檔案學(xué)視角下工作臺(tái)賬的規(guī)范化管理問題探討

賴 捷

（昆明市第一中學(xué)黨政辦 昆明·云南 650031）

近幾年，臺(tái)賬愈來愈頻繁地被運(yùn)用于各種各樣的檢查和評(píng)估，已經(jīng)成為許多部門考評(píng)工作內(nèi)容、核查工作績效的重要手段，對于推進(jìn)相關(guān)工作發(fā)揮了積極作用。但是，也普遍面臨臺(tái)賬泛化、臺(tái)賬虛化、臺(tái)賬價(jià)值轉(zhuǎn)化缺失和管理不規(guī)范等現(xiàn)象，尤其是相關(guān)機(jī)構(gòu)通常將工作臺(tái)賬不加甄選、鑒別，一股腦地歸檔管理，給檔案管理帶來很多問題和麻煩。因此，本文擬以某普通高中臺(tái)賬管理的現(xiàn)狀為案例，探討臺(tái)賬的規(guī)范化管理問題。

1 臺(tái)賬不是檔案

臺(tái)賬就是根據(jù)某項(xiàng)檢查、評(píng)估工作的考評(píng)指標(biāo)，而分門別類準(zhǔn)備起來的反映工作實(shí)際情況，以備查考的各種文本、文件、資料的統(tǒng)稱。臺(tái)賬和檔案之間具有非常緊密的聯(lián)系，它們的記錄內(nèi)容相同、物質(zhì)形態(tài)相同、對工作均具有參考作用。但是臺(tái)賬不等于檔案，現(xiàn)階段臺(tái)賬制作程序往往沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，更不可能像檔案那樣有明確的分類、組卷、整理、編目、排列編號(hào)、歸檔后集中統(tǒng)一保存的操作流程。臺(tái)賬轉(zhuǎn)化為檔案必須通過一個(gè)鑒別、整理、歸檔的過程，而檔案復(fù)制件用作工作臺(tái)賬也必須根據(jù)實(shí)際情況在特定條件下進(jìn)行。因此，臺(tái)賬不是檔案，理由如下。

1.1 臺(tái)賬的功利傾向影響檔案的真實(shí)性

幾乎所有臺(tái)賬都是相關(guān)機(jī)構(gòu)為了接受上級(jí)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的考核評(píng)估而準(zhǔn)備，收集整理的一方和檢查審核的一方地位不平等。常常是收集整理的一方想方設(shè)法要把臺(tái)賬打扮修飾得讓檢查審核的一方滿意。例如，2003年，為了通過省教育廳對X校教育質(zhì)量等級(jí)評(píng)估，X校根據(jù)100多個(gè)測評(píng)指標(biāo)，準(zhǔn)備了上百盒臺(tái)賬。道理很簡單，東西越多就說明學(xué)校工作越扎實(shí)，越有成效。從這個(gè)角度看，功利性就是臺(tái)賬的原罪。為了迎合檢查需要，臺(tái)賬的真實(shí)性可以讓位于考評(píng)過關(guān)的功利性目的。

1.2 臺(tái)賬的實(shí)效性妨礙檔案的完整性

工作考評(píng)和考核通常是階段性的，工作臺(tái)賬根據(jù)考評(píng)要求，也是階段性呈現(xiàn)。例如常規(guī)業(yè)務(wù)考核以學(xué)年度或自然年度的工作臺(tái)賬為主；晉級(jí)升等、精神文明建設(shè)考核一般關(guān)注3-5年的工作臺(tái)賬；一些專項(xiàng)檢查（治理亂收費(fèi)、師德師風(fēng)、開學(xué)準(zhǔn)備、疫情防控）的臺(tái)賬可能僅限于最近幾月或幾周。上級(jí)部門要求檢查臺(tái)賬的才有臺(tái)賬，不檢查就沒有了；即使這項(xiàng)工作年年都做，但是“今年有的臺(tái)賬，明年就沒有”現(xiàn)象也是合理且存在的；上級(jí)要看哪些臺(tái)賬，學(xué)校就產(chǎn)生哪些臺(tái)賬，其他內(nèi)容被閹割了。這樣得到的臺(tái)賬就像被修剪好的盆栽，漂亮，但不是植物原本的狀態(tài)，形態(tài)上就不完整。臺(tái)賬只求“以管窺豹”、“一葉知秋”，與檔案工作“竭力展現(xiàn)歷史原貌”的本質(zhì)相矛盾。

