大數據時代檔案管理模式創(chuàng)新問題探究

文/王媛媛（秀山縣委政法委）

隨著大數據時代的來臨，大數據被廣泛應用到各行各業(yè)中，檔案管理作為一項數據管理工作，在大數據的沖擊下發(fā)生了巨大的變化。對檔案管理者而言，這是檔案管理發(fā)展的機遇，更是當今時代對檔案管理的一個挑戰(zhàn)。管理大師愛德華茲·戴明曾說過：“除了上帝，任何人都必須用數據說話。”這句話被應用在檔案管理工作上極為合適。在大數據時代，數據、信息、統(tǒng)計都被上升為一種資源，作為檔案管理者必須積極應對各種挑戰(zhàn)和可能，主動采取有效的解決對策，在最短的時間內適應工作。

一、大數據時代檔案管理的新特點

（1）信息數據資源海量化。大數據時代推動著檔案管理行業(yè)的不斷革新，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經不能適應時代發(fā)展的需要，檔案的電子化是必然趨勢。如今的檔案信息資源早以TB級進行存儲和檢索，不僅改變了傳統(tǒng)檔案檢索困難、浪費人力的劣勢，還可以通過多種方式對檔案進行檢索、調用，十分便捷。而如今，檔案信息管理數據庫的建立更是適應了檔案創(chuàng)新發(fā)展的趨勢，檢索人員通過對檔案管理數據庫的檢索、比對可以快速尋找到有效的信息，為相關決策提供科學的參考。

（2）檔案管理方案科學化。隨著我國人口的增加，檔案管理工作越加繁重，如何科學有效地對檔案進行管理是一直需要探究的問題。大數據時代的到來給檔案管理提供了一種新的思路，利用計算機的智能化管理方案對電子檔案進行科學化管理是一個很好的解決路徑。在計算機智能系統(tǒng)的支撐下可以實現檔案管理的數據化信息處理工作，可以更加直觀、簡潔地對信息進行分類、梳理、歸檔，同時，檔案管理工作可以借助系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)服務平臺對檔案進行分配管理，方便及時調用。

（3）檔案資源應用豐富化。近年來，我國各類檔案資源日漸豐富，各類電子檔案逐漸匯聚，面對豐富的資源就需要檔案管理部門逐步進行梳理、提煉，甄選出對本部門有價值的信息，方便在部門決策中提供支撐。這就需要檔案管理者既要全面分析各類信息，也要找出個性化的數據資料，最大限度上提供科學有效的數據分析，精確數據，降低模糊性，并挖掘有效的價值信息，為后期的各項事物、科學研究、工程項目提供最準確的數據支持。

二、大數據時代檔案管理模式創(chuàng)新路徑

（1）注重檔案資源的統(tǒng)一管理工作?；诖髷祿梢詫⒑Ａ繑祿鎯υ谠贫说奶攸c，可以在確保安全的前提下把檔案存于云端和相關物理儲存設備中，做到重要文件“雙保險”。近年來，國家已經建設了不少的大數據產業(yè)園，其目的就是保障大數據有充足的儲存空間，并保證數據資源的安全，防止相關檔案出現丟失或遺漏。隨著大數據的發(fā)展，大數據產業(yè)園在未來是無法滿足時代發(fā)展的需要，這就需要建立強大而穩(wěn)定的數據庫。大數據的建立和發(fā)展并不是一蹴而就的，需要一個漫長的過程，而且需要考慮到人才、資金、行業(yè)的壁壘，不斷迎接各個方面的挑戰(zhàn)。檔案管理部門不僅自身要有發(fā)展的意識，還需要與IT技術公司、科研院所開展合作，不斷提高數據分析水平和資源開發(fā)技術，把有著豐富經驗的高端人才和有著雄厚實力的公司引入到大數據庫開發(fā)中來。一方面要明確總體的發(fā)展思路，確保檔案數據庫建立的有序性，另一方面需要檔案管理部門對現有檔案進行梳理、分類，保證檔案存儲的有效性。最終使檔案數據庫的相關成果得以有效展示，為檔案數據庫的有效利用提供保證。

