國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議宣傳與品質(zhì)提升措施分析——以ICCEBE國(guó)際會(huì)議為例

袁嘉唯 梁晨晨 張?jiān)婃?張 楠

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議宣傳與品質(zhì)提升措施分析——以ICCEBE國(guó)際會(huì)議為例

袁嘉唯1梁晨晨2張?jiān)婃?張 楠2

（1.西南交通大學(xué)人文學(xué)院 成都 611756；2.西南交通大學(xué)機(jī)械工程學(xué)院 成都 610031）

學(xué)術(shù)會(huì)議是來(lái)自各科研院所、研究機(jī)構(gòu)的專家學(xué)者交流科研成果，碰撞交匯前沿思想的場(chǎng)所。我國(guó)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)已經(jīng)進(jìn)入繁榮期，但是目前的學(xué)術(shù)會(huì)議宣傳與質(zhì)量提升仍存在些問(wèn)題，以第一屆華人能源與人工環(huán)境國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議為例，闡述國(guó)際會(huì)議在學(xué)術(shù)會(huì)議宣傳及會(huì)議品質(zhì)提升方面所采取的措施。

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議；會(huì)議品質(zhì)；會(huì)議宣傳

0 研究背景

學(xué)術(shù)會(huì)議是專家學(xué)者交流思想、了解研究動(dòng)向、獲取最新科研信息的有效交流平臺(tái)，高品質(zhì)的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議更有利于營(yíng)造良好的學(xué)術(shù)氛圍，是對(duì)外學(xué)術(shù)交流的重要渠道。隨著我國(guó)教育水平的提高與科研能力的發(fā)展，越來(lái)越多的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議在中國(guó)召開，大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議相比于一般國(guó)內(nèi)會(huì)議，籌備周期更長(zhǎng)、管理更為復(fù)雜、涉及問(wèn)題更多。尤其是對(duì)于首次展開的學(xué)術(shù)活動(dòng)，會(huì)議的宣傳情況將直接影響到參會(huì)代表的數(shù)量和會(huì)議安排工作，會(huì)議的品質(zhì)直接影響到下屆會(huì)議的籌備工作。

當(dāng)前學(xué)術(shù)會(huì)議宣傳多通過(guò)會(huì)議組和工作組邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外知名的專家學(xué)者，張貼海報(bào)、向行業(yè)內(nèi)相關(guān)組織發(fā)會(huì)議通知等方式進(jìn)行[1]，或者通過(guò)與對(duì)口單位建立良好合作，定期進(jìn)行人才訪問(wèn)和知識(shí)交流[2]，出版發(fā)布會(huì)議成果冊(cè)，借助媒體及專業(yè)雜志建立會(huì)議網(wǎng)站[3]等方式進(jìn)行宣傳。

優(yōu)質(zhì)的學(xué)術(shù)會(huì)議是促進(jìn)學(xué)科交流的優(yōu)質(zhì)平臺(tái)，對(duì)于學(xué)術(shù)會(huì)議的組織者和管理者來(lái)說(shuō)，提高學(xué)術(shù)會(huì)議的質(zhì)量尤為重要，目前學(xué)術(shù)會(huì)議多通過(guò)邀請(qǐng)高層次的學(xué)術(shù)專家[4]、規(guī)范會(huì)議流程[4]、增加交流時(shí)間[5]，設(shè)置不同的會(huì)議組織形式[5]等方式來(lái)提高會(huì)議品質(zhì)。

高校作為學(xué)術(shù)會(huì)議的主要承辦單位，組織高品質(zhì)的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議有利于展示學(xué)校形象，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流、提高我國(guó)在該領(lǐng)域的學(xué)術(shù)知名度和影響力。本文以第一屆華人能源與人工環(huán)境國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議為例（以下簡(jiǎn)稱華人會(huì)議），闡述華人會(huì)議在國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議宣傳和提高會(huì)議品質(zhì)方面的實(shí)施情況，為高校組織管理國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議提供借鑒意義。

1 議程設(shè)置視域下的會(huì)議特色

會(huì)議議題和學(xué)術(shù)交流方式是會(huì)議籌備初期需要確定的重要問(wèn)題，是學(xué)術(shù)會(huì)議成功關(guān)鍵，會(huì)議的學(xué)術(shù)定位與會(huì)議特色關(guān)系到會(huì)議的傳播效果。

