秘書(shū)工作中語(yǔ)言藝術(shù)的重要性

楊學(xué)芳

（金川集團(tuán)公司集團(tuán)，甘肅 金昌 737100）

工具。在溝通協(xié)調(diào)中，語(yǔ)言藝術(shù)往往是應(yīng)變能力的表現(xiàn)，是研究人們運(yùn)用傳遞信息、思想、感情時(shí)的一門(mén)學(xué)問(wèn)。人們?cè)谏睢⒐ぷ髦幸獜V泛用到語(yǔ)言藝術(shù)。好話一句三冬暖，說(shuō)話是容易的事，也是最難的事。同是一句話，有人說(shuō)出口來(lái)如鶯聲悅耳，讓人容易接受，有人說(shuō)出口來(lái)則如蛙聲噪耳，讓人難以接受，這說(shuō)明說(shuō)話是應(yīng)該講究技巧和藝術(shù)性的。辦公室人員的主要工作就是服務(wù)于人與人的交往，交際應(yīng)酬不僅是一種出自本能的需要而且也是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

1 語(yǔ)言及語(yǔ)言藝術(shù)

“欲交往，言為先?！笨陬^交際語(yǔ)言這一最基本、最便捷、使用率最高的交際工具，負(fù)擔(dān)著人們社會(huì)交際效率高低甚至成敗的重任。較強(qiáng)的語(yǔ)言交際能力也成為了每個(gè)社會(huì)人適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)交際最基本的能力需求，也是最能體現(xiàn)個(gè)人魅力的方式之一。

語(yǔ)言藝術(shù)的高低，直接關(guān)系到說(shuō)話目的與接受態(tài)度之間的矛盾處理，說(shuō)者所要表達(dá)的不一定就是聽(tīng)者所能完全接受的。怎樣才能既實(shí)現(xiàn)自己的表達(dá)目的，又不搞僵人際關(guān)系，這就取決于語(yǔ)言藝術(shù)。語(yǔ)言藝術(shù)水平高，即使是一些諸如批評(píng)、說(shuō)服、拒絕要求、不同意對(duì)方觀點(diǎn)之類(lèi)的話，對(duì)方也能聽(tīng)進(jìn)去 ；相反，如果語(yǔ)言藝術(shù)水平不高，即使表?yè)P(yáng)、贊美、支持對(duì)方的話，也可能引起聽(tīng)者的誤會(huì)和猜疑。會(huì)說(shuō)話的人一句話可以辦成一件大事，不會(huì)說(shuō)話的人一句話可以把一件大事辦砸。

2 秘書(shū)工作中語(yǔ)言藝術(shù)的重要性

秘書(shū)在工作中每天和同事、領(lǐng)導(dǎo)之間都要溝通，在許多場(chǎng)合要說(shuō)話，如上下協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、指示傳達(dá)、會(huì)議發(fā)言、接待來(lái)訪等等?？墒钦f(shuō)什么、怎么說(shuō)，什么話能說(shuō)，什么話不能說(shuō)，其實(shí)都是有講究的，“說(shuō)話”是一門(mén)技術(shù)，更是一門(mén)藝術(shù)。秘書(shū)要?jiǎng)偃喂ぷ?，就必須重視說(shuō)話并善于說(shuō)話，高超的語(yǔ)言藝術(shù)體現(xiàn)出一個(gè)秘書(shū)人員的綜合素質(zhì)。

（1）語(yǔ)言藝術(shù)與秘書(shū)的風(fēng)度魅力關(guān)系密切善說(shuō)，最能顯示一個(gè)人的風(fēng)度，增加其號(hào)召力、凝聚力，一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)必然是一個(gè)善說(shuō)的人，那理?yè)?jù)充分、優(yōu)美動(dòng)人的話語(yǔ)，不僅有助于解決工作中的實(shí)際問(wèn)題，更能增強(qiáng)本人的魅力。

（2）秘書(shū)的所有活動(dòng)都代表著它的形象。古人云 ：“一言知其賢愚”。人們往往從秘書(shū)說(shuō)話的態(tài)度、內(nèi)容、方式等來(lái)判斷所在公司的工作水平。秘書(shū)說(shuō)話從容不迫、中肯動(dòng)聽(tīng)，有風(fēng)度、有魅力，會(huì)使這個(gè)公司在公眾心目中留下好的印象 ；相反，如果說(shuō)話辭不達(dá)意、古板生硬，則會(huì)讓人尷尬，甚至導(dǎo)致氣氛緊張，難以聯(lián)系公眾。

