戰(zhàn)疫情 企業(yè)如何開啟在線辦公模式

新型冠狀病毒正在我國肆虐，給人們的生命安全和生產(chǎn)生活帶來極大沖擊。受到影響的不只是人們的身心健康，為抗擊疫情，多地宣布節(jié)后推遲復(fù)工時(shí)間，這也給各企業(yè)的正常運(yùn)營帶來了極大挑戰(zhàn)。如何在確保員工身體康健的同時(shí)，積極恢復(fù)生產(chǎn)，最大程度地減少企業(yè)業(yè)務(wù)損失，尋求效率與安全的平衡，是企業(yè)面臨的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

企業(yè)復(fù)工遇到“足不出戶”

在疫情影響下，在家隔離成為人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠?，“不外出，就是普通人?duì)疫情控制最大的貢獻(xiàn)”。國務(wù)院辦公廳正式發(fā)布延長2020 年春節(jié)假期至2 月2 日的通知，此后各地針對(duì)自身不同需要也相繼發(fā)布再次延長假期的通知。

但隨著企業(yè)復(fù)工的日子逐步到來，自我隔離、足不出戶的模式著實(shí)讓企業(yè)頭疼不已。企業(yè)業(yè)務(wù)要正常運(yùn)轉(zhuǎn)，于是，在線辦公成為企業(yè)的首選方案。

其實(shí)在線辦公早已有之，但一直未能成為業(yè)內(nèi)主流模式，其原因是多方面的。而經(jīng)此一“疫”，這種“無接觸式”的在線辦公成為普通上班族不得不接受的方式，不受地理空間限制的遠(yuǎn)程辦公成為大部分企業(yè)的剛需。

這也得益于當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)等技術(shù)的普及為遠(yuǎn)程辦公的實(shí)現(xiàn)奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。辦公軟件SaaS 化及通信技術(shù)的發(fā)展正進(jìn)入到產(chǎn)品的成熟期。因此在技術(shù)成熟及疫情影響的狀況下，在線辦公市場迎來新一輪爆發(fā)期。

在線辦公，協(xié)同管理仍是主要需求

賽迪顧問針對(duì)辦公協(xié)同軟件市場的分析數(shù)據(jù)顯示，2019 年我國辦公協(xié)同軟件市場規(guī)?？偭窟_(dá)到136.9 億元，同比增長15.5%，辦公協(xié)同軟件發(fā)展進(jìn)入快車道。而從用戶結(jié)構(gòu)來看，我國辦公協(xié)同軟件的主要客戶以企業(yè)為主，占總量的62.1%，政府與公共事業(yè)部門占總數(shù)的35.0%，家庭與個(gè)人用戶占2.9%。

因此，企業(yè)客戶為主導(dǎo)的在線辦公模式下，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注如何利用協(xié)同管理軟件實(shí)現(xiàn)更高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)同管理仍是主要需求。

一般說來，企業(yè)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程與協(xié)作的解決方案主要包括兩種：一是通過遠(yuǎn)程接入公司內(nèi)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程工作任務(wù)處理，即通過VPN 等安全訪問手段將個(gè)人辦公電腦連入公司內(nèi)網(wǎng)，依靠PC 端或移動(dòng)設(shè)備端遠(yuǎn)程處理相關(guān)工作任務(wù)；二是依靠遠(yuǎn)程辦公工具軟件，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共同協(xié)作處理。目前，市場上已有多種遠(yuǎn)程辦公工具軟件，主要可分為即時(shí)通信類型、視頻會(huì)議類型、文檔協(xié)作類型、日常管理與客戶維護(hù)類型等。

賽迪顧問針對(duì)辦公協(xié)同軟件的幾大典型應(yīng)用場景進(jìn)行了解讀。

1.遠(yuǎn)程視頻會(huì)議

遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)可以通過現(xiàn)有的各種傳輸媒體，將多種信息分送到各個(gè)用戶的終端設(shè)備上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對(duì)內(nèi)容的理解能力，使人們猶如身臨其境參加同一會(huì)場中的會(huì)議一樣。