1.3 臺(tái)賬的專一性阻礙檔案的多樣性

臺(tái)賬的形成標(biāo)準(zhǔn)是專一的，又是多變的?？己肆繕?biāo)就是工作臺(tái)賬的唯一標(biāo)準(zhǔn)，這一點(diǎn)從未改變。但是量標(biāo)的內(nèi)容常常變化，這一點(diǎn)和檔案必須遵循《檔案法》和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)很不一樣。例如，精神文明創(chuàng)建考核的臺(tái)賬標(biāo)準(zhǔn)就細(xì)分為文明城市、文明學(xué)校、文明校園等，而且還時(shí)有調(diào)整，甚至省、市、區(qū)級(jí)之間還有細(xì)微差異。我們在準(zhǔn)備工作臺(tái)賬前都要先確認(rèn)今年的臺(tái)賬要求，否則直接影響臺(tái)賬達(dá)標(biāo)效果。

工作臺(tái)賬的形式多以文檔、圖片等為主，有時(shí)還要根據(jù)考核要求把圖片改成指定格式、調(diào)整像素大小。以創(chuàng)文臺(tái)賬為例，各級(jí)創(chuàng)文臺(tái)賬培訓(xùn)都反復(fù)強(qiáng)調(diào)，臺(tái)賬要閉環(huán)呈現(xiàn)——每個(gè)活動(dòng)臺(tái)賬要有計(jì)劃安排、過程圖片、媒體報(bào)道、小結(jié)或者情況說明。因此各學(xué)校往往更重視活動(dòng)的文字撰寫和編輯，實(shí)物檔案、音像檔案資料的收集被忽視就是必然了。

2 以檔案思維規(guī)范臺(tái)賬管理

盡管臺(tái)賬不是檔案，但是它仍然是相關(guān)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)與管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要的查考價(jià)值，規(guī)范臺(tái)賬管理，仍然具有必要性。檔案管理的思維與理論對于臺(tái)賬管理具有重要參考意義，分述如下。

2.1 為確保檔案的真實(shí)性，避免原件直接入臺(tái)賬

工作臺(tái)賬來自學(xué)校所有工作中，臺(tái)賬的管理權(quán)責(zé)不明晰。工作臺(tái)賬通常都是在接到考核評(píng)審工作通知后，臨時(shí)通知各部門把評(píng)審量標(biāo)對應(yīng)涉及的工作臺(tái)賬集中起來，稍微加工梳理后呈現(xiàn)在考核組面前的。因?yàn)橄嚓P(guān)人員把這個(gè)工作當(dāng)做臨時(shí)的工作任務(wù)，態(tài)度難免應(yīng)付敷衍，“多一事不如少一事”思想很常見，所以有時(shí)候會(huì)直接把重要的會(huì)議記錄、正式公文、數(shù)據(jù)表格等資料匯入迎檢臺(tái)賬中。這樣直接導(dǎo)致了兩重風(fēng)險(xiǎn)：一是涉密內(nèi)容不慎泄露；二是重要臺(tái)賬在檢查過程中損壞、遺失。為了避免這些風(fēng)險(xiǎn)，建議避免直接用原件作臺(tái)賬。因?yàn)閺纳鐣?huì)發(fā)展和工作全局角度看，檔案的完整性比這些似是而非的擔(dān)憂更重要，更應(yīng)該優(yōu)先考慮；同時(shí)，所謂原件也不能排除造假可能，為確保、尊重檔案的真實(shí)性，避免原件作為臺(tái)賬是恰當(dāng)?shù)淖龇ā?/p>

2.2 規(guī)范考核指標(biāo)為前提，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬管理規(guī)范化

