成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問(wèn)題及對(duì)策

戴惠敏

關(guān)鍵詞：成品油;直分銷業(yè)務(wù);內(nèi)部控制;問(wèn)題;對(duì)策

對(duì)成品油直分銷業(yè)務(wù)開展內(nèi)部控制，就是將該項(xiàng)業(yè)務(wù)具體完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo)作為主攻方向，確保各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)方針政策得到高質(zhì)量的貫徹落實(shí)，確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效果、經(jīng)濟(jì)性及效率，在單位內(nèi)部采取自我控制、約束、評(píng)價(jià)等方式方法。從當(dāng)前成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制來(lái)看，相對(duì)于以前取得了一定的成績(jī)，但是在很多方面依然存在不足之處，影響了內(nèi)部控制的整體效果。因此，對(duì)成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行分析有重要意義。

1 成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題

首先，從當(dāng)前成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的情況來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足的問(wèn)題明顯，特別是很多管理者對(duì)油品的利潤(rùn)、銷售額等較為關(guān)注，但是對(duì)具體業(yè)務(wù)流程的控制不夠關(guān)注，很多內(nèi)部管理工作往往處于聽之任之的狀態(tài)，管理者的態(tài)度對(duì)具體執(zhí)行人員開展內(nèi)部控制工作的重視程度往往有著直接的影響。

其次，從內(nèi)部控制制度建設(shè)的情況來(lái)看，制度不完善的問(wèn)題明顯。隨著成品油直分銷業(yè)務(wù)的不斷更新，需要更完善的制度來(lái)推動(dòng)內(nèi)部控制工作提質(zhì)增效。但是，相關(guān)制度并沒有得到及時(shí)有效的跟進(jìn)完善，影響了內(nèi)部控制工作的開展效果[1]。

最后，在成品油直分銷業(yè)務(wù)中并沒有形成“大內(nèi)部控制”工作格局，往往由財(cái)務(wù)部門完成整個(gè)內(nèi)部控制工作，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員，特別是基層職工并沒有參與具體的內(nèi)部控制工作，影響了控制效果。

2 提升成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制效果的相關(guān)措施

2.1 全面優(yōu)化成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境

一方面，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制度。在開展成品油直分銷業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)確立具體業(yè)務(wù)、相關(guān)決策的責(zé)任人，框定各個(gè)崗位人員的具體工作范圍，劃分具體的權(quán)利和義務(wù)。通過(guò)構(gòu)建完善的責(zé)任制度，推動(dòng)各項(xiàng)制度落實(shí)到位，在科學(xué)分工成品油直分銷業(yè)務(wù)相關(guān)人員的基礎(chǔ)上，對(duì)崗位要求、任務(wù)等作出全面細(xì)致的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)人員責(zé)任和任務(wù)的有效銜接。同時(shí)，還應(yīng)建立部門責(zé)任制與崗位責(zé)任制。部門責(zé)任制主要是成品油直分銷業(yè)務(wù)的責(zé)任制，崗位責(zé)任制主要是領(lǐng)導(dǎo)干部崗位責(zé)任制、基層崗位的具體責(zé)任制、管理崗位的具體責(zé)任制。例如，在成品油直分銷業(yè)務(wù)中的商客部，負(fù)責(zé)開票的員工明確崗位責(zé)任后，對(duì)自己應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)注程度必然明顯提升，對(duì)開票流程的管控必然更加關(guān)注，隨著風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的增強(qiáng)，在履行崗位責(zé)任方面的認(rèn)知程度必然得到提升[2]。

另一方面，重點(diǎn)強(qiáng)化內(nèi)控人員的培訓(xùn)和選用工作。在強(qiáng)化成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的過(guò)程中，所有人員都可以參與其中，最大限度地發(fā)揮所有崗位、所有員工在內(nèi)控中的作用，因此，提升員工的整體素質(zhì)水平非常關(guān)鍵。直分銷業(yè)務(wù)屬于高風(fēng)險(xiǎn)類型，涉及銷售、開票、出庫(kù)等所有銷售業(yè)務(wù)，隨著單筆銷售油品數(shù)量的增加，資金在流轉(zhuǎn)過(guò)程中涉及的金額也在提升，但是市場(chǎng)環(huán)境整體變化較大，對(duì)全面強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)較為關(guān)鍵。為了留住人才，企業(yè)應(yīng)尊重人才，做好現(xiàn)場(chǎng)管理與崗位練兵工作，特別是基層員工對(duì)業(yè)務(wù)的鉆研程度，可以通過(guò)挖掘典型案例、開展高質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)管理、進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)等方式，強(qiáng)化成品油直分銷業(yè)務(wù)相關(guān)人員的創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)意識(shí)和動(dòng)力[3]。此外，還應(yīng)注重對(duì)具體業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，及時(shí)更新成品油直分銷業(yè)務(wù)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，確保這類人員能及時(shí)了解市場(chǎng)信息，充分關(guān)注可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。強(qiáng)化培訓(xùn)不僅可以強(qiáng)化成品油直分銷業(yè)務(wù)人員對(duì)內(nèi)部控制工作重要性的認(rèn)識(shí)，還可以借助評(píng)選業(yè)務(wù)能手、開展業(yè)務(wù)技術(shù)比武等方式，強(qiáng)化成品油直分銷業(yè)務(wù)人員對(duì)內(nèi)部控制的學(xué)習(xí)，使其更深入地掌握成品油直分銷業(yè)務(wù)的相關(guān)要點(diǎn)，推動(dòng)內(nèi)部控制工作高質(zhì)量開展。為適應(yīng)新形勢(shì)下的直分銷業(yè)務(wù)市場(chǎng)開拓需求，充分調(diào)動(dòng)員工擴(kuò)銷創(chuàng)效的積極性，提升客戶經(jīng)理的業(yè)務(wù)能力，可在日常工作中組織客戶經(jīng)理開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，例如合同管理、信用管理、客戶提油流程、銷售技巧。

