簡述人口與計劃生育檔案規(guī)范化管理途徑

文/雷曉云（河北省晉州市婦幼保健院計劃生育服務(wù)中心）

人口與計劃生育工作一直是我國人口學(xué)關(guān)注的重點。我國開展對人口與計劃生育工作的研究已經(jīng)持續(xù)了三十多年，在這期間，人口與計劃生育工作環(huán)節(jié)越發(fā)完善，各個流程之間的銜接也更加得當(dāng)，推動了我國社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、人口與計劃生育檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理人員流動性大，綜合素質(zhì)不高

我國人口與計劃生育檔案管理人員流動性較大，綜合素質(zhì)普遍不高，對檔案規(guī)范化管理來說是一大阻礙。參與人口與計劃生育檔案管理的人員沒有意識到自身工作的重要性，工作人員責(zé)任劃定不明確，很多都是計生干部兼職或者掛職，人員變動較大，人浮于事的情況較為多見。一旦人員流動檔案交接不完全，容易出現(xiàn)檔案資料丟失等問題。

（二）檔案管理缺少科學(xué)性

現(xiàn)階段我國人口與計劃生育檔案管理不夠科學(xué)是普遍存在的問題。多數(shù)地方的人口與計劃生育檔案管理依然是紙質(zhì)管理模式。長期封閉式管理下檔案資料較多，內(nèi)容較為復(fù)雜，缺失科學(xué)性管理方法，直接降低了檔案管理效率。此外，人口與計劃生育檔案管理制度不完善，沒有設(shè)定統(tǒng)一性的管理要求，檔案管理和監(jiān)督形式化主義較為嚴(yán)重，難以凸顯出檔案管理工作的實效性[1-2]。

二、加強對人口與計劃生育方案規(guī)范化管理的措施分析

（一）明確人口與計劃生育檔案管理內(nèi)容

參與人口與計劃生育檔案管理的工作人員需要全面熟悉自身工作內(nèi)容。各地區(qū)人口與計劃生育工作主要包括的檔案資料有人口與計劃生育目標(biāo)管理責(zé)任書、考核材料、新聞報道、人口與計劃生育工作會議材料、計劃生育隊伍建設(shè)材料、獨生子女父母光榮證、計劃生育協(xié)會建設(shè)、生育關(guān)懷以及科學(xué)育兒等各方面的內(nèi)容。各級政府單位需要確保人口與計劃生育檔案資料的安全性，以此開展好檔案資料的收集和整理工作。

（二）制定并完善人口與計劃生育檔案管理制度

完善的人口與計劃生育檔案管理制度可提高檔案利用率。在管理制度的約束下人口與計劃生育檔案管理人員可以按照相關(guān)流程辦事，極大提高了檔案管理的規(guī)范化水平。人口與計劃生育工作中形成的檔案資料，檔案管理人員需要將其進(jìn)行分類，將相似或者相近的檔案資料整理在一起，分門別類進(jìn)行保管。再者檔案管理人員還需要有序排列好文件盒材料，排列期間要參考時間、事件、問題、級別以及責(zé)任人等各項因素。資料立檔之后需要將檔案編目編寫好，并設(shè)置相應(yīng)的封面。工作人員要定期更新人口與計劃生育檔案資料，做好定期的刪除、清理和移交工作，確保檔案資料的真實性和完整性。

（三）詳細(xì)普查案卷

計生檔案清查間隔時間較長，檔案資料保管存在諸多不完善，期間很多檔案存在多次重復(fù)、考察價值不高的問題。因此人口與計劃生育檔案管理人員需要借助計算機定期清除并刪除沒有利用價值的檔案資料，避免重復(fù)檔案和利用率不高的檔案出現(xiàn)，由此提高檔案管理的規(guī)范性。分類管理案卷，促使案卷管理更加合理化，在重組案卷時需要將關(guān)聯(lián)性文件資料組合在一起，方便后續(xù)的查找和利用，提高檔案管理工作效率。檔案管理人員需要對計生檔案文件名稱嚴(yán)格審查，杜絕文件名一樣的情況出現(xiàn)，以便影響后續(xù)檔案檢索效率和準(zhǔn)確度，進(jìn)一步提高我國人口和計劃生育檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

（四）借助現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

規(guī)范化落實人口與計劃生育檔案管理離不開現(xiàn)代化的信息設(shè)備。我國人口與計劃生育主管部門需要積極引進(jìn)數(shù)字化和信息化技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理模式。工作人員借助計算機技術(shù)處理人口與計劃生育檔案資料工作效率會明顯提高。人口與計劃生育主管部門可以根據(jù)檔案資料的價值大小、開放程度以及利用率等進(jìn)行排序，選出優(yōu)先整理并錄入的檔案資料，將檔案資料分門別類錄入到數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)中，由此不斷提高我國人口與計劃生育檔案管理的信息化水平。

（五）努力提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

參與人口與計劃生育檔案管理的人員需要具備較好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，將檔案管理理論知識具體落實到人口與計劃生育檔案管理實處，構(gòu)建起理論與實踐之間的聯(lián)系。人口與計劃生育主管部門要加強對檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，普及對檔案管理人員的信息化教育，確保每位檔案管理人員熟練操作現(xiàn)代化辦公軟件和辦公設(shè)備。同時要組織人口與計劃生育檔案管理人員參加專業(yè)技能考試，確保工作人員具備上崗資格[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，我國人口學(xué)一直關(guān)注的焦點問題之一就是人口與計劃生育工作。以上就是本文對人口與計劃生育檔案規(guī)范化管理有關(guān)內(nèi)容的分析，希望對該層面研究有一定幫助。