李小環(huán)
(廣東煙草佛山市有限責(zé)任公司,廣東 佛山 528100)
煙草行業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)經(jīng)歷了從最簡單的單機(jī)核算軟件到目前的系統(tǒng)集成,在信息化技術(shù)高速發(fā)展的新形勢下,面臨進(jìn)一步升級優(yōu)化,這既是一個機(jī)遇,也是一個挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)管理信息化經(jīng)歷了三個階段。首先是會計(jì)電算化,單機(jī)版核算軟件在20世紀(jì)90年代末的應(yīng)用,使會計(jì)電算化替代了手工記賬;其次是會計(jì)信息化,行業(yè)會計(jì)核算軟件以及網(wǎng)絡(luò)型會計(jì)電算化從2003年開始普及應(yīng)用,使財(cái)務(wù)工作從“會計(jì)核算型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤柏?cái)務(wù)管理型”;最后是財(cái)務(wù)管理信息化,煙草行業(yè)在2010年對會計(jì)核算軟件進(jìn)行了統(tǒng)一實(shí)施,使財(cái)務(wù)工作從“財(cái)務(wù)管理型”跨越到了“企業(yè)管理型”,從而實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)。本文對煙草行業(yè)財(cái)務(wù)信息化實(shí)施過程中的問題進(jìn)行了細(xì)致剖析,提出了相應(yīng)的解決辦法,并對財(cái)務(wù)全程無紙化操作進(jìn)行了重點(diǎn)闡述,希望能幫助企業(yè)管理者共同提升財(cái)務(wù)管理水平。
財(cái)務(wù)管理信息化是在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,開發(fā)、利用信息平臺對財(cái)務(wù)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合。有了財(cái)務(wù)信息平臺,財(cái)務(wù)人員可以利用憑證模板快速出具會計(jì)憑證;可以方便、迅速地查詢會計(jì)數(shù)據(jù);在報(bào)表系統(tǒng)點(diǎn)擊“報(bào)表計(jì)算”,可以自動生成報(bào)表數(shù)據(jù),快速編制出快報(bào)、物流報(bào)表、量本利等各種報(bào)表;通過財(cái)務(wù)分析軟件可以很快編制出財(cái)務(wù)分析報(bào)告。財(cái)務(wù)管理信息化讓眾多的財(cái)務(wù)人員從繁雜的工作中解脫出來,將更多的精力投入到財(cái)務(wù)管理方面,從而提高財(cái)務(wù)管理工作效率。
一個企業(yè)涉及到各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)是密不可分的,所以財(cái)務(wù)管理信息化需要滲透到財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各種系統(tǒng),從而讓業(yè)務(wù)計(jì)劃、資金預(yù)算、財(cái)務(wù)核算、內(nèi)部控制、統(tǒng)計(jì)分析等觸角延伸到各相關(guān)管理層,以及各職能部門的最末稍,從而實(shí)現(xiàn)全員、全過程、全方位的管理。
煙草行業(yè)逐步把信息化融入了財(cái)務(wù)管理工作,比如用友NC系統(tǒng)包含預(yù)算、資產(chǎn)、資金、報(bào)銷、營銷等各種模塊,體現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理信息化在財(cái)務(wù)管理工作方面帶來的成果。財(cái)務(wù)管理信息化,通過信息的快速傳遞,不但讓企業(yè)和社會實(shí)現(xiàn)了有機(jī)聯(lián)系,而且讓企業(yè)間的信息也實(shí)現(xiàn)了共享。企業(yè)管理層可通過信息系統(tǒng),順暢查詢財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各種相關(guān)數(shù)據(jù),對企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行正確分析、研判,從而制定合理的管理措施,實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值增長,保證企業(yè)的核心市場競爭優(yōu)勢。
