電力企業(yè)電子文件單套制管理實(shí)踐

孔凡蓮

摘 要：本文結(jié)合國(guó)網(wǎng)上海市電力公司（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)網(wǎng)上海電力”）工作實(shí)際，并查閱相關(guān)資料，開(kāi)展了電力企業(yè)電子文件類(lèi)電子檔案單套制管理工作探索，通過(guò)周密的部署、廣泛的調(diào)研、技術(shù)的攻關(guān)，初步實(shí)現(xiàn)了文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理，進(jìn)一步提高了文書(shū)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：電子企業(yè);電子文件;單套制;管理實(shí)踐

1 文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理現(xiàn)狀分析

結(jié)合國(guó)網(wǎng)上海電力檔案工作實(shí)際開(kāi)展情況，歸納出文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理面臨以下問(wèn)題。

1.1 歸檔范圍不明確

歸檔范圍是決定各單位文件材料能否完整歸檔的重要依據(jù)。目前，有的單位無(wú)法明確單套制管理的具體范圍，加大了單套制管理的研究難度。

1.2 管理方案不“落地”

具體到文書(shū)檔案，除了公司內(nèi)部的收發(fā)文、簽報(bào)、呈報(bào)等，還包括大量的會(huì)議材料、實(shí)施方案等。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的情況下，檔案管理人員如何有效劃定單、雙套制管理文件材料范圍，并進(jìn)行收集、保管和利用等工作，缺乏有效的具體方案。

1.3 技術(shù)支撐不到位

電子檔案單套制管理要求電子文件必須來(lái)源可靠，并滿足真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的相關(guān)要求。在現(xiàn)有的信息化環(huán)境下，電子文件具有易更改性和對(duì)相關(guān)設(shè)備、軟件的依賴性強(qiáng)等特點(diǎn)。目前，國(guó)網(wǎng)上海電力仍存在缺乏電子檔案真實(shí)性保障措施和電子檔案利用管控措施等技術(shù)支撐不到位的問(wèn)題。

2 文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理思路

針對(duì)以上問(wèn)題，國(guó)網(wǎng)上海電力辦公室加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，提出了全面梳理現(xiàn)狀、分析管理難點(diǎn)、強(qiáng)化技術(shù)支撐的工作思路，具體思路如下：

2.1 全面梳理現(xiàn)狀

國(guó)網(wǎng)上海電力辦公室組織梳理所屬單位文書(shū)檔案管理基本情況，全面了解所屬單位及主要業(yè)務(wù)部門(mén)檔案利用服務(wù)需求，結(jié)合外部相關(guān)單位的優(yōu)秀做法和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，綜合文獻(xiàn)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研、專(zhuān)家咨詢等方式，研究探索適合國(guó)網(wǎng)上海電力文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理的模式。

2.2 分析管理難點(diǎn)

通過(guò)梳理文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理過(guò)程中所存在的關(guān)鍵點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理相關(guān)制度，重點(diǎn)圍繞范圍鑒定、整編規(guī)則、檔案利用方式等方面制定明確的方案，為開(kāi)展文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理提供指導(dǎo)。

2.3 強(qiáng)化技術(shù)支撐

針對(duì)電子文件真實(shí)性和長(zhǎng)期保存等難題，國(guó)網(wǎng)上海電力應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)支撐，綜合運(yùn)用電子簽章、數(shù)字水印等技術(shù)，在保證檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的基礎(chǔ)上，推動(dòng)文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理。

3 文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制創(chuàng)新實(shí)踐過(guò)程

基于上述思路，國(guó)網(wǎng)上海電力辦公室組建了包括所屬單位9名資深檔案專(zhuān)業(yè)人員在內(nèi)的研究團(tuán)隊(duì)，外部邀請(qǐng)檔案行業(yè)知名企業(yè)紫光軟件系統(tǒng)有限公司共同參與課題實(shí)施，通過(guò)開(kāi)展廣泛調(diào)研、制定管理方案、加強(qiáng)技術(shù)攻關(guān)、系統(tǒng)功能改造等措施，初步實(shí)現(xiàn)了文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理，具體實(shí)踐如下：

3.1 開(kāi)展廣泛調(diào)研

國(guó)網(wǎng)上海電力高度重視文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理工作，成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)雇〔接負(fù)責(zé)，辦公室文檔處負(fù)責(zé)具體工作。通過(guò)文獻(xiàn)分析、問(wèn)卷等方式，開(kāi)展了文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理理論研究和實(shí)踐調(diào)研工作。在理論研究方面，通過(guò)對(duì)大量文獻(xiàn)進(jìn)行深人分析研究， 保證單套制管理方案符合國(guó)家管理規(guī)定。在專(zhuān)家咨詢方面，基于上海市自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)電子文件歸檔和電子檔案單套制管理的成功經(jīng)驗(yàn)，邀請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享和技術(shù)交流。在業(yè)務(wù)調(diào)研方面，通過(guò)對(duì)近5年文書(shū)檔案歸檔數(shù)據(jù)的梳理，并選取浦東公司、市北公司等所屬單位開(kāi)展文件產(chǎn)生形式、利用情況等的問(wèn)卷調(diào)查，形成了《國(guó)網(wǎng)上海市電力公司文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制歸檔范圍》，為文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制歸檔的實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 制定管理方案

