電子引航簽證單的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

陳偉豐 曹昊 夏方波

摘要：隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的高速發(fā)展，無(wú)紙化辦公的重要性不斷凸顯。舟山引航站根據(jù)交通運(yùn)輸行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《引航簽證單》（JT/T1278-2019）完成了電子引航簽證單的設(shè)計(jì)、應(yīng)用和完善工作。本文根據(jù)引航工作的流程，介紹電子引航簽證單的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，既努力滿足各方面的需求，又提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：船舶;引航;簽證單;電子單據(jù);電子簽名

0 引 言

電子引航簽證單是將原先由引航員于引航工作結(jié)束后交給船長(zhǎng)填寫(xiě)的紙質(zhì)引航簽證單，通過(guò)手機(jī)、平板、筆記本電腦等智能設(shè)備進(jìn)行填寫(xiě)，并通過(guò)云端進(jìn)行無(wú)紙化處理生成的電子單據(jù)。舟山引航站于2018年年初開(kāi)始試運(yùn)行電子引航簽證單，通過(guò)不停測(cè)試、修改和完善，目前已實(shí)現(xiàn)引航申請(qǐng)、引航調(diào)度、引航員確認(rèn)、船長(zhǎng)簽單、計(jì)費(fèi)、繳費(fèi)和歸檔等一整套流程的無(wú)紙化運(yùn)作，保證各船舶代理人/公司和本站業(yè)務(wù)科室開(kāi)展正常的引航業(yè)務(wù)，還可在引航結(jié)束后第一時(shí)間進(jìn)行財(cái)務(wù)計(jì)費(fèi)、電子發(fā)票發(fā)送、船舶代理人/公司繳費(fèi)等工作，提高了工作效率，減輕了各方面的工作負(fù)擔(dān)，加快了引航費(fèi)收進(jìn)度。

1 背 景

隨著航海科技的飛速發(fā)展，引航員也不斷通過(guò)各種裝備來(lái)輔助引航工作。但是引航員隨身攜帶的紙質(zhì)引航簽證單在方便被引船船長(zhǎng)填寫(xiě)、及時(shí)上繳、單據(jù)流轉(zhuǎn)、安全保存、數(shù)據(jù)歸檔等方面存在不少問(wèn)題，同時(shí)引航費(fèi)收工作往往需要推遲數(shù)天才能再繼續(xù)開(kāi)展，舟山引航站因此開(kāi)展電子引航簽證單的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。

中國(guó)引航協(xié)會(huì)為了加強(qiáng)我國(guó)引航簽證單的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，于2015年年底開(kāi)始了引航簽證單的標(biāo)準(zhǔn)化工作，并于2019年年底成為交通運(yùn)輸行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。原有開(kāi)發(fā)的電子引航簽證單是先根據(jù)船長(zhǎng)填寫(xiě)的紙質(zhì)引航簽證單，再掃描生成;或船長(zhǎng)在APP上的非單據(jù)頁(yè)面直接簽名，再由系統(tǒng)生成，船長(zhǎng)無(wú)法在簽名前直觀查看電子引航簽證單，還容易在轉(zhuǎn)換過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)。為了配合交通運(yùn)輸行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《引航簽證單》（JT/T1278-2019）的執(zhí)行，舟山引航站除了重新設(shè)計(jì)電子引航簽證單外，還采用“所見(jiàn)即所得”的方式進(jìn)行了電子引航簽證單的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，將原有紙質(zhì)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《引航簽證單》直接制作成電子版，并在版面尺寸、填寫(xiě)內(nèi)容、顯示樣式上保持基本一致，即APP中直接顯示整張的引航簽證單，并可點(diǎn)擊其相應(yīng)位置進(jìn)行直接填寫(xiě)和簽名，使船長(zhǎng)清晰明白自己填寫(xiě)了數(shù)據(jù)和簽名的是電子引航簽證單。

2 電子引航簽證單設(shè)計(jì)

2.1電子單據(jù)設(shè)計(jì)

根據(jù)要求，電子引航簽證單的設(shè)計(jì)不僅僅是把紙質(zhì)引航簽證單制成電子版，還可將船舶代理人/公司的電子引航申請(qǐng)單中的相關(guān)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入，減少船長(zhǎng)填寫(xiě)引航簽證單的工作量，還提高數(shù)據(jù)的正確性。

2.2 引航工作流程及電子引航簽證單的功能實(shí)現(xiàn)

