建筑工程檔案管理實(shí)施辦法及對(duì)策探討

陳鑫燕

【摘要】近年來，在建筑行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的過程中，全行業(yè)逐步意識(shí)到了建筑工程檔案的價(jià)值，在工程項(xiàng)目實(shí)施的全過程中，都需要加強(qiáng)對(duì)各類工程檔案的管理，通過科學(xué)的檔案管理來提升檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。事實(shí)上，我國有關(guān)部門已經(jīng)陸續(xù)出臺(tái)了關(guān)于建筑工程檔案管理的實(shí)施辦法，并探析了相應(yīng)的管理對(duì)策，為建筑工程企業(yè)的檔案管理工作提供了切實(shí)的依據(jù)和指導(dǎo)?；诖耍疚闹攸c(diǎn)探析了建筑工程檔案管理的實(shí)施辦法和對(duì)策，有利于提升檔案管理的整體水平。

【關(guān)鍵詞】建筑工程;檔案管理;實(shí)施辦法;對(duì)策

近年來，建筑工程的建設(shè)施工周期較長(zhǎng)，從工程的投資決策到最終的竣工結(jié)算全過程，往往會(huì)產(chǎn)生各種的工程資料和文件，這些都是檔案管理的重點(diǎn)。很多工程企業(yè)在開展項(xiàng)目實(shí)踐的過程中，缺乏對(duì)工程檔案資料的科學(xué)管理，無法有效應(yīng)用這些工程資料來開展相應(yīng)的工程管理和實(shí)踐，工程相關(guān)問題難以得到及時(shí)有效的處理。如果要保持建筑工程項(xiàng)目的順利實(shí)施，工程企業(yè)在開展工程實(shí)踐的過程中，必須要從根本上加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)性。

1、施工過程資料管理要求

在整個(gè)的施工過程中，如果要保持施工活動(dòng)的有序進(jìn)行，必須要對(duì)檔案資料加以全面管理。施工過程中的資料管理需遵循以下要點(diǎn)：（1）項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人在正式的施工作業(yè)開始之前，需結(jié)合工程內(nèi)容，編制《工程技術(shù)資料管理計(jì)劃》，在此計(jì)劃中，需要明確各種資料的內(nèi)容、編制人和完成時(shí)間等基礎(chǔ)信息，將這些交由相關(guān)責(zé)任人完成交底。（2）技術(shù)負(fù)責(zé)人在開工之前，需與開發(fā)單位充分溝通，確定最終的工程名稱、單位工程劃分等基本情況，保障竣工資料能夠與開發(fā)單位、政府備案完全一致，當(dāng)確認(rèn)無誤以后，確認(rèn)相應(yīng)的手續(xù)。（3）竣工資料責(zé)任負(fù)責(zé)人包含了現(xiàn)場(chǎng)管理工程師、內(nèi)業(yè)技術(shù)工程師和資料員等，項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人需與這些竣工資料負(fù)責(zé)人就項(xiàng)目名稱、單位工程、分部分項(xiàng)工程等做好交底工作。（4）資料員從開工準(zhǔn)備工作開始時(shí)，就需要嚴(yán)格根據(jù)建筑工程項(xiàng)目的具體劃分情況、檔案管理要求，分類建立各項(xiàng)資料臺(tái)賬，并根據(jù)檔案資料的具體數(shù)量，來為后續(xù)的檔案資料管理配備足夠的基礎(chǔ)資源，比如，必須要保障檔案盒與文件柜的數(shù)量、規(guī)格等符合標(biāo)準(zhǔn)。在整個(gè)施工作業(yè)的開展過程中，資料員需嚴(yán)格根據(jù)前期的技術(shù)資料清單來進(jìn)行各種資料的收集、整理與分析，使得在整個(gè)施工作業(yè)過程中，資料收集與整體可以與整體的施工進(jìn)度保持一致[1]。（5）在每一個(gè)小段的施工技術(shù)資料收集結(jié)束以后，資料員都需要核對(duì)這些資料的完整性和準(zhǔn)確性，只有當(dāng)這些資料符合標(biāo)準(zhǔn)以后，方能將這些資料完整封閉。（6）由于建筑工程項(xiàng)目多為工程承包模式，在總承包范圍內(nèi)，竣工資料要嚴(yán)格以工程進(jìn)度為基礎(chǔ)，保障收集歸檔的及時(shí)性。針對(duì)工程建設(shè)中存在的分部、分項(xiàng)工程竣工資料，對(duì)于其中需暫時(shí)交由分包單位歸檔保管的，技術(shù)負(fù)責(zé)人和資料員需要根據(jù)工程的整體進(jìn)度，來對(duì)這些資料加以全面檢查，在分部工程全部完工且驗(yàn)收合格以后，總承包單位需對(duì)這些資料及時(shí)回收，與分包單位做好資料的交接。（7）整個(gè)的施工過程中，為了達(dá)到施工的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，還必須要開展分段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，在這些驗(yàn)收工作開始之前，工程企業(yè)需對(duì)施工過程中所產(chǎn)生的各種技術(shù)資料加以內(nèi)部自查，該自查工作是由技術(shù)負(fù)責(zé)人來負(fù)責(zé)完成的。（8）對(duì)項(xiàng)目資料員而言，其在日常的工作過程中往往會(huì)定期對(duì)各種工程資料加以檢查，在每個(gè)季度，項(xiàng)目資料員都必須要結(jié)合內(nèi)部檢查情況來提交資料補(bǔ)遺通知單，當(dāng)有關(guān)部門與人員接收到通知單以后，要及時(shí)補(bǔ)充遺漏的資料，資料員在得到了相應(yīng)的資料以后，要及時(shí)等這些資料登記入冊(cè)。（9）施工過程中還包含了很多與經(jīng)濟(jì)相關(guān)的資料，對(duì)于這些資料而言，必須要交由商務(wù)部門來負(fù)責(zé)。

