提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

唐金融

摘要：基層檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管和提供利用的活動，檔案管理工作是隨著社會的發(fā)展而不斷發(fā)展變化的，隨著社會需求的不斷增加，基層單位在各項事務(wù)管理中也強(qiáng)化痕跡化管理，檔案管理工作也越來越重要，為此，基層單位要構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學(xué)的檔案管理體系，對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，以提升檔案資料的潛在價值，為基層單位的發(fā)展創(chuàng)造條件。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;效能

前言

基層單位作為社會穩(wěn)定發(fā)展的機(jī)構(gòu)，其改革內(nèi)容牽動著社會各方的穩(wěn)定發(fā)展，因此，做好基層單位的改革工作是社會各項工作的重中之重。檔案管理工作作為基層單位的日常工作，其工作效果會直接影響基層單位的發(fā)展水平和現(xiàn)代化步伐，提高檔案資源的使用效率是提高基層單位現(xiàn)代化水平的主要途徑。所以，我們一定要做好基層單位檔案管理的創(chuàng)新改革工作，為現(xiàn)代化發(fā)展保駕護(hù)航。

1新時期做好創(chuàng)新基層單位檔案管理工作的意義

要想讓基層單位的檔案管理工作跟上當(dāng)前社會發(fā)展的步伐，就一定要進(jìn)行創(chuàng)新，這種創(chuàng)新是對傳統(tǒng)檔案管理思想的創(chuàng)新、模式的突破。我們要根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)搭建更加科學(xué)現(xiàn)代的檔案管理結(jié)構(gòu)，使基層單位的檔案管理工作擺脫陳舊的觀念與僵化的系統(tǒng)，使基層單位的檔案管理工作不再是簡單的資料整理與收集，而是可以利用資料進(jìn)行實(shí)際價值的產(chǎn)出，創(chuàng)造更加豐富的資源，有效改善傳統(tǒng)基層單位檔案管理工作的弊端，使管理工作的整體水平與生產(chǎn)價值得到提升。另外，基層單位檔案管理工作創(chuàng)新可以讓基層單位內(nèi)部形成良好的氛圍，使基層單位檔案創(chuàng)新工作起到帶頭作用，讓基層單位各個崗位的人員都能產(chǎn)生創(chuàng)新意識和思想，建立良好的創(chuàng)新工作環(huán)境，使創(chuàng)新工作由微觀層面逐漸提升到宏觀創(chuàng)新層面，進(jìn)而提升基層單位的發(fā)展水平，使基層單位加速創(chuàng)新和現(xiàn)代化的步伐，產(chǎn)生可觀的創(chuàng)新效能。

2基層單位檔案管理工作的特點(diǎn)

基層單位的檔案管理工作擁有一個較為復(fù)雜的體系。檔案管理工作的內(nèi)容比較多樣，科技檔案、行政檔案、會議檔案和載體檔案等，都是基層單位檔案管理工作的工作內(nèi)容，這些檔案中包含文字、聲音、圖片及錄像，在保管的過程中一定要保障安全和準(zhǔn)確，以便人們進(jìn)行查找和翻閱。另外，在基層單位的檔案管理工作中，我們對檔案的保存有著極高的要求，這些內(nèi)容主要都以紙張的形式存在，并使用分類的方式進(jìn)行保管，這在一定程度上給基層單位檔案管理工作帶來難度。

3基層檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題

首先，檔案管理的制度不科學(xué)不完善，且與之相對應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不健全。當(dāng)前，可以進(jìn)行檔案管理工作的人才比較欠缺，管理制度的問題讓管理人員時刻面臨著變化的工作內(nèi)容，由于崗前培訓(xùn)工作不到位，這在很大程度上使人才不愿意擔(dān)任檔案管理工作，很多檔案管理工作人員的工作時間比較長，沒有明確的換班制度，這就讓很多工作人員經(jīng)常處于疲勞狀態(tài)，尤其是在進(jìn)行信息化改革的過程中，很多工作人員不能及時跟上信息化發(fā)展的步伐，不能有效完成信息化建設(shè)工作，使得基層單位檔案管理信息化工作變得比較艱難。其次，在基層單位檔案管理工作中，工作人員的年齡普遍較高，很難具備足夠的工作能力和學(xué)習(xí)能力，也很難跟上信息發(fā)展的步伐，很難完成檔案管理信息化的建設(shè)工作。最后，有一些基層單位對檔案管理工作并不重視，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單地將文字材料進(jìn)行整理和收集，并沒有從管理的角度看待這項工作，這就讓基層單位錯過了檔案管理工作新方法與新觀念的落實(shí)時機(jī)，甚至造成檔案消失和檔案失效的嚴(yán)重后果，對基層的檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

4做好基層單位檔案管理工作的措施

4.1轉(zhuǎn)變基層單位檔案管理的觀念

基層單位要轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，要通過加強(qiáng)宣傳教育，使單位員工認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，每個人在崗位上的工作情況也是檔案管理工作的一部分，所以，檔案管理絕非管理員一個人的事。為此，基層單位要制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)范，將管理細(xì)節(jié)納入檔案管理的考核之中，使全體人員都認(rèn)識到自己的日常工作會對檔案考核結(jié)果有影響，同時，要落實(shí)檔案管理責(zé)任制，不同部門之間檔案資料的銜接由專人負(fù)責(zé)，不至于出了問題出現(xiàn)無人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。只有全員都認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能為檔案管理工作開創(chuàng)良好的工作氛圍。

4.2運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息電子化是檔案發(fā)展的必然趨勢，改變傳統(tǒng)的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技術(shù)下的檔案管理平臺體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的共享奠定基礎(chǔ)。為此，基層單位要從職能部門內(nèi)部開始，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、分析、整理和存儲的智能化、現(xiàn)代化，經(jīng)過內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各部門之間的聯(lián)通，形成信息化的管理平臺。

4.3提高基層檔案管理人員的素質(zhì)

一直以來，在基層單位中檔案管理人員都是處于可有可無的境地，很多情況下都是單位的快退休人員來擔(dān)任此項工作。這樣的人員并不是專門的檔案管理人員，談不上實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，更不用說檔案管理現(xiàn)代化了。而在信息技術(shù)下的檔案管理，首先要有專門的檔案管理人員，這樣人員的知識層次不僅僅是滿足于一般的計算機(jī)操作，還要求其有較高的知識層次和先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用能力;其次是要精通檔案管理專業(yè)知識，熟悉檔案管理規(guī)范要求，是屬于集檔案管理、信息技術(shù)于一體的復(fù)合型人才。基層單位要積極引進(jìn)這樣的人才，為實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化創(chuàng)造條件。

結(jié)束語

綜上所述，基層單位的檔案管理工作對基層單位的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，做好基層單位檔案管理模式的改革工作對基層單位的現(xiàn)代化改革和發(fā)展有著決定性影響。因此，我們要在檔案管理模式的改革工作中積極發(fā)現(xiàn)存在的問題，正視這些問題，通過科學(xué)有效的分析找到解決這些問題的應(yīng)用方案，讓基層單位檔案的價值可以在基層單位改革發(fā)展過程中得到體現(xiàn)，使基層單位可以進(jìn)入一個全新的發(fā)展階段。

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