舟山引航站的整個(gè)工作流程分為8步，如圖1所示。

2.2.1引航申請(qǐng)

中華人民共和國(guó)交通部令《船舶引航管理規(guī)定》（2001年第10號(hào)）第二十五條規(guī)定，申請(qǐng)引航的船舶或者其代理人應(yīng)當(dāng)向引航機(jī)構(gòu)提供被引船舶的下列資料：（一）船公司、船名（包括中、英文名）、國(guó)籍、船舶呼號(hào);（二）船舶的種類、總長(zhǎng)度、寬度、吃水、水面以上最大高度、載重噸、總噸、凈噸、主機(jī)及側(cè)推器的種類、功率和航速……船舶代理人/公司據(jù)此規(guī)定向舟山港域引航調(diào)度中心進(jìn)行電子引航申請(qǐng)時(shí)，提交上述相應(yīng)數(shù)據(jù)外，還要求他們填寫(xiě)被引船舶中英文對(duì)照的船籍港、代理公司名稱、IMO編號(hào)、始發(fā)港和目的港等數(shù)據(jù)，即所有與電子引航簽證單相關(guān)的數(shù)據(jù)都是必填項(xiàng)。

2.2.2 審核確認(rèn)

舟山港域引航調(diào)度中心接收船舶代理人/公司的引航申請(qǐng)，經(jīng)核對(duì)海事局審批信息及相關(guān)船舶證書(shū)后，將電子引航申請(qǐng)單下發(fā)至舟山引航站調(diào)度室。系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)后，一方面該船出現(xiàn)在待安排的電子引航任務(wù)單中;另一方面自動(dòng)生成填寫(xiě)了船舶數(shù)據(jù)的電子引航簽證單初稿。

2.2.3 調(diào)度安排

舟山引航站調(diào)度室調(diào)度員確認(rèn)引航任務(wù)單后，根據(jù)水文氣象、泊位、錨地或航道的通航狀況、拖船、引航員及引航艇分布等信息安排引航計(jì)劃，并發(fā)送至引航員及相關(guān)人員APP中，如圖2所示，并在電子引航簽證單中自動(dòng)生成引航地點(diǎn)等數(shù)據(jù)。引航員查看接收到的引航任務(wù)后，如無(wú)異議，則在APP中確認(rèn)接受。

2.2.4 引航工作

引航員根據(jù)調(diào)度安排準(zhǔn)時(shí)出發(fā)，登輪后核對(duì)電子引航簽證單中的相關(guān)數(shù)據(jù)并開(kāi)始引航工作。如果數(shù)據(jù)有誤，可直接在電子引航簽證單上點(diǎn)擊并進(jìn)行修改。

2.2.5引航簽單

引航任務(wù)結(jié)束后，由被引船船長(zhǎng)核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的正確性，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改，并點(diǎn)擊右下角的簽名欄直接簽名;還可掃描船章進(jìn)行上傳并蓋在簽名欄處。由于電子引航簽證單上的所有數(shù)據(jù)均是中英文對(duì)照，中文給懂漢語(yǔ)的人士，英文給外籍人士[1]，且數(shù)據(jù)是從系統(tǒng)中自動(dòng)生成并經(jīng)船長(zhǎng)核對(duì)和修改，因此不僅僅減少船長(zhǎng)填寫(xiě)單據(jù)的工作量，避免錯(cuò)填概率，還可消除其所有疑慮，如圖3所示。

2.2.6 調(diào)度審核

引航員完成電子引航簽證單簽單并上傳后，調(diào)度員可以立即收到并審核，確認(rèn)引航任務(wù)結(jié)束且數(shù)據(jù)正確后，讓系統(tǒng)發(fā)送至費(fèi)收系統(tǒng)中。

2.2.7 引航費(fèi)收核對(duì)

引航費(fèi)收系統(tǒng)根據(jù)電子引航簽證單自動(dòng)生成引航費(fèi)后，財(cái)務(wù)人員可同步核對(duì)，根據(jù)引航距離、船舶凈噸等信息核對(duì)引航費(fèi)收是否正確。

2.2.8計(jì)費(fèi)繳費(fèi)

財(cái)務(wù)人員確認(rèn)費(fèi)收數(shù)據(jù)正確無(wú)誤后，讓系統(tǒng)自動(dòng)生成電子引航計(jì)費(fèi)單及電子引航發(fā)票，并通過(guò)電子郵箱或網(wǎng)站連同電子引航簽證單一起發(fā)送給船舶代理人/公司。船舶代理人/公司獲得電子票據(jù)并且核對(duì)確認(rèn)后，可于當(dāng)天進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用的支付，并繼續(xù)進(jìn)行引航申請(qǐng)。