臺(tái)賬與檔案相比，其范圍、形式和編排都缺乏指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，這會(huì)導(dǎo)致工作臺(tái)賬“千人千面”、“邊界模糊不清”。例如，“創(chuàng)建文明城市未成年人思想道德建設(shè)”考核的一項(xiàng)量標(biāo)是“思想道德建設(shè)”，這個(gè)量標(biāo)的相關(guān)材料表述分為五個(gè)部分：“培育和踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀”、“‘我的中國夢’主題教育實(shí)踐活動(dòng)”、“德育課程設(shè)置和學(xué)科德育”、“規(guī)范養(yǎng)成教育和文明禮儀教育”和“心理健康教育”。前四項(xiàng)非常類似，“美德教育”和“中華傳統(tǒng)文化”這樣的關(guān)鍵詞至少在兩個(gè)項(xiàng)目表述中重復(fù)出現(xiàn)，讓負(fù)責(zé)臺(tái)賬的工作人員感覺“一個(gè)材料好像可以匹配好幾個(gè)量標(biāo)”，導(dǎo)致資源浪費(fèi)或者靠個(gè)人臆斷來拼湊臺(tái)賬。但是昆明市委組織部2018年編制的“黨支部規(guī)范化建設(shè)”臺(tái)賬清單就明明白白指出每個(gè)量標(biāo)要的臺(tái)賬是什么？例如：“黨組織成立相關(guān)文件”對應(yīng)“組織關(guān)系清楚”這個(gè)量標(biāo)。工作人員不用揣測，不同基層黨組織都照這個(gè)要求提供臺(tái)賬，這就是規(guī)范操作的可能?？己肆繕?biāo)是臺(tái)賬的“模型”，編制表述規(guī)范準(zhǔn)確的考核標(biāo)準(zhǔn)就是給臺(tái)賬“塑?！?，讓臺(tái)賬標(biāo)準(zhǔn)化呈現(xiàn)。這樣不僅方便臺(tái)賬轉(zhuǎn)化為檔案，而且可以促進(jìn)相關(guān)工作的規(guī)范化建設(shè)，恰好迎合了檢查臺(tái)賬的初衷——“以評(píng)促建”。當(dāng)然，要做到這一點(diǎn)，意味著編寫臺(tái)賬清單（考核量標(biāo)）的相關(guān)考核部門人員要深入了解考核工作，掌握這項(xiàng)工作的“肌理脈絡(luò)”，必然要先積累相關(guān)工作的經(jīng)驗(yàn)。這也就解釋了為什么組織部門編制的臺(tái)賬清單比“創(chuàng)文”的臺(tái)賬清單更具有操作性，畢竟“創(chuàng)文”臺(tái)賬是近年才全面進(jìn)入我們的視野。所以筆者認(rèn)為，規(guī)范表述考核量標(biāo)，制定“易操作的臺(tái)賬清單”是個(gè)需要時(shí)間積累，只能循序漸進(jìn)的過程。

2.3 提高業(yè)務(wù)人員的素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬管理科學(xué)化

確立了臺(tái)賬的操作規(guī)范，還要掌握專業(yè)知識(shí)、熟悉規(guī)范的業(yè)務(wù)人員保障執(zhí)行才能實(shí)現(xiàn)意圖，達(dá)到目的。所以提高臺(tái)賬業(yè)務(wù)人員素養(yǎng)的必要性緊隨而至。加強(qiáng)臺(tái)賬的管理隊(duì)伍建設(shè)，首先要實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制，將每個(gè)考核項(xiàng)目的臺(tái)賬收集整理任務(wù)按大類分解到部門和責(zé)任人，還可以把臺(tái)賬管理工作成效納入業(yè)務(wù)考核范圍內(nèi)，實(shí)行獎(jiǎng)懲分明的考評(píng)制度，對業(yè)績突出的管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，或在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予一定的傾斜；其次，構(gòu)建業(yè)務(wù)素質(zhì)精良的管理隊(duì)伍，提高全體教職工的臺(tái)賬意識(shí)，營造全員參與臺(tái)賬收集的良好氛圍，增強(qiáng)臺(tái)賬歸檔工作的自覺性和主動(dòng)性。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、課題研究等途徑，提高臺(tái)賬管理人員的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，從單純的臺(tái)賬管理人員向集管理、編研、信息化能力于一身的復(fù)合型人才的角色轉(zhuǎn)換。

