吳軍燕

摘要：通常進(jìn)行檔案管理就是收集、整理并保管企事業(yè)單位相關(guān)項目以及認(rèn)識的資料，是企業(yè)進(jìn)行管理的重要參考依據(jù)，對組織的運轉(zhuǎn)以及發(fā)展都有著重要的作用。不過，隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理也出現(xiàn)了越來越多的問題，以及無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，所以，必須要做出調(diào)整與改變。筆者對檔案管理存在的問題進(jìn)行了深入的總結(jié)與分析，然后根據(jù)自身經(jīng)驗以及相關(guān)的知識提出了一些對應(yīng)的改進(jìn)意見，希望能夠為有關(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

引言：事業(yè)單位的檔案管理工作是非常重要的一項內(nèi)容，也是國家文獻(xiàn)信息管理的一部分，對于社會的發(fā)展都有著重要的意義。事業(yè)單位的工作涉及的內(nèi)容是很廣的，和很多社會事務(wù)的管理活動也都有著一定的關(guān)聯(lián)。而事業(yè)單位保管的檔案資料記錄了單位工作、工作的開展，對于人們了解歷史發(fā)展有著重要的作用。為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率以及水平的提升，有助于提升單位對于信息資源的利用效率，為單位的發(fā)展提供更有力的幫助。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與不足

1.事業(yè)單位檔案管理人員的管理能力不足

檔案管理工作的內(nèi)容是很繁瑣的，過程也比較麻煩，所以需要工作人員有良好的耐心，同時還比較容易出錯，因此還要求人們能夠細(xì)心的對待工作。不過，這一工作的技術(shù)含量并不高，所以并不需要很強的專業(yè)性，也由此導(dǎo)致該工作往往不太受重視，安排的工作人員也基本都是一些基層人員，他們沒有什么管理經(jīng)驗與知識，綜合素質(zhì)也不強，所以導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量與效率也不高。而且，事業(yè)單位的檔案管理人員在待遇方面普遍都是偏低的，缺少晉升空間，所以工作人員也沒有什么積極性，缺少工作的熱情，這些同樣也會影響到工作效率的提升。

2.缺乏完善的管理制度

如今，很多的事業(yè)單位還都沒有建立起比較完善的檔案管理工作制度，檔案管理缺少約束與規(guī)范，也不夠系統(tǒng)，所以工作就會顯得無序化，比較混亂，進(jìn)而產(chǎn)生資料遺失的問題，對檔案的質(zhì)量以及其數(shù)量的齊全性都會產(chǎn)生影響。

3.檔案管理硬件設(shè)備不夠齊全

社會在不斷的發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位的管理與需求也在發(fā)生著變化，在這樣的形勢下，檔案管理急需進(jìn)行轉(zhuǎn)型，進(jìn)行信息化建設(shè)，提高信息化的程度，建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，不過，因為對檔案管理信息化建設(shè)的不重視，很多單位在這方面投入的經(jīng)費并不充足，影響了信息化建設(shè)的進(jìn)度，導(dǎo)致單位不能及時進(jìn)行硬件設(shè)備的更新，因為缺少設(shè)備，所以很多工作還是需要通過人工來完成，而人工操作又比較容易出現(xiàn)失誤，比如說檔案丟失、損壞以及錯誤之類的問題，為了修正這些問題就需要付出大量的工作。因此，事業(yè)單位必須要投入足夠的資金支持進(jìn)行檔案的信息化管理，要通過先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用來提升工作的質(zhì)量與效率 [1]。

二、改善事業(yè)單位檔案管理的措施與對策

1.制定完善的檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理工作，其主要的內(nèi)容就是對檔案資料進(jìn)行收集與整理，并做好保存工作。為了工作能夠有序的進(jìn)行就必須要有科學(xué)的管理制度，對檔案管理權(quán)限進(jìn)行合理的分配，并通過統(tǒng)一的方式進(jìn)行管理，這樣才可以有更高的工作效率，提升工作的質(zhì)量。這就需要事業(yè)單位根據(jù)自身的情況與需求對檔案管理工作制度進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)，提高其科學(xué)性與合理性，對各項工作進(jìn)行有效的控制，為單位的發(fā)展提供更有利的支持。特別是要有科學(xué)的用人制度以及獎懲制度，這些對于工作人員的積極性是非常重要的，這樣才能夠有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2.對檔案管理人員進(jìn)行思想教育及業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為了能夠提升檔案管理的科學(xué)性、有效性，工作人員自身的素質(zhì)能力也是很關(guān)鍵的一項因素，應(yīng)該采取措施提升他們的專業(yè)素養(yǎng)。一是要對管理人員進(jìn)行思想教育，讓他們能夠正確的認(rèn)識檔案管理工作，提高他們工作的責(zé)任感。二是要對他們進(jìn)行檔案管理知識與技能的培訓(xùn)，提高他們的管理能力，掌握相應(yīng)的管理知識、技術(shù)，從而能夠熟練的處理檔案管理方面的各項工作。[2]。

3.積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理體系的建設(shè)還需要有先進(jìn)的檔案管理技術(shù)的支持。維修首先要積極的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，投入更多的資金進(jìn)行硬件設(shè)備的建設(shè)，建立專門的檔案管理辦公室以及閱覽室，還要配置齊全的檔案管理工具，要有完善的防水、防火以及防盜措施。其次是要積極的進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，建立信息化檔案管理的平臺，這些對于提升檔案管理的效率都是有著非常顯著的作用的。

4.確保檔案管理的安全性

檔案資料本身是受法律保護的，也有著它的法律效力。所以事業(yè)單位對于檔案管理的安全性一定要重視起來，要做好檔案資料管理的保密工作，要對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并對相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范與約束，要有完善的規(guī)章制度，同時還要注意加強員工的安全意識，要對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)教學(xué)，提高檔案管理人員的防護意識，對檔案進(jìn)行防火、放到、防蟲等方面意識以及技能的培養(yǎng)。進(jìn)行信息化建設(shè)也要針對信息化的特點進(jìn)行信息安全的防護，防止網(wǎng)絡(luò)分子通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行入侵，盜竊或者修改檔案資料，為檔案資料提供可靠的保護。此外，針對檔案檢索和查閱工作，也必須制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確各種檔案資料的權(quán)限，對于未經(jīng)批準(zhǔn)的人員，不允許他們查閱相關(guān)的檔案信息，只有管理人員在日常工作中全面重視檔案管理工作的安全性，才能提高檔案管理工作的效率，真正發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用，充分挖掘檔案資料的價值[3]。

三、結(jié)語

事業(yè)單位在檔案管理方面還有著很多的問題，為了適應(yīng)社會的快速發(fā)展，滿足單位自身的需求，必須要對檔案管理的理念與方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過有效的措施來提升檔案管理的質(zhì)量與效率，這樣才可以為企業(yè)的發(fā)展提供更有力的支持，帶來更多的效益，也能夠為社會的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋昆.事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020，（27）：52-53.

[2]周穎.事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策研究[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019，（04）：131.

[3]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，（20）：198.

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