淺析數(shù)字檔案館建設對館員的要求

孫景芳

摘要：信息時代的信息量逐漸增加，也給檔案管理帶來了更多挑戰(zhàn)。原有的檔案運作模式已不能滿足當前人民檔案服務的需要。為快速適應新時代發(fā)展的需要，需要創(chuàng)新檔案的管理方式、存儲方式和管理技術(shù)，將信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)相結(jié)合來實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設。在此基礎(chǔ)上進行的工作必然會發(fā)生一定的變化，也會對館員的專業(yè)技術(shù)掌握程度提出更高的要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案信息;館員

數(shù)字化檔案管理的發(fā)展是時代發(fā)展的必然要求，主要體現(xiàn)在信息技術(shù)的重大影響。信息技術(shù)的逐漸推廣意味著獲取信息的方式不再單一，而數(shù)字檔案館作為信息資源的重要儲存庫，必須跟上時代的發(fā)展，了解人們的需求，提供檔案服務并適時引入新技術(shù)和創(chuàng)新文件管理模式。檔案事業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷了幾個發(fā)展階段，數(shù)字檔案館的建設標志著一個新的發(fā)展時代的開始。為了實現(xiàn)數(shù)字檔案，必須了解數(shù)字檔案的特點和新需求。

一、數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館有很多特點，如信息的數(shù)字化、信息的組織和網(wǎng)絡化、服務的廣泛性、信息資源的共享性和信息搜索的便捷性。

廣義上的數(shù)字檔案館是指一個儲存信息的空間，由一些檔案存儲庫、檔案信息資源中心和用戶組成。數(shù)字檔案在狹義上是個體檔案，除了檔案的數(shù)字化外，還包括檔案的收集、組織、存儲、檢索、傳輸和保存、保護、利用、識別、統(tǒng)計信息環(huán)境與基礎(chǔ)設施（軟硬件系統(tǒng)）的建立，是設計和建立檔案的組織結(jié)構(gòu)。它包括：

（1）接收必須歸檔的電子文檔及其原始數(shù)據(jù)，對提交申請的單位的電子檔案工作流程實施在線監(jiān)測和控制，以確保及時提交電子檔案到檔案庫，避免文檔丟失。

（2）將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字檔案的在線發(fā)布和交付。

（3）支持對檔案館中各種歸檔實體的自動化管理。

（4）可支持網(wǎng)絡產(chǎn)業(yè)、政務信息資源等檔案的數(shù)字化收藏，提供對分散在不同地區(qū)的檔案信息源的訪問，以及實現(xiàn)共享檔案信息源的可能性。

（5）高效地訪問和搜索組織數(shù)據(jù)，允許用戶通過網(wǎng)絡訪問數(shù)字檔案信息（包括目錄索引和全文）。

二、數(shù)字檔案館的特征分析

2.1信息數(shù)字化

與傳統(tǒng)檔案相比，主要區(qū)別在于檔案的存儲格式和載體發(fā)生了重大變化，數(shù)字檔案中的信息以數(shù)字形式直接存儲在計算機系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，管理效率好，因為它可以實現(xiàn)對各種信息資料的高效提取和利用。

2.2館藏資源的虛擬化

由于數(shù)字檔案是公共檔案，資源共享是數(shù)字檔案的唯一規(guī)則，數(shù)字檔案在維護一定數(shù)量的實物檔案的同時，此外，還強調(diào)通過網(wǎng)絡互聯(lián)和點對點建立虛擬資源。檔案館是全球檔案館網(wǎng)絡中的一個節(jié)點，在某種意義上是數(shù)字檔案的集合，它是無限可擴展的。

2.3信息傳遞網(wǎng)絡化

隨著提供和保存記錄的方式發(fā)生了重大變化，檢索記錄的方式也發(fā)生了變化，有效地超越了時間和空間的界限。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，檔案數(shù)據(jù)的檢索可以通過網(wǎng)絡平臺直接訪問，也可以通過網(wǎng)絡平臺傳輸信息。這種信息傳遞方式的轉(zhuǎn)換，不僅為存檔用戶提供了方便，而且有效地提高了文件提取的效率，文件丟失的問題很少見。

