EXCEL在會計工作中的應用技巧

蘇鈺堯 劉波峰

隨著社會水平與信息技術水平的不斷提升，會計行業(yè)在時代發(fā)展中呈現新的態(tài)勢，即電算化的普及與更新，其相關工具應用技巧也成為會計工作者的重點研究內容。文章以EXCEL為切入點，探究其在會計工作的應用途徑與相關技巧，為相關工作者提供一定的參考依據。

一、引言

隨著計算機等電子設備的更新換代以及信息技術的發(fā)展，會計電算化在近年來呈現高速穩(wěn)定發(fā)展態(tài)勢，這是時代進步與行業(yè)工作需求的雙重影響下的必然發(fā)展趨勢。然而，在眾多財務軟件不斷涌現的情況下，EXCEL仍然在財務工作中起到不可替代的作用。因此，EXCEL的應用水平仍然是財務工作者必備的專業(yè)素養(yǎng)，其相關技巧也是相關從業(yè)者重點探究開發(fā)的內容。

二、EXCEL基本效用及特征

（一）表格制作簡單快捷

EXCEL在經歷數代的發(fā)展更新后，其在表格制作方面已經擁有較高的靈活性，使得相關工作者可以在較短的時間內制作相應的表格，并且擁有多種表格形式可以選擇。同時，針對各行各業(yè)業(yè)務內容，EXCEL擁有充足的表格模板，減輕了工作者不必要的工作負擔，綜合提升了工作效率，在此基礎上，EXCEL為工作者提供自身模板儲存的空間，使其可以將工作者自身制作的模板進行長期利用。除此之外，EXCEL表格中的“填充柄”工具可以幫助工作者將較多的數據或者公式進行快速填充，避免無意義的重復工作為其帶來工作負擔。

（二）數據處理能力強

在EXCEL中，數據的計算與處理都可以通過公式工具，實現自動化處理，在數據處理工作中呈現出極大的便捷性。除此之外，若計算數據出現變化，公式結果會根據數據具體變化自動進行更改，工作者并不需要再次進行計算。

（三）計算函數充足

在EXCEL中，工作者可選擇不同的函數幫助自己快速完成工作，針對財務工作者而言，EXCEL提供專門的財務函數，使其可以將統(tǒng)計函數與財務函數結合起來開展財務統(tǒng)計、數據分析、數據計算等工作。例如，財務工作者在制作月度報表時，可以運用MONTH函數，MONTH函數的參數只有一個，即工作者輸入的日期，通過在函數中輸入對應的行列數，即可將對應月份提取出來。

而針對特殊情況，財務工作者同樣可以利用自定義的方式添加工作需要的函數公式，EXCEL的公式自定義法則與數學的計算法則是相同的?；诖耍笜朔治龇?、類比分析法、統(tǒng)計分析法都可以在EXCEL中利用函數完成。針對自定義需要各個工作表數據的情況，可將各個工作表的數據進行鏈接，在EXCEL中，財務工作者可以根據實際情況，選擇鏈接的具體方式，如同一工作簿中工作表的鏈接或不同工作簿中的工作表鏈接。

同時，EXCEL中的數據更新功能同樣重要，其主要作用于分析表數據的更新，既通過將待分析的工作表與財務分析模型的數據源工作表進行鏈接，使財務工作者在數據源工作表中的數據變化時，可以直接得到EXCEL自行更新的結果，而非手動調整改動。

（四）圖表兼容

EXCEL不僅可以通過表格形式，幫助財務工作者進行數據統(tǒng)計處理或工作匯報，還可以通過生成圖表的形式，幫助其將數據的變化趨勢以較為直觀的形式呈現出來，使其工作成果成為相關管理者的重要決策依據。同時，財務工作者也可適當在圖表中增添文字或數據說明，強化工作成果的全面性。

（五）數據讀取

在會計電算化飛速發(fā)展的情況下，財務工作者根據公司企業(yè)情況，要選擇不同的會計軟件。而EXCEL自身具有一定的外部數據功能，可以幫助財務工作者完成數據文件的讀取與輸出工作，并將會計軟件中的數據引入到EXCEL中，提升了數據讀取工作的效率并確保讀取數據的準確性。

三、EXCEL在會計報表編制中的應用技巧

在會計財務工作中，會計報表的編制占據較大的工作比重，而相關工作者在會計報表編制過程中經常面臨編制種類繁多、工作量大、錯誤頻繁等問題。針對類似情況，會計財務工作者應利用EXCEL工具，解決相關問題，提升工作效率與質量。

（一）新工作表的建立

在新工作表命名完成后，為有效區(qū)分工作表標簽，可通過單擊鼠標右鍵，在顯示出的快捷菜單中選中“更改工作表標簽顏色”，將工作表標簽設置成不同的顏色。

（二）文字填寫

在填寫表格內容時，首先在表格第一行填寫標題內容，如“資產負債表”。隨后將報表文字內容按照順序進行填充，同時注意保持文字內容之間的間距，在此基礎上完成項目名單的輸入。其次，在設定報表內容中的數字、字體格式、文本對齊方式以及邊框底紋等內容時，均在“單元格格式”的菜單對話框中完成。最后，根據報表的實際需要，適當地將單元格進行合并，并根據報表內容將表格行高列寬等格式進行調整，初步完成報表的編制工作。

（三）數據函數設定

財務工作者在進行計算時，應注意將公式與函數在對應內容的單元格內完成輸入，若出現同列單元格運用相同公式的情況，可直接運用填充柄工具完成復制。為避免報表中出現錯誤，應在單元格中對條件格式進行設置。例如，內容為反映資產、關系權益、負債情況的報表，其左右兩方應保持平等關系，應在“負債與關系權益”數據單元格中選中“條件格式”，選擇條件公式：“資產總計數據單元格”并將顏色設置為橙色，便于呈現出“負債和關系權益總計”與“資產總計”的差異情況。

