信息公開(kāi)視角的我國(guó)公安檔案管理研究

王新 章曉春 曾濤

摘要：公安檔案管理是有力支撐公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作穩(wěn)定運(yùn)行的重要基礎(chǔ)之一，其同時(shí)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著異常關(guān)鍵的作用。進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，公安檔案管理工作可以借助信息化手段實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，但也面臨著各種新的困難，實(shí)現(xiàn)公安檔案信息化管理、對(duì)其深入開(kāi)發(fā)利用，成為擺在公安部門(mén)面前的主要任務(wù)。本文主要研究了信息公開(kāi)視角我國(guó)公安檔案管理工作的發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：信息化；公安；檔案管理

公安檔案工作在國(guó)家檔案工作中處于重要地位，同時(shí)有力支撐著公安部門(mén)各項(xiàng)工作的穩(wěn)定運(yùn)行。公安機(jī)關(guān)在履行自身職能過(guò)程中出現(xiàn)了大量公安檔案材料，主要內(nèi)容包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)方面的內(nèi)容。公安機(jī)關(guān)必須要妥善管理檔案材料，使其在實(shí)現(xiàn)社會(huì)安全穩(wěn)定過(guò)程中展現(xiàn)更為積極的意義。尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，我國(guó)各行各業(yè)均出現(xiàn)了巨大變化，檔案管理引進(jìn)信息化手段，對(duì)其進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)利用，成為擺在公安部門(mén)面前的主要任務(wù)。

（一）公安檔案管理體制不合理

我國(guó)檔案管理當(dāng)前實(shí)行“雙重管理”的做法，公安部門(mén)屬于國(guó)家行政管理部門(mén)，其檔案管理同樣也存在著政事不分的問(wèn)題。當(dāng)前公安機(jī)關(guān)檔案管理模式已與時(shí)代發(fā)展需求相分離，如基層派出所直接負(fù)責(zé)檔案管理，而進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，公安工作內(nèi)容不斷豐富，基層檔案管理要求不斷提高，其檔案管理體制與時(shí)代發(fā)展已經(jīng)出現(xiàn)了脫節(jié)。有的地市級(jí)公安檔案工作部門(mén)從屬于辦公室，工作人員流動(dòng)性過(guò)強(qiáng)，而且經(jīng)費(fèi)缺短，一旦出現(xiàn)辦公室領(lǐng)導(dǎo)不重視的問(wèn)題，則不能發(fā)揮應(yīng)有的作用[1]。

（二）信息化建設(shè)急待提高

當(dāng)前，一些地區(qū)的檔案管理工作依然應(yīng)用手工操作的方法，這一現(xiàn)象在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)表現(xiàn)尤其明顯。雖然有的地區(qū)已經(jīng)開(kāi)通了網(wǎng)上檔案著錄與查詢(xún)系統(tǒng)，但基層派出所的文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案還不能實(shí)行電腦管理，當(dāng)前公安檔案信息管理系統(tǒng)不能穩(wěn)定運(yùn)行，數(shù)字化工作面臨著諸多困難，只有少量檔案材料能夠上傳網(wǎng)絡(luò)。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷更新，尤其是信息化建設(shè)對(duì)公安檔案管理工作提出了新的要求，公安檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了大量新問(wèn)題，不利于數(shù)字化建設(shè)的順利開(kāi)展[2]。

（三）檔案材料開(kāi)發(fā)利用效率不高

我國(guó)公安機(jī)關(guān)的檔案室在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)得不到領(lǐng)導(dǎo)者的大力關(guān)注，檔案管理人員大多是面臨退休的民警，而公安檔案具有較高的利用價(jià)值，其與公安工作中的刑事偵查、治安管理等關(guān)系密切，由于其中存在著大量問(wèn)題，因此公安檔案不能為刑事偵查、治安管理提供有力服務(wù)，其作用大打折扣，同時(shí)也阻礙著公安檔案管理工作的順利開(kāi)展。第一，不能及時(shí)收集，進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，公安檔案不再以紙質(zhì)形式大量出現(xiàn)，主要表現(xiàn)為磁、電、光等各種信息形式，這些公安檔案可以在較短時(shí)間內(nèi)傳遞，同時(shí)易于保存與管理，但有的單位卻不能及時(shí)收集檔案材料，一味關(guān)注紅頭文件，而忽略了其他文件材料的收集。有的單位采取定期收集的方法，過(guò)于依靠“等”的做法，導(dǎo)致大量公安檔案資源流失。第二，檔案材料不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，各部門(mén)間的檔案信息不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)交流，存在著大量重復(fù)性勞動(dòng)，導(dǎo)致大量檔案材料不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，如管理方法陳舊、工作量較大等。

