致力寺院檔案管理 弘揚(yáng)佛教傳統(tǒng)文化

永智法師

摘要：文章簡(jiǎn)述了寒山寺綜合檔案室建立與發(fā)展的歷程，并將寒山寺檔案管理的經(jīng)驗(yàn)歸納為：1.大和尚重視與支持；2.寺院全體僧職人員積極參與配合；3.檔案室工作人員敬業(yè)盡責(zé)。指出應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，深化與社會(huì)融合，力爭(zhēng)為用戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：寒山寺；檔案管理；佛教文化

寒山寺1983年被國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)為全國(guó)漢傳佛教重點(diǎn)寺院，鑒于弘揚(yáng)佛教傳統(tǒng)文化的需要，寒山寺一直高度重視檔案建設(shè)。1989年著手進(jìn)行檔案建設(shè)工作，1994年10月正式成立寒山寺綜合檔案室。經(jīng)過(guò)20余年的不懈努力，檔案室建設(shè)工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，2015年被授予江蘇省宗教五星級(jí)檔案單位?；仡櫦韧陌l(fā)展歷程，我們深切體會(huì)到檔案工作既是寺院文化建設(shè)的重要內(nèi)涵之一，也是展示寺院建設(shè)和弘揚(yáng)佛教傳統(tǒng)文化的重要窗口。本文旨在總結(jié)20余年來(lái)寒山寺檔案建設(shè)與管理的經(jīng)驗(yàn)，并提出今后發(fā)展的奮斗目標(biāo)。

一、寒山寺綜合檔案室建設(shè)與發(fā)展歷程

寒山寺大和尚于1989年提出要重視檔案建設(shè)工作，1994年10月寒山寺綜合檔案室正式成立，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案室管理，配備2名專(zhuān)職的檔案員負(fù)責(zé)整理、建檔與服務(wù)工作。為了保障檔案建設(shè)與管理的規(guī)范與質(zhì)量，建立了大和尚—監(jiān)院—主管法師—檔案員分級(jí)管理制度。同時(shí)，根據(jù)檔案的內(nèi)容與形式，建立了檔案類(lèi)別，目前已形成的類(lèi)目為：文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、專(zhuān)門(mén)（名人類(lèi)）檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、商標(biāo)檔案、電子檔案九大類(lèi)。檔案室根據(jù)收集到的檔案文件，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行存檔，從而保證了文檔管理的科學(xué)性及有序性，為檔案查詢(xún)與利用提供了方便。

隨著檔案卷宗的不斷增加，大和尚根據(jù)檔案管理的需要在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下為檔案室撥款購(gòu)置現(xiàn)代化管理設(shè)備（電腦2臺(tái)、服務(wù)器1臺(tái)、高速掃描儀1臺(tái)、平板掃描儀1臺(tái)、惠普彩色激光一體機(jī)1臺(tái)），使檔案管理全面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化。目前各類(lèi)目與各載體的檔案不僅實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化有序化管理，而且進(jìn)行了不同程度的數(shù)字化處理，建立了各類(lèi)檔案的案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，做到將文書(shū)檔案全部掃描合并成PDF格式圖像文件，將其與文件級(jí)目錄實(shí)現(xiàn)掛接，將所有的照片檔案、實(shí)物檔案與電子文件目錄實(shí)現(xiàn)掛接。由于檔案資料完整且連續(xù)，寒山寺?lián)司幹坪统霭媪艘慌霭嫖?，如《寒山寺大事記》《寒山寺?tīng)鐘聲活動(dòng)》《寒山拾得造像圖典》《勵(lì)志鑄魂——寒山寺大鐘大碑建設(shè)工程散記》等，這些出版物以贈(zèng)品方式贈(zèng)予全國(guó)各地寺院、研究機(jī)構(gòu)、國(guó)內(nèi)外有關(guān)學(xué)者以及社會(huì)賢達(dá)與信眾，對(duì)擴(kuò)大寒山寺的社會(huì)影響和弘揚(yáng)佛教傳統(tǒng)文化起到了積極作用，受到了社會(huì)的廣泛好評(píng)。

隨著檔案文件數(shù)量逐步增加以及存檔范圍的擴(kuò)大（現(xiàn)包括下院白鶴寺的檔案），在原有檔案柜的基礎(chǔ)上，檔案室增設(shè)了密集檔案庫(kù)，存放15列密集架，保障了14000多卷檔案文件有序存放。為了方便用戶(hù)閱覽，還設(shè)置了檔案閱覽室。

