醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理有效路徑

唐虹

四川大學(xué)華西醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理部，四川成都610041

在醫(yī)療水平不斷提升的現(xiàn)今，醫(yī)療體制也隨之不斷進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，相應(yīng)的管理模式也不斷更新完善。為進(jìn)一步提升患者的醫(yī)療舒適性，必須對(duì)醫(yī)療環(huán)境的完善性以及舒適性引起重視，其不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)，并且能夠?yàn)獒t(yī)院醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供一定助力。在醫(yī)院開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行強(qiáng)化。對(duì)醫(yī)院人事關(guān)系基礎(chǔ)配置情況的充分了解，不僅能夠確保人事檔案管理工作的高效開(kāi)展，并且能夠在一定程度上提升醫(yī)院的整體管理水平以及管理質(zhì)量。現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院可將其應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，其具備更加科學(xué)、先進(jìn)的管理手段，可以充分結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際人員配置情況與工作開(kāi)展情況來(lái)調(diào)整人事檔案的管理模式，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。人事檔案在新的市場(chǎng)形勢(shì)下，由于社會(huì)治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級(jí)和更新。

1 在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的作用

將數(shù)字化管理應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，除了能夠推動(dòng)電子檔案的創(chuàng)建進(jìn)程外，與傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不會(huì)占據(jù)過(guò)大空間，可達(dá)到有效節(jié)省空間的目的。借助互聯(lián)網(wǎng)能夠有效實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效儲(chǔ)存，從而使檔案管理的工作質(zhì)量以及工作效率得到一定提高，緩解工作人員的工作負(fù)擔(dān)以及工作壓力。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)，相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換速度、傳輸速度也會(huì)隨之提升[1]，計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量也會(huì)不斷增大，能夠使不斷變化的檔案管理需求得到有效滿足。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，能夠使人事檔案資源的共享得以實(shí)現(xiàn)，繼而確保各個(gè)科室以及各個(gè)部門(mén)的相關(guān)工作需求均得到滿足。在電子檔案的幫助下，歸檔環(huán)節(jié)、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)以及調(diào)用環(huán)節(jié)的工作效率及工作質(zhì)量均會(huì)得到有效提升[2]，借助計(jì)算機(jī)接收需要的信息及數(shù)據(jù)，可在一定程度上增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通以及交流，繼而使人事檔案在醫(yī)院管理工作中的作用及價(jià)值得到充分發(fā)揮。借助更加安全高效的防護(hù)措施以及保密技術(shù)[3]，可以進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案的保密性，防止發(fā)生由于操作不當(dāng)導(dǎo)致的信息數(shù)據(jù)丟失、泄漏情況。在相關(guān)人員開(kāi)展醫(yī)院考核工作的過(guò)程中，能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速調(diào)取查閱人事檔案，繼而實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)工作人員的有效評(píng)估，確?？己肆鞒棠軌驖M足公平原則以及公開(kāi)原則[4]。此外，在人事系統(tǒng)中應(yīng)用數(shù)字化管理，還可以為工資的發(fā)放、社?？圪M(fèi)等信息的查詢(xún)提供一定便利。借助人事小程序，還可以方便相關(guān)工作人員查詢(xún)自己的基本信息、人事信息以及考勤信息。

