大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)籍檔案信息化管理與利用

孫濤

（濰坊學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院，山東 濰坊 261061）

1 引言

學(xué)籍檔案記錄著學(xué)生在校就讀時(shí)所錄入的姓名、家庭住址、身份證號碼、學(xué)號、學(xué)籍情況等一系列基本個(gè)人信息。而學(xué)籍檔案信息化則是將以傳統(tǒng)紙張為載體的學(xué)籍檔案中信息通過電子掃描、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換、加工，并錄入虛擬學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫中，可以被管理人員和用戶通過相應(yīng)的設(shè)備和軟件進(jìn)行管理和利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是各高校學(xué)籍檔案體系改革發(fā)展的必然方向，國家檔案部門和教育部也對各高校的學(xué)籍檔案信息化有著一定的要求。然而現(xiàn)階段部分高校在學(xué)籍檔案信息化管理和利用方面仍然存在許多的問題如信息化停留在表面、缺乏配套的信息化管理和利用體系、信息化學(xué)籍檔案安全防護(hù)不足等。各高校加強(qiáng)對于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的運(yùn)用，加快推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作，積極探索學(xué)籍檔案信息化管理和利用的優(yōu)化路徑。

2 現(xiàn)階段高校學(xué)籍檔案信息化管理與利用存在的問題

2.1 信息化水平較低

我國部分高校已經(jīng)早早地走上了學(xué)籍檔案信息化建設(shè)道路，但在信息化學(xué)籍檔案的管理和利用方面卻依舊較為生疏，學(xué)籍檔案信息化水平處于較低的層次，信息化管理能力相較于我國一流大學(xué)而言有著較大的差距。甚至部分高校的學(xué)籍檔案信息化建設(shè)已停滯多年，其校內(nèi)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)和制度自誕生以來便沒有再改變，整個(gè)學(xué)籍檔案信息化體系只具有最為基礎(chǔ)的信息化學(xué)籍檔案管理和利用功能，這很大程度上源于高校對學(xué)籍檔案信息化的認(rèn)識不足。部分高校單純地將信息化的高校學(xué)籍檔案體系作為傳統(tǒng)管理體系的替代品，認(rèn)為新型的管理體系只需具備傳統(tǒng)管理體系的功能便可，在完成基礎(chǔ)的信息化管理體系框架搭建后，對于其后續(xù)優(yōu)化和完善不再上心，甚至放棄在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)上的投入，致使高校的學(xué)籍檔案信息化水平一直得不到提升。在學(xué)籍檔案信息化發(fā)展的十幾年間，各項(xiàng)信息技術(shù)已經(jīng)多次迭代，大數(shù)據(jù)技術(shù)更是成為了學(xué)籍檔案信息化管理的關(guān)鍵，由于缺乏足夠的重視和后續(xù)投入，許多高校都沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效的融入信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中，使得自身的學(xué)籍檔案信息化發(fā)展落后于時(shí)代。此外，部分高校還處于傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)型的陣痛期，其學(xué)籍檔案管理依舊依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理體系，無法掙脫傳統(tǒng)體系的束縛進(jìn)行大刀闊斧的改革，顧此失彼，表面上已經(jīng)建立了信息化的管理模式，內(nèi)在卻遵循傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理那套邏輯流程，從而導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息化管理沒有達(dá)到應(yīng)用的效果。

2.2 信息化檔案管理利用能力不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校學(xué)籍檔案信息化使得學(xué)籍檔案的載體從紙質(zhì)過渡向電子文檔，學(xué)籍檔案信息的收集、管理、存儲(chǔ)都打破了時(shí)間和空間的限制，變得更加便利高效。但部分高校盡管能將學(xué)籍檔案信息化，但缺乏相應(yīng)配套的管理和服務(wù)體系，使得信息化的優(yōu)勢以及信息資源的價(jià)值無法充分體現(xiàn)。具體原因如下：其一，學(xué)籍檔案信息化管理人才缺失。高校學(xué)籍檔案信息化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理有著較大的出路，多數(shù)在崗檔案管理人員是傳統(tǒng)管理和服務(wù)人員，缺少信息技術(shù)相關(guān)知識和技能，更無信息化管理經(jīng)驗(yàn)，在適應(yīng)新型的服務(wù)體系時(shí)難免出現(xiàn)紕漏。與此同時(shí)，兼具檔案管理和信息技術(shù)能力的專業(yè)人才數(shù)量較少，崗位數(shù)量與人才數(shù)量不對等，多數(shù)高校很難找到合適的人才參與學(xué)籍檔案信息化建設(shè)和信息化學(xué)籍檔案管理服務(wù)工作。其二，學(xué)籍檔案信息化管理體系不完善。學(xué)籍檔案的管理從來不是孤立的工作內(nèi)容，其管理和利用本身是由多部門參與的，為學(xué)校其他項(xiàng)目工作服務(wù)的，高校在進(jìn)行招生、教務(wù)、學(xué)工等工作時(shí)都需要調(diào)用學(xué)籍檔案，這也是學(xué)籍檔案的價(jià)值所在。部分高校缺乏全局規(guī)劃，在構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)時(shí)沒有將其與其他部門的信息系統(tǒng)搭建聯(lián)系，使得各系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，協(xié)同性不足，沒有發(fā)揮出信息化學(xué)籍檔案應(yīng)有的傳輸和共享功能。其三，學(xué)籍檔案信息價(jià)值挖掘不夠深入。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的參與下，信息的價(jià)值可以被充分挖掘，成為了一種寶貴的資源財(cái)富，學(xué)籍檔案信息更是如此。部分高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案信息化管理時(shí)只滿足于最為基礎(chǔ)的學(xué)籍檔案管理和信息服務(wù)如信息查詢、記錄、存儲(chǔ)等，缺乏對學(xué)生的學(xué)籍檔案價(jià)值的深入挖掘，使得信息化的學(xué)籍檔案單純地成為了紙質(zhì)檔案的替代品，在其管理和服務(wù)的廣度和深度上都沒有得到提升。