（3）秘書(shū)講究說(shuō)話藝術(shù)是時(shí)代發(fā)展的要求。隨著辦公室職能的變化，秘書(shū)工作由“打打電話，寫(xiě)寫(xiě)文稿，送送文件”向協(xié)調(diào)各方面關(guān)系、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考方向發(fā)展，回答客戶詢問(wèn)，聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門(mén)，組織重要會(huì)議等更高層次發(fā)展。秘書(shū)工作職能的發(fā)展，要求秘書(shū)必須更加重視說(shuō)話藝術(shù)的培養(yǎng)。

3 秘書(shū)語(yǔ)言的基本要求

3.1 去虛假，講真情

秘書(shū)無(wú)論是提供信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，還是處理事務(wù)、輔助決策，都應(yīng)該去虛假、講真情，不論情況是好是壞、是喜是憂，都應(yīng)該如實(shí)地向上司反映。有時(shí)候，憂信息對(duì)上司的決策更為重要，它能幫助上司認(rèn)清形勢(shì)、“對(duì)癥下藥”。秘書(shū)只有處理好報(bào)喜與報(bào)憂的關(guān)系，如實(shí)反映情況，才能保證上司決策的正確。而有的秘書(shū)卻不從實(shí)際出發(fā)，擅長(zhǎng)說(shuō)假話，要知道這樣做的后果是給上司幫倒忙。

3.2 去武斷，講分寸秘書(shū)的工作性質(zhì)和工作環(huán)境決定了他們說(shuō)話時(shí)必須把握分寸，避免簡(jiǎn)單、片面、主觀和武斷。在有些情況下，多說(shuō)一句添亂，少說(shuō)一句抱憾 ；說(shuō)深了難以拔出，說(shuō)淺了不能奏效。因此，從思想認(rèn)識(shí)到語(yǔ)言運(yùn)用等多方面把握好分寸是十分重要的。看問(wèn)題不武斷，是掌握分寸的前提。說(shuō)話有分寸，說(shuō)出來(lái)的話才能讓人聽(tīng)著順耳并樂(lè)于接受，特別在說(shuō)明重要問(wèn)題的時(shí)候需要格外注意措辭，“觸龍說(shuō)趙太后”是很典型的事例。

3.3 去繁冗，講效率

秘書(shū)說(shuō)話必須簡(jiǎn)潔明確，講求效率。時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命。秘書(shū)要順應(yīng)時(shí)代潮流講“短話”，使自己講出的話一語(yǔ)中的、邏輯嚴(yán)密、詞約意豐。說(shuō)話要為聽(tīng)者著想，不能浪費(fèi)對(duì)方的時(shí)間。比如，秘書(shū)通知上司開(kāi)會(huì)就可以說(shuō) ：“總經(jīng)理，公司通知 15 日上午 9 點(diǎn)在五樓會(huì)議室召開(kāi)計(jì)劃會(huì)議，由楊董主持?！边@樣的傳達(dá)給人一種精明干煉的感覺(jué)。匯報(bào)工作時(shí)，如果用一句話可以說(shuō)清卻用了二句乃至三句，不僅會(huì)耽誤上司的時(shí)間，還可能讓廢話淹沒(méi)了匯報(bào)的主旨，貽誤工作。為了提高說(shuō)話的效率，秘書(shū)在說(shuō)話時(shí)還應(yīng)注意少用修飾語(yǔ)、倒裝句、不用隱晦、艱澀的詞句，做到通俗易懂、直抒胸臆，現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏要求秘書(shū)長(zhǎng)話短說(shuō)，說(shuō)話時(shí)分清主次詳略、兼顧兩面。

3.4 去尷尬，善機(jī)變

秘書(shū)工作的被動(dòng)性和隨機(jī)性，決定了秘書(shū)說(shuō)話語(yǔ)境的千變?nèi)f化，且經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況。這就需要秘書(shū)臨場(chǎng)調(diào)整說(shuō)話內(nèi)容、改變說(shuō)話方式，機(jī)敏、巧妙地應(yīng)付意外，以避免尷尬乃至失誤。秘書(shū)工作中難免會(huì)遇到一些修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗、出言不遜、以勢(shì)壓人或故意添亂的人，遇到這樣的人，秘書(shū)應(yīng)力求做到處變不驚、鎮(zhèn)定自若、應(yīng)對(duì)適當(dāng)，這種機(jī)變不是見(jiàn)風(fēng)使舵、八面玲瓏，而是機(jī)智的表現(xiàn)。