寒山寺綜合檔案室環(huán)境、設(shè)備逐年優(yōu)化，管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化程度逐步提升，在近幾年評(píng)審中獲得了評(píng)審機(jī)構(gòu)的認(rèn)可與好評(píng)。1995年7月被評(píng)為蘇州市三級(jí)先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理單位；1996年9月被評(píng)為蘇州市二級(jí)先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理單位；1997年7月寒山寺建筑普明寶塔的塔院工程檔案被評(píng)定為蘇州市優(yōu)秀工程竣工檔案；1999年8月檔案管理復(fù)查通過(guò)并被評(píng)為蘇州市二級(jí)先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理合格單位；2001年5月被評(píng)為蘇州市一級(jí)先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理單位；2003年9月被評(píng)為省一級(jí)檔案管理工作單位。2015年12月被評(píng)為省五星級(jí)檔案場(chǎng)所。

二、強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，爭(zhēng)取各方支持，推動(dòng)檔案工作逐步提升

寒山寺檔案工作20余年來(lái)之所以能取得長(zhǎng)足進(jìn)步，歸納起來(lái)有以下幾點(diǎn)：

1.大和尚重視與支持

寒山寺自建立綜合檔案室以來(lái)，大和尚在場(chǎng)所、資金、人員、設(shè)備等方面給予了大力支持。目前，檔案室面積達(dá)120平方米，除指定主管具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)管理之外，配備2位專(zhuān)職檔案員從事檔案文件的分類(lèi)、編目、歸檔、上架、整架、借閱管理以及檔案文件的數(shù)字化處理工作。

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)大和尚的指示檔案室制定了各項(xiàng)管理制度與規(guī)范，檔案管理的各個(gè)流程嚴(yán)格按照制度與規(guī)范實(shí)施，從而保證了檔案管理的科學(xué)化、有序化。

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展與廣泛應(yīng)用，大和尚為檔案室安裝了互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，配備了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，使檔案室能夠?qū)⑹占降臋n案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子文檔和檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)。這些存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)字化的檔案文件，可以根據(jù)需要隨時(shí)存取，并通過(guò)信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)距離地傳輸?shù)接脩?hù)的終端設(shè)備，方便了用戶(hù)的使用。

為了便于檔案文件收集，每年大和尚都召開(kāi)一次甚至多次檔案工作會(huì)議，并且要求各寮口（負(fù)責(zé)寺院每項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人參加，組織學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)以及政府文件。大和尚明確要求各寮口負(fù)責(zé)人將檔案工作作為寮口的日常工作內(nèi)容之一，強(qiáng)調(diào)寮口的工作記錄是做好檔案工作的基礎(chǔ)，同時(shí)強(qiáng)調(diào)完整的檔案記錄不僅是今后研究寺院發(fā)展歷程的必要資料，還是維護(hù)寺院合法權(quán)益的重要證據(jù)，因此，各寮口必須積極配合檔案室做好檔案資料的收集與整理工作。

大和尚不僅自己經(jīng)常親臨檔案室指導(dǎo)工作，而且要求分管寒山寺文化建設(shè)的監(jiān)院時(shí)常到檔案室監(jiān)督檢查，督促檔案室工作人員嚴(yán)格將檔案管理的制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到工作各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.全寺僧職人員參與配合

寒山寺檔案室的檔案文件主要是全寺各寮口的工作文件或工作記錄，這是檔案室的基礎(chǔ)性文件。這些文件或記錄均由各寮口提供，然后由檔案室進(jìn)行整理、分編、歸檔和數(shù)字化處理。

寒山寺每年都會(huì)有各種業(yè)務(wù)活動(dòng)，比如，大和尚的接待活動(dòng)、寺院之間的交流活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察、有關(guān)政府單位的檢查、外事活動(dòng)、元旦聽(tīng)鐘聲活動(dòng)等，這些活動(dòng)由不同的寮口負(fù)責(zé)，并形成大量的資料（包括文字資料、照片、錄像等）。這些資料在活動(dòng)結(jié)束之后由各寮口及時(shí)送交檔案室存檔。各寮口僧職人員的廣泛參與和積極配合，保證了寒山寺檔案的完整性與連續(xù)性。

自建立寒山寺綜合檔案室以來(lái)，由于各寮口對(duì)檔案工作的廣泛參與和密切配合，上述各項(xiàng)活動(dòng)資料、寒山寺各項(xiàng)建筑工程資料，以及社會(huì)賢達(dá)的各項(xiàng)饋贈(zèng)（如書(shū)法、繪畫(huà)、雕制品等藝術(shù)品），送交檔案室之后都逐一分類(lèi)、編目、登記造冊(cè)、歸類(lèi)存檔，成為反映和研究寒山寺建設(shè)與發(fā)展的珍貴檔案室藏。

3.檔案室工作人員敬業(yè)盡責(zé)

