信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

劉春雪

摘? 要：新時(shí)期的文書檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)積極完成信息化建設(shè)，這是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，也是信息化背景下單位文書檔案管理工作發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理，能夠提升檔案管理工作質(zhì)量，使文書檔案管理工作更具實(shí)效性，并提高文書檔案的有效利用率?；诖耍撐暮?jiǎn)要分析了文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的積極作用，以及文書檔案管理工作在信息化背景下存在的問題，探究了信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息化? 文書? 檔案管理? 創(chuàng)新路徑

中圖分類號(hào)：G275.2 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）07（c）-0016-03

The Innovative Way of Document and Archives Management under the Background of Informationization

LIU Chunxue

（Information Center of the Eighth Oil Production Plant in Daqing Field， Daqing， Heilongjiang Province， 163514 China）

Abstract： It is the inevitable result of the development of the times and also the inevitable requirement of the development of the management of documents and archives of the units under the background of information. To realize the information management of the documents and archives can improve the quality of the documents and archives management， make the documents and archives management more effective， and improve the effective utilization rate of the documents and archives. Based on this， this paper briefly analyzes the positive role of the document file management in the information construction， as well as the problems existing in the document file management under the information background. This paper probes into the innovative ways of the management of the documents and archives under the information background.

Key Words： Information; Documents; Archives management; Innovation path

1? 文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的積極作用

1.1 有利于提升文書檔案保存質(zhì)量

在信息化背景下，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化創(chuàng)新發(fā)展，能夠使文書檔案保存質(zhì)量變得更高。檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，解決了傳統(tǒng)文書檔案難以長(zhǎng)時(shí)間完整保存的難題，使紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)變成電子文書檔案。借助信息化技術(shù)，文書檔案從收集到整理，再到歸檔、管理和調(diào)閱，都可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上完成，所有過程均有嚴(yán)格的管理程序。這樣就減少了文書檔案資料泄露的可能性，從而全面提升文書檔案管理工作質(zhì)量。

1.2 有利于提升文書檔案管理效率

通過互聯(lián)網(wǎng)信息化管理技術(shù)，改變了傳統(tǒng)文書檔案管理工作效率偏低、工作時(shí)效較長(zhǎng)、工作強(qiáng)度較大等情況，極大地提升了文書檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)文書檔案在歸檔過程中，需要先進(jìn)行收集、整理、裝訂等工作，這一整套工作需要較長(zhǎng)的時(shí)間才能完成。而通過信息化系統(tǒng)，能夠縮短工作時(shí)間，明顯提升了工作效率，這樣不僅降低了工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也減少了管理人員的費(fèi)用成本。

1.3 有利于提升文書檔案的有效利用率

傳統(tǒng)模式下的文書檔案管理，只完成了對(duì)文書檔案的收集與管理工作，而對(duì)于文書檔案的利用效果卻不明顯，這樣就使文書檔案無法發(fā)揮出實(shí)際作用，僅僅停留在檔案保存和管理工作中。因此積極完成信息化建設(shè)，有助于提升文書檔案的有效利用率。相關(guān)人員可以隨時(shí)隨地完成檔案管理的相關(guān)工作，只要登錄信息化平臺(tái)后，即可完成對(duì)文書檔案的利用，不需要再往復(fù)進(jìn)入檔案室，進(jìn)而最大限度地發(fā)揮出文書檔案的內(nèi)在價(jià)值。

2? 文書檔案管理工作在信息化背景下存在的問題

2.1 信息化建設(shè)仍然存在比較大的提升空間

在現(xiàn)階段的文書檔案信息化管理背景下，部分單位仍然為對(duì)實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理的重要性有足夠認(rèn)識(shí)，相關(guān)人力、物力、財(cái)力的投入比較少，這樣就阻礙了信息化系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)效率。部分單位沒有設(shè)立信息化系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)專項(xiàng)資金，使得一些硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)仍未建立起來，或者系統(tǒng)平臺(tái)存在不夠先進(jìn)等問題，從而容易給文書檔案管理工作帶來比較多的問題。

2.2 文書檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平有待提升

這一情況是目前文書檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展過程中比較突出的問題。部分單位的文書檔案管理工作人員雖然比較了解傳統(tǒng)文書檔案管理工作模式，但是對(duì)于信息化檔案管理技術(shù)的理論知識(shí)和應(yīng)用技巧上存在一些空白，整體素質(zhì)有待提升。另外，部分管理工作人員對(duì)于學(xué)習(xí)信息技術(shù)的積極性不高，這樣就導(dǎo)致這部分文書檔案管理人員無法良好適應(yīng)信息化背景下的文書檔案管理工作，使信息化文書檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)無法發(fā)揮出應(yīng)有效果。

2.3 文書檔案信息化管理的保密措施有待加強(qiáng)