（2）提高檔案管理水平，推動云平臺不斷發(fā)展。大數據的發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊是顯而易見的，而要使檔案管理能夠跟得上時代的發(fā)展，擁有先進的發(fā)展理念是必備條件，同時還要引入先進的檔案管理云平臺。首先是從基礎層面進行輸入，給檔案管理云平臺發(fā)展提供強大的物質基礎，把物理資源的整合與管理進行有效的融合?；A層其實質就是一個虛擬的資源庫，其作用就是為檔案管理云平臺提供存儲、傳輸的平臺。第二個層面就是平臺層，這個層面并不需要對數據和資源進行處理，而是通過核心的應用程序對平臺進行管理控制。而在第三個層面主要是提供各項業(yè)務服務，在這個層面不僅可以實現檔案數據資源的共享、查詢、調閱等服務，還可以提供電子檔案身份信息的核對與查閱。第四個層面被稱為終端層，主要內容是提供終端對終端的服務，并根據用戶的需要提供個性化的服務，隨時進行執(zhí)行和修改。因此，終端層是所有云數據庫系統(tǒng)中最為重要的環(huán)節(jié)，不斷做好終端層的維護和管理才能保證平臺的有效運行，為國家、政府及社會民眾提供有效的服務。

（3）推進檔案人才培養(yǎng)機制建立，更好服務檔案管理工作。大數據的普及對檔案管理人才的技能培養(yǎng)提出了更高的要求，要想使檔案管理人才適應時代的發(fā)展就必須從多方面入手。首先要從高層次人才招聘方面入手，為智慧檔案建設和數字檔案建設提供人才支撐，一方面從專業(yè)院校進行校園招聘，另一方面從社會招聘中優(yōu)中選優(yōu)，使高層次人才真正進入到隊伍中來。同時，要強化現有檔案人員的培訓工作，不斷提高他們的熟練程度和工作技能，更好地適應當前工作。要推進檔案創(chuàng)新共享，尤其是在大數據背景下實現共享模式的普及。檔案管理要實現新生態(tài)，推進與機關事業(yè)單位的交流合作，了解用戶需求，定制個性化服務，最大限度上避免因為信息不暢或溝通受阻而影響業(yè)務交流的情況。檔案管理的目的在于服務，檔案管理要更好地與社會環(huán)境、用戶需求相結合，通過有效的生態(tài)建立實現信息的有效共享。

（4）推進數字化服務平臺建設，實施數字檔案館建設。當前數字化建設是社會發(fā)展的一個方向，更是一種趨勢，檔案管理工作要應時代而動，建立與數字城市、智慧城市、數字書屋聯系緊密的體系，通過整合資源，共享硬件設施、網絡設施、服務渠道等途徑實現優(yōu)勢互補。要打開思路謀發(fā)展，強化檔案管理與各個平臺之間的對接，真正把檔案信息化建設與數字化建設緊密結合，打造真正滿足用戶需求的智能化、數字化服務平臺。同時實施數字檔案館建設，創(chuàng)設有利于檔案館建設的網絡環(huán)境，有效融合現代信息技術，精確對各種業(yè)務進行歸檔，整合海量資源，形成有序的整體，更好地為社會服務。要創(chuàng)設條件建立多渠道的連接體系，確保用戶雙向認證、雙向訪問，隨時隨地便捷獲取各類信息、資源，方便人們的工作與生活。檔案綜合管理平臺必須具備資源多元化、感知全面化、數據處理科學化等特點，讓技術服務于人群，全面的檔案數字化建設給用戶視覺和心靈上的滿足，真正提高服務水平和能力。

總之，大數據時代檔案管理工作必須隨著科技的進步不斷進行創(chuàng)新，以適應社會發(fā)展的需要。要進一步加強檔案數據管理工作就需要檔案從業(yè)者不斷學習技能和理論知識，在實踐中善于思考和總結，探索更為科學的管理模式，使檔案管理工作更好地服務社會、企業(yè)，尤其要注重檔案管理云平臺的建設工作，及時備份相關數據，梳理相關信息，提高管理部門的服務質量，優(yōu)化管理機制，不斷提高檔案管理工作的科學化。