2.3數(shù)據(jù)閉環(huán)

引航費(fèi)收系統(tǒng)收到船舶代理人/公司繳付的引航費(fèi)后，電子引航申請(qǐng)單、電子引航簽證單、電子引航計(jì)費(fèi)單、電子引航發(fā)票等單據(jù)均歸檔保存在引航數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)閉環(huán)。

3 電子引航簽證單的應(yīng)用

3.1 數(shù)據(jù)冗余備份，保證有效性和安全性

當(dāng)部分海域無(wú)網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)絡(luò)信號(hào)較弱時(shí)，為了不影響引航工作結(jié)束后被引船船長(zhǎng)在電子引航簽證單的正常簽單，該系統(tǒng)使用本地加云端方式進(jìn)行簽單的保存，即無(wú)網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)絡(luò)信號(hào)較弱時(shí)，可先將電子引航簽證單保存在智能設(shè)備中，等網(wǎng)絡(luò)信號(hào)符合要求時(shí)再自動(dòng)上傳，并提供相應(yīng)的狀態(tài)提醒，保證電子單據(jù)傳輸?shù)募皶r(shí)性、有效性和安全性;同時(shí)，提供各類設(shè)備的支持，單個(gè)設(shè)備的損壞不會(huì)影響簽單，且支持在無(wú)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行空白單據(jù)的生成，確保簽單100%的成功率。

3.2電子引航簽證單數(shù)字化歸檔

紙質(zhì)引航簽證單的單號(hào)是預(yù)先印刷的，并由引航員隨機(jī)領(lǐng)用、填寫(xiě)，因此上交的引航簽證單單號(hào)缺乏連續(xù)性，使得該單號(hào)失去實(shí)際意義。電子引航簽證單的一號(hào)多單機(jī)制很好地解決了這一難題，在被引船船長(zhǎng)簽名之前不生成單據(jù)號(hào)，船長(zhǎng)簽名后自動(dòng)生成由任務(wù)完成日期加一順序號(hào)組成當(dāng)天唯一和連續(xù)的單號(hào)，電子引航任務(wù)單、電子引航計(jì)費(fèi)單和電子發(fā)票備注號(hào)均同樣使用該單號(hào)，如圖4所示。單號(hào)用于查詢?cè)摵酱蔚臄?shù)據(jù)及費(fèi)收情況，IMO編號(hào)可得到該船到舟山港域的所有歷史數(shù)據(jù)。根據(jù)單號(hào)是否連續(xù)可自動(dòng)識(shí)別遺漏的單據(jù)，便于及時(shí)提醒相關(guān)工作人員完成后續(xù)工作。

4 電子引航簽證單的優(yōu)勢(shì)

4.1 保證引航后續(xù)工作能立即開(kāi)展

隨身攜帶的紙質(zhì)引航單會(huì)因引航員在晚班引航工作后直接回家休息而無(wú)法及時(shí)上交;同時(shí)，寧波舟山港的南北港區(qū)跨度較大，考慮到渡輪班次、引航員工作實(shí)際情況，紙質(zhì)引航簽證單上交可能需要數(shù)天時(shí)間，導(dǎo)致后續(xù)工作無(wú)法第一時(shí)間開(kāi)展。電子引航簽證單實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)單據(jù)的電子化，加快數(shù)據(jù)在內(nèi)部各部門(mén)的流轉(zhuǎn)[2]，使財(cái)務(wù)人員于引航任務(wù)結(jié)束后可立即進(jìn)行引航費(fèi)收工作，并開(kāi)具及發(fā)送相應(yīng)的電子引航計(jì)費(fèi)單和電子引航發(fā)票。船舶代理人/公司能在收到上述電子單據(jù)后，當(dāng)天便可以進(jìn)行相應(yīng)的引航費(fèi)用支付，實(shí)現(xiàn)了每一艘船舶引航任務(wù)及后續(xù)工作“日日清”的目標(biāo)。

4.2實(shí)現(xiàn)單據(jù)電子化管理，大大減少存儲(chǔ)空間[3]