通過財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),財(cái)務(wù)管理職能得到了延伸,使財(cái)務(wù)工作從會計(jì)管理轉(zhuǎn)向了企業(yè)管理,企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心仍然是管理問題,財(cái)務(wù)管理信息化可以用信息技術(shù)提升管理,但不能解決企業(yè)管理的所有問題,目前還存在著一定的不足。
目前煙草行業(yè)財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)包含預(yù)算、資產(chǎn)、資金、報(bào)銷、營銷等各種模塊,但是有些模塊并沒有進(jìn)行對接達(dá)到融合。比如預(yù)算系統(tǒng)和報(bào)銷管理系統(tǒng)沒有對接,兩個系統(tǒng)相對獨(dú)立,目前的預(yù)算系統(tǒng)只發(fā)揮了編制預(yù)算的功能,其預(yù)算數(shù)據(jù)不能融入到報(bào)銷管理系統(tǒng)中,所以報(bào)銷管理系統(tǒng)中的某個項(xiàng)目在開支時,即使已經(jīng)超出預(yù)算,報(bào)銷管理系統(tǒng)未有預(yù)警機(jī)制,不能顯示剩余預(yù)算額度,仍然能夠繼續(xù)報(bào)銷,這樣財(cái)務(wù)就無法監(jiān)督和管理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),從而不能發(fā)揮預(yù)算這一管理會計(jì)工具的功能。
由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)對接和融合,導(dǎo)致業(yè)、財(cái)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能共享。比如煙草行業(yè)雖然在財(cái)務(wù)用友NC系統(tǒng)中可以查詢V6營銷系統(tǒng)的部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),但是并不能查詢所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),而且業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也不能直接導(dǎo)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也不能及時反饋給業(yè)務(wù)系統(tǒng),所以使得財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法充分共享。財(cái)務(wù)無法及時準(zhǔn)確地監(jiān)督業(yè)務(wù)部門,也無法為業(yè)務(wù)部門提供相應(yīng)的服務(wù),從而對企業(yè)的科學(xué)決策有一定的影響。
在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的新形勢下,煙草行業(yè)不斷使用日益成熟的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、資金監(jiān)管系統(tǒng)等等,這些系統(tǒng)在推進(jìn)信息化建設(shè)的同時,也缺乏數(shù)據(jù)的集中管理和有效集成。比如煙草行業(yè)目前正在實(shí)施的財(cái)務(wù)用友NC系統(tǒng)與資金監(jiān)管系統(tǒng),二者存在相同的系統(tǒng)模塊即“報(bào)銷模塊”,這使得報(bào)銷人員需要在兩個系統(tǒng)同時錄入相同的報(bào)銷內(nèi)容,這樣就增加了報(bào)賬人員和審核人員的工作量,同時讓這些系統(tǒng)在一定程度上產(chǎn)生了信息的冗余和浪費(fèi)。
雖然煙草行業(yè)擁有眾多的注會、高會和中級會計(jì)師等財(cái)務(wù)隊(duì)伍,這些財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能普遍較高,但既懂財(cái)務(wù)又懂信息的人才相對欠缺。由于財(cái)務(wù)人員不了解信息技術(shù),信息人員不了解財(cái)務(wù)知識,所以在軟件開發(fā)過程中常常會出現(xiàn)一定的分歧,有時會出現(xiàn)系統(tǒng)功能和業(yè)務(wù)模塊融合的設(shè)計(jì)問題,從而給系統(tǒng)運(yùn)行和功能帶來一定的風(fēng)險和阻礙。