文書檔案管理工作中關(guān)鍵內(nèi)容就是確保檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)文書檔案內(nèi)容信息泄露等情況發(fā)生。但是從目前的文書檔案信息化管理工作中可以發(fā)現(xiàn)，部分單位的文書檔案信息化管理的保密措施仍然有待加強(qiáng)。信息化系統(tǒng)平臺(tái)還缺少比較完善的防護(hù)措施，例如，防火墻軟件功能不夠健全，這樣就容易導(dǎo)致文書檔案容易受到外界不法人員的非法入侵，造成信息泄露。

3? 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

3.1 加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

單位內(nèi)部全體職工應(yīng)當(dāng)對(duì)文書檔案信息化建設(shè)有足夠重視，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工要深刻理解其重要性，要在單位內(nèi)部宣傳和普及，文書檔案管理工作的重要作用。因此單位內(nèi)部要形成一種積極完成建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的氛圍，將推動(dòng)信息化建設(shè)作為單位重要工作內(nèi)容之一。單位相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)將文書檔案管理的信息化建設(shè)，納入到單位日常管理和未來發(fā)展中，將其作為單位建設(shè)和發(fā)展過程中的重要組成部分，這樣才能確保文書檔案管理管理工作能夠盡快實(shí)現(xiàn)信息化，使單位的文書檔案管理工作能夠與時(shí)代相接軌。

3.2 積極構(gòu)建完善的文書檔案信息化管理系統(tǒng)

單位要提升文書檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮單位文書檔案的作用最大化，必須要依托完善的文書檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)。因此單位要設(shè)立建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的專項(xiàng)資金，加大資金的投入量以及相關(guān)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的投入力度，可以由該單位出資或向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位申請(qǐng)。專項(xiàng)資金要做到專款專用，不可出現(xiàn)挪用或占用等問題，一旦發(fā)現(xiàn)要嚴(yán)肅處理。也要讓相關(guān)的軟件設(shè)施和系統(tǒng)比較強(qiáng)的先進(jìn)性，做到符合現(xiàn)代化發(fā)展要求。要定期完成對(duì)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的維修檢測(cè)與升級(jí)，這樣才能使單位的文書檔案管理工作跟得上時(shí)代的發(fā)展腳步。相關(guān)人員想要調(diào)閱某一檔案時(shí)，只需要在信息化系統(tǒng)平臺(tái)中輸入關(guān)鍵字，即可準(zhǔn)確地找到檔案的具體位置和詳細(xì)的內(nèi)容信息，這樣便極大地節(jié)約了文書檔案管理人員的工作量。

3.3 進(jìn)行文書檔案的分級(jí)管理

新時(shí)期的文書檔案管理信息化管理，應(yīng)當(dāng)從多個(gè)角度入手。要對(duì)不同類型的文書檔案，采取分級(jí)管理的措施，對(duì)于具有一定保密價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高檔案管理保密能力。例如，設(shè)置信息化系統(tǒng)平臺(tái)的權(quán)限，采取多級(jí)別密鑰防護(hù)措施，只有符合調(diào)閱權(quán)限的相關(guān)人員，才能查閱這類保密檔案。要設(shè)置完善的防火墻系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)非法入侵行為，系統(tǒng)能夠自動(dòng)管理并發(fā)出預(yù)警警告;當(dāng)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)有私自下載文書檔案的行為或者超時(shí)登錄等行為，系統(tǒng)平臺(tái)能夠馬上關(guān)閉，這樣能避免發(fā)生檔案泄露等情況發(fā)生。而對(duì)于低級(jí)別員工想要越級(jí)調(diào)閱檔案時(shí)，需要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申報(bào)，當(dāng)獲得審批后，方可進(jìn)行查閱。

3.4 提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書檔案管理人員的整體素質(zhì)與管理質(zhì)量存在密切聯(lián)系。在信息化背景下，為了提升單位文書檔案管理質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)定期開展職工培訓(xùn)工作。不僅要培訓(xùn)基本的文書檔案管理理論知識(shí)，同時(shí)也要積極開展信息化技術(shù)培訓(xùn)工作。單位還需要定期開展文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)考核工作，并制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于考核成績(jī)良好的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神獎(jiǎng)勵(lì);相反對(duì)于考核成績(jī)不過關(guān)的工作人員，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的處罰，這樣才能提高單位文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性，進(jìn)而提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。另外，還要加強(qiáng)思想政治教育工作，要提升文書檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，這樣也能提高文書檔案管理工作質(zhì)量。

4? 結(jié)語

在信息化背景下，文書檔案管理工作正面臨著比較嚴(yán)峻的發(fā)展形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新已經(jīng)刻不容緩。單位為了加快單位文書檔案管理工作在信息化時(shí)代下的創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)、積極構(gòu)建完善的文書檔案信息化管理系統(tǒng)、提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。這樣才能在發(fā)揮出信息化作用的同時(shí)，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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