傳播學(xué)領(lǐng)域的議程設(shè)置理論認(rèn)為，媒介的信息傳播活動(dòng)以賦予各種“議題”不同程度的顯著性的方式，影響著人們對(duì)周圍“大事”及其重要性的判斷[6]。會(huì)議組織者通過(guò)設(shè)置會(huì)議議程推動(dòng)會(huì)議傳播，進(jìn)行學(xué)術(shù)交流。

從會(huì)議的內(nèi)容議題看，華人會(huì)議的重要議題是清潔能源利用、人工環(huán)境能效提升及環(huán)境品質(zhì)改善等方向的學(xué)術(shù)議題，內(nèi)容議題具有前瞻性和創(chuàng)新性；從會(huì)議的動(dòng)態(tài)過(guò)程看，會(huì)議議程設(shè)置完整，會(huì)議前期，華人會(huì)議的主要議題是會(huì)議的籌備，分享會(huì)議資訊和宣傳相關(guān)通知；會(huì)議期間，華人會(huì)議的重點(diǎn)議題在于學(xué)術(shù)的交流碰撞，分享能源與人工環(huán)境的新成果、新發(fā)現(xiàn)；會(huì)議落幕后，華人會(huì)議的議程設(shè)置側(cè)重關(guān)注參會(huì)者的意見(jiàn)反饋和后續(xù)科研成果展示。

在會(huì)議建構(gòu)過(guò)程中，華人會(huì)議強(qiáng)調(diào)會(huì)議議程與交流學(xué)者議程的同構(gòu)，重視參會(huì)者的傳播效果，追求會(huì)議議程與學(xué)者議程的相互融合和統(tǒng)一，在會(huì)議語(yǔ)言選擇、構(gòu)建參會(huì)者群體認(rèn)同、會(huì)議流程和投稿模式三個(gè)方面進(jìn)行議程建構(gòu)。

1.1 會(huì)議語(yǔ)言選擇—中文國(guó)際會(huì)議

國(guó)際會(huì)議多采用英文作為會(huì)議語(yǔ)言，包括一些國(guó)內(nèi)舉辦的國(guó)際會(huì)議也多用英文交流。但隨著國(guó)內(nèi)科教水平不斷提高，華人學(xué)者參與國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的比例也越來(lái)越高。從跨文化傳播的角度看，非英語(yǔ)母語(yǔ)人使用英文進(jìn)行學(xué)術(shù)交流時(shí)存在語(yǔ)用誤讀的可能性，使其不能準(zhǔn)確高效地進(jìn)行學(xué)術(shù)探討，影響交流效率，通過(guò)母語(yǔ)中文更能進(jìn)行有效的探討與學(xué)術(shù)交流，更能實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)會(huì)議的深入交流初衷。

1.2 參會(huì)者群體認(rèn)同—華人群體

如今華人學(xué)者遍布于世界各地，華人學(xué)者在能源與人工環(huán)境領(lǐng)域取得了可觀的學(xué)術(shù)成就，華人會(huì)議的重要目標(biāo)群體為海內(nèi)外高校華人學(xué)者，會(huì)議目的在于建立華人合作創(chuàng)新交流平臺(tái)，分享海內(nèi)外華人在清潔能源利用、人工環(huán)境能效提升及環(huán)境品質(zhì)改善等方向的最新成果，加強(qiáng)華人之間的學(xué)術(shù)交流與合作，促進(jìn)海外優(yōu)秀華人的引進(jìn)，發(fā)現(xiàn)和扶持學(xué)術(shù)新秀。

1.3 邊投邊審的會(huì)議流程和期刊特刊的投稿模式

學(xué)術(shù)會(huì)議的論文征稿及審稿一直是組織學(xué)術(shù)會(huì)議的重要難點(diǎn)問(wèn)題。審稿模式多分為線上審稿和線下審稿，在線審稿支持實(shí)時(shí)發(fā)送論文或摘要的評(píng)審意見(jiàn)；線下評(píng)審則需要將論文整理后發(fā)送給專家，由專家返回評(píng)審意見(jiàn)。后期的會(huì)議論文摘要（或論文）的整理制作需要投入大量的時(shí)間和人力。華人會(huì)議創(chuàng)新投稿模式，設(shè)置四個(gè)國(guó)際期刊特刊，一個(gè)EI期刊特性和一個(gè)中文期刊特性，在線投稿，邊投邊審，有效減少了審稿周期和會(huì)議論文集的整理制作周期，保證審稿投稿高效進(jìn)行。

