利用EXCEL實(shí)現(xiàn)小微型企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析與探究

謝霖煜

摘要：隨著信息數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展，很多小微企業(yè)也開(kāi)始跟上時(shí)代的腳步，運(yùn)用電子設(shè)備來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和探究。Excel作為一項(xiàng)必不可少辦公軟件，企業(yè)完全可以利用它進(jìn)行篩選信息、編輯較難的數(shù)學(xué)公式、繪制圖表等等，這樣不僅給企業(yè)節(jié)省了核對(duì)的時(shí)間，還提高了核對(duì)的準(zhǔn)確率。畢竟人工核算總會(huì)出現(xiàn)一些細(xì)小的差錯(cuò)和失誤。本文全面的從小微企業(yè)利用Excel進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析入手，著重地探討了其策略與方法。

關(guān)鍵詞：Excel;小微企業(yè);財(cái)務(wù);數(shù)據(jù)與分析

小微企業(yè)一直由于資金和人才的不足，無(wú)法掌握財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全面信息，因此他們決定使用Excel可以更加輕松地創(chuàng)建和使用專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的圖表以便他們進(jìn)行查看和整理。另外企業(yè)之間可以將一些重要信息進(jìn)行私密設(shè)置，通過(guò)使用Excel 和Excel Services 共享電子表格，企業(yè)可以直接在瀏覽器上進(jìn)行制作表格、篩選、輸入?yún)?shù)，以及與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)透視表視圖進(jìn)行交互。一方面可以提升財(cái)務(wù)人員工作的效率來(lái)節(jié)省他們的時(shí)間，另一方面可以防范企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，一旦企業(yè)發(fā)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這樣的后果會(huì)有損企業(yè)的形象和信譽(yù)。

一、Excel的作用

Excel作為一項(xiàng)辦公軟件，在工作中必須要求每名員工都應(yīng)該熟練的掌握，并且會(huì)進(jìn)行基本操作，它在每個(gè)職能部門(mén)都發(fā)揮著他的作用，讓企業(yè)員工提高他們的辦公效率，不用在為了害怕出現(xiàn)差錯(cuò)受到批評(píng)而擔(dān)心。但有些員工還是會(huì)擔(dān)心自己好不容易學(xué)習(xí)過(guò)的知識(shí)會(huì)不會(huì)也像辦公軟件一樣被更新被淘汰，Excel完全闡明了這一點(diǎn)員工完全不必?fù)?dān)憂(yōu)，無(wú)論大家使用的是哪一種版本或教程所有的Excel都是通用的，而且員工所用的文件格式也都是同樣的，可以說(shuō)是非常的為使用者著想。另外，有些員工為了證明自己的實(shí)力可以清晰無(wú)誤的對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分析，想要學(xué)習(xí)別的辦公軟件，但在數(shù)據(jù)分析領(lǐng)域，只有Excel是最受小微企業(yè)財(cái)務(wù)領(lǐng)域歡迎的。所以，大可不必花費(fèi)更多的時(shí)間去學(xué)習(xí)別的軟件，把時(shí)間投資在Excel是十分值得的。

二、Excel在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析方面的應(yīng)用

（一）對(duì)比分析

對(duì)比分析是小微企業(yè)分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的最主要的方式，可以通過(guò)公司內(nèi)部之間的比較或同一時(shí)期與其他公司的比較來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，以企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表為基礎(chǔ)然后在一些項(xiàng)目上進(jìn)行改動(dòng)，在針對(duì)本期數(shù)和上期數(shù)來(lái)進(jìn)行表格的制作，在快速的錄入公式。最后在手動(dòng)填寫(xiě)表格，如表格所示：

公式：流動(dòng)比率=流動(dòng)資產(chǎn)÷流動(dòng)負(fù)債×100%

通過(guò)這樣期初數(shù)和期末數(shù)的對(duì)比，可以很快清楚明了的知道去年企業(yè)的盈利和虧損，在此基礎(chǔ)上對(duì)比公司本期的盈利和虧損，企業(yè)的投資者和管理者可以如實(shí)的進(jìn)行決策和分析，這樣不僅減少了不必要的差錯(cuò)，但也會(huì)讓一些財(cái)務(wù)人員鉆了空子，因?yàn)檫@樣通過(guò)錄入的時(shí)候，他們可以隨意的更改數(shù)據(jù)。所以，企業(yè)在必要的時(shí)期可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)管理的人員來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)人員操作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，這樣雖然會(huì)浪費(fèi)一些時(shí)間但會(huì)大大的提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，不會(huì)再有不必要或來(lái)路不明的支出來(lái)問(wèn)題困擾著小微企業(yè)。

