周智力

北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 北京 100076

1 項目背景

本項目圍繞航天企業(yè)科研項目全壽命周期經(jīng)費管理需求，遵循“規(guī)范、簡捷、高效”原則，對現(xiàn)有各類系統(tǒng)進行重構(gòu)與升級，重點建設(shè)科研經(jīng)費管理模塊、合同管理模塊、預算管理模塊，打通與現(xiàn)有核算系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等已有系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)合同、預算、經(jīng)費管理工作的標準化、規(guī)范化，提供信息化的協(xié)同工作平臺，消除信息孤島，實現(xiàn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)共享與積累，實現(xiàn)科研經(jīng)費閉環(huán)管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中和穿透查詢，為經(jīng)營分析和決策支持提供有力支撐[1]。

2 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

研究所經(jīng)營管理工作主要涉及預算管理、合同管理、科研經(jīng)費申請、經(jīng)費報銷、財務(wù)核算等基礎(chǔ)管理工作，同時還涉及外協(xié)外包管理、供應(yīng)商管理、價格數(shù)據(jù)庫管理等支撐性管理工作。目前，核算、報銷管理工作已經(jīng)采用信息化手段開展，有的管理工作仍然采用線下管理的方式。

從目前的信息化現(xiàn)狀來看，出差、會議費、評審費等流程申請采用流程電子化系統(tǒng)，經(jīng)費報銷（含借款）采用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，財務(wù)核算采用核算系統(tǒng)。合同管理方面，合同簽訂過程線下運行，合同臺賬由人工匯總。但是，合同的收付款信息未登記建賬；預算管理方面，預算采用線下excel操作，預算調(diào)整采用流程電子化系統(tǒng)，直接經(jīng)費的預算執(zhí)行情況在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進行監(jiān)控。

而在科研經(jīng)費管理過程中，本應(yīng)建立聯(lián)系的項目計劃、指標、收入、預算、合同、成本等信息還未切實建立起緊密的關(guān)聯(lián)關(guān)系。造成各環(huán)節(jié)信息不對稱，數(shù)據(jù)整理、分析工作非常復雜，領(lǐng)導往往難以及時了解相關(guān)的項目信息。

為了全面、深入地對所內(nèi)開展的各項科研生產(chǎn)活動進行統(tǒng)籌管理，特別是對在這些科研生產(chǎn)活動中的各項經(jīng)營活動進行有效的規(guī)劃，并對科研經(jīng)費進行合理高效的利用，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)及時采集、有效跟蹤，通過搭建一套經(jīng)營管理系統(tǒng)來管理科研生產(chǎn)活動中的各類事項，加強各類工作的計劃性，提高各項經(jīng)費從報價、預算、批復、執(zhí)行到結(jié)算整個生命周期的合理性、可追溯性與可控制性，建立統(tǒng)一的信息化管理手段勢在必行。

綜上所述研究所經(jīng)過多年原有的信息化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)了核算系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的建設(shè)，初步實現(xiàn)了財務(wù)核心系統(tǒng)電子化，但仍然存在如下主要問題。

2.1 合同信息分散、缺乏集中監(jiān)管

合同的種類多、數(shù)量多、關(guān)聯(lián)多，合同信息在多個部門之間的重復錄入導致信息不一致、反饋不及時，合同信息沒有充分共享，特別是發(fā)生合同變更等情況，信息反饋緩慢。隨著業(yè)務(wù)量的增加和要求的提高，對合同審批控制及信息反饋的質(zhì)量和實效性上提出了更高的要求，目前合同審批采用紙質(zhì)審批，審批時間長效率低。

2.2 沒有實現(xiàn)以項目為主線的合同管理

合同與項目之間存在密切的關(guān)系，現(xiàn)在的合同管理沒有以項目為出發(fā)點，難以從項目的角度查看相關(guān)合同信息。這要求合同管理系統(tǒng)的建設(shè)必須要以項目為出發(fā)點，以項目為終點，體現(xiàn)全生命周期的管理思想。從項目立項開始，到采購環(huán)節(jié)，然后是合同簽訂，履約以及后期管理，都要圍繞項目來考慮，從而比較明晰的了解整個項目的投入和產(chǎn)出。

