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      管理會計在應收賬款管理中的應用探析
      ——以中小型商品混凝土制造企業(yè)為例

      2021-01-02 17:35:58李紅梅
      企業(yè)改革與管理 2021年2期
      關鍵詞:收據(jù)財務部門賬款

      李紅梅

      (銀川天地龍工貿(mào)有限公司,寧夏 銀川 750000)

      一、中小型商品混凝土制造企業(yè)應收賬款管理的特點

      一是客戶(應收賬款)多數(shù)為掛靠企業(yè),并且多為跨省市的建筑單位,一戶下面有多個工程項目,總包分包工程項目也較多,體現(xiàn)在會計核算中的應收賬款數(shù)量大,加之部分中小制造企業(yè)的會計人員素質(zhì)不高,會計核算混亂,導致應收賬款混亂。

      二是企業(yè)因其應收賬款數(shù)量大且資金回收期長,使得其管理比較復雜,是一個系統(tǒng)浩大的工程。企業(yè)需要密切關注應收賬款的數(shù)量及質(zhì)量,定期做出相關的方案,減少呆壞賬的發(fā)生。

      三是商品混凝土制造企業(yè)由于其自身獨特的生產(chǎn)工藝,形成產(chǎn)品的特殊性,無庫存,產(chǎn)品輸入罐車后在30公里內(nèi)運送到客戶的生產(chǎn)場地,這種特殊性也導致制造企業(yè)的大量賒銷,造成大量的墊付資金。

      四是商品混凝土制造企業(yè)面對的客戶為建筑公司和房地產(chǎn)企業(yè),工程項目多數(shù)為跨年工程項目,墊付資金大且周期長,導致制造企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)困難,形成大額的財務費用。

      二、中小型商品混凝土制造企業(yè)應收賬款管理存在的問題及原因分析

      (一)事前預防不足,盲目賒銷,疏于對應收賬款的日常管理

      在激烈的市場環(huán)境下,企業(yè)為了占有市場份額和增加收入而盲目賒銷。對于企業(yè)的合同訂立,沒有規(guī)范的會簽制度,或者流于形式。在沒有對客戶的信用狀況、資產(chǎn)狀況、還款能力等進行詳細調(diào)查的情況下,就盲目進行賒銷,導致應收賬款過高,賬期過長。

      (二)事中管控不善,應收賬款日常管理不到位

      首先,業(yè)務部門和財務部門的業(yè)務不相融合,從銷售的源頭(合同訂立)開始就缺少對法律意識的重視,雙方對賬存在爭議。對客戶沒有設定針對性的授信額度及信用管理制度,容易導致應收賬款壞賬的發(fā)生。由于企業(yè)合同訂立的規(guī)范性及會簽制度,還有業(yè)務部門及財務部門的過磅單、供貨單、發(fā)票等原始單據(jù)都是重要的法律憑證,但相關部門對這些單據(jù)的管理不夠重視,容易導致對賬混亂,甚至失去收賬的機會。

      其次,會計核算工作不規(guī)范,管理會計沒有發(fā)揮作用。中小型制造企業(yè)會計人員素質(zhì)不夠高,核算不規(guī)范,壞賬長期掛賬不處理。應收賬款形成后,缺乏專人負責管理,沒有催討對策,不能及時跟蹤收回貨款,導致應收賬款金額過大,增加財務風險。

      (三)事后治理不力,壞賬風險增加

      應收賬款的訴訟時效期為兩年,拖欠的時間越長,回收的可能性就越小。對逾期的應收賬款沒有進行賬齡分析,沒有細化的收款措施,業(yè)財部門缺少有效的績效考核機制,長此以往壞賬風險不斷增加,導致企業(yè)的利潤受影響。

      (四)疏忽公司印章、混凝土資質(zhì)及收據(jù)的日常管理

      沒有嚴格按照公司印章管理制度要求,安排部門及專人對公司公章、合同章、財務專用章、法人章及混凝土資質(zhì)等進行管理,致使出現(xiàn)了不規(guī)范、高風險的合同、收款收據(jù)沒有進行監(jiān)督使用、回款沒有及時入賬等問題,甚至導致個別資金賬外循環(huán),給公司帶來巨大損失。