疫情期間，政府部門可通過遠(yuǎn)程視頻會(huì)議實(shí)現(xiàn)各機(jī)構(gòu)間的協(xié)同合作，加速各級(jí)政府之間的溝通交流、資料共享；醫(yī)療機(jī)構(gòu)可借助遠(yuǎn)程視頻會(huì)議實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程專家診療，同時(shí)各地醫(yī)療工作者對(duì)疫情最新研究及治療經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行在線分享及討論；企業(yè)可借助遠(yuǎn)程視頻會(huì)議進(jìn)行日常工作的布置，幫助企業(yè)及個(gè)人快速步入正常工作軌道。

2.文檔協(xié)作

文檔協(xié)作主要指在線共享文檔，實(shí)現(xiàn)多位企業(yè)成員在同一個(gè)文檔內(nèi)協(xié)同作業(yè)，此外還可以對(duì)大量文檔實(shí)現(xiàn)集中管理、分權(quán)管理和分級(jí)管理，大幅提高工作效率。

疫情期間，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可借助文檔協(xié)作實(shí)現(xiàn)多地、多人在線病例分析、討論，同時(shí)協(xié)助醫(yī)療人員進(jìn)行病例整理，加快診斷速度和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；企業(yè)可通過文檔協(xié)作實(shí)現(xiàn)在線討論、文檔管理等，提升員工辦公效率。

3.日常管理與客戶維護(hù)

日常管理通過軟件幫助企業(yè)完成工作流程管理、考勤管理、人事管理、項(xiàng)目管理、合同管理等內(nèi)容；客戶維護(hù)主要針對(duì)企業(yè)日常的客戶往來，進(jìn)行在線的客戶添加、分類和管理。

疫情期間，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況使用日程分享、任務(wù)協(xié)同、遠(yuǎn)程打卡、辦公OA、智能人事、返崗情況統(tǒng)計(jì)等功能，盡快實(shí)現(xiàn)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；通過自行添加外部聯(lián)系人，統(tǒng)一管理客戶、渠道商、供應(yīng)商等合作伙伴，同時(shí)借助遠(yuǎn)程視頻會(huì)議等功能進(jìn)行在線訪談，減少人員的流動(dòng)以及與客戶見面。

在線辦公的“是與非”

實(shí)現(xiàn)在線辦公的方式多種多樣，企業(yè)管理者也不必為缺少遠(yuǎn)程在線工具和方式而煩惱，但這并不意味著在線辦公可以一帆風(fēng)順地在企業(yè)中展開。比如，因使用人數(shù)過多造成網(wǎng)絡(luò)擁堵而致使后臺(tái)宕機(jī)；員工在家辦公工作狀態(tài)不佳；不同于面對(duì)面，員工之間遠(yuǎn)程在線溝通效率低下；平臺(tái)本身存在安全性問題等。

由此可見，在線辦公不僅僅是技術(shù)問題，還包括企業(yè)管理、業(yè)務(wù)流程、安全管控等方面的問題。為抗擊疫情，在線辦公將迎來新一輪的發(fā)展小高潮，并且很多人也非?？春眠@一領(lǐng)域未來的發(fā)展。但是在疫情過后，如何繼續(xù)發(fā)揮在線辦公的優(yōu)勢，使之成為常態(tài)化，給各行各業(yè)尤其是中小企業(yè)帶來實(shí)質(zhì)的改變，這是值得長期深入探討的問題。

為了幫助眾多應(yīng)用在線辦公模式的企業(yè)用戶選擇更適合自己的在線辦公產(chǎn)品和解決方案，《網(wǎng)絡(luò)安全和信息化》雜志特組織此次在線辦公解決方案選型專題，梳理在線辦公的需求，剖析應(yīng)用趨勢，同時(shí)匯集了眾多業(yè)內(nèi)專業(yè)廠商的在線辦公解決方案，并提供專家的選型建議，希望更多企業(yè)能夠從在線辦公中獲益。