財(cái)務(wù)新系統(tǒng)的上線實(shí)施,一般主要強(qiáng)調(diào)對財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),而對于業(yè)務(wù)鏈條中的其他部門經(jīng)辦人員的培訓(xùn)力度明顯不足,在培訓(xùn)手段上缺乏多樣性和持續(xù)性,這都會影響后續(xù)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理,影響工作效率的提升。
煙草行業(yè)目前還有很多企業(yè)完全沒有實(shí)施電子專用發(fā)票,而且在報(bào)賬的過程中完全以紙質(zhì)發(fā)票為準(zhǔn)。比如目前煙草行業(yè)仍然使用紙質(zhì)專用發(fā)票,每月需要購票、開票、加蓋印章,有時系統(tǒng)故障等原因還會出現(xiàn)重開或漏開的現(xiàn)象。紙質(zhì)發(fā)票存在著用票成本多、人工勞動量大、容易毀損和遺失、防偽難度大等一系列的缺點(diǎn),阻礙了無紙化辦公的進(jìn)程,也阻礙了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。
目前,煙草行業(yè)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)施過程中還存在線上線下“兩條腿”的現(xiàn)象,比如,有些企業(yè)目前仍以紙質(zhì)審批流程為主,在紙質(zhì)審批流程結(jié)束后,同時需要再走一遍系統(tǒng)審批流程,這樣產(chǎn)生了重復(fù)的工作量,降低了工作效率。
目前煙草行業(yè)正在實(shí)施的資金監(jiān)管系統(tǒng),該系統(tǒng)已設(shè)置網(wǎng)銀支付功能,但由于企業(yè)與相關(guān)銀行之間還未實(shí)現(xiàn)銀企直連,所以系統(tǒng)里面的支付功能暫時還未投入使用,目前仍然采用支票或網(wǎng)銀盾的傳統(tǒng)方式進(jìn)行支付。采用支票的方式,財(cái)務(wù)人員需要購買支票、開具支票、加蓋印章、設(shè)置支票密碼、前往銀行辦理,這樣需要花費(fèi)大量的時間;采用銀行網(wǎng)銀盾的支付方式,也不夠完善,因?yàn)樾枰?cái)務(wù)人員根據(jù)紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)的各種信息,手工錄入網(wǎng)銀系統(tǒng),然后再進(jìn)行網(wǎng)上支付。
煙草行業(yè)要將財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)中各個模塊進(jìn)行最大程度的對接,讓各個模塊的功能和數(shù)據(jù)充分共享,從而有力發(fā)揮管理會計(jì)工具的作用。比如,煙草行業(yè)將財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)中的預(yù)算系統(tǒng)與報(bào)銷管理系統(tǒng)進(jìn)行對接和融合,讓預(yù)算數(shù)據(jù)融入到報(bào)銷系統(tǒng)中,并設(shè)置預(yù)警機(jī)制,這樣,報(bào)銷經(jīng)辦人可以實(shí)時查詢某項(xiàng)目的剩余預(yù)算額度,讓經(jīng)辦人合理安排開支。當(dāng)報(bào)銷管理系統(tǒng)的某項(xiàng)開支超過預(yù)算額度時,報(bào)銷管理系統(tǒng)會自動啟動預(yù)警機(jī)制,使該筆項(xiàng)目報(bào)銷不能進(jìn)行系統(tǒng)提交,這樣從根源上加強(qiáng)財(cái)務(wù)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管控,讓預(yù)算具有剛性約束力,從而充分發(fā)揮預(yù)算這一管理會計(jì)工具的作用。
煙草行業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)實(shí)際工作情況,完善各軟件系統(tǒng)接口,將財(cái)務(wù)信息化軟件之間、財(cái)務(wù)信息化軟件和其他管理軟件之間進(jìn)行深度融合,將企業(yè)內(nèi)部的各種資源進(jìn)行高度集中的管控和配置,做到“數(shù)據(jù)同源,信息集中”,從而迅速地對企業(yè)各種財(cái)務(wù)、管理方案做出最科學(xué)、最有價值的決策。比如可以將煙草行業(yè)的營銷V6系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算軟件用友NC系統(tǒng)進(jìn)行深度融合,讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以直接導(dǎo)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核算,這將大大提升財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。