2 華人會(huì)議的宣傳模式

2.1 學(xué)術(shù)會(huì)議利用新媒體進(jìn)行宣傳

互聯(lián)網(wǎng)新媒體具有傳播互動(dòng)性、方式多向性、受眾隨意性、傳播服務(wù)性、信息豐富性的顯著優(yōu) 勢(shì)[7]，學(xué)術(shù)會(huì)議需與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新使用微信等新媒體，實(shí)現(xiàn)預(yù)期傳播效果。

（1）聯(lián)動(dòng)微信公眾號(hào)

華人會(huì)議聯(lián)動(dòng)專門化的微信公眾號(hào)組織學(xué)術(shù)工作。從傳播效果看，公眾號(hào)平臺(tái)關(guān)注人數(shù)穩(wěn)步增長(zhǎng)，公眾號(hào)推送消息平均閱讀量達(dá)到2000次以上，單條消息閱讀量最高達(dá)9000余次，群?jiǎn)T自發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)議消息進(jìn)行宣傳。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，華人會(huì)議設(shè)置了長(zhǎng)期的議程設(shè)置，微信平臺(tái)的建立支持了華人會(huì)議的長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)，會(huì)議前期預(yù)熱宣傳，會(huì)議期間的活躍交流，會(huì)議后期整理會(huì)議資料及時(shí)發(fā)布，非會(huì)議活動(dòng)時(shí)間關(guān)注學(xué)術(shù)領(lǐng)域前沿信息，發(fā)布最新學(xué)術(shù)成果。

（2）建立會(huì)議微信群

華人國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議工作組創(chuàng)建了6個(gè)500人微信群，微信群?jiǎn)T囊括了能源與人工環(huán)境領(lǐng)域的國(guó)內(nèi)外學(xué)者以及跨學(xué)科領(lǐng)域的專家學(xué)者，學(xué)者們將自身團(tuán)隊(duì)、合作伙伴、學(xué)生等邀請(qǐng)進(jìn)入微信群。微信群里實(shí)時(shí)發(fā)布有關(guān)華人國(guó)際會(huì)議的籌備、征稿、審稿情況等會(huì)議信息，做到學(xué)術(shù)會(huì)議信息透明化，提高參會(huì)者的參會(huì)積極性，為專家學(xué)者提供交流平臺(tái)。

2.2 學(xué)術(shù)會(huì)議與媒介融合

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，媒介融合的趨勢(shì)明顯，學(xué)者丁柏銓指出，“媒介融合是由新媒體及其他相關(guān)因素所促成的媒介間在諸多方面的相交融的狀態(tài)”[8]，學(xué)術(shù)會(huì)議作為學(xué)術(shù)交流的特殊媒介，需要結(jié)合自身特點(diǎn)，探索與專業(yè)化媒體的有機(jī)融合。

（1）與專業(yè)領(lǐng)域媒體合作

會(huì)議從籌備初期就得到了較多專業(yè)領(lǐng)域媒體的關(guān)注，通過(guò)與暖通空調(diào)、暖通空調(diào)在線、艾肯空調(diào)制冷網(wǎng)、暖通空調(diào)資訊、冷暖在線、V客暖通網(wǎng)、產(chǎn)業(yè)在線、封面新聞、中國(guó)制冷與空調(diào)網(wǎng)、制冷技術(shù)、制冷與空調(diào)等多家媒體合作，將會(huì)議征稿通知、會(huì)議通知、新聞通稿等成果在專業(yè)媒體上發(fā)送，借助專業(yè)媒體的影響力進(jìn)行宣傳，擴(kuò)大會(huì)議的影響力和知名度。

（2）與國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議、國(guó)際期刊和國(guó)際學(xué)會(huì)聯(lián)動(dòng)

