李國(guó)軍

摘要：關(guān)于中職學(xué)生的在校表現(xiàn)情況，可以通過(guò)學(xué)生的檔案得到直接的反映，因此，這也成為了社會(huì)對(duì)于人才選拔的重要憑證。通過(guò)檔案能夠了解學(xué)上在校期間的各項(xiàng)表現(xiàn)，因此中職學(xué)校必須對(duì)檔案管理工作給予高度的重視，確保檔案的服務(wù)功能能夠落實(shí)。然而，就當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理工作情形來(lái)看，其中存在諸多問(wèn)題需要解決，對(duì)于檔案管理的改革工作已經(jīng)刻不容緩。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)生? 檔案管理? 改革? 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Abstract： The school performance of secondary vocational students can be directly reacted through the students' archives， therefore， this has become an important proof of the society for talent selection.Secondary vocational schools must attach great importance to the archives management work， to ensure that the service function of archives can be implemented. However， on the current archives management of secondary vocational schools， there are many problems to be solved， for the reform of archives management has been urgent.

Key Words： Secondary vocational students; File management; Reform; Innovation

近些年來(lái)，職業(yè)院校的發(fā)展受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注，作為技術(shù)型人才培養(yǎng)的重要基地，檔案管理工作在中職院校中的重要性不言而喻。學(xué)生檔案中包括學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力以及表現(xiàn)情況等，通過(guò)檔案能夠了解到學(xué)生在學(xué)校的中的基本情況，社會(huì)單位用人選拔時(shí)可以此作為依據(jù)。不過(guò)現(xiàn)實(shí)生活中，很多中職學(xué)校的檔案并不完善，“棄檔”“死檔”現(xiàn)象頻繁發(fā)生，這與檔案管理工作的態(tài)度之間有著直接的關(guān)系。

1 中職學(xué)生檔案管理工作中所呈現(xiàn)出的問(wèn)題

1.1缺乏完善的管理制度體系，對(duì)檔案管理重要性認(rèn)知不足

縱觀當(dāng)前中職院校對(duì)于檔案的管理工作情況，能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的根本出現(xiàn)在檔案管理工作的相關(guān)人員并沒(méi)有意識(shí)到該工作的重要性，針對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理期間，過(guò)度重視學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。然而當(dāng)前素質(zhì)教育的影響下，教育實(shí)現(xiàn)了全面改革，對(duì)于學(xué)生進(jìn)行教育的同時(shí)，關(guān)注其綜合素質(zhì)的發(fā)展。其實(shí)關(guān)于學(xué)生的很多表現(xiàn)都被記錄在檔案中，這就意味著學(xué)生邁出校門后，需要用檔案來(lái)做第一份工作的“拜帖”[1]。然而由于中職學(xué)校長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案管理工作的忽視，缺乏完善的制度，導(dǎo)致檔案工作根本無(wú)法得到專業(yè)人員的妥善管理[2]。

1.2檔案收集、整理工作無(wú)序化

（1）很多中職學(xué)校在對(duì)學(xué)生錄取以后，無(wú)法將學(xué)生初中的檔案手續(xù)調(diào)取出來(lái)，于是只能通過(guò)重新建檔的方式來(lái)辦理學(xué)生檔案，這樣很容易造成檔案斷檔的現(xiàn)象。

（2）由于中職學(xué)校對(duì)于檔案收集工作不夠重視，所以收集過(guò)程中，檔案會(huì)長(zhǎng)期處于分散的管理模式，盡管各部門負(fù)責(zé)自己的檔案管理內(nèi)容，但是想要做到及時(shí)上交，歸檔是比較困難的，于是檔案丟失、檔案破損的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（3）不僅如此，所有檔案在填寫上幾乎千篇一律，根本無(wú)法將學(xué)生的實(shí)際情況表現(xiàn)出來(lái)。由于在檔案的整理工作中，不僅因上交不及時(shí)導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全，還因?yàn)檎砉ぷ鞑坏轿欢霈F(xiàn)檔案積壓的現(xiàn)象，根本無(wú)法集中整理檔案中的有價(jià)值信息，因此檔案的服務(wù)功能明顯降低[3]。