（二）加強(qiáng)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制

對(duì)于企業(yè)的一些私密或很重要的文件，一些管理者會(huì)覺(jué)得放在那里都不安全。這時(shí)就可以利用Excel來(lái)對(duì)該財(cái)務(wù)文件進(jìn)行加密和保存，并且一旦有人知道這個(gè)密碼的我們還可以通過(guò)電腦端進(jìn)行線(xiàn)上的修改：我們就可以在表格文件中設(shè)置“修改文件時(shí)的密碼”，當(dāng)文件需要修改時(shí)就會(huì)有提示，以免誤操作而破壞整張表的公式影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。以記錄企業(yè)的往來(lái)日記賬舉例說(shuō)明，企業(yè)每天都會(huì)有業(yè)務(wù)往來(lái)，這時(shí)就需要財(cái)務(wù)人員將每筆業(yè)務(wù)都要進(jìn)行核對(duì)和錄入，這時(shí)就可以按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序或款項(xiàng)的大小來(lái)進(jìn)行錄入，用Excel重新建立一個(gè)表格，命名為“企業(yè)財(cái)務(wù)往來(lái)款項(xiàng)”把工作表中sheet1、Sheet2、sheet3重新命名為資產(chǎn)表、應(yīng)收款表、賬齡表等等，這樣一個(gè)賬簿就建立完成了，最后在對(duì)其進(jìn)行保密和保護(hù)。這樣可以有效的減少企業(yè)某些不必要的開(kāi)支，也可以防止一些財(cái)務(wù)人員抱著私心去篡改相應(yīng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

（三）完善企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

由于Excel加入到企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析中來(lái)，可以讓企業(yè)更加全面的估算自己的預(yù)算和價(jià)值，不再像從前一樣通過(guò)財(cái)務(wù)人員的各方面進(jìn)行匯總和評(píng)估，需要花很長(zhǎng)一段時(shí)間才能將數(shù)據(jù)報(bào)告生成出來(lái)，這樣不僅浪費(fèi)工作人員的時(shí)間，也同時(shí)再讓企業(yè)失去他們與其他企業(yè)的合作機(jī)會(huì)，其他企業(yè)會(huì)認(rèn)為，就連財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析和核算這么一點(diǎn)小事都做不好，那么為什么要把自己的業(yè)務(wù)交給這個(gè)公司呢？這樣不僅會(huì)給企業(yè)帶來(lái)負(fù)面的聲譽(yù)影響，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)面臨破產(chǎn)等問(wèn)題，所以，運(yùn)用Excel可以多個(gè)角度對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和核算，保證又方便有精準(zhǔn)又快捷，還能給企業(yè)增加機(jī)遇，讓他們?cè)谕?lèi)型的企業(yè)中憑借自己的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處贏得更多企業(yè)的青睞和信賴(lài)，更加讓企業(yè)的業(yè)務(wù)貼近市場(chǎng)的需求，為企業(yè)爭(zhēng)取更多的合作機(jī)會(huì)，使得業(yè)務(wù)蒸蒸日上，也激發(fā)了全體員工的斗志。

三、結(jié)束語(yǔ)

本文只是從某一些角度來(lái)對(duì)小微企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和探究，當(dāng)然還有更多快捷或有效的手段來(lái)提升小微企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的地位。讓財(cái)務(wù)人員熟練的掌握Excel軟件的應(yīng)用是每個(gè)企業(yè)必須也是要求每位職員必備的素質(zhì)之一，只有跟上大數(shù)據(jù)背景下時(shí)代的腳步才能更快的解決企業(yè)中發(fā)生的一系列的財(cái)務(wù)問(wèn)題，盡量較少或者不讓企業(yè)發(fā)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這樣不僅可以提高企業(yè)的利益，也能提高員工工作的積極性。

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（云南工商學(xué)院?云南?昆明?651701）