2、竣工檔案資料要求

2.1一般要求

由于我國的建筑工程項(xiàng)目種類繁多，對(duì)不同類型的建筑工程項(xiàng)目而言，其在實(shí)施的過程中往往也會(huì)存在參與主體的不同。整個(gè)建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中，所產(chǎn)生的工程資料種類多、數(shù)量大，需要采取分類歸檔的方式。對(duì)竣工檔案資料而言，其檔案管理的一般要求如下：（1）如果是城建檔案，需嚴(yán)格以當(dāng)?shù)氐某墙n案管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ);（2）對(duì)于開發(fā)商或者物業(yè)檔案而言，需根據(jù)合同要求來進(jìn)行;（3）公司檔案在管理的過程中，需嚴(yán)格根據(jù)公司竣工檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)來開展;（4）局公司檔案管理中，對(duì)于以四局資質(zhì)承接的項(xiàng)目而言，其檔案管理需按照公司竣工檔案管理的要求來進(jìn)行，其余檔案需根據(jù)局名義承接工程資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行[2]。

2.2特別要求

建筑工程檔案管理中同樣存在著特別要求，主要體現(xiàn)在以下方面：（1）對(duì)于交付建設(shè)單位的竣工圖，如果沒有特殊的要求，必須要保持與交付檔案館的竣工圖保持一致;如果要將竣工圖作為決算依據(jù)，在其中需要標(biāo)注變更和修改的相應(yīng)過程，為滿足工程經(jīng)濟(jì)管理的需求，這一竣工圖需要與項(xiàng)目預(yù)算部門保持一致;竣工圖在完成以后，必須要交由預(yù)算部門來加以核對(duì)，所有的核對(duì)工作需盡量在十天以內(nèi)完成，將核算以后的竣工圖交由建設(shè)部門、預(yù)算部門與分公司技術(shù)部門來審核，保持“三圖”一致[3]。（2）土建施工是建筑工程施工建設(shè)中的關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)于竣工圖土建部分必須要交由技術(shù)負(fù)責(zé)人來分段完成，而機(jī)電安裝作業(yè)需由機(jī)電分包完成。建筑工程的主體結(jié)構(gòu)規(guī)模較大，在分部驗(yàn)收后的2個(gè)月內(nèi)，必須要保障主體結(jié)構(gòu)竣工圖全部完成，竣工驗(yàn)收之前，必須要保障竣工圖編制效果。

3、公司資料移交要求

建筑工程檔案管理的過程中，資料移交需遵循以下標(biāo)準(zhǔn)：竣工檔案資料必須要組卷和成冊(cè)，各種檔案盒保管需注意，嚴(yán)禁出現(xiàn)壓扁和變形的情況;成冊(cè)的檔案資料需使用相應(yīng)大小的塑料整理箱來裝箱管理;電子資料需嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)的技術(shù)資料電子化目錄加以掃描和分類保存;分公司資料員與項(xiàng)目資料員在竣工資料的提交方面，必須要進(jìn)行全面檢查。

結(jié)語：

近年來，建筑行業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，工程企業(yè)越來越認(rèn)識(shí)到了工程檔案管理的重要性，任何的工程項(xiàng)目實(shí)施中，都需要嚴(yán)格根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來做好檔案管理，通過科學(xué)的檔案管理來保持檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉.建筑工程竣工檔案管理存在問題及對(duì)策[J].城建檔案，2018，000（004）：39-40.

[2]唐瀅.建筑工程資料管理存在的問題及對(duì)策[J].四川水泥，2017，000（004）：157.

[3]陳明.建筑施工企業(yè)基建檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理，2016（11）：53.