1.3檔案的服務(wù)功能無(wú)法發(fā)揮

由于中職學(xué)校的學(xué)生檔案涉及大量的學(xué)生個(gè)人基本信息，因此通常會(huì)采用密封保存的方式，只有在學(xué)生個(gè)人有需求的情況下，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)才能啟封?，F(xiàn)實(shí)生活中很多學(xué)生對(duì)自己檔案中的材料內(nèi)容根本不夠清楚，因此錯(cuò)誤的保管形式導(dǎo)致檔案的應(yīng)用受到嚴(yán)重影響，沒(méi)有用人單位會(huì)愿意花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)查看這些價(jià)值并不大的學(xué)生檔案，因此檔案服務(wù)功能無(wú)法發(fā)揮，整個(gè)的管理工作陷入了惡性循環(huán)，死檔、棄檔的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

1.4相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)能力不足

中職學(xué)校中對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)的工作人員，在專業(yè)素質(zhì)能力上存在明顯的問(wèn)題，他們不僅缺乏專業(yè)的管理知識(shí)體系，且在工作過(guò)程中沒(méi)有積極的態(tài)度，所以無(wú)法對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)有效的管理。另外，很多中職學(xué)校安排的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，他們?nèi)狈r(shí)間與精力對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)，因此檔案的利用價(jià)值無(wú)法實(shí)現(xiàn)[4]。

2? 做好中職學(xué)校檔案管理的重要性

在中職學(xué)校的教學(xué)管理中，檔案管理是非常重要的組成部分，對(duì)于學(xué)校教育、教學(xué)科研乃至社會(huì)服務(wù)都有著實(shí)際參考價(jià)值。不過(guò)由于實(shí)踐工作中檔案管理很容易被忽視，所以中職學(xué)校的檔案管理一直存在各種各樣的問(wèn)題。這嚴(yán)重阻礙了教學(xué)工作中檔案信息應(yīng)該發(fā)揮的價(jià)值。我國(guó)教育事業(yè)近些年來(lái)迅速發(fā)展，職業(yè)教育也受到了廣泛的關(guān)注，中職學(xué)校發(fā)展過(guò)程中對(duì)于檔案信息的依賴程度也越來(lái)越改高，因此，學(xué)校管理者開(kāi)始意識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。

中職學(xué)校教育過(guò)程中，其教育教學(xué)和科研的根本目的是向社會(huì)輸送不同類型的專業(yè)人才，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。在教學(xué)過(guò)程中，檔案信息的形成實(shí)際上是對(duì)學(xué)校發(fā)展建設(shè)的真實(shí)記錄，有利于學(xué)校認(rèn)清當(dāng)前形勢(shì)，做好未來(lái)發(fā)展決策，其重要性不言而喻。例如：學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案，能夠切實(shí)地反映出學(xué)校的財(cái)政收支情況，包括固定資產(chǎn)和教師的工資水平等;學(xué)生的學(xué)籍檔案能夠?qū)⑸?、教學(xué)質(zhì)量以及畢業(yè)情況真實(shí)地反映出來(lái)，這樣對(duì)于畢業(yè)生的就業(yè)而言就有著重要的服務(wù)價(jià)值;教師的業(yè)務(wù)檔案也反映了教師的實(shí)踐成果和教學(xué)質(zhì)量，對(duì)于教師的考評(píng)、職稱評(píng)定以及升遷獎(jiǎng)懲等都有著一定的參考價(jià)值。由此可見(jiàn)，中職學(xué)校檔案信息管理中涉及的檔案種類非常多，做好檔案管理工作非常關(guān)鍵。信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息對(duì)于中職學(xué)校的發(fā)展所體現(xiàn)出的作用更加清晰，檔案管理工作務(wù)必要人情發(fā)展形勢(shì)，對(duì)目前管理中存在的問(wèn)題做出改進(jìn)，才能彰顯檔案信息的價(jià)值。