原來(lái)的紙質(zhì)引航簽證單日積月累后，需要占用較大的倉(cāng)庫(kù)空間進(jìn)行存放，還需要進(jìn)行一定的維護(hù)。以舟山引航站為例，近三年的引航量達(dá)30 985艘次，單單一式三聯(lián)的引航簽證單就需要使用92 955張，加上一式二聯(lián)的引航申請(qǐng)單、計(jì)費(fèi)單、發(fā)票和拖船單等，共使用紙張340 835張。檔案室歸檔后的文件量將達(dá)到461 kg，裝訂后的體積約2.5m3。而使用電子單據(jù)存儲(chǔ)，三年僅使用不到2G的存儲(chǔ)空間，上傳至云端保存即可，還可以多處備份、長(zhǎng)久保存[3]。表1是紙質(zhì)引航簽證單和電子引航簽證單的對(duì)比。同時(shí)由于使用電子單據(jù)存儲(chǔ)，無(wú)須再使用紙質(zhì)單據(jù)，不但節(jié)約了印刷成本，并杜絕了所產(chǎn)生的木材砍伐、能源消耗以及碳排放，使環(huán)境得到了有效的保護(hù)。

4.3 使用電子單據(jù)，減輕疫情對(duì)相關(guān)人員的影響

由于近期新冠肺炎疫情影響，紙質(zhì)引航簽證單的吸水性，容易沾染飛沫等病毒還無(wú)法進(jìn)行消毒。使用電子方式簽單，引航員通過(guò)配備的酒精擦片即可對(duì)智能設(shè)備進(jìn)行必要消毒。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員不接觸紙質(zhì)單據(jù)，船舶代理人/公司也不再需要前往引航站領(lǐng)取紙質(zhì)引航簽證單、計(jì)費(fèi)單和發(fā)票等，既減輕了他們的工作負(fù)擔(dān)，也避免了疫情期間人與人、人與物的直接接觸。

5 電子簽名的有效性及法律依據(jù)

《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第十四條指出：“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。這就從法律的高度規(guī)定了采用電子簽名的形式一樣具有法律效力。根據(jù)模擬手寫(xiě)筆跡的模式，通過(guò)智能設(shè)備所配備的手寫(xiě)筆進(jìn)行的簽名能最大程度的還原筆跡，同時(shí)達(dá)到仿真性、不可模仿性和法律有效性的效果[4]。除該系統(tǒng)所使用的電子證書(shū)驗(yàn)證外，被引船船長(zhǎng)在電子引航簽證單簽名時(shí)，APP將記錄簽名時(shí)間和地理經(jīng)緯度。電子簽名生成后，該電子引航簽證單如果需要進(jìn)行修改，必須重新簽名。調(diào)度員確認(rèn)電子引航簽證單后，引航員APP中的引航任務(wù)信息自動(dòng)進(jìn)行鎖定并歸檔等，這些在簽名的有效性和防篡改性上得到了保障。

6 ?結(jié) 語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，如何高效充分地利用新的技術(shù)為引航事業(yè)服務(wù)是擺在后勤工作人員面前的一個(gè)重大課題。電子引航簽證單實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部數(shù)據(jù)的無(wú)縫流轉(zhuǎn)，通過(guò)單號(hào)或IMO編號(hào)完成了電子引航簽證單、引航計(jì)費(fèi)單、引航發(fā)票的統(tǒng)一和對(duì)應(yīng)，保證了各業(yè)務(wù)科室在引航任務(wù)完成后第一時(shí)間開(kāi)展計(jì)費(fèi)、開(kāi)票和繳費(fèi)等后續(xù)工作。同時(shí)，電子引航簽證單簡(jiǎn)化了紙質(zhì)單據(jù)繁雜的攜帶、填寫(xiě)、簽單、上繳、校對(duì)、流轉(zhuǎn)、計(jì)費(fèi)和分發(fā)等一系列流程，避免了紙質(zhì)單據(jù)的忘帶、忘交、遺失、涂改、破損等存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提升了引航工作效率，減輕了各方面的工作負(fù)擔(dān)，加快了引航費(fèi)收進(jìn)度。設(shè)計(jì)的電子引航簽證單不僅僅與交通運(yùn)輸行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《引航簽證單》（JT/T1278-2019）基本一致，還受到了船舶代理人/公司、被引船船長(zhǎng)、本站業(yè)務(wù)科室、引航員等的歡迎和肯定，達(dá)到改善中國(guó)引航的目的[5]。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

陳偉豐，高級(jí)引航員，舟山引航站站長(zhǎng)，研究方向：船舶引航和安全管理，（E-mail）87519675@qq.com， 13906807688