陳長(zhǎng)福 中共連城縣委辦公室

會(huì)議是一種目的性強(qiáng)、組織有序、以口頭交流為主的溝通活動(dòng)，是進(jìn)行議事決策、推動(dòng)工作的一種常用方式，已經(jīng)被越來(lái)越多的黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位廣泛運(yùn)用。會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議過(guò)程中的組織、服務(wù)、保障等工作，是會(huì)議有序運(yùn)行和取得預(yù)期效果的重要保證。會(huì)務(wù)工作水平的高低、細(xì)節(jié)把握程度的好壞都將直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。

一、周密籌劃，細(xì)化會(huì)前籌備

任何會(huì)議不管規(guī)模大小、時(shí)間長(zhǎng)短，準(zhǔn)備工作必須要充分，必須要有既定的目標(biāo)、計(jì)劃、分析、論證。從某種意義上說(shuō)，會(huì)前準(zhǔn)備工作的好壞直接決定會(huì)務(wù)工作的成敗，直接影響會(huì)議召開(kāi)的質(zhì)量。

1.把好會(huì)議籌備方案擬定關(guān)。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。會(huì)務(wù)工作需要預(yù)先籌備，才能更好的服務(wù)會(huì)議，起到良好效果。一要快速啟動(dòng)。接到會(huì)議工作任務(wù)后，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖快速擬定會(huì)議籌備方案，不能因時(shí)間緊迫就急于求成，憑經(jīng)驗(yàn)照抄照搬進(jìn)行組織籌備。二要求全求備。要充分考慮會(huì)議主題、時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排、會(huì)議簽到、會(huì)風(fēng)督查等各方面內(nèi)容，潛心把握每一個(gè)細(xì)節(jié)。比如，每年的市委、市政府工作檢查的會(huì)務(wù)工作難度較高，為此需成立專門(mén)工作組具體負(fù)責(zé)，各個(gè)方面工作都需要反復(fù)研究和模擬，提前進(jìn)行周密思考部署。三要加強(qiáng)協(xié)調(diào)。會(huì)前籌備工作的每項(xiàng)任務(wù)、每個(gè)環(huán)節(jié)都需責(zé)任到人，做到明確任務(wù)、明確責(zé)任、明確時(shí)限“三個(gè)明確”。必要時(shí)召開(kāi)籌備工作會(huì)，細(xì)化會(huì)務(wù)工作，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

2.把好會(huì)議通知下發(fā)關(guān)。會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是會(huì)議通知的制定和下發(fā)。一要熟悉掌握。工作人員要對(duì)會(huì)議內(nèi)容深度熟悉，認(rèn)真核對(duì)參會(huì)人員，確保準(zhǔn)確無(wú)誤后再下發(fā)通知。在通知過(guò)程中，如接收消息的不是參會(huì)者本人，還需記錄接收人的姓名職務(wù)。二要通力協(xié)作。要加強(qiáng)協(xié)同配合、分工合作，在召開(kāi)緊急會(huì)議時(shí)，要實(shí)事求是，考慮參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)的路程時(shí)間，特別是基層工作的參會(huì)人員，要優(yōu)先通知，確保參會(huì)人員及時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)。三要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。在通知過(guò)程中，要注意語(yǔ)言的規(guī)范使用，避免出現(xiàn)“明天”“后天”等模糊字眼，要用具體的某月某日，以免產(chǎn)生歧義。四要高度負(fù)責(zé)。會(huì)議開(kāi)始前，需對(duì)通知情況進(jìn)行反饋統(tǒng)計(jì)，如遇某些重要參會(huì)單位的主要負(fù)責(zé)人因事因病不能參會(huì)等情況，及時(shí)向會(huì)議召集人報(bào)告，以便領(lǐng)導(dǎo)決策，適時(shí)調(diào)整會(huì)議。

3.把好會(huì)前檢查確認(rèn)關(guān)。會(huì)前檢查是會(huì)議籌備工作的最后一關(guān)，也是會(huì)議召開(kāi)前最重要的一項(xiàng)工作。重點(diǎn)核查會(huì)議文件材料、會(huì)場(chǎng)布置、電力保障以及安全保衛(wèi)等，對(duì)一些程序性強(qiáng)的會(huì)議（比如黨代會(huì)、全委會(huì)）甚至要進(jìn)行模擬演練，確保萬(wàn)無(wú)一失。對(duì)檢查出來(lái)的問(wèn)題和模擬運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的紕漏，要制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)予以彌補(bǔ)，認(rèn)真整改，確保在會(huì)議召開(kāi)前全面完成。

二、精心運(yùn)作，優(yōu)化會(huì)中服務(wù)