3 難以對合同執(zhí)行情況實時跟蹤、及時預警

收付款使用臺賬管理，各個部門無法及時了解到收付款的執(zhí)行情況，提高合同的履約率。合同在履約過程中會涉及多次收付款、多次變更等情況，如：對應(yīng)收款項的收款提示、對應(yīng)付款項的付款控制、對合同履約進度的差異分析和異常情況的預警等，人工處理方式下的準確性和時效性難以保證。

3 總體架構(gòu)

根據(jù)目前的經(jīng)營管控信息化應(yīng)用需求調(diào)研與決策，經(jīng)營管理系統(tǒng)建設(shè)框架基本如下圖所示：

圖1 經(jīng)營管理系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

“1”套標準：通過標準化體系梳理實現(xiàn)整個經(jīng)營管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標準一致性，為數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)分析奠定基礎(chǔ)。標準化的內(nèi)容主要涉及項目、部門、人員、科目、往來單位等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標準化。

“4”項基礎(chǔ)應(yīng)用：預算管理、合同管理、網(wǎng)上報銷、核算管理構(gòu)成了經(jīng)營管控平臺的四大基礎(chǔ)應(yīng)用。通過4大基礎(chǔ)應(yīng)用模塊的建設(shè)，實現(xiàn)所經(jīng)營管理要求。

“2”個核心應(yīng)用：科研經(jīng)費管理、成本價格庫構(gòu)成經(jīng)營管控平臺的“2”大核心應(yīng)用，滿足內(nèi)部經(jīng)營管理要求。

“1”個數(shù)據(jù)中心：在以上系統(tǒng)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，形成經(jīng)營管理數(shù)據(jù)中心。通過本次項目的建設(shè)，對原有財經(jīng)決策支持系統(tǒng)進行改造，并支撐后續(xù)內(nèi)容擴展，通過對數(shù)據(jù)的收集、管理、分析以及轉(zhuǎn)化，使數(shù)據(jù)成為可用的信息，更好地輔助決策和指導行動。

其中，網(wǎng)上報銷、財務(wù)核算和財務(wù)決策支持模塊已經(jīng)建設(shè)，本次要建設(shè)“合同管理、預算管理、科研經(jīng)費”三個模塊[2]。

4 設(shè)計方案

4.1 合同管理模塊

（1）合同標準化數(shù)據(jù)。合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置是一個標準化的過程。系統(tǒng)中關(guān)于合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置主要包括：合同類型定義、合同模板定義、合同用章字典定義、合同附件類型定義等，并在合同管理信息系統(tǒng)的初始階段完成合同管理權(quán)限的分配。

按照合同管理的規(guī)定對合同進行分類，將具有相同特征類型的合同集合，在合同錄入時可以選擇已定義的合同類型。合同類型支持分級次定義。以合同類型為基礎(chǔ)來定義合同卡片，支持不同的合同類型選擇不同的審批流程。

（2）合同審批流定義。依據(jù)規(guī)章制度，可根據(jù)項目類型、合同金額設(shè)置不同的流程節(jié)點，通過配置不同的角色、設(shè)置不同的節(jié)點及審批要素實現(xiàn)不同類型的審批流程。其中甲方、乙方審批流部分節(jié)點按照合同金額進行判斷，工會類審批流與合同金額無關(guān)。合同變更、合同終止審批流與合同錄入審批流一致。系統(tǒng)能夠靈活定義審批流程，在合同錄入、合同變更等環(huán)節(jié)可以根據(jù)合同類型、合同金額設(shè)計不同的流程，所有結(jié)點可逆向打回，所有結(jié)點的用戶按職責權(quán)限進行審批操作，各節(jié)點責任人在確認合同信息無誤后，提交給下一合同審批人進行審批。

各類審批流程中“選審人員”節(jié)點均由上一個審批節(jié)點人員進行選擇，系統(tǒng)支持審批流程移交功能，可將審批流中節(jié)點的審批人的審批內(nèi)容移交給其他相關(guān)的人員來完成該節(jié)點的審批工作，從而解決審批人員不在崗位單據(jù)無法審批問題。

（3）合同管理統(tǒng)計查詢。實現(xiàn)合同全生命周期信息的查詢，包括合同信息查詢、合同標的查詢、合同變更查詢、合同臺賬查詢、結(jié)算信息查詢等，用戶可以方便的查詢統(tǒng)計合同的相關(guān)信息。并按照相關(guān)條件自動生成統(tǒng)計報表。

