淺談網(wǎng)絡(luò)時代的文書檔案管理

文/周效鋒（江蘇省連云港市公路事業(yè)發(fā)展中心）

檔案信息真實(shí)地記錄了歷史的發(fā)展，上面承載了歷史的進(jìn)步和文化的傳承?？墒牵覀儜?yīng)該注意的一個問題是，從古至今，人類是認(rèn)為檔案是需要進(jìn)行保存的。可是人們卻沒有把保存的檔案利用起來的意識。其主要原因有兩個：首先一個就是人們沒有意識到檔案的利用價值有哪些；第二個就是檔案信息手段過于廣泛。目前，科技的發(fā)展日新月異，網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)也走進(jìn)了檔案管理事業(yè)之中。檔案信息化建設(shè)指日可待。因此，一個重要的挑戰(zhàn)出現(xiàn)在我們面前，那就是怎樣在信息技術(shù)的指導(dǎo)之下發(fā)展檔案信息化建設(shè)？

一、檔案信息化的概念

（一）檔案信息化是一個動態(tài)概念

檔案信息化不是靜止不變的東西，他是一直在運(yùn)動，持續(xù)在改變著的事物。新的時代背景下，社會的不斷變革和迅猛發(fā)展會推動著檔案信息化的不斷進(jìn)步。所以，隨著歷史的前進(jìn)和社會的演變，檔案信息化行業(yè)會面臨著不確定的挑戰(zhàn)，它也會在無數(shù)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇之中得到不同程度的進(jìn)步。因此，沒有人可以說檔案信息化已經(jīng)達(dá)到頂峰時期，可是，能夠肯定的是，檔案信息化目前為止還沒有實(shí)現(xiàn)，它將會有更加燦爛的前景[1]。

（二）檔案信息化以信息技術(shù)為基礎(chǔ)

檔案信息化的本質(zhì)就是對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息技術(shù)處理，因此，如果沒有信息化技術(shù)作為強(qiáng)有力的支撐，檔案信息化的形成與發(fā)展也將無從談起。檔案信息化依靠的信息技術(shù)不是單一的而是多方面的，貫徹進(jìn)了檔案從生成到毀滅的整個過程。生活中最常見的電子信息技術(shù)的應(yīng)用有文件的生成與傳送、檔案的引用、標(biāo)注等等。

（三）檔案信息化由多個要素綜合作用形成

從根本上來說，信息技術(shù)有助于檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，但是也只是很多促進(jìn)因素中的一個，在管理檔案的時候除了需要使用到信息技術(shù)還需要使用到其他要素，比如人力資源、管理?xiàng)l例等。而檔案信息化能夠達(dá)到的檔案管理高度并不取決于信息技術(shù)，而是更多地取決于各個要素之間良好的相互配合。

二、網(wǎng)絡(luò)時代文書檔案管理的意義

（一）促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

為了保證檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為了保證檔案事業(yè)的永不落伍，就必須加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息化建設(shè)在文書檔案管理方面的應(yīng)用，將會是拉動檔案事業(yè)發(fā)展的一輛高速汽車。當(dāng)然，檔案事業(yè)還影響著社會主義先進(jìn)文化事業(yè)的前進(jìn)。在這個以信息技術(shù)為基本特征的知識經(jīng)濟(jì)時代，必須優(yōu)化檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，促進(jìn)信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）保障公民意識的健康發(fā)展

經(jīng)濟(jì)水平的提升，會拉動人類的物質(zhì)需求，當(dāng)人類的物質(zhì)需求可以被滿足的時候，經(jīng)濟(jì)水平就會拉動人類的精神需求。他們開始有意識地利用閑暇時間進(jìn)行學(xué)習(xí)，并上網(wǎng)瀏覽信息。這就需要社會為廣大的學(xué)習(xí)者提供一個知識獲取與共享的平臺。檔案館就可以作為這一平臺來發(fā)揮作用。而檔案館就具有構(gòu)建這一平臺的明顯優(yōu)勢。檔案館的建設(shè)和完善可以為公民和社會提供充足的檔案資源，有助于終身學(xué)習(xí)意識的培養(yǎng)，進(jìn)而促進(jìn)整個民族綜合素質(zhì)的不斷提高[2]。

三、網(wǎng)絡(luò)時代文書檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)

電子政務(wù)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為我國檔案管理提出了更高的要求，那就是檔案管理必須融入信息化建設(shè)征途中，在國家信息化建設(shè)發(fā)展的同時實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的同步發(fā)展。一方面要貫徹落實(shí)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案信息化建設(shè)任務(wù)當(dāng)作一項(xiàng)基本任務(wù)來抓；另一方面，針對檔案整理和編目等傳統(tǒng)工作也不能懈怠，做到“兩手都要抓，兩手都要硬”。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源隨著時代的發(fā)展變得極其多與豐富，那么在這個過程中，不管技術(shù)處理的進(jìn)程如何，我們始終應(yīng)該堅持信息資源是核心的原則，只有在這個原則之下去安排工作，才可得到更好的進(jìn)步與發(fā)展。我們不能急于求成，正所謂“欲速則不達(dá)”，只有將核心任務(wù)確定下來，才能進(jìn)行其他方面的建設(shè)工作。在檔案信息資源建設(shè)方面，首先，為了更好滿足快速檢索的需求，必須加快實(shí)現(xiàn)館藏檔案錄入數(shù)據(jù)庫的完善；二是要對那些容易受損的、珍貴的、利用頻率比較高的檔案加快數(shù)字化進(jìn)程，以此保證其利用價值；三是要采取科學(xué)的手段收集和保管新產(chǎn)生的電子文件和檔案，隨著信息技術(shù)的普及，這些不斷產(chǎn)生的電子文件和檔案將是未來檔案信息新的來源；四是要對電子文件加強(qiáng)鑒定、著錄和歸檔等環(huán)節(jié)的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子文件和檔案的完整、真實(shí)和有效。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

傳統(tǒng)的檔案資源很多時候在檔案室里被束之高閣，而真正能被所用的較少，從另一個層面來說，一部分檔案只有在需要的時候，還得費(fèi)盡周折才能查閱。而隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，這種資源獲取的方式便捷了很多，因此，檔案信息的共享應(yīng)該是信息化建設(shè)的根本目的。要借助先進(jìn)的信息技術(shù)努力實(shí)現(xiàn)信息資源共享，將相關(guān)檔案信息登上網(wǎng)絡(luò)，便于用戶查詢，從而為政治、經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)提供信息服務(wù)，提升效益水平。

（四）完善檔案信息安全保障體系

信息技術(shù)雖然提高了檔案信息管理水平和查找效率，但是網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在提高管理效率的同時也給檔案管理帶來不容忽視的安全隱患，這是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)必須正視的問題。首先，可以利用先進(jìn)的信息保密技術(shù)，保護(hù)檔案信息；其次，可以制定完善的保密規(guī)定用于管理工作人員；三是要實(shí)行安全責(zé)任制，一旦發(fā)生泄密問題，要嚴(yán)厲查處，確保系統(tǒng)安全。

四、結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)時代下，要想充分發(fā)揮出文書檔案的真正價值，就必須加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)的步伐，只有這樣才能夠讓文書檔案管理適應(yīng)時代變化，保持可持續(xù)發(fā)展，真正為民所用，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。