      (五)不重視日常應收賬款的對賬工作,導致日后處置時缺乏重要依據(jù)

      中小混凝土制造企業(yè)面對的客戶是規(guī)模大小不等的建筑單位及少數(shù)房地產(chǎn)企業(yè),由于行業(yè)的特殊性,跨年工程為數(shù)較多,所以應收賬款戶數(shù)較多。因不及時對賬,不索取相關的對賬函等資料等,造成日后催款或走法律訴訟程序時缺乏重要依據(jù),甚至無法收回貨款。

      三、中小型商品混凝土制造企業(yè)應收賬款管理應用管理會計工具的策略

      (一)應收賬款的事前控制

      1.加強業(yè)財融合,成立信用評估小組

      企業(yè)首先要樹立資金風險意識,強化效益概念。其次要加強財務與業(yè)務部門的融合,并成立由銷售部門、法務部門、財務部門及考核辦組成的信用評估小組,由各部門經(jīng)驗豐富的人員組成。銷售部門主要負責收集客戶的信用資料,業(yè)財部門綜合制定信用政策、管理客戶資信檔案以及跟蹤客戶信用變動情況。

      2.收集客戶信用資料,進行客戶資質(zhì)評級

      企業(yè)通過“天眼查”“企查查”以及銀行的征信系統(tǒng)和稅務的納稅信用等級系統(tǒng)等渠道,直接或者間接地獲取客戶的信用資料,客戶信用資料是制定客戶信用政策的重要依據(jù)。

      3.制定信用政策

      企業(yè)信用評估小組結(jié)合實際情況,根據(jù)客戶信用狀況的變動情況隨時調(diào)整該客戶的信用政策。信用政策包括信用標準、信用條件和收賬政策。信用標準是企業(yè)對客戶信用的最低標準要求。信用條件包括信用期間、信用額度和現(xiàn)金折扣政策,企業(yè)制定信用條件應結(jié)合自身的實際情況,從成本效益的角度出發(fā)。在制定收賬政策時,要考慮機會成本、壞賬損失和管理成本等因素,制定出切實可行且成本最小化的收賬政策。

      (二)應收賬款的事中管理

      1.建立健全合同會簽制度,加強對賬管理工作

      簽訂合同是一項業(yè)務的開始,也是防范風險的“源頭”。合同的訂立由法務部門的專業(yè)人士起草,最后由銷售部門、財務部門及企業(yè)法律顧問共同修訂完成。合同簽訂后,雙方應該嚴格履行合同條款,財務部門嚴格監(jiān)督整個流程原始單據(jù)的規(guī)范性及有效性,單據(jù)齊全及時與客戶對賬,結(jié)算確認單或者對賬單需經(jīng)雙方有效簽字確認。

      2.規(guī)范會計核算方法,發(fā)揮管理會計作用

      首先,要重視業(yè)財融合,財務部門與銷售部門進行業(yè)務對接,加強交流,互相配合,共同對應收賬款實施有效管理。財務部門每月及時編制應收賬款動態(tài)明細表,按照客戶的賬齡長短、金額大小、發(fā)貨的首尾時間、回款比例及與合同約定回款的差額等編制月報表,及時與銷售部門溝通,提醒客戶按期付款。在合同執(zhí)行過程中,要根據(jù)實際情況,及時修訂信用政策,加速回籠資金。

      其次,發(fā)揮管理會計的作用,結(jié)合應收賬款和銷售提成,努力降低資金成本。銷售部門工資及費用實行包干制,制定切實可行的銷售方案。比如,在嚴格履行銷售合同的情形下,每銷售一方混凝土,提成2元,全部收回貨款后,每方混凝土再提成3元,這種方案既促進了銷售業(yè)務,又加快了貨款的回籠,減少了融資成本,降低了財務杠桿,防范了應收風險。

      最后,加強動態(tài)管理,細化催款制度,隨時跟蹤。財務部門積極配合銷售部門催收賬款,提供應收賬款動態(tài)表,提醒銷售人員到期催收賬款,以及按照合同約定是否已逾期。具體方法:貨款到期前7個工作日通過電話、微信方式提醒;若超期10日內(nèi)尚未付款,由銷售部發(fā)催款函;超期30日尚未付款,由財務部應收賬款管理會計發(fā)出第二封催款函;超過60日未付款,由銷售部門和法務部門攜帶律師函上門警告。

