鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化的必要性分析

張勇

摘要：現(xiàn)如今，電子信息技術(shù)被逐漸應(yīng)用到了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理當(dāng)中，通過新的技術(shù)與管理方式來優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平。本文系統(tǒng)地分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的必要性，并探究了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的對策。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì);電子化

檔案對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政工作具有十分重要的參考作用，所以，進一步優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作是十分關(guān)鍵的。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的作用

檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府開展工作中起著關(guān)鍵的作用，它是一種不可或缺的工作，檔案管理對前期工作的總結(jié)和存檔，對以后工作的促進和彌補，對提升工作效率起著很重要的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是為市、鄉(xiāng)編制計劃，總結(jié)經(jīng)驗，指導(dǎo)農(nóng)村工作的重要基礎(chǔ)，也是進行黨的全面執(zhí)政，有效解決農(nóng)村民事糾紛問題的主要依據(jù)，此外，它還是鄉(xiāng)村地區(qū)發(fā)展農(nóng)業(yè)科研以及農(nóng)村經(jīng)濟所必需的重要參考資料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案由于涵蓋范圍廣泛，內(nèi)容較多，且存儲地不是完全單獨的一個歸檔庫房，增加了紙質(zhì)檔案的管理和保護難度。但近年來隨著電子信息技術(shù)的不斷進步，也隨之而產(chǎn)生了電子檔案管理，使用電子信息技術(shù)對檔案進行保護，這樣更方便工作人員查找與整理檔案。

二、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的存在的問題

我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)濟建設(shè)和文化發(fā)展離不開鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的支持，但由于在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理出現(xiàn)許多管理不完善的問題，難以對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)濟發(fā)展提供完整的檔案資料，造成一些不必要的損失，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中經(jīng)常性出現(xiàn)的問題，首先黨政領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的忽視，沒有能夠及時安排專業(yè)的人員進行管理。其次在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方面欠缺嚴格的措施和管理制度，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案在整理上出現(xiàn)不齊全的問題，造成檔案的保存及管理工作得不到保障。還有檔案管理硬件設(shè)備阻礙了檔案的完整性，一些在技術(shù)的運用上不能跟上現(xiàn)代發(fā)展的步伐，致使出現(xiàn)有的檔案受到不同程度的損壞，失去使用價值。最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理欠缺嚴格的管理制度的約束，工作人員的素質(zhì)和管理技術(shù)欠缺，人員的流動性大，工作的交接不到位，重要的檔案資料沒有能夠清楚、及時進行記錄，隨著時間的發(fā)展容易出現(xiàn)差錯，最終導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理出現(xiàn)的問題越來越多，給鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展不能夠帶來積極的影響。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的必要性

國內(nèi)經(jīng)濟的日益發(fā)達、社會信息化的不斷進步以及工作人員的年輕化趨勢，均給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化創(chuàng)造了有利條件，通過科學(xué)應(yīng)用電子信息技術(shù)，對有關(guān)資料加以保存，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平的進步。另外，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案系統(tǒng)而言，無論擁有的資料總量還是資料類型在規(guī)模上都是比較巨大的，采用紙質(zhì)存檔的方式會占據(jù)較大的空間，并且紙張時間久了容易被氧化，導(dǎo)致資料受到不同程度的損害，同時當(dāng)工作人員要查找相關(guān)資料時，又存在著檢索難度大問題， 顯然紙質(zhì)檔案管理方法已不再可行，大力發(fā)展和應(yīng)用電子化的檔案管理技術(shù)是十分必要的。