2.2 全面優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)制

一方面，完善成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理制度。從當(dāng)前成品油直分銷業(yè)務(wù)具體管理情況來(lái)看，在很多方面存在不足。因此，對(duì)各項(xiàng)制度進(jìn)行完善非常關(guān)鍵。（1）應(yīng)注重規(guī)章制度的靈活性，業(yè)務(wù)人員可在內(nèi)部控制范圍內(nèi)，靈活采取措施應(yīng)對(duì)不同的情況。（2）在完善制度的過(guò)程中，不僅要征求財(cái)務(wù)部門的意見，還要征求業(yè)務(wù)部門的意見，通過(guò)全面優(yōu)化各部門提出的具體問(wèn)題，強(qiáng)化制度的生命力。（3）重點(diǎn)健全與完善票據(jù)管理細(xì)則、提油管理細(xì)則、發(fā)貨管理細(xì)則、售后客戶服務(wù)管理等。（4）在制度流程設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合公司組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)及部門職責(zé)調(diào)整情況，組織制度流程的維護(hù)和更新，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。（5）在授權(quán)管理上，根據(jù)公司管理體制調(diào)整情況，及時(shí)修訂《權(quán)限指引》，合理分配公司的各項(xiàng)權(quán)限，各單位在日常工作中嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定辦理審批手續(xù)。（6）在制度執(zhí)行過(guò)程中，注重對(duì)各項(xiàng)制度執(zhí)行情況的全面監(jiān)控和分析，及時(shí)完善制度執(zhí)行過(guò)程中存在的短板[4]。

另一方面，建立完善的組織構(gòu)架。在內(nèi)部控制過(guò)程中，完善的相互監(jiān)督職責(zé)構(gòu)架非常關(guān)鍵。在具體實(shí)施過(guò)程中，直分銷業(yè)務(wù)流程可以分解為出庫(kù)崗位、驗(yàn)票崗位、開票崗位、銷售崗位及資金崗位等，各個(gè)崗位的設(shè)置不僅要相互獨(dú)立，還應(yīng)具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，關(guān)鍵崗位至少安排兩人，在成品油直分銷業(yè)務(wù)中形成相互制約的效果，不僅有助于規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，還可以有效防止機(jī)械化。此外，實(shí)行不相容崗位輪崗辦公，不僅可以滿足成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制工作中使不相容崗位相互分離的要求，還可以讓員工在不同的崗位上得到有效的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，最大限度地規(guī)避由于在同一崗位上長(zhǎng)期工作而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 全面優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督

一方面，應(yīng)注重增強(qiáng)事前、事中的監(jiān)督，特別是在事前，應(yīng)全面強(qiáng)化監(jiān)督，將各類內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)抹殺在萌芽狀態(tài)，將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估作為主要依據(jù)，采取有針對(duì)性的措施，最大限度地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。在全面強(qiáng)化事中監(jiān)督時(shí)，跟進(jìn)成品油直分銷業(yè)務(wù)預(yù)估風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否落實(shí)到位，在部分情況下，存在因設(shè)備因素、人為因素而導(dǎo)致內(nèi)部控制措施不能高質(zhì)量落實(shí)的問(wèn)題。因此，在成品油直分銷業(yè)務(wù)中，應(yīng)將監(jiān)督制度全面前置，引導(dǎo)成品油直分銷業(yè)務(wù)相關(guān)人員積極參與具體的監(jiān)督工作，最大限度地規(guī)避銷售過(guò)程中可能對(duì)企業(yè)造成的各種損失[5]。

另一方面，應(yīng)督促員工積極主動(dòng)地報(bào)告內(nèi)部控制過(guò)程中存在的各類缺陷，暢通員工報(bào)告的渠道，特別是基層員工，他們身處一線，對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)的感受最直接，在很多情況下可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)預(yù)判相關(guān)的問(wèn)題，及時(shí)采取內(nèi)部控制措施，有效提升成品油直分銷業(yè)務(wù)的整體經(jīng)營(yíng)效率。此外，可建立完善的獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)制度，根據(jù)報(bào)告缺陷的大小情況、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的大小情況等，給予員工一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，提升員工參與內(nèi)部控制工作的積極性和主動(dòng)性。

3 結(jié)語(yǔ)

全面提升成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制效果對(duì)業(yè)務(wù)的整體發(fā)展非常關(guān)鍵，從當(dāng)前該項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體開展情況來(lái)看，在很多方面還有較多的不足之處，影響了內(nèi)部控制的整體成效。因此，在成品油直分銷業(yè)務(wù)開展過(guò)程中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)提高內(nèi)部控制效果的重要性，切實(shí)采取有針對(duì)性的措施，全面提升成品油直分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制效果，推動(dòng)成品油直分銷業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。