根據(jù)合同卡片梳理，合同查詢需要包含主要信息：承辦人、承辦單位、合同名稱、來往單位、合同金額、型號/項目、甲乙方類型、標的密級、是否合格供方、合同簽署人、是否軍品、合同內(nèi)容、產(chǎn)品代號、納稅人識別號、是否質(zhì)量成本、任務(wù)書、任務(wù)書編號、采購類型、是否集中采購、是否電子招投標、是否上網(wǎng)采購等。操作人員可以非常方便地查詢系統(tǒng)中所有的“合同信息”記錄，支持多條件查詢和模糊查詢。根據(jù)單位、合同類型、開始日期、結(jié)束日期、簽訂日期、單據(jù)狀態(tài)、合同狀態(tài)等條件查詢合同的基本有效信息及合同的執(zhí)行進展情況，查詢結(jié)果可導出為Excel。

4.2 全面預算模塊

（1）預算編制。該模塊主要完成預算管理的編制、審核、審批、上報、分解、查詢等功能，既支持自下而上的上報匯總編制方式，也支持自上而下的向下分解編制方式，在預算的編制和調(diào)整等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，可通過嚴格的審批流進行審批控制。

根據(jù)企業(yè)的管理需要，可以進行業(yè)務(wù)預算、項目年度預算、固定資產(chǎn)預算、財務(wù)預算等多種維度的預算編制。其中項目年度預算總金額在項目全周期概算當年年度范圍內(nèi)。各級預算管理員可以直接按照要求編制本級的預算，可以將下級單位的預算進行匯總形成本級的預算，也可以把本級預算分解為各下級部門的預算。

在預算編制和預算執(zhí)行的過程中，可以隨時根據(jù)在審核規(guī)則中定義的審核規(guī)則對相應(yīng)的預算數(shù)據(jù)進行審核，并自動出具審核報告。支持同時審核多張報表以及取消報表審核。

（2）預算執(zhí)行。通過建立預算項目與相應(yīng)系統(tǒng)的接口對照表，可以實現(xiàn)經(jīng)營管理系統(tǒng)直接從合同管理、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中采集數(shù)據(jù)。如在合同付款后，系統(tǒng)會自動把相關(guān)預算數(shù)據(jù)歸集到相應(yīng)預算項目的執(zhí)行數(shù)據(jù)中。

經(jīng)營管理系統(tǒng)能夠全面監(jiān)控各項指標的預算執(zhí)行情況，便于及時掌握異常信息，支持對各項指標的執(zhí)行進行預警。系統(tǒng)提供了一個專門的預警平臺系統(tǒng)，在預警平臺上，可以自由定義單位運營過程中重點關(guān)注的預算指標。預警平臺自動按照定義好的各種參數(shù)進行數(shù)據(jù)計算、掃描。當指標超出預算臨界值時，系統(tǒng)能夠以郵件的方式進行預警。

針對預算執(zhí)行數(shù)據(jù)進行查詢，經(jīng)營管理系統(tǒng)可以從預算指標，預算期間，預算主體（單位，部門，個人，項目等）、預算項目、預算版本等多個維度進行，可以指定任一維度，查詢預算執(zhí)行情況。

（3）預算調(diào)整。預算執(zhí)行一段時間后，發(fā)現(xiàn)制定的預算超出較大時，可以提出申請，經(jīng)各級領(lǐng)導審批同意后，進行調(diào)整。預算調(diào)整情況可以自下而上的逐級匯總，支持按個人－部門－公司的級次逐級匯總，可以將個人預算匯總到部門，再將部門預算匯總到各級單位。

（4）預算分析。支持對預算執(zhí)行情況全面的查詢分析功能，可以按預算指標，預算期間，預算主體，預算科目等多維度查詢分析，能實現(xiàn)預算與實際執(zhí)行的對比分析，實現(xiàn)多年度的數(shù)據(jù)對比分析。支持對各級單位多個版本的預算數(shù)據(jù)進行比較展示，可以對差異較大的突變指標進行單獨分析，支持向下追溯查詢。其查詢策略類似于對預算數(shù)據(jù)和預算執(zhí)行數(shù)據(jù)的查詢分析。針對查詢結(jié)果，可提供相應(yīng)的圖形分析，如餅圖、柱狀圖、線柱圖、折線圖等。