（四）檔案管理人員能力不足

第一，領(lǐng)導(dǎo)不重視。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不重要，其思想觀念不能更新，這種狀態(tài)下無(wú)論檔案管理人員付出多少努力，檔案工作也不能發(fā)揮較大的作用，因此嚴(yán)重挫傷了檔案工作人員的工作熱情，阻礙著檔案管理工作的穩(wěn)定實(shí)施。第二，管理人員能力不足。檔案管理不具備專(zhuān)業(yè)人才，不善于及時(shí)捕捉檔案信息，不能對(duì)檔案信息及時(shí)分類(lèi)，信息查詢(xún)困難較多，有的管理人員思想落后、不敢創(chuàng)新，只有在檔案需求人員查找檔案材料時(shí)才能提供各種服務(wù)，不能主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源。第三，不具備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。大多基層派出所的檔案管理人員同時(shí)負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作，在檔案管理過(guò)程中投入過(guò)少，不具備檔案管理時(shí)間，只有遇到上級(jí)部門(mén)檢查時(shí)才臨時(shí)搞突擊。第四，不能開(kāi)展人員培訓(xùn)。大多公安檔案管理人員沒(méi)有參與過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，檔案管理方法過(guò)少，不了解檔案管理各項(xiàng)規(guī)定，在實(shí)際管理過(guò)程中無(wú)從下手，導(dǎo)致檔案管理工作水平不高，檔案材料不完善不完整[3]。

（一）完善檔案管理體制

我國(guó)各級(jí)公安機(jī)關(guān)可以考慮創(chuàng)建公安檔案信息資料中心，定期收集基層單位上報(bào)的各種公安檔案信息。這種做法不但可以對(duì)基層派出所的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，而且進(jìn)一步充實(shí)了公安檔案信息資源。促進(jìn)我國(guó)公安檔案管理體系的日益完善與合理。

（二）建立合理的管理機(jī)制

第一，實(shí)行責(zé)任制。要求各單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作，切實(shí)在檔案管理工作中發(fā)揮重要作用，從而帶動(dòng)檔案管理人員主動(dòng)參與信息收集。領(lǐng)導(dǎo)人員可以利用抽查與定期檢查相結(jié)合的做法，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，有利于迅速確定檔案管理工作中暴露的問(wèn)題，并采取妥善的解決措施進(jìn)行處理。第二，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)。各級(jí)公安部門(mén)要認(rèn)真遵循檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，在檔案材料的收集、整理、轉(zhuǎn)移、保存等各個(gè)方面建立管理制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核。結(jié)合公安檔案管理要求，根據(jù)本單位實(shí)際情況制訂管理制度與實(shí)際操作標(biāo)準(zhǔn)，將各項(xiàng)管理制度落到實(shí)處，通過(guò)嚴(yán)格的制度促進(jìn)管理工作日益規(guī)范[4]。

（三）引進(jìn)檔案管理信息化手段

第一，創(chuàng)建開(kāi)發(fā)平臺(tái)。只有創(chuàng)建合理的開(kāi)發(fā)平臺(tái)才能保證公安檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，才能及時(shí)收集各級(jí)公安機(jī)關(guān)上傳的檔案數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的信息共享。數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)涉及各個(gè)方面的問(wèn)題，公安檔案網(wǎng)絡(luò)化管理離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，要保證數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)具有較高的性能，才能與當(dāng)前警務(wù)應(yīng)用結(jié)合在一起。第二，引進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施。以公安網(wǎng)為基礎(chǔ)創(chuàng)建檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，使當(dāng)前檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用，在市局與各縣合理配置檔案管理專(zhuān)用服務(wù)器，分配數(shù)量合理的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，由軟件公司承擔(dān)售后服務(wù)工作，各單位檔案管理人員及時(shí)上傳本單位檔案信息，各個(gè)基層派出所不再單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，可以利用公安網(wǎng)直接上傳檔案信息。第三，引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)。檔案數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案中占有重要地位，因此不但要重視軟硬件建設(shè)，而且要時(shí)刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，這是公安檔案管理部門(mén)開(kāi)展信息化建設(shè)的重點(diǎn)。數(shù)據(jù)備份是為了隨時(shí)恢復(fù)保存的數(shù)據(jù)，一旦備份無(wú)法恢復(fù)則意味著失去了備份的作用，所以做好數(shù)據(jù)備份工作非常關(guān)鍵[5]。

