基于流程和事項(xiàng)管理的管理評(píng)審實(shí)施方法

畢煌鑫 王少慧 任 冶 溫中亮

（中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院，中國 北京 100076）

0 引言

管理評(píng)審是對(duì)質(zhì)量管理體系評(píng)價(jià)的一種重要方式，是質(zhì)量管理體系改進(jìn)循環(huán)中根據(jù)組織的戰(zhàn)略方向開展的一項(xiàng)非常重要的活動(dòng)，其目的就是通過這種評(píng)價(jià)活動(dòng)來總結(jié)管理體系及其過程的實(shí)施情況和績效，找出預(yù)期目標(biāo)的差距，找出自身的改進(jìn)方向和機(jī)會(huì)[1]。但實(shí)際實(shí)施過程存在形式大于內(nèi)容情況，未能有效識(shí)別質(zhì)量管理體系試運(yùn)行中存在的主要問題，持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系的有效性。 因此，采用基于流程梳理和事項(xiàng)分解的管理方法，優(yōu)化細(xì)化實(shí)施過程，明確管理事項(xiàng)、流程接口和管控職能，通過細(xì)化前期工作策劃,加強(qiáng)過程管控，強(qiáng)化對(duì)識(shí)別問題的監(jiān)督和審查，確保管理評(píng)審工作的有效開展。

1 管理評(píng)審中存在的主要問題

（1）對(duì)管理評(píng)審的程序、職責(zé)不清晰，造成計(jì)劃不夠詳盡、評(píng)審目的不夠明確、評(píng)審內(nèi)容不夠清晰，導(dǎo)致管理評(píng)審準(zhǔn)備不夠充分，管理評(píng)審輸入資料不完整，評(píng)審的信息不充分，無法抓住當(dāng)前質(zhì)量管理體系存在的關(guān)鍵問題和薄弱環(huán)節(jié)，管理評(píng)審達(dá)不到預(yù)期的效果。

（2）對(duì)管理評(píng)審的意義和重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為管理評(píng)審僅是支撐質(zhì)量管理體系內(nèi)外部審核的一項(xiàng)內(nèi)容，工作流于形式或走過場(chǎng)，管理評(píng)審輸入報(bào)告無實(shí)質(zhì)內(nèi)容，重點(diǎn)不突出，沒有將當(dāng)前較為敏感或難以解決的問題列入評(píng)審內(nèi)容，對(duì)主要問題未深入剖析，找出導(dǎo)致問題的根本原因，出現(xiàn)年復(fù)一年問題和措施雷同的情況，不能有效解決質(zhì)量管理體系中存在的實(shí)際問題，促進(jìn)體系的有效改進(jìn)[2]。

（3）糾正或預(yù)防措施落實(shí)不到位，管理評(píng)審在整個(gè)管理體系中是管理環(huán)的一個(gè)環(huán)節(jié)，而管理評(píng)審本身也應(yīng)該是一個(gè)小的管理閉環(huán)。針對(duì)管理評(píng)審時(shí)提出的問題和措施，缺少有效的跟蹤落實(shí)和評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)，造成管理評(píng)審只是履行一種形式，而未起到完善和改進(jìn)質(zhì)量體系的作用。

2 提升管理評(píng)審有效性的舉措

2.1 基于管理事項(xiàng)構(gòu)建管理評(píng)審工作流程，規(guī)范管理評(píng)審工作

2.1.1 梳理管理評(píng)審工作流程

按照管理評(píng)審本身為一個(gè)小的管理閉環(huán)，基于系統(tǒng)思維、流程方法，將管理評(píng)審分解為策劃、準(zhǔn)備、實(shí)施、落實(shí)4 個(gè)階段，按階段對(duì)管理評(píng)審活動(dòng)進(jìn)行梳理，形成管理評(píng)審管理事項(xiàng)全集，根據(jù)各管理事項(xiàng)間的接口關(guān)系，制定管理評(píng)審工作流程圖，規(guī)范管理評(píng)審工作流程（見圖1），使各職能部門能清晰了解管理評(píng)審涉及的相關(guān)活動(dòng)和流程。

2.1.2 分解管理工作事項(xiàng)

針對(duì)管理評(píng)審開展的每項(xiàng)管理事項(xiàng)，按照5W1H的思路逐個(gè)進(jìn)行分解梳理，明確各項(xiàng)活動(dòng)的工作內(nèi)容和控制要點(diǎn)、責(zé)任和協(xié)助單位、輸入和輸出要求、執(zhí)行該項(xiàng)活動(dòng)依據(jù)的規(guī)章制定和管理標(biāo)準(zhǔn)，有效規(guī)范和指導(dǎo)各項(xiàng)管理評(píng)審活動(dòng)的開展。

2.1.3 制定管理評(píng)審報(bào)告模板

管理評(píng)審工作策劃及輸入是有效控制和評(píng)價(jià)各管理事項(xiàng)有效開展的基礎(chǔ)和前提。通過梳理各項(xiàng)管理評(píng)審管理事項(xiàng)的輸出，確定管理評(píng)審工作所需的策劃文件和各類輸入報(bào)告，并建立相應(yīng)的記錄模板，確保了各管理事項(xiàng)的有效性和完整性，有效規(guī)范和指導(dǎo)各管理事項(xiàng)輸出文件的編制工作，確保管理評(píng)審輸入資料完整并充分有效。