在制度支撐方面，國(guó)網(wǎng)上海電力根據(jù)相關(guān)的國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定了《文書(shū)類(lèi)電子文件長(zhǎng)期保存格式規(guī)范》等一系列關(guān)于電子檔案單套制管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為此次文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制的實(shí)施提供制度支撐。在歸檔范圍鑒定方面，初步分為系統(tǒng)自動(dòng)鑒定和人工鑒定兩種方式。其中，系統(tǒng)自動(dòng)鑒定是根據(jù)歸檔范圍，數(shù)字檔案館系統(tǒng)可將同密級(jí)的待歸檔電子公文默認(rèn)為單套制管理。對(duì)于不同密級(jí)的待歸檔電子公文則要人工進(jìn)行鑒定。在整編規(guī)則上，為了保證實(shí)體檔案與電子檔案的一致性，國(guó)網(wǎng)上海電力新增了“載體形式”的元數(shù)據(jù)，區(qū)分電子檔案是否有紙質(zhì)實(shí)體，并在檔號(hào)、排列順序、字體顏色、著錄項(xiàng)等方面保持一致。在檔案利用方面，利用人員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中申請(qǐng)借閱時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)文件標(biāo)識(shí)進(jìn)行提示，如申請(qǐng)單套制管理的電子檔案時(shí)，系統(tǒng)將提示“該檔案只有電子版本，可自行打印為紙質(zhì)文件”。

3.3 加強(qiáng)技術(shù)攻關(guān)

為了保證歸檔電子文件的真實(shí)性和可用性，國(guó)網(wǎng)上海電力對(duì)文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理相關(guān)技術(shù)進(jìn)行了深人研究。一是集成版式文件轉(zhuǎn)檔技術(shù)。對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存格式進(jìn)行深人研究，掌握了相關(guān)要求，并選取4家國(guó)內(nèi)廠商開(kāi)展了技術(shù)交流與產(chǎn)品驗(yàn)證測(cè)試工作，確保能滿足單套制電子檔案的可管、可控和長(zhǎng)期保存等實(shí)際需求。二是開(kāi)展電子簽章技術(shù)研究。為確保單套制管理的文書(shū)類(lèi)電子檔案的法律效力，按照國(guó)家電網(wǎng)有限公司統(tǒng)一要求，國(guó)網(wǎng)上海電力對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)的公文電子簽章技術(shù)進(jìn)行了研究， 初步形成了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的數(shù)字印章模塊和協(xié)同辦公系統(tǒng)的集成方案， 上報(bào)國(guó)家電網(wǎng)有限公司總部后，由協(xié)同辦公系統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行集成改造，通過(guò)密碼驗(yàn)證、簽名驗(yàn)證、數(shù)字證書(shū)3種方式，確保電子公文的防偽造、防篡改，有效保證了電子檔案的真實(shí)性。三是加強(qiáng)數(shù)字水印技術(shù)應(yīng)用研究。為防止電子檔案被任意的復(fù)制、存儲(chǔ)，國(guó)網(wǎng)上海電力不斷攻克動(dòng)態(tài)數(shù)字水印技術(shù)應(yīng)用難點(diǎn)，在嵌人和提取過(guò)程中創(chuàng)新采用密鑰技術(shù)，增加后期可能產(chǎn)生的非法去除水印的難度。即在電子公文歸檔到數(shù)字檔案館系統(tǒng)時(shí)，嵌人脆弱性數(shù)字水印，并在整理、移交、利用過(guò)程中，支持檔案人員在線驗(yàn)證電子檔案的真?zhèn)?，有效地保護(hù)了電子檔案的原始性和真實(shí)性，解決了電子檔案的原始性難以判斷和維護(hù)的難題。

3.4 系統(tǒng)功能改造

通過(guò)梳理出來(lái)的功能需求，國(guó)網(wǎng)上海電力積極上報(bào)國(guó)家電網(wǎng)有限公司辦公室，組織對(duì)數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造。在電子文件歸檔方面，支持在單套制歸檔范圍內(nèi)的協(xié)同辦公系統(tǒng)待歸檔電子公文自動(dòng)按照單套制進(jìn)行管理，提高智能化水平。在檔案整理方面，支持檔案管理人員對(duì)單、雙套制電子文件進(jìn)行人工鑒定，并按照相關(guān)規(guī)則進(jìn)行一鍵式整理。在檔案利用環(huán)節(jié)， 支持單套制管理的電子檔案在線利用和打印。在備份恢復(fù)方面，支持系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)單套制文書(shū)類(lèi)電子檔案進(jìn)行備份，并支持檔案管理人員手工備份。基于研究成果，國(guó)網(wǎng)上海電力按照“試點(diǎn)先行、逐步推廣”的原則分階段實(shí)踐， 選取了浦東公司、市北公司等單位開(kāi)展試點(diǎn)工作，通過(guò)對(duì)2020年部分文書(shū)類(lèi)電子檔案進(jìn)行單套制管理的實(shí)踐，進(jìn)一步完善了系統(tǒng)功能。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)實(shí)踐，國(guó)網(wǎng)上海電力已初步實(shí)現(xiàn)了文書(shū)類(lèi)電子檔案單套制管理， 單套制管理文件已占文書(shū)檔案歸檔文件的50%左右，該部分電子文件不再需要紙質(zhì)打印，本部及所屬各單位預(yù)計(jì)每年可節(jié)省相關(guān)成本超過(guò)100萬(wàn)元，簡(jiǎn)化了文書(shū)檔案歸檔操作程序和工作流程，降低了檔案管理人員60% 以上的工作量，提高了檔案工作效率和利用水平。

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