4.3 科研經(jīng)費模塊

（1）項目信息定義。明確標準化的項目信息，在系統(tǒng)中對項目類型、項目字典等進行統(tǒng)一的分類與定義。

項目類型是為了更好地對項目進行分類管理，可以按照自身管理要求進行類型自定義。項目類型為樹形結(jié)構(gòu)。項目字典主要用于維護項目基本信息，在項目建賬完成后，自動生成信息至項目字典中形成項目庫。對于系統(tǒng)上線之前的在建項目也通過項目字典功能進行維護。

（2）項目建賬。科研經(jīng)費模塊完成項目建賬申請及建賬審批。項目建賬申請單中可以錄入項目的關(guān)鍵信息，并定義審批流。單據(jù)流轉(zhuǎn)過程中由財務(wù)人員維護項目對應(yīng)的核算項目編號和核算項目名稱。項目建賬時項目報價材料作為附件上傳,建賬人員可在建賬申請單中查看附件信息。

項目建賬單據(jù)審批通過后，項目具有兩個編號。一個是在經(jīng)營管理系統(tǒng)中填寫項目建賬申請時系統(tǒng)自動生成的項目編號，另一個是項目建賬申請單審批過程中財務(wù)人員維護的核算項目編號。以經(jīng)營管理系統(tǒng)中自動生成的項目編號為依據(jù)進行查詢及顯示，系統(tǒng)后臺實際運行過程中以核算項目編號作為唯一標識與核算系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)匹配。

（3）項目全周期概算。項目全周期概算是在項目實施前，根據(jù)合同、立項批復或者計劃文件等對整個項目的總經(jīng)費的事前約束和策劃。編制內(nèi)容包括總經(jīng)費概算、分年度經(jīng)費概算，編制完成后在系統(tǒng)中進行審批。其中，在進行項目年度預算編制時，原則上要在當年年度經(jīng)費概算范圍內(nèi)。

不同項目對應(yīng)不同的計價規(guī)則，全周期概算編制時按照各自對應(yīng)的計價規(guī)則進行編制，選擇項目后將對應(yīng)的計價規(guī)則中的成本費用科目全部自動帶出，由業(yè)務(wù)人員編制總經(jīng)費概算、分年度經(jīng)費概算。

全周期概算編制界面增加“付款合同總額上限”列，此列金額自動默認為“總概算×控制比例”。系統(tǒng)根據(jù)“付款合同總額上限”數(shù)據(jù)控制合同簽訂金額。

（4）項目經(jīng)費統(tǒng)計查詢。在科研經(jīng)費管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)集中、數(shù)據(jù)集中的基礎(chǔ)之上，對系統(tǒng)中的項目數(shù)據(jù)進行分析展現(xiàn)，包括項目收支數(shù)據(jù)、項目余額數(shù)據(jù)、項目結(jié)算數(shù)據(jù)。

（5）系統(tǒng)集成。經(jīng)營管理系統(tǒng)的建設(shè)要考慮到與現(xiàn)有系統(tǒng)的對接，目前已使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)，郵件系統(tǒng)、CA系統(tǒng)。經(jīng)營管理系統(tǒng)需要與上述已使用的系統(tǒng)做好對接。

5 實施效果

5.1 統(tǒng)一平臺，業(yè)務(wù)協(xié)作，信息對稱

通過搭建統(tǒng)一的經(jīng)營管理平臺，經(jīng)營管理相關(guān)各部門能夠在同一信息平臺下協(xié)同工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)作和信息對稱。

5.2 實時掌握項目經(jīng)費的全周期信息

通過經(jīng)營管理系統(tǒng)，可實時掌握項目經(jīng)費動態(tài)信息，實時反饋執(zhí)行情況，達到經(jīng)費管理過程可控，清晰掌握每筆經(jīng)費的用途和流向，形成管理閉環(huán)。

5.3 信息化帶動標準化

通過此次經(jīng)營管理系統(tǒng)的實施，促使標準化工作深入開展。站在全所角度進行全面考慮，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和流程規(guī)范，由此實現(xiàn)可管理、可控制、可對比、可分析。

5.4 系統(tǒng)集成，消除孤島

通過跟網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、CA、郵件等系統(tǒng)的集成應(yīng)用，消除信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)同。