檔案文件收集到檔案室之后，必須由檔案管理人員按照規(guī)范的程序進(jìn)行分類(lèi)、編目、裝訂、歸檔，以及數(shù)字化處理，形成符合標(biāo)準(zhǔn)的卷宗或數(shù)據(jù)庫(kù)。這不僅需要一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，還需要耐心細(xì)致、一絲不茍、盡職盡責(zé)的敬業(yè)精神。

為了使檔案文件從“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，寒山寺檔案室極其重視對(duì)檔案文件的有效利用。幾年來(lái)，利用檔案室的室藏協(xié)助出版了一系列專(zhuān)著。為了使室藏檔案資源發(fā)揮社會(huì)效益，檔案室不僅為本寺編輯出版物和提供業(yè)務(wù)查詢(xún)服務(wù)，而且也為社會(huì)用戶(hù)提供查詢(xún)服務(wù)。

目前，檔案室加入了“檔案一體化管理平臺(tái)”，借助這一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與社會(huì)的融合，社會(huì)用戶(hù)可以利用平臺(tái)自由查詢(xún)，檔案室根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求及時(shí)提供室藏檔案文獻(xiàn)，滿(mǎn)足社會(huì)用戶(hù)的信息服務(wù)。當(dāng)前檔案室利用信息平臺(tái)向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)處于初步嘗試階段，未來(lái)將進(jìn)一步發(fā)展，使室藏檔案資源更大程度地“活起來(lái)”。

三、轉(zhuǎn)變管理理念，深化社會(huì)融合，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)

檔案管理與服務(wù)模式正在發(fā)生變化，現(xiàn)代檔案管理模式主要由超前管理、實(shí)體管理、信息管理和知識(shí)管理四大板塊構(gòu)成。

檔案的超前管理是一種前端控制手段，指檔案管理工作應(yīng)在檔案形成之前從源頭開(kāi)始對(duì)可能成為檔案的文件進(jìn)行質(zhì)量控制，對(duì)全過(guò)程（文件的形成、積累、整理、歸檔）進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)助、監(jiān)督與檢查，保證文件的質(zhì)量符合檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)文件形成與檔案工作的一體化管理。為此，寒山寺檔案室對(duì)文件的制定、收集、整理和歸檔都做了明確規(guī)定，落實(shí)檔案前段管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案的質(zhì)量。

檔案的實(shí)體管理是電子檔案出現(xiàn)以前的整個(gè)檔案管理工作，包括文件收集、整理、鑒定以及提供利用等，都是以檔案實(shí)體為具體管理對(duì)象。實(shí)體管理的手段和方式相對(duì)單一，主要以手工管理為主。隨著信息管理和知識(shí)管理的盛行，檔案的實(shí)體管理逐漸弱化。但由于實(shí)體檔案本身的重要性，檔案實(shí)體管理將會(huì)長(zhǎng)期存在。寒山寺檔案室結(jié)合寺院的具體特點(diǎn)，將各寮口的相關(guān)文件搜集之后進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等一系列處理，分門(mén)別類(lèi)地歸于文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、名人檔案等類(lèi)目之中。依序收藏至檔案密集架中，供用戶(hù)查詢(xún)與利用。

檔案信息管理指檔案實(shí)體利用現(xiàn)代電子技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理之后形成數(shù)字信息檔案。目前寒山寺檔案室配備了數(shù)字化處理設(shè)備與數(shù)字化文檔檢索設(shè)備，寒山寺各項(xiàng)活動(dòng)形成的大量文字與聲像記錄收集到檔案室之后由檔案室管理人員進(jìn)行數(shù)字化處理與掃描處理，形成電子文件和PDF格式圖像文件，從而形成便于查詢(xún)與利用的電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)用戶(hù)的信息需求予以提供。比如，前述提及的《寒山寺大事記》等就是根據(jù)檔案室存儲(chǔ)的數(shù)字化文檔和PDF格式文件編制而成的出版物。

檔案知識(shí)管理是指對(duì)檔案文件的信息內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘和再加工，形成知識(shí)重組的檔案信息，然后根據(jù)社會(huì)用戶(hù)的需求有的放矢地提供服務(wù)。這是對(duì)檔案信息服務(wù)更高層次的要求，也是未來(lái)檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向。目前，寒山寺檔案室對(duì)這一深層次的檔案信息服務(wù)尚處于摸索階段。隨著檔案室數(shù)字檔案資源的逐步增加和5G技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們將進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)將目前檔案閱覽、復(fù)制及一般性文件傳遞服務(wù)提升到對(duì)檔案信息進(jìn)行再加工、再處理或重組而形成符合知識(shí)管理層次的檔案信息服務(wù)。這既是未來(lái)檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向，也是寒山寺檔案室今后檔案管理與服務(wù)的奮斗目標(biāo)。

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