3 探索檔案與臺(tái)賬之間的共享與轉(zhuǎn)換

因?yàn)榕_(tái)賬和檔案之間千絲萬縷的聯(lián)系，尤其大量的臺(tái)賬內(nèi)容直接來自檔案，我們認(rèn)為在信息化與網(wǎng)絡(luò)化背景下，可以實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬與檔案之間的共享與互換，尤其是將檔案工作作為臺(tái)賬工作的基礎(chǔ)資源，直接調(diào)用，既免去了“臺(tái)賬”轉(zhuǎn)化為“檔案”的重復(fù)勞動(dòng)，又能確保臺(tái)賬所反映工作內(nèi)容的“真實(shí)性”。

3.1 編制檔案資源索引，從檔案中提取臺(tái)賬內(nèi)容

當(dāng)工作臺(tái)賬可以直接從已歸檔的檔案中提取出來，臺(tái)賬和檔案的關(guān)系就可以看作引文與文獻(xiàn)之間的關(guān)系，把對應(yīng)考核量標(biāo)的檔案歸檔信息（年度、部門、保管期限和件號(hào)等）梳理成一張表格交給檢查考核組，考核組任意抽查，直接在檔案數(shù)據(jù)庫中搜索調(diào)取檔案。當(dāng)然，這樣做的前提是學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作達(dá)到相當(dāng)水平才可以實(shí)現(xiàn)。換一個(gè)角度，這種情景下的臺(tái)賬工作肯定能促進(jìn)學(xué)校的檔案工作的發(fā)展。但是，如果學(xué)校的檔案管理水平不高，還能不能適用索引工具呢？這也值得探索。例如，每年黨建方面檢查很多，一年當(dāng)中可能就要面對“黨建目標(biāo)考核”、“黨風(fēng)廉政建設(shè)考核”、“意識(shí)形態(tài)考核”等多次專項(xiàng)考核?？己酥黝}雖然不一樣，但是適用的臺(tái)賬資料高度重合。這時(shí)候也可以編制索引，在“臺(tái)賬”和“臺(tái)賬”之間“搭座橋”。比如，我們先把當(dāng)年黨建目標(biāo)考核的臺(tái)賬整理好，排序編制目錄，然后以這個(gè)臺(tái)賬庫為基礎(chǔ)，用索引把其他兩個(gè)考核項(xiàng)目的量標(biāo)對應(yīng)的臺(tái)賬在基礎(chǔ)臺(tái)賬庫中的位置定位出來，相當(dāng)于書的頁碼。

3.2 完善檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬內(nèi)容數(shù)字化

編制臺(tái)賬的目的在于便于考核組的考核，當(dāng)前電子政務(wù)、電子文件單軌制等逐步深入，建設(shè)數(shù)字化臺(tái)賬也是大勢所趨。而且越來越多的機(jī)構(gòu)建立起了完善的檔案管理平臺(tái)，基本可以實(shí)現(xiàn)電子文件的全文檢索，且與紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力，因此以完善的檔案管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，可以直接調(diào)取工作臺(tái)賬所需內(nèi)容（原件）。

3.3 調(diào)整檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容，提供管理人員水平

學(xué)校的檔案人員往往在臺(tái)賬工作中扮演協(xié)調(diào)、組織的重要角色，但是很多新的臺(tái)賬要求冒出來，檔案人員也是新手。檔案業(yè)務(wù)部門要與時(shí)俱進(jìn)，在檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)中融入工作臺(tái)賬的培訓(xùn)內(nèi)容。一方面，檔案業(yè)務(wù)部門要滲透到其他行業(yè)部門，通過培訓(xùn)，把檔案管理的理念輸入負(fù)責(zé)創(chuàng)文、黨建考核的部門，促使臺(tái)賬與檔案理念融合；另一方面，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)要向相關(guān)單位的工作人員講解工作臺(tái)賬和業(yè)務(wù)檔案制作標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求，從上往下，提高檔案管理人員做好臺(tái)賬和檔案工作的意識(shí)、方法和水平。

4 結(jié)束語

總之，面對大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)化逼近，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)作用逐漸淡化，原來高高在上的“權(quán)威咨詢者”地位逐漸削弱，檔案工作應(yīng)該抓住“臺(tái)賬泛化”這個(gè)時(shí)機(jī)，占領(lǐng)對臺(tái)賬工作的指導(dǎo)地位，扭轉(zhuǎn)被邊緣化的頹勢。