4 秘書(shū)工作中“傳”的技巧

在日常工作中，秘書(shū)所做的大量工作就是上傳下達(dá)，上傳是及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)傳達(dá)本單位信息 ；下達(dá)是將公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)的部署與意圖傳達(dá)到應(yīng)知對(duì)象。上傳下達(dá)看起來(lái)非常簡(jiǎn)單，卻一直困擾著很多秘書(shū)人員。做好傳話工作并不簡(jiǎn)單，需要掌握

以下五個(gè)方面的技巧 ：

（1）內(nèi)容要斟酌。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)意圖的貫徹執(zhí)行者，一般來(lái)說(shuō)，只要是領(lǐng)導(dǎo)交代的傳話內(nèi)容，都要一絲不茍地認(rèn)真對(duì)待，但有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)交代的內(nèi)容不能原話照傳。比如，幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在一起議論工作，可能涉及某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的是非對(duì)錯(cuò)，秘書(shū)傳話，就不能犯自由主義，不能不加分析地隨意傳話。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)另一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作可能會(huì)有不同的看法，當(dāng)著秘書(shū)的面發(fā)了幾句牢騷，講了幾句過(guò)頭話，秘書(shū)傳話時(shí)就要把過(guò)頭話刪掉?？傊貢?shū)傳話一定要從團(tuán)結(jié)和工作的大局出發(fā)，該傳的傳好，不該傳的堅(jiān)決不傳。

（2）傳話要準(zhǔn)確。領(lǐng)導(dǎo)讓秘書(shū)傳話一般都是口頭交代，因此，秘書(shū)要注意幾個(gè)問(wèn)題 ：①領(lǐng)受任務(wù)時(shí)要聽(tīng)清記清，記住領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的原話，沒(méi)聽(tīng)清的要問(wèn)清，確保準(zhǔn)確無(wú)誤 ；②對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交代的話要進(jìn)行“回味”，真正準(zhǔn)確領(lǐng)導(dǎo)意圖，切實(shí)理清傳話的中心思想 ；③傳話時(shí)表達(dá)要準(zhǔn)確，不能說(shuō)含糊不清的話，不能說(shuō)易引起誤解的話，更不能加上自己的觀點(diǎn)和評(píng)價(jià)，以確保其他領(lǐng)導(dǎo)獲得準(zhǔn)確無(wú)誤的信息。托爾斯泰說(shuō)過(guò)“語(yǔ)言藝術(shù)家的技巧就在于尋找唯一的需要的位置?！泵貢?shū)應(yīng)該是語(yǔ)言藝術(shù)家，所以在遣詞方面一定要找到唯一的詞和唯一的需要的位置。

（3）時(shí)機(jī)要恰當(dāng)。一般情況下，遇到以下情況時(shí)不要傳話 ：領(lǐng)導(dǎo)與別人談工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)與群眾聚會(huì)的時(shí)候等等。

（4）言詞要禮貌。秘書(shū)在傳話時(shí)，一定要有禮節(jié)性的語(yǔ)言，以增強(qiáng)傳話的效果。比如，代主管向副職傳話時(shí)，可以突出商議、信任、稱(chēng)贊之類(lèi)的言詞 ；代副職向主管傳話時(shí)，可以突出請(qǐng)示、匯報(bào)、尊敬之類(lèi)的言詞 ；在同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間傳話時(shí)，可以突出協(xié)調(diào)、幫助、支持之類(lèi)的言詞等等。當(dāng)然運(yùn)用禮節(jié)性言詞也要注意把握分寸，否則會(huì)起到反作用。

（5）語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。向領(lǐng)導(dǎo)傳話，語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔明了，直奔主題，突出重點(diǎn)和關(guān)鍵內(nèi)容，不兜圈子，不繞彎子。

5 結(jié)束語(yǔ)

以上本文以語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作的作用及重要性加以分析，闡述了秘書(shū)工作的特點(diǎn)及其對(duì)語(yǔ)言素養(yǎng)藝術(shù)方面的要求。通過(guò)闡述如何更藝術(shù)的運(yùn)用語(yǔ)言這一工具，更好地發(fā)揮語(yǔ)言的功能，說(shuō)明了語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的重要性。