2.3 缺乏足夠的安全防護(hù)措施

信息安全是大數(shù)據(jù)時(shí)代的主題之一。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，信息的收集、分析、處理變得更加高效便捷，這使得信息的安全防護(hù)相對變得更加困難。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的防火、防潮、防光等安全防護(hù)，信息化的學(xué)籍檔案安全防護(hù)更多是體現(xiàn)在虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。部分高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案信息化建設(shè)時(shí)沒有搭設(shè)高強(qiáng)度的防護(hù)體系，使得學(xué)籍檔案信息安全系數(shù)較低，容易出現(xiàn)信息泄露、惡意竊取、隨意篡改等問題。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)籍檔案信息化管理與利用策略

3.1 構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案信息化管理平臺

各高?？梢耘c信息化平臺業(yè)務(wù)外包企業(yè)開展合作，借助他們專業(yè)的大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的力量構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化管理平臺，將信息化的學(xué)籍信息整合到數(shù)據(jù)資源庫中，通過學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)用，在實(shí)際應(yīng)用過程中不斷完善檔案管理和服務(wù)功能，同時(shí)將該平臺與其他部門的工作系統(tǒng)搭建聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，形成協(xié)同效益，從而使平臺能高效便捷地為學(xué)校各部門和各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.2 打造專業(yè)的信息化學(xué)籍檔案管理團(tuán)隊(duì)

人才的綜合素質(zhì)直接影響到高校學(xué)籍檔案信息化管理工作的效率和質(zhì)量。各高?？梢詫υ趰彽臋n案管理人員開展信息化培訓(xùn)，使他們學(xué)習(xí)和掌握學(xué)籍檔案信息化管理的相關(guān)知識和技能，幫助他們更快地適應(yīng)新型的管理模式。與此同時(shí)，各高校還需制定一系列人才引進(jìn)政策，向全社會(huì)招聘專業(yè)的檔案管理和信息技術(shù)人才，從而提升管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。

3.3 健全信息化學(xué)籍檔案的管理制度

完善的信息化學(xué)籍檔案管理制度是整個(gè)管理體系能正常運(yùn)行的保障。其一，高校領(lǐng)導(dǎo)層要明確信息化學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容，設(shè)置對應(yīng)的崗位，使得信息化檔案管理職責(zé)落實(shí)到每個(gè)工作人員身上。其二，各高校要規(guī)范信息化學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)換流程，按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對各類學(xué)籍檔案文件進(jìn)行電子掃描、信息提取、加工轉(zhuǎn)換、信息存儲(chǔ)等操作，使得學(xué)籍檔案載體逐漸由紙質(zhì)向電子文檔過渡。其三，工作人員在完成電子文檔轉(zhuǎn)換工作后要對紙質(zhì)文檔進(jìn)行歸檔處理，并將學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫與其他系統(tǒng)對接，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫的學(xué)籍檔案信息。

3.4 加強(qiáng)信息化學(xué)籍檔案的安全防護(hù)

信息化學(xué)籍檔案的安全防護(hù)是學(xué)籍檔案信息化管理工作的重中之重。各高校在構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化管理體系時(shí)要著重加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息的安全防護(hù)，內(nèi)部設(shè)置不同等級的訪問權(quán)限，建立賬號密碼訪問機(jī)制，強(qiáng)化內(nèi)部控制，同時(shí)外設(shè)高強(qiáng)度的多重防火墻，抵御不法分子侵入，從而保證信息化學(xué)籍檔案的安全性。

4 結(jié)論

綜上所述，學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下各高校的重要工作內(nèi)容，可以有效提升學(xué)籍檔案管理工作的效率和質(zhì)量。各高校要樹立學(xué)籍檔案信息化管理意識，認(rèn)知大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理改革發(fā)展特點(diǎn)，利用大數(shù)據(jù)、電子掃描、互聯(lián)網(wǎng)等前沿信息技術(shù)構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化管理平臺，完善學(xué)籍檔案管理和利用功能，培養(yǎng)和引入專業(yè)的學(xué)籍檔案信息化管理人員，提升學(xué)籍檔案的管理能力，健全信息化管理制度，規(guī)范信息化學(xué)籍檔案的管理和調(diào)用流程，同時(shí)加強(qiáng)對于信息化學(xué)籍檔案資料的安全防護(hù)，避免檔案信息出現(xiàn)外泄，從而使得高校學(xué)籍檔案管理體系發(fā)展與大數(shù)據(jù)時(shí)代對接。