進入了全新的發(fā)展階段，檔案管理信息化建設(shè)的重要性日益突顯。檔案管理信息化建設(shè)是指在檔案管理的過程中對檔案信息進行電子化轉(zhuǎn)換、分類、儲存及利用，使檔案的記錄功能、服務(wù)功能得以充分發(fā)揮。同時，通過檔案管理信息化建設(shè)不斷完善檔案管理工作的理念，提高管理及服務(wù)的專業(yè)化水平。當(dāng)前，加強檔案管理信息化建設(shè)，主要從以下方面著手。

首先，做好信息化基礎(chǔ)工作。要從信息時代的特征入手，建立相應(yīng)的檔案管理信息化管理制度，確保信息化建設(shè)按照明確的目標(biāo)和嚴(yán)密的發(fā)展邏輯進行。在建設(shè)過程中要不斷創(chuàng)新管理方法，簡化建設(shè)程序，嚴(yán)格控制建設(shè)質(zhì)量。同時，還要強化資金投入，對硬件、軟件進行更新、升級，保證檔案硬件環(huán)境基礎(chǔ)得到改善，軟件環(huán)境得到更新。其次，建立數(shù)字檔案平臺。從檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢來看，數(shù)字化檔案平臺是保護紙質(zhì)檔案、提高檔案信息利用率、簡化檔案利用程序、增強檔案信息共享的重要平臺。因此，要加大對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)、多媒體技術(shù)及自動化技術(shù)的開發(fā)與利用，建設(shè)數(shù)字化檔案平臺，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息交互共享技術(shù)，使檔案管理信息化更加標(biāo)準(zhǔn)化、智能化和規(guī)范化。再次，要升級檔案信息檢索技術(shù)，提升檔案信息的服務(wù)功能。在信息化建設(shè)進程中，要不斷提升檔案信息檢索的準(zhǔn)確性、便利性，這就需要檔案管理部門從實際出發(fā)，以服務(wù)為中心理念，建立規(guī)范化的檢索流程，優(yōu)化信息檢索的針對性和科學(xué)性。只有這樣，才能使檔案信息檢索系統(tǒng)與檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)、檔案管理信息化平臺相適應(yīng)。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高素質(zhì)的專業(yè)人才是做好檔案管理工作的重要主體，也是推動檔案管理工作進入新時期的重要力量。根據(jù)時代發(fā)展和社會需求，新時期的檔案管理人員要具備合理的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能、先進的服務(wù)理念、信息技術(shù)素質(zhì)等。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，首先要加強人員隊伍的構(gòu)建。一是要吸收新鮮血液，吸引具備高學(xué)歷、高素質(zhì)、掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才進入檔案管理人員隊伍，帶動整個隊伍學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，打造年齡、技能、知識結(jié)構(gòu)合理均衡的人員隊伍。二是加強對現(xiàn)有檔案管理人員的知識與技能培訓(xùn)，鼓勵他們進行新技術(shù)、新理念的學(xué)習(xí)，扶持他們參與各種學(xué)術(shù)交流、知識講座，主動提升信息化素養(yǎng)。三是建立科學(xué)的考核機制，激勵檔案管理人員主動提升自己，踏實投入管理工作。

其次，加強再教育工作。要針對檔案管理工作的發(fā)展趨勢，定期、不定期開展工作人員再教育工作，尤其是針對信息資源利用、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理技能和職業(yè)道德方面的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，促使檔案管理人員既要掌握檔案信息化系統(tǒng)平臺的正確使用方法，又要樹立主動服務(wù)、全面服務(wù)、超前服務(wù)的意識，充分發(fā)揮好檔案信息服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的作用。

（五）完善檔案信息構(gòu)成，重視檔案信息新載體

傳統(tǒng)的檔案信息以文字、照片為主，需要大量的載體來記錄經(jīng)濟社會發(fā)展資料。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息載體發(fā)生了巨大變化，文字、圖片、音頻、視頻及綜合性記錄都成為檔案信息的組成部分，而載體則擴大到了紙張、照片、影片、唱片、磁盤、磁帶、U盤、數(shù)據(jù)庫等。在這樣的背景下，檔案管理部門必須重視各類信息載體的全面利用和保護，做好文字、聲音、圖像、影像等檔案信息的收集、整理及保護。要構(gòu)建完善的檔案信息管理制度，對檔案信息的質(zhì)量做出明確、規(guī)范的規(guī)定，保證檔案信息的完整和清晰。

（六）提高檔案管理系統(tǒng)的安全性

技術(shù)的進步也帶來了對檔案安全的巨大挑戰(zhàn)。因此，要強化安全管理意識，樹立“安全第一”的思想，采取多樣化的措施保障檔案的安全性。各部門、單位要嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全相關(guān)的法律法規(guī)，完善檔案安全體系建設(shè)。加大檔案實體安全建設(shè)，以規(guī)范化、法治化軌道推進檔案收集、整理、歸檔、存儲、利用制度，加快檔案館庫建設(shè)，安裝專業(yè)檔案防盜、防損設(shè)施，確保檔案安全可控。要加大對安全軟件的配備，合理配備檔案安全防護措施。加強應(yīng)急演練，不斷提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案信息的安全。

三、結(jié)語

總之，檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化是新時期對檔案管理工作提出的新要求，也是保證檔案管理工作持續(xù)有序開展、增強檔案信息服務(wù)能力的重要保障。因此，要緊跟時代特征，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，提高人員素質(zhì)，使檔案管理工作發(fā)揮最大效能。

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（作者簡介：王毅，女，碩士研究生，長春市城市建設(shè)檔案館，助理館員，研究方向：檔案管理、檔案編研）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）