四、利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)點所在

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展很快，逐漸應(yīng)用于政府辦公系統(tǒng)，提升政府辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理也有以前的紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理過度。電子檔案管理就是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案信息的錄入微機，儲存在電子信息設(shè)備中，在通過程序編制進行細致分類，將它完整地保存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，能夠使工作提高效率性。電子檔案管理是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)物，也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理越來越清晰、完整。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的建設(shè)和發(fā)展中起著很大的作用，它能夠清晰的反應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)一段時間以來工作的進展情況，及跟隨時代發(fā)展腳步黨政決策和部署情況的展現(xiàn)，為未來開展工作留下證據(jù)。所以，在開展檔案管理的過程中也會出現(xiàn)一些問題，在使用電子化檔案以來能夠及時解決那些寫紙質(zhì)檔案不能做到的問題，首先具有保存期限較長的特點，使用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化可以長期保存檔案實效性。正好能夠彌補在紙張檔案方面容易造成的損壞及各種受潮或有污漬情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理信息資料造成具有的不完整性，甚至無法清晰的辨析，給工作造成一系列的麻煩。其次，電子檔案在使用的過程中簡單易操作，把所需要的資料信息通過文字輸入管理系統(tǒng)，并能夠使電子信息正確存儲和有效保存，不容易造成的損壞及各種受潮或有污漬情況的出現(xiàn)。再就是鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子化檔案管理具有時效性，能夠及時和方便地把檔案信息的進行梳理、修正、查詢、傳送和信息共享功能。同時，在收集檔案信息時可以更加及時和快捷，在查詢檔案資料時只有點擊所要查詢的內(nèi)容和主題，就會輕易的找尋出來，可以節(jié)省大量工作時間，如有修改也可以輕而易舉的完成，電子檔案管理的便利性給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作提供了工作的優(yōu)越性。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的對策

（一）完善電子化檔案管理系統(tǒng)

在建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案電子化管理過程中，應(yīng)該科學(xué)合理地集中管理與分類鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，使檔案管理具備嚴謹性、科學(xué)性等特點，完善電子化檔案管理系統(tǒng)，以此提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的效率，同時針對實際情況，按照文檔密級設(shè)定文檔存取和檢索的權(quán)限，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理進行了一定的安全保護，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟水平的發(fā)展與提升。

在對電子化檔案系統(tǒng)進行建立的過程中，必須運用當(dāng)前發(fā)達的信息化技術(shù)手段，逐步構(gòu)建起電子化檔案檢索平臺，切實提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效率。另外，政府必須重視完善電子化檔案管理系統(tǒng)的工作，定時地更新和維護系統(tǒng)，確保整個電子化管理系統(tǒng)的安全性。

（二）提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

如果想讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子化檔案管理工作高效開展，提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)是非常關(guān)鍵的，只有確保擁有大批的高素質(zhì)檔案管理工作人員，才可以從根本上提高建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作電子化的大趨勢。首先，應(yīng)該針對管理人員進行適當(dāng)?shù)乃枷胝谓逃屍湟庾R到將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作電子化的實際意義， 從而調(diào)動其對電子化檔案管理工作的積極性;其次，政府可針對地方實際情況，以高薪聘用部分專業(yè)性較強的人員，以提高電子化檔案管理平臺的構(gòu)建質(zhì)量，同時，依據(jù)具體情況，制定適合于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案電子化管理的工作規(guī)范，并反復(fù)地對整個過程加以研究，從而解決其中不合理的問題，優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟的發(fā)展。有關(guān)單位也可以合理地進行團體活動，如知識競賽，讓工作人員能夠通過活動提升自身的知識儲備與工作能力，從而提升工作效率;最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保存若要向電子化方向發(fā)展，還必須有大量的資金作保障，地方政府部門也必須意識到檔案管理電子化的重要性以及必要性，并及時進行撥款，從而保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化建設(shè)過程中所需要的資金充足。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構(gòu)的統(tǒng)一化

為了讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理由紙質(zhì)更好地向電子化過渡，相關(guān)政府應(yīng)該創(chuàng)建一個統(tǒng)一的機構(gòu)對電子檔案加以統(tǒng)一管理，即針對檔案管理工作中的存在的各種情況，實行統(tǒng)一的管理，以便于對電子信息化技術(shù)發(fā)展實現(xiàn)總體上的信息共享， 以減輕各個部門所承擔(dān)的工作壓力，讓電子化檔案管理方式比較科學(xué)的適用性。

結(jié)束語：綜上所述，隨著國內(nèi)信息化水平的不斷提升，發(fā)展并應(yīng)用電子化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是非常有必要的。在建設(shè)電子檔案的過程中，有關(guān)單位首先要加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員的思想政治教育工作，讓其充分意識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的意義，此外，政府應(yīng)建立統(tǒng)一的機構(gòu)進行電子檔案管理，實現(xiàn)電子信息技術(shù)的整體共享，以減輕鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門的工作負擔(dān)，科學(xué)完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案電子化管理工作，可以極大地促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展。

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