煙草行業(yè)在企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)具體搭建前,需要充分了解具體業(yè)務(wù),根據(jù)實(shí)際情況,重新整合企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),重新梳理業(yè)務(wù)流程,對系統(tǒng)功能接近的業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行歸集,擴(kuò)大業(yè)務(wù)幅度,將管理層級盡量壓縮,對每個信息系統(tǒng)模塊的具體工作進(jìn)行明確,在合理規(guī)范業(yè)務(wù)流程、合理規(guī)劃系統(tǒng)模塊的基礎(chǔ)上,對相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì),在開發(fā)過程中也要做好各系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)銜接,避免因銜接不善影響工作效率的提升。比如煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算NC系統(tǒng)中的報(bào)銷管理系統(tǒng)具有相同的系統(tǒng)功能,即報(bào)賬系統(tǒng)功能,如果將這兩個系統(tǒng)中相同的功能模塊進(jìn)行融合并做好銜接,就可以解決報(bào)賬經(jīng)辦人重復(fù)錄入報(bào)賬信息的問題,從而大大減少經(jīng)辦人員和審核人員的工作量。
由于煙草行業(yè)同時具備財(cái)務(wù)和信息知識的人才相對欠缺,所以需要針對性地引進(jìn)一批財(cái)務(wù)知識精湛、計(jì)算機(jī)知識精通的綜合型人才,同時通過各種渠道和方式對財(cái)務(wù)人員提供必要的、多元化的、持續(xù)性的財(cái)務(wù)專業(yè)和信息化知識培訓(xùn);同時要鼓勵財(cái)務(wù)人員主動加大對信息化知識的自學(xué),善于思考研究,努力將自己打造成符合財(cái)務(wù)管理信息化要求的復(fù)合型技術(shù)骨干。
由于財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)趨于集成化,公司各業(yè)務(wù)部門都需要應(yīng)用相關(guān)的財(cái)務(wù)系統(tǒng),這樣就需要通過上課、觀看視頻、定期整理相關(guān)資料等各種培訓(xùn)手段,對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行持續(xù)性的培訓(xùn),從而讓其充分熟悉財(cái)務(wù)系統(tǒng)有關(guān)功能及財(cái)務(wù)相關(guān)要求,以確保及時、準(zhǔn)確的歸集系統(tǒng)數(shù)據(jù),從而發(fā)揮好信息系統(tǒng)的強(qiáng)大功能。
伴隨信息技術(shù)的成熟運(yùn)用,電子普通發(fā)票在煙草行業(yè)已有部分使用,但電子專票仍未實(shí)施。紙質(zhì)發(fā)票具有一定的缺陷,電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票相比,主要有五大優(yōu)勢:一是領(lǐng)用方式快捷及時,遠(yuǎn)程交付安全便利。實(shí)施電子發(fā)票,納稅人可以通過辦稅服務(wù)廳、電子稅務(wù)局等渠道領(lǐng)用電子發(fā)票,而且實(shí)現(xiàn)“即領(lǐng)即用”??梢酝ㄟ^電子郵箱、二維碼等方式交付電子發(fā)票,安全便利。二是降低企業(yè)用票成本,減少工作量,提高工作效率。推行電子發(fā)專票,既能節(jié)省用票成本和勞動成本,又能真正保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性與安全性。三是發(fā)票核算完全可以實(shí)現(xiàn)無紙化操作。電子發(fā)票從開票到發(fā)票數(shù)據(jù)傳輸,再到收付款雙方將數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入,整個過程都不會再生成紙質(zhì)發(fā)票。四是降低接收假票風(fēng)險,使財(cái)務(wù)管理更高效。信息化時代,電子防偽技術(shù)將成為主流,納稅人可以通過下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器,查閱電子發(fā)票并驗(yàn)證電子簽名有效性。