華人會(huì)議通過(guò)與國(guó)內(nèi)外成功學(xué)術(shù)會(huì)議聯(lián)動(dòng)，與現(xiàn)有學(xué)術(shù)會(huì)議互補(bǔ)，共同促進(jìn)行業(yè)技術(shù)進(jìn)步推動(dòng)學(xué)科發(fā)展，同時(shí)借助現(xiàn)有會(huì)議進(jìn)行宣傳提高會(huì)議影響力和知名度。Energy and Built Environment、Building Simulation、Journal of Thermal Science、Underground Space四本國(guó)際期刊也在會(huì)議宣傳方面給予了大力支持。會(huì)議通過(guò)與SCI期刊進(jìn)行合作，借助期刊影響力吸引更多的優(yōu)秀稿件。并與Energy，Renewable Energy，Solar Energy，Sustainable Cities and Society，化工學(xué)報(bào)、制冷與空調(diào)6本期刊合作創(chuàng)建會(huì)議特刊，借助期刊平臺(tái)投稿，稿件通過(guò)同行評(píng)議后在會(huì)議特刊發(fā)布，網(wǎng)絡(luò)共享。會(huì)議加強(qiáng)與國(guó)際學(xué)會(huì)合作，借助國(guó)際學(xué)會(huì)的宣傳平臺(tái)進(jìn)一步擴(kuò)大宣傳，并提高會(huì)議的國(guó)際影響力。

3 品質(zhì)提升途徑

學(xué)術(shù)會(huì)議作為專家學(xué)者的交流平臺(tái)，會(huì)議的品質(zhì)、權(quán)威性更有利于會(huì)議的持續(xù)舉辦，對(duì)于參會(huì)人員來(lái)說(shuō)高品質(zhì)的學(xué)術(shù)會(huì)議能夠交流思想，探討最新的學(xué)術(shù)成果，接觸前沿議題，對(duì)于會(huì)議組織者來(lái)說(shuō)高品質(zhì)的學(xué)術(shù)會(huì)議才是舉辦會(huì)議的目的。

3.1 重視會(huì)議的二次傳播

會(huì)議傳播的信息被參會(huì)者接受吸收后，傳播過(guò)程并沒(méi)有結(jié)束，加工的信息會(huì)以不同的媒介形式繼續(xù)傳播，這就是二次傳播[9]。目前學(xué)界的部分學(xué)術(shù)會(huì)議后期議程設(shè)置存在不足，導(dǎo)致二次傳播效果不佳，影響會(huì)議品質(zhì)。

推廣二次傳播的過(guò)程中要重視跨媒體聯(lián)動(dòng)的傳播模式，一次傳播時(shí)會(huì)議議題通過(guò)會(huì)議報(bào)告人發(fā)布，隨著會(huì)議發(fā)展，多元媒體介入議程設(shè)置，學(xué)術(shù)會(huì)議的重要議題在媒體互動(dòng)中反復(fù)傳播，不斷擴(kuò)大二次傳播的深度和廣度，強(qiáng)化會(huì)議重要議題。另一方面，關(guān)注會(huì)議的口碑傳播。參會(huì)者對(duì)于會(huì)議品質(zhì)的正面評(píng)價(jià)在人際傳播中具有高影響力和高可信度，有利于學(xué)術(shù)會(huì)議的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 發(fā)揮會(huì)議議程設(shè)置的意見(jiàn)領(lǐng)袖作用

（1）高水平的大會(huì)特邀報(bào)告

高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)及重要專家學(xué)者作為學(xué)界的意見(jiàn)領(lǐng)袖，在一定意義上決定了學(xué)術(shù)會(huì)議的影響力和權(quán)威性，會(huì)議籌備初期邀請(qǐng)能源與人工環(huán)境領(lǐng)域知名專家學(xué)者參會(huì)，最終邀請(qǐng)到包括4名院士在內(nèi)的多名知名學(xué)者進(jìn)行大會(huì)報(bào)告。大會(huì)特邀嘉賓分享自己在能源與人工環(huán)境領(lǐng)域最新研究成果的同時(shí)，也就學(xué)科發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行分析，交流學(xué)術(shù)經(jīng)驗(yàn)，高水平高標(biāo)準(zhǔn)的特邀報(bào)告整體上提升了學(xué)術(shù)會(huì)議的品質(zhì)與水準(zhǔn)。