三、數(shù)字檔案館建設對館員提出的新要求

數(shù)字檔案館館員是檔案管理的直接參與者，檔案的變化肯定也會影響?zhàn)^員。在檔案管理質(zhì)量不斷變化的時代，特別是在數(shù)字檔案部署方面，圖書館員必須能夠通過及時改變管理理念和掌握最新的檔案管理技能來完成這項工作。簡而言之，在建立數(shù)字檔案館后，向圖書館員提出以下要求：

3.1更新觀念

檔案載體發(fā)生了變化，檔案傳播的環(huán)境和方式發(fā)生了變化，檔案信息的處理和存儲方式發(fā)生了變化，知識的組織方式也發(fā)生了變化。一些檔案館跟不上時代的步伐，未能獲得新的檔案管理技能，總是保留現(xiàn)有的知識并使用舊有的技能來處理檔案。

為了適應這些變化，檔案館需要擺脫傳統(tǒng)觀念，認識到自己的職業(yè)危機。這是因為，隨著時代的更迭，信息環(huán)境也在不斷的發(fā)生變化，傳統(tǒng)的檔案館藏構(gòu)成、檔案服務方式將被新的現(xiàn)代信息所改變。一些技術(shù)以及大家熟悉的業(yè)務，有的已經(jīng)落伍，有的正在落伍，因此館員必須學會區(qū)更好的適應新形勢，跟隨時代發(fā)展，積極突破創(chuàng)新，盡快適應并推出新時代下的信息服務。

3.2掌握新技術(shù)

3.2.1提高計算機技能水平，為獲取網(wǎng)絡知識提供便利。網(wǎng)絡和計算機技術(shù)在檔案制作中的應用，給檔案制作帶來了許多便利。但對館員技術(shù)、存儲技術(shù)和通信技術(shù)等技能的要求也顯著提高，借助信息技術(shù)可以實現(xiàn)信息資料的有效收集。由于互聯(lián)網(wǎng)上的信息比較復雜，并不是所有的信息都有應用價值，圖書館員可以從很多地方找到有價值的信息。為了過濾，必須靈活應用信息處理技術(shù)，用于存儲管理。此外，還需要增加信息資源的提取，開設不同的服務類型以滿足不同的用戶需求。

3.2.2精通信息技術(shù)。在數(shù)字檔案館中，檔案館藏的收集和管理對信息技術(shù)的依賴程度很高，為保證各項工作的高效開展，館員需要增加對信息技術(shù)的學習打好基礎(chǔ)，對提高檔案工作水平具有積極意義。

3.3提高自己的信息處理能力

衡量未來的現(xiàn)代檔案服務能力和水平的主要標準是處理信息的能力，即準確和快節(jié)奏執(zhí)行信息檢索、信息分析和綜合，并確定檔案在歸檔操作中的信息資源的重要性。面對多媒體檔案信息資源，首先要關(guān)注的是掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，即使用計算機和網(wǎng)絡的能力，應該能夠使用計算機進行檔案信息的日常操作的能力;服務人員還應學習和提高使用計算機在網(wǎng)絡環(huán)境中組織文件的能力，信息搜索、組織、郵件收發(fā)等各種基本操作技能，下載在線信息、文件轉(zhuǎn)換等。由于信息技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)新檔案服務方式，構(gòu)建現(xiàn)代化網(wǎng)絡化服務新體系，獲取現(xiàn)代信息技術(shù)是完善檔案的重要組成部分，因為它提供了必要的條件，是館員信息處理能力的核心。

結(jié)束語

館員的綜合能力在建立數(shù)字檔案館時對檔案的質(zhì)量有一定的影響，意識到這一點后，我們需要增加館員團隊的組成，積極開展業(yè)務和技術(shù)培訓，加強館員隊伍建設，特別是信息化水平，提高檔案管理的整體質(zhì)量。同時，要加強對數(shù)字檔案工作的宣傳。提醒圖書館員數(shù)字檔案的創(chuàng)建是檔案行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，敦促他們繼續(xù)提高在發(fā)展方面的重要成就和專業(yè)水平、能力，積極學習新技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，為建立數(shù)字檔案館做出貢獻。

參考文獻

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