五是存儲保管更經(jīng)濟(jì),社會效益更顯著。電子發(fā)票采用信息化存儲方式,無需專門場所存放,可以大幅降低后續(xù)人工成本。同時電子發(fā)票的推出,還有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)字化、一體化發(fā)展,進(jìn)而對整個經(jīng)濟(jì)社會的數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生積極影響。推行電子發(fā)票,有利于加快財(cái)務(wù)全程無紙化建設(shè)的進(jìn)程,也是財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)。
目前煙草行業(yè)部分企業(yè)仍以紙質(zhì)審批流程為主,在走完紙質(zhì)審批流程的同時,還需要再走一遍系統(tǒng)審批流程,影響了財(cái)務(wù)工作效率的提升。煙草行業(yè)要完善和健全各系統(tǒng)功能,確保報(bào)賬工作有強(qiáng)大的系統(tǒng)支撐,從而取消紙質(zhì)審批流程,完全實(shí)施系統(tǒng)報(bào)賬,切實(shí)解決線上線下“兩條腿”的問題。系統(tǒng)報(bào)賬模式與紙質(zhì)報(bào)賬模式相比,具有四大優(yōu)勢:一是系統(tǒng)填單可以保存模板,使用復(fù)制、粘貼的功能,解決了紙質(zhì)報(bào)賬中報(bào)銷單據(jù)填寫工作量大且容易填錯的問題;二是系統(tǒng)審批不受時間的約束,不但可以縮短審批時間,還可以保障領(lǐng)導(dǎo)的時間不被隨時打斷;三是自動生成會計(jì)憑證,不但可以大大減少勞動量,還能最大程度上確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性,從而提高財(cái)務(wù)管理效率;四是電子檔案可以長久保存,而且查閱時調(diào)取非常容易。總之,系統(tǒng)報(bào)賬作為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化的重要環(huán)節(jié),能夠大大降低各種管理費(fèi)用、人力成本、以及信息重復(fù)成本,使經(jīng)辦人報(bào)賬真正實(shí)現(xiàn)自動化。系統(tǒng)報(bào)賬模塊是財(cái)務(wù)全程無紙化操作的重要環(huán)節(jié),也是財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要舉措。
煙草行業(yè)要加強(qiáng)與銀行間的深度融合,實(shí)現(xiàn)銀企直連。銀企直連是指企業(yè)通過信息化平臺建立與銀行之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系,將企業(yè)業(yè)務(wù)平臺與網(wǎng)銀支付功能無縫對接,通過信息流的方式,完成各種銀行金融業(yè)務(wù)。煙草行業(yè)目前的資金支付主要是采用支票以及銀行網(wǎng)銀盾的方式,這兩種傳統(tǒng)的支付方式都有一定的缺陷。銀企直連與傳統(tǒng)的支付方式相比,具有四大優(yōu)勢:一是由于銀企直連采用了電子化交易,將資金流轉(zhuǎn)換為信息流,可以利用銀行先進(jìn)的大集中式核心系統(tǒng)瞬間完成轉(zhuǎn)賬;二是解決了支票支付中的購票、開票、蓋章以及親臨銀行網(wǎng)點(diǎn)柜臺辦理手續(xù)的一系列問題;三是解決了銀行網(wǎng)銀盾支付操作中的根據(jù)紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)手工錄入相關(guān)信息的問題;四是銀企直連可以自由、安全、方便、快捷的辦理轉(zhuǎn)賬、匯款、查詢等各種銀行業(yè)務(wù),從而實(shí)現(xiàn)資金管理自動化。銀企直連對財(cái)務(wù)全程無紙化操作及財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)具有積極的作用。
總之,煙草行業(yè)要想打造企業(yè)核心競爭力,實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展,就需要通過信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)行業(yè)的創(chuàng)新管理。財(cái)務(wù)管理信息化持續(xù)深入的建設(shè),對推動煙草行業(yè)向“嚴(yán)格規(guī)范、充滿活力、創(chuàng)新驅(qū)動”的高質(zhì)量發(fā)展具有重大的戰(zhàn)略意義。