（2）提高分會(huì)場(chǎng)報(bào)告人門檻，提升會(huì)議報(bào)告質(zhì)量

會(huì)議設(shè)置多個(gè)分會(huì)場(chǎng)，分會(huì)場(chǎng)報(bào)告人員由投稿人員提出申請(qǐng)，會(huì)務(wù)組根據(jù)報(bào)告人的學(xué)術(shù)成果，科研成就選擇分會(huì)場(chǎng)報(bào)告人，通過(guò)遴選提高分會(huì)場(chǎng)報(bào)告水平，提高報(bào)告質(zhì)量。

（3）堅(jiān)持遴選熱點(diǎn)和前沿方向活躍學(xué)者為分會(huì)場(chǎng)主席

會(huì)議邀請(qǐng)多位能源與人工環(huán)境領(lǐng)域前沿方向?qū)W者作為分會(huì)場(chǎng)主席，分會(huì)場(chǎng)主席均為海內(nèi)外知名院校與研究機(jī)構(gòu)專家教授，包括多名國(guó)際期刊主編、長(zhǎng)江學(xué)者，分會(huì)場(chǎng)在前沿學(xué)者主持下進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、討論學(xué)科發(fā)展動(dòng)態(tài)，分享前沿研究成果。

3.3 優(yōu)化會(huì)議議程設(shè)置，切實(shí)做好會(huì)務(wù)工作

會(huì)議工作的各項(xiàng)安排切實(shí)關(guān)系著國(guó)際會(huì)議的進(jìn)展，影響參會(huì)體驗(yàn)。做好設(shè)備保障、場(chǎng)地保障、安全保障等后勤保障措施是確定會(huì)議順利進(jìn)行的重要前提，貼心細(xì)致的會(huì)務(wù)工作是會(huì)議順利進(jìn)行的有力保障。合理安排會(huì)議注冊(cè)、就餐、住宿等會(huì)議環(huán)節(jié)，包括機(jī)場(chǎng)接機(jī)、會(huì)議期間酒店交通、會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)、會(huì)議醫(yī)療等工作，注重會(huì)議安排細(xì)節(jié)，以參會(huì)人員為本，嚴(yán)格設(shè)置會(huì)議議程、注冊(cè)報(bào)告流程，確保參會(huì)代表在短時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議注冊(cè)。

3.4 推進(jìn)高校與企業(yè)合作，挖掘科研應(yīng)用價(jià)值

邀請(qǐng)企業(yè)和設(shè)計(jì)院參與會(huì)議，加強(qiáng)學(xué)術(shù)界與工程界之間的聯(lián)系，共同探討學(xué)科發(fā)展目前存在的技術(shù)難點(diǎn)、重大科學(xué)技術(shù)問(wèn)題，確保研究成果的工程適用性；以項(xiàng)目為載體，國(guó)際會(huì)議為平臺(tái)進(jìn)行技術(shù)交流，增加成果轉(zhuǎn)化版權(quán)，促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研合作，促進(jìn)企業(yè)家與科研人員的交流合作，有效實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

[1] 吳丹,曹桂華.國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的組織與管理[J].學(xué)會(huì), 2009,(12):43-47.

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Analysis of Propaganda and Quality Improvement Measures of International Academic Conferences——Taking ICCEBE International Conference as an Example

Yuan Jiawei1Liang Chenchen2Zhang Yuting1Zhang nan2

( 1.School of Humanities, Southwest Jiaotong University, Chengdu, 611756；2.School of Mechanical Engineering, Southwest Jiaotong University, Chengdu, 610031 )

The academic conference is a place where experts and scholars from various research institutions exchange scientific research results and exchange cutting-edge ideas. China's academic exchange activities have entered a prosperous period, but there are still some problems in the current publicity and quality improvement of academic conferences. This article takes the first International Chinese Conference on Energy and Built Environment as an example to explain the promotion and quality of Chinese conferences in academic conferences Measures taken by the authorities.

International Academic Conference; Conference Quality; Conference Promotion

C27

B

1671-6612（2020）02-279-04

袁嘉唯（1999.6-），在讀本科生，E-mail：454511017@qq.com

張?jiān)婃茫?987.1-），女，博士，E-mail：531136560@qq.com

2019-12-15