2.1.4 明確管理事項(xiàng)職能分配

結(jié)合單位組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和質(zhì)量管理體系職能分配，對(duì)管理評(píng)審各管理事項(xiàng)所涉及的部門職責(zé)進(jìn)行梳理和分配，得到與每一事項(xiàng)一一對(duì)應(yīng)且適宜的職能分配表。 通過對(duì)每個(gè)管理事項(xiàng)的部門職責(zé)的分配，能夠清晰、準(zhǔn)確、全面地反映各職能部門管理界面，清楚管理評(píng)審活動(dòng)中本部門需參與的管理事項(xiàng)及其職責(zé)，確保各管理事項(xiàng)及管理評(píng)審開展充分性和有效性。

2.2 總結(jié)提煉管理評(píng)審知識(shí)要點(diǎn)，形成管理評(píng)審工作規(guī)范

工作規(guī)范是把成功從依靠個(gè)人能力轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯到y(tǒng)能力的重要基礎(chǔ)。 按照管理評(píng)審實(shí)施流程，對(duì)各管理事項(xiàng)提煉工作要點(diǎn)和注意事項(xiàng)，形成管理評(píng)審主管部門的工作規(guī)范，納入主管部門知識(shí)管理，有效指導(dǎo)管理評(píng)審活動(dòng)的組織開展，確保管理評(píng)審準(zhǔn)備充分、管理評(píng)審輸入資料完整、評(píng)審信息充分、管理評(píng)審問題和措施閉環(huán)落實(shí)，達(dá)到管理評(píng)審預(yù)期的效果。

2.3 強(qiáng)化頂層策劃，嚴(yán)格管理評(píng)審輸入報(bào)告編寫分工及要求

為確保管理評(píng)審有效開展，管理評(píng)審開展前兩個(gè)月開展管理評(píng)審工作策劃，明確管理評(píng)審主題和內(nèi)容、管理評(píng)審輸入報(bào)告的編制要求，針對(duì)每項(xiàng)確定管理評(píng)審質(zhì)量記錄，根據(jù)單位組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和質(zhì)量管理體系職能分配，對(duì)管理評(píng)審輸入報(bào)告編制工作進(jìn)行分解，細(xì)化到所有相關(guān)部門，確定各項(xiàng)工作的工作要求、責(zé)任單位、匯總單位、完成時(shí)間，并以書面形式將管理評(píng)審計(jì)劃發(fā)至各職能部門和人員，組織各部門準(zhǔn)備管理評(píng)審相關(guān)材料，確保管理評(píng)審輸入資料的充分性和有效性，有效識(shí)別質(zhì)量管理體系存在的關(guān)鍵問題和薄弱環(huán)節(jié)。

2.4 加強(qiáng)決策事項(xiàng)落實(shí)審查，確保問題和措施有效閉環(huán)

管理評(píng)審決策事項(xiàng)過程監(jiān)督檢查是確保管理評(píng)審識(shí)別問題和措施有效閉環(huán)的重要手段。針對(duì)管理評(píng)審決策事項(xiàng)，在日常監(jiān)督檢查的基礎(chǔ)上，采用“1 策劃+2 總結(jié)+3 級(jí)審查”的方式，對(duì)管理評(píng)審決策事項(xiàng)過程監(jiān)督檢查進(jìn)一步強(qiáng)化。

針對(duì)管理評(píng)審會(huì)上確定的需解決的問題和決策事項(xiàng)，制訂決策事項(xiàng)落實(shí)計(jì)劃，明確各項(xiàng)決策事項(xiàng)的責(zé)任部門、完成時(shí)間，以及落實(shí)策劃和監(jiān)督檢查要求。各責(zé)任部門對(duì)每項(xiàng)管理評(píng)審決策事項(xiàng)制訂解決方案，深入分析存在的主要問題和原因，提出解決問題的思路和途徑，制訂工作計(jì)劃，決策事項(xiàng)解決方案需通過專項(xiàng)審查后方可啟動(dòng)相關(guān)工作的開展。 6月底和12月底分別組織開展決策事項(xiàng)落實(shí)情況檢查，對(duì)照決策事項(xiàng)落實(shí)策劃，總結(jié)決策事項(xiàng)落實(shí)情況和形成的成果，進(jìn)一步分析工作開展中存在的不足，明確后續(xù)工作思路和計(jì)劃。 針對(duì)3 個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，采用“責(zé)任部門+主管部門+主管領(lǐng)導(dǎo)”3 級(jí)審查的方式，實(shí)施事項(xiàng)落實(shí)監(jiān)督檢查，既責(zé)任部門完成報(bào)告編制后，責(zé)任部門組織內(nèi)部審查，審查通過后報(bào)質(zhì)量體系主管部門；主管部門審查通過后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)；主管領(lǐng)導(dǎo)組織再次進(jìn)行審查，確保管理評(píng)審決策內(nèi)容落實(shí)準(zhǔn)確。 審查通過后方可提交下一年度管理評(píng)審。

3 結(jié)語

管理評(píng)審是企業(yè)自我完善機(jī)制中的一個(gè)重要過程，只有確保管理評(píng)審有效開展和閉環(huán)，才能有效識(shí)別質(zhì)量管理體系運(yùn)行中存在的問題，通過相應(yīng)改進(jìn)措施的有效閉環(huán)落實(shí)，不斷改進(jìn)體系、過程和產(chǎn)品，推進(jìn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)，確保企業(yè)的持續(xù)成功。