會(huì)議召開(kāi)期間是檢驗(yàn)會(huì)務(wù)籌備工作的試金石，同時(shí)也最考驗(yàn)工作人員現(xiàn)場(chǎng)處置能力。要隨時(shí)掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，根據(jù)需求，精心做好會(huì)議服務(wù)保障，使會(huì)議按預(yù)定方案進(jìn)行。

1.站位超前，認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)前工作。無(wú)論會(huì)議大小和規(guī)格，會(huì)務(wù)工作人員要認(rèn)真按照會(huì)議籌備方案，至少提前30分鐘到會(huì)場(chǎng)，對(duì)所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)認(rèn)真進(jìn)行會(huì)前檢查。例如，音響調(diào)試，桌牌、材料、茶水的擺放等，如果出現(xiàn)問(wèn)題，沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正，容易造成不可估量的后果。同時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員之間要加強(qiáng)溝通聯(lián)絡(luò)，對(duì)會(huì)議材料發(fā)放、出席人員到會(huì)情況、座次安排等工作要密切配合、拾遺補(bǔ)闕，使整個(gè)會(huì)議有序運(yùn)行，保證會(huì)務(wù)工作高效率。

2.細(xì)心細(xì)致，精心做好會(huì)中服務(wù)。會(huì)議開(kāi)始后，工作人員除時(shí)刻關(guān)注會(huì)議進(jìn)程之外，還需對(duì)臨時(shí)性、突發(fā)性事件做好應(yīng)急處置。在處理突發(fā)問(wèn)題時(shí)，要認(rèn)真按照既定方案和規(guī)范程序操作，同時(shí)也要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展工作。比如，臨時(shí)變更議程、出席會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生變化、調(diào)整會(huì)議主持人、延長(zhǎng)或縮短會(huì)議時(shí)間等情況，這就要求在會(huì)前針對(duì)各類突發(fā)情況，制定多種應(yīng)急預(yù)案和操作流程，發(fā)生問(wèn)題時(shí)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，按照既定流程在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)整好工作程序，保證不誤時(shí)誤事[1]。

3.強(qiáng)化督查，扎實(shí)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議期間，要維持好會(huì)場(chǎng)外秩序和會(huì)場(chǎng)內(nèi)秩序。會(huì)議召開(kāi)后，督查組要對(duì)到會(huì)情況及會(huì)場(chǎng)紀(jì)律進(jìn)行督查，做好會(huì)前點(diǎn)驗(yàn)、會(huì)中抽查、會(huì)后通報(bào)工作。同時(shí)，在會(huì)場(chǎng)外安排專人值班值守，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)肅靜。

三、總結(jié)提升，完善會(huì)后服務(wù)

一次成功的會(huì)議，離不開(kāi)充分的會(huì)前準(zhǔn)備，周到的會(huì)中服務(wù)，完善的會(huì)后工作。

1.確保離會(huì)秩序安全有序。參會(huì)人員離會(huì)工作做不好，容易使人感到會(huì)務(wù)工作有頭無(wú)尾、有始無(wú)終，同樣影響會(huì)議的質(zhì)效。在實(shí)際工作中，會(huì)務(wù)工作人員要按照既定方案，細(xì)致安排好與會(huì)人員的離會(huì)工作。散場(chǎng)時(shí)，及時(shí)打開(kāi)會(huì)議室安全通道大門(mén)，引導(dǎo)與會(huì)人員依次有序出場(chǎng)，安保人員及時(shí)做好車輛引導(dǎo)，確保安全有序。

2.全面做好資料整理和會(huì)后總結(jié)。堅(jiān)持從細(xì)節(jié)入手，每次會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、音像資料等檔案資料，按類別整理匯編，便于今后查找和翻閱。及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改完善，使之更加適應(yīng)新時(shí)代會(huì)務(wù)工作需要，促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高。

3.加強(qiáng)會(huì)議精神落實(shí)督查。會(huì)議結(jié)束后，辦公室及時(shí)將會(huì)議議定事項(xiàng)和工作任務(wù)分解到具體承辦部門(mén)，并明確完成反饋時(shí)限，同時(shí)做好跟蹤檢查督辦，及時(shí)將落實(shí)情況反饋給會(huì)議召集人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，完成會(huì)議既定目標(biāo)。對(duì)落實(shí)到位的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門(mén)給予表?yè)P(yáng)通報(bào)，對(duì)落實(shí)不到位的進(jìn)行批評(píng)，同時(shí)認(rèn)真剖析原因，提出解決方案和措施，完善會(huì)務(wù)工作流程，為今后辦會(huì)工作提供參考。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，會(huì)議不分大小和規(guī)格，會(huì)務(wù)工作人員都必須要認(rèn)真、細(xì)致、謹(jǐn)慎做好會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后完善等各項(xiàng)工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。