3中職學(xué)校檔案管理改革措施

中職院校意識(shí)到檔案管理改革的重要性，更新了觀念增強(qiáng)了檔案意識(shí)，對(duì)當(dāng)前學(xué)校的檔案工作情況有所了解后，開(kāi)始對(duì)全校的檔案事業(yè)做出統(tǒng)籌規(guī)劃，通過(guò)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，安排專人管理等方式幫助中職院校落實(shí)檔案改革工作。確保檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展，為數(shù)字檔案建設(shè)、數(shù)字化校園建設(shè)提供基本保障，將檔案工作看作是學(xué)校管理工作中的重要環(huán)節(jié)，保證檔案管理的各項(xiàng)問(wèn)題能夠得到妥善解決的同時(shí)，新的改革措施能夠得到充分落實(shí)。

3.1強(qiáng)化意識(shí)，健全機(jī)構(gòu)

對(duì)于中職學(xué)校檔案的價(jià)值、作用和地位，一定要有充分的認(rèn)知，除此以外，中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性一定要引起高度重視。如果對(duì)于檔案信息服務(wù)以及檔案工作的重要性沒(méi)有明確的認(rèn)知，那么檔案信息服務(wù)的工作想要深入開(kāi)展，根本無(wú)法得到有效落實(shí)。對(duì)于中職學(xué)校的現(xiàn)代化管理水準(zhǔn)來(lái)講，檔案的現(xiàn)代化建設(shè)好壞是衡量這一工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，為了實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校的全面發(fā)展，必須立足當(dāng)下，搞好檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。除了要提高檔案管理的認(rèn)知以外，還要切實(shí)地轉(zhuǎn)變觀念，從科學(xué)發(fā)展觀的角度出發(fā)，對(duì)中職的現(xiàn)代化建設(shè)給予指導(dǎo)。增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。學(xué)校相關(guān)人員要時(shí)刻意識(shí)到檔案工作屬于學(xué)校規(guī)劃與計(jì)劃的一部分，應(yīng)納入到學(xué)校的各項(xiàng)管理制度中，有關(guān)工作人員也應(yīng)該將其劃入到自己的職責(zé)范圍內(nèi)同時(shí)支持檔案工作的全面發(fā)展。

3.2掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

自電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用以來(lái)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了迅速發(fā)展，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以系統(tǒng)性地完成很多檔案管理的基本工作。讓檔案文件涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化辦公[5]。一方面是促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化發(fā)展，這是當(dāng)下時(shí)代對(duì)于檔案工作的要求，同時(shí)也是檔案工作發(fā)展的必然方向。另一方面，檔案管理工作者需要認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)作用下，檔案管理工作者應(yīng)該邊學(xué)習(xí)邊操作，逐漸提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合能力，才能夠成為新時(shí)代的綜合性檔案管理人才。

3.3專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野，豐富知識(shí)

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)了迅速發(fā)展，這一階段的知識(shí)呈現(xiàn)出井噴式的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。市面上出現(xiàn)了大量的新行業(yè)和新領(lǐng)域，因此檔案業(yè)務(wù)的管理與服務(wù)也有了更多的挑戰(zhàn)。中職學(xué)校檔案管理工作中應(yīng)該創(chuàng)建積極向上的學(xué)習(xí)氛圍，堅(jiān)持終身教育，努力學(xué)習(xí)，不斷實(shí)現(xiàn)自我能力的提升，拓寬視野，才能對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)與改進(jìn)。與此同時(shí)，也可以制定相應(yīng)的制度，提出一些具體的要求進(jìn)行思考與研究，打造一種與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理新規(guī)章[6]。