（四）保護數據

在完成報表內容的編制后，為保證數據安全，應及時對數據進行防護。為此，針對需要保護的數據單元格，可在“單元格格式”中的選項中選擇“保護”，此時有兩種選擇。其一，點擊“保護”選項，直接保護單元格內容，確保其具備真實性。其二，點擊“隱藏”復選框，可以令單元格內容的計算公式在編輯欄中消失，達到算法隱蔽的目的。完成后，點開“工具”菜單欄，選中“保護”，點擊“保護工作表”，并將設定的密碼輸入其中，完成報表單元格防護工作。除此之外，同樣可以對工作簿進行防護，可在“工作簿保護”選項中完成設置。

四、EXCEL圖表應用技巧

在EXCE的實際效用中，除數字表達形式外，圖表同樣是財務工作者可以利用的表現方式，相較于文字說明，圖表形式更能將數據之間的聯系展示出來。在制作圖表前，財務工作者應根據數據展示目的，在柱形圖、折線圖、餅圖等圖表形式當中選擇一種。

圖表制作首先要選中想要以圖表形式展示的數據區(qū)域，隨后點擊“插入”選項，選擇“圖表”即可自由選擇各圖表樣式，根據圖表實際需求選擇對應的樣式。確認完成后，選擇“下一項”即可生成想要的圖表，最后為圖表填入對應的圖表標題即完成圖表制作。

在制作圖表時應注意，若圖表對應的數據發(fā)生變化，則圖表當中的數據也會隨之變化。同時，如需要對圖標類型以及其他內容進行調整，可直接在圖表上方單擊右鍵，在彈出的菜單選項中選擇對應選項即可完成調整。

五、報表打印

（一）頁面設置

在完成報表編制的基礎上，為針對報表資料進行匯報或提供給其他部門，應將報表進行打印，此時要注意EXCEL報表打印的相關事項。首先，針對頁面打印設置，選中頁面中設置選項，根據要求對打印紙張的方向、頁邊距、縮放比例進行設置。如有需要，也可通過在“頁眉/頁腳”選項中完成對應設置。除此之外，可通過點擊“工作表”選擇“打印區(qū)域”選項，即可將選中的內容單獨打印出來，若需要為打印內容設置標題，只需在“打印標題”選項中完成設置即可，在設置后即便是多張打印，在打印紙張上也有設置好的標題內容。

（二）分頁符

在財務工作過程中，經常需要工作者打印多頁報表內容，為此可利用EXCEL中的分頁符功能，將分頁符插入多頁報表內容中實現分頁。EXCEL的分頁符既可以由其自身參照報表打印紙張大小以及打印紙張類型情況，自行插分頁符，也可由打印者通過人工設置完成插入。打印者可根據需要，選擇分頁符插入的行，點擊行號或者右側的列標，選中“插入”選項，點擊其中的“分頁符”。完成設置后，EXCEL則會根據以頁面打印布局設置進行相關調整，并以打印者的分頁符設置內容進行分頁，完成“分頁預覽”的視圖轉換。

六、 EXCEL在會計現代化中的應用

（一）賬簿建立

財務工作者在對會計信息進行歸檔整理時，應注意到EXCEL在其中的作用，由于EXCEL自身擁有一定的適應性，針對財務處理內容?？衫闷浣奶幚硐到y(tǒng)，令其可以通過自動生成的數據處理方法，完善報表的處理系統(tǒng)設計。在財務工作當中，EXCEL可處理的內容包括財務憑證、財務明細、財務報表等。相較于目前的財務軟件，EXCEL在通過數據處理反映企業(yè)單位實際經濟情況的能力同樣不弱，并且其在表達方式上擁有更多的選擇。在會計行業(yè)的發(fā)展中，EXCEL的使用無疑是相關工作者的發(fā)展基石，不僅在于其為會計工作內容提供了更高效快捷的選擇方式，其兼容性以及多樣性同樣令財務工作者能夠在實際工作中可以滿足各種工作情景的需求，令其在工作中具有較高的應對能力。

（二）財務決策

財務工作內容對于企業(yè)單位的整體規(guī)劃以及運轉發(fā)展都起到決定性作用，是管理者決策的主要依據。EXCEL不僅可以成為財務工作者完成自身工作的主要工具，還可成為企業(yè)單位經濟發(fā)展的重要決策依據。由于EXCEL在數據處理與分析方面具有較大的優(yōu)勢，財務工作者可以根據實際情況，利用其將企業(yè)單位近期或者預期的相關經濟信息進行整合分析，并通過直觀的方式表現出來，為管理層提供清晰的決策參考依據，進而結合企業(yè)單位實際情況制定有效的發(fā)展戰(zhàn)略或計劃，避免因財務信息模糊或直觀程度較低影響管理者對企業(yè)單位的判斷。同時，在企業(yè)融資投資方面，EXCEL同樣可以提供合理的方法對財務工作者提供的行業(yè)數據進行處理以及分析，如多元回歸分析法。通過EXCEL提供的數據結果，企業(yè)可結合各方面情況采取綜合效益最高的財務決策，為企業(yè)長久發(fā)展保駕護航。

七、結語

綜上所述，在會計整體行業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的社會環(huán)境下，EXCEL的使用是每一名從業(yè)者必備的專業(yè)素質。通過有效利用EXCEL，財務工作者既可以完成數據信息的錄入、分析、整合工作，還可以通過不同的表達形式將其呈現給各個部門或管理者，是其兼顧工作效率與質量的良好工具。

（作者單位： 1.金陵科技學院;2.國網江蘇省電力有限公司徐州市銅山區(qū)供電分公司）