      (三)應收賬款的事后管理

      1.多部門協(xié)作配合,實施不同收賬方式

      財務部門、銷售部門和法務部門共同重視企業(yè)的應收賬款。以管理會計為主,編制賬齡訴訟動態(tài)表,根據(jù)賬齡的長短、訴訟時效、案件執(zhí)行情況等指標綜合編制。銷售部門及法務部門根據(jù)動態(tài)表采用不同的收賬方法,包括電話催收、上門催收、發(fā)律師函、根據(jù)合同約定停止發(fā)貨及訴前保全等方式。

      2.運用業(yè)績考核綜合評價體系,激勵相關部門清收欠款

      制造企業(yè)應重視回款業(yè)績考核制度,運用業(yè)績考核綜合評價體系,激勵相關部門加速清欠力度??己酥笜税☉召~款周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)天數(shù)、回款率等,體現(xiàn)合理的獎罰制度。

      一是銷售人員考核:根據(jù)銷售方案,未按合同約定收回貨款的,對于每方3元的銷售提成不予計算,如果逾期30日到60日的,扣減銷售人員累計提成的10%:逾期61日到120日的,扣減銷售人員累計提成的30%,逾期120日以上的,扣減銷售人員累計提成的50%;產(chǎn)生壞賬的,單筆金額在3萬以內(nèi)的,全部由銷售人員自行負擔,3萬元以上由銷售人員與企業(yè)各承擔壞賬金額的50%。

      二是法務部門經(jīng)辦人員的考核:對于逾期在180天以上的應收賬款,收回欠款金額按照當年的銷售平均價折合成混凝土的總方量,按照每方1元獎勵;對于逾期在2年以內(nèi)的應收賬款,收回欠款金額分別按照當年的銷售平均價折合成混凝土的總方量,按照每方2元獎勵;對于逾期2年以上的應收賬款,收回欠款金額分別按照當年的銷售平均價折合成混凝土的總方量,按照每方3元獎勵。

      (四)加強重要印章、混凝土資質(zhì)及收款收據(jù)的管理

      首先,公司公章、合同章及混凝土資質(zhì)由公司辦公室專人負責管理,使用時登記注冊,并由公司辦公室負責人簽字同意(合同的簽訂蓋章及重大事項必須經(jīng)過公司法人同意)?;炷临Y質(zhì)的使用需要經(jīng)過銷售部負責人同意并且與本次簽訂合同數(shù)量一致方可,公司辦公室登記備案,防止混凝土資質(zhì)流失在外。

      其次,財務章、法人章及蓋好章的收款收據(jù)由財務部門專人負責保管,并且不得由出納一人保管;財務專用章、法人章及收據(jù)使用時登記造冊,杜絕蓋好章的空白收款收據(jù)由銷售人員借出。

      最后,登記備案的與應收賬款有關的印章、混凝土資質(zhì)和收據(jù),由財務人員負責與應收賬款賬套核對,查看簽訂的合同是否實際發(fā)生業(yè)務,開出的收款收據(jù)是否已經(jīng)收到款項。

      通過以上印章、混凝土資質(zhì)及收款收據(jù)的日常管理,不但規(guī)范了相關部門的業(yè)務工作,而且也能防止銷售業(yè)務的流失及企業(yè)資金在賬外循環(huán)。

      (五)規(guī)范管理應收賬款的各種原始單據(jù),重視應收賬款的日常對賬工作

      首先,中小型商用混凝土制造企業(yè)日常發(fā)生銷售業(yè)務,原始單據(jù)有購銷合同、供貨單、混凝土結(jié)算單及對賬函等,這些單據(jù)都是重要的收款依據(jù)。如果企業(yè)沒有專門的檔案室,一般由財務部門專人負責管理,需按照客戶及年限分類,分別將合同、供貨單、混凝土結(jié)算單及對賬函登記造冊。

      其次,依據(jù)合同條款,督促銷售人員及時與對方客戶結(jié)算混凝土方量,索取銷售人員簽回的結(jié)算單并及時入賬。年末,由銷售人員協(xié)助一同與客戶對賬,索取蓋章后的對賬函。

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