3.4加強(qiáng)業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理人員的工作素質(zhì)往往能夠直接決定檔案管理工作水平的高低以及質(zhì)量的優(yōu)劣，因此中職學(xué)校在展開(kāi)思想道德教育和職業(yè)道德教育過(guò)程中，需要針對(duì)檔案管理員提出明確的要求，要求檔案管理員能夠真正做到業(yè)務(wù)精通、愛(ài)檔如珍，但人員需要不斷強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)建設(shè)，接受大業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，掌握一系列的現(xiàn)代化管理技能，將現(xiàn)代化的技術(shù)和操作手段。運(yùn)用到實(shí)踐工作中。所以，對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，數(shù)字化和信息化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。另外，檔案工作人員在選拔方面需要抬高門檻，選擇熱愛(ài)檔案事業(yè)的同時(shí)懂得信息技術(shù)的人員擔(dān)任學(xué)校的專職檔案管理員，就這樣中職院校的檔案管理工作才能跟上自動(dòng)化辦公的步伐，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和其他工作提供及時(shí)的服務(wù)。

3.5穩(wěn)定隊(duì)伍，改善條件

中職學(xué)校需要結(jié)合實(shí)際情況，建設(shè)一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。要求檔案管理隊(duì)伍中的工作人員，有良好的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。專職檔案管理人員在待遇上和學(xué)校的教學(xué)、科研人員一致，一般情況下不要輕易做出人事調(diào)整。學(xué)校的各個(gè)部門需要在工作上給予檔案部門大力的支持，特別是要為檔案管理提供必要的設(shè)施，保障檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。學(xué)校的基本建設(shè)規(guī)劃中也應(yīng)該為檔案管理留出一定的經(jīng)費(fèi)，改善檔案儲(chǔ)存條件，確保檔案的安全性與完整性。

3.6注重收集，科學(xué)管理

中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要時(shí)刻意識(shí)到，對(duì)檔案材料進(jìn)行妥善地管理是日后重大問(wèn)題管理和重大決策研究中的重要依據(jù)，必須要保證文檔材料的齊全，因?yàn)檫@不僅關(guān)乎學(xué)生未來(lái)，同時(shí)也直觀地反映出學(xué)校當(dāng)前的管理情況。為了做好學(xué)校的文件收集管理工作，首先要結(jié)合相關(guān)檔案管理要求，將文件材料進(jìn)行傳閱和歸檔，定期對(duì)所有文件進(jìn)行檢查，保證文件的整齊性。其次要對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔的文件材料做出查詢，確保所有文件資料都能夠按時(shí)歸檔。檔案收集、整理、鑒定、保管等方面要多下功夫，因?yàn)檫@是檔案管理工作最根本的需求。

3.7提供服務(wù)，開(kāi)發(fā)利用

中職院校檔案管理的根本目的是能夠?yàn)閷W(xué)生提供應(yīng)有的服務(wù)，也就是檔案利用。針對(duì)中職院校的檔案管理，在工作落實(shí)期間，需要保證按規(guī)辦事，提高服務(wù)質(zhì)量，精準(zhǔn)、迅速、熱情主動(dòng)地為學(xué)生提供檔案管理服務(wù)。檔案管理部門也要意識(shí)到自己的職責(zé)所在，關(guān)注新時(shí)期檔案工作的創(chuàng)新性發(fā)展，完善管理工具，結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)特色編制檔案管理規(guī)則，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、高效化以及標(biāo)準(zhǔn)化。中職教育中發(fā)揮信息技術(shù)等在檔案管理中的作用，推動(dòng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，使檔案資源可以更好地服務(wù)于教育事業(yè)。

4總結(jié)

總而言之，當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理情況是不太樂(lè)觀的，必須從根本上解決“棄檔”“死檔”的問(wèn)題，才能夠提高學(xué)生檔案的利用率，發(fā)揮學(xué)生檔案應(yīng)有的功能。鑒于此，中職學(xué)校需要不斷提高學(xué)生在檔案管理上認(rèn)知，理清當(dāng)前檔案管理中存在的弊端，采取有效措施進(jìn)行改革。通過(guò)完善中職學(xué)校的檔案管理制度、開(kāi)發(fā)檔案利用價(jià)值、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)等落實(shí)檔案的工作職能。與現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。長(zhǎng)此以往，一定能夠?qū)崿F(xiàn)中職學(xué)校檔案管理工作的改革，完成檔案管理的工作目標(biāo)。

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