（四）重視公安檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

第一，提高服務(wù)意識(shí)。公安檔案管理部門(mén)要隨著時(shí)代的快速更新及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思想，主動(dòng)接受與公安工作有關(guān)的新政策、新觀念，主動(dòng)研究公安檔案管理工作新情況，學(xué)習(xí)公安檔案開(kāi)發(fā)利用新理論新知識(shí)，這是信息時(shí)代公安檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)。檔案管理人員要具備主動(dòng)意識(shí)，利用檔案信息為公安各項(xiàng)工作提供超前服務(wù)，要著眼于公安機(jī)關(guān)的整體發(fā)展。要想真正發(fā)揮公安檔案材料的作用，則需對(duì)當(dāng)前檔案資源進(jìn)行大力開(kāi)發(fā)。進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，公安檔案管理人員要敢于應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掌握的數(shù)字檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，開(kāi)創(chuàng)數(shù)字檔案信息服務(wù)新形式，有力支持公安檔案管理工作的穩(wěn)定實(shí)施。第二，重視文件收集。只有做好文件材料的收集工作，才能對(duì)文件材料進(jìn)行開(kāi)發(fā)，（1）制訂完善的收集制度，檔案收集制度應(yīng)該覆蓋收集原則、收集范圍、收集要求、收集方法等各個(gè)方面，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格管理。（2）應(yīng)用重點(diǎn)收集與廣泛收集相結(jié)合的方法，不但要重視收集紙質(zhì)檔案材料，而且也要收集錄音帶、光盤(pán)、各種視頻等檔案信息。（3）規(guī)定收集時(shí)間，做到定時(shí)收集定期上交。針對(duì)公安機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議、發(fā)生的重大事件、大案要案等信息材料要定時(shí)收集，并要保證檔案材料的完整。第三，充分利用公安檔案信息。開(kāi)展檔案管理工作是為了更好地應(yīng)用檔案信息，公安檔案管理工作應(yīng)該以檔案開(kāi)發(fā)為主，進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，社會(huì)形勢(shì)與治安形勢(shì)不斷變化，公安檔案管理部門(mén)要在檔案資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中引進(jìn)豐富多樣的方法與措施，創(chuàng)新檔案管理工作方式，盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱檔案材料，為公安機(jī)關(guān)實(shí)戰(zhàn)創(chuàng)造有利條件，提供多樣化服務(wù)。

（五）充實(shí)公安檔案管理團(tuán)隊(duì)

第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要求公安機(jī)關(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)大力重視檔案管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思想，深入理解信息時(shí)代檔案管理工作性質(zhì)與地位，檔案管理人員也要做好檔案管理宣傳工作，通過(guò)強(qiáng)調(diào)實(shí)際效果幫助廣大公安民警轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。公安檔案管理工作涉及大量?jī)?nèi)容與各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，要求管理人員對(duì)本職工作高度負(fù)責(zé)。因此各級(jí)公安機(jī)關(guān)在檔案庫(kù)房建設(shè)、配備專(zhuān)業(yè)管理人員等方面要加大投入力度，真正解決公安檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的困難。第二，充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)。各級(jí)公安機(jī)關(guān)要進(jìn)一步明確檔案管理職責(zé)，要求檔案管理人員切實(shí)承擔(dān)檔案管理責(zé)任?？梢酝ㄟ^(guò)建立檔案管理工作激勵(lì)制度強(qiáng)化管理，針對(duì)表現(xiàn)突出、成果顯著的工作人員及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)。為了保證檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，在減輕檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)強(qiáng)化其奉獻(xiàn)意識(shí)，防止管理人員出現(xiàn)不穩(wěn)定情緒。要為檔案管理人員學(xué)習(xí)創(chuàng)造有利條件，定時(shí)支持管理人員外出參觀，學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的成功做法，激勵(lì)管理人員的工作熱情。同時(shí)應(yīng)用人才招聘的方法及時(shí)引進(jìn)一批專(zhuān)業(yè)技能突出的本科畢業(yè)生，使其承擔(dān)基層檔案管理工作，有利于保證檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，促進(jìn)基層公安檔案建設(shè)的順利開(kāi)展。

進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，公安檔案管理工作在迎來(lái)發(fā)展機(jī)會(huì)的同時(shí)面臨著諸多困難，而利用信息公開(kāi)有利于推動(dòng)公安檔案管理工作的順利開(kāi)展，使其有力支撐公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的穩(wěn)定運(yùn)行。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速更新，公安信息公開(kāi)成為時(shí)代發(fā)展的主流，我國(guó)公安機(jī)關(guān)檔案管理工作務(wù)必認(rèn)請(qǐng)形勢(shì)，及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，實(shí)現(xiàn)跨越性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙小茗.淺析檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外. 2020（13）

[2] 李子林，許佳欣.檔案在數(shù)字人文研究中的特殊性、項(xiàng)目識(shí)別及應(yīng)用[J]. 山西檔案. 2020（02）

[3] 陳旭平.信息化時(shí)代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑[J]. 中國(guó)管理信息化. 2019（18）

[4] 曾靜怡.中國(guó)檔案管理體制改革研究述評(píng)[J]. 山西檔案. 2019（05）

[5] 許瑾.新媒體促進(jìn)紅色檔案資源的開(kāi)發(fā)利用[J]. 黨政論壇. 2019（08）

（作者簡(jiǎn)介：王新，生于1967年6月，男。大學(xué)本科學(xué)歷，職稱(chēng)無(wú)，研究方向：檔案管理、信息化應(yīng)用。工作單位：南京市公安局）