2 在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的有效路徑

2.1 積極健全管理制度及管理體系

以往所使用的傳統(tǒng)管理模式具有較為明顯的單一性以及局限性，對(duì)于日益提高的信息化、數(shù)字化建設(shè)要求表現(xiàn)出力不從心的態(tài)勢(shì)[5]，無(wú)法良好約束、規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的日常工作。所以，面對(duì)這樣的形勢(shì)，醫(yī)院必須對(duì)自身人事檔案管理制度的改革引起重視，進(jìn)一步提升改革速度，使各項(xiàng)日常工作的開(kāi)展更具有規(guī)范性。積極結(jié)合現(xiàn)階段的政策方針以及法律法規(guī)要求制定醫(yī)院的人事檔案管理制度，綜合考慮醫(yī)院的未來(lái)戰(zhàn)略規(guī)劃以及實(shí)際發(fā)展情況，嚴(yán)格細(xì)化制度的每一個(gè)環(huán)節(jié)，可將精細(xì)化管理理念引入醫(yī)院管理中，從而有效增強(qiáng)制度實(shí)施效果，促使制度規(guī)范能夠真正落到實(shí)處[6]。積極構(gòu)建相應(yīng)的責(zé)任制度，將責(zé)任明確分配到個(gè)人身上，避免由于責(zé)任界定模糊而導(dǎo)致發(fā)生混亂，確保檔案信息以及檔案數(shù)據(jù)不會(huì)受到影響。進(jìn)一步優(yōu)化用戶(hù)權(quán)限管理制度，避免出現(xiàn)越權(quán)管理現(xiàn)象。積極構(gòu)建健全的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)在日常工作中能力突出、表現(xiàn)極佳的職工，應(yīng)當(dāng)積極給予相應(yīng)的精神嘉獎(jiǎng)以及物質(zhì)嘉獎(jiǎng)[7]，使其成為其他職工的學(xué)習(xí)模范，進(jìn)一步提高員工的工作主動(dòng)性以及積極性。針對(duì)一些工作態(tài)度不佳、行為不夠規(guī)范、不端正的職工，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，從而使其形成良好的責(zé)任意識(shí)以及工作態(tài)度，對(duì)自身崗位工作的意義有正確、充分的認(rèn)識(shí)。注重優(yōu)化職工薪酬福利制度，將其待遇改善，確保其日常工作中形成良好的凝聚意識(shí)，繼而達(dá)到留住、吸引優(yōu)秀人才的目的。同時(shí)，積極構(gòu)建設(shè)施設(shè)備的檢修制度以及維修制度，確保設(shè)施設(shè)備能夠處于良好運(yùn)行狀態(tài)，避免對(duì)人事管理工作的正常開(kāi)展造成阻礙。

2.2 對(duì)操作流程實(shí)施規(guī)范管理

必須對(duì)醫(yī)院資源規(guī)劃要求有明確、清晰的認(rèn)知，以此來(lái)充分應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，在進(jìn)一步健全人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格規(guī)范管理相關(guān)工作操作流程，避免混亂狀況的發(fā)生。對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理，確保信息的全面性、真實(shí)度以及精確度[8]。在將不同管理崗位任務(wù)安排給相關(guān)工作人員時(shí)，必須先對(duì)其基本工作能力進(jìn)行考察分析，考察內(nèi)容包括打字速度、計(jì)算機(jī)操作技能水平、信息素養(yǎng)以及查閱能力等，以此來(lái)充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的價(jià)值。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)對(duì)檔案管理查找頁(yè)面開(kāi)展相應(yīng)的設(shè)計(jì)，確保搜索關(guān)鍵字、詞與醫(yī)院工作特點(diǎn)相符，進(jìn)一步提升工作人員查閱人事檔案信息的速率。相較于紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案所占據(jù)的空間并不大，便于檔案儲(chǔ)存工作以及管理工作的開(kāi)展。在醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大、工作內(nèi)容不斷增多的同時(shí)，醫(yī)院中的人事變動(dòng)也愈來(lái)愈頻繁，所以，必須對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的更新完善，確保其能夠與實(shí)際工作的開(kāi)展以及人事變動(dòng)情況同步。定期檢查數(shù)據(jù)庫(kù)，避免發(fā)生信息丟失問(wèn)題以及信息遺漏問(wèn)題，確保補(bǔ)錄及時(shí)性[9]，避免對(duì)檔案完整性造成嚴(yán)重影響。強(qiáng)化與其他部門(mén)之間的信息數(shù)據(jù)共享，使信息整合能力得到一定增強(qiáng)，對(duì)檔案信息的更新引起重視。注意對(duì)現(xiàn)階段的操作規(guī)范實(shí)施精細(xì)化管理，內(nèi)容主要有數(shù)據(jù)備份、數(shù)字字典、系統(tǒng)日志以及用戶(hù)管理等。應(yīng)當(dāng)為每一位工作人員配備相應(yīng)的工號(hào)，在其需要查閱檔案信息的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)使用自己的工號(hào)進(jìn)行登錄。若需要修改單位信息欄的數(shù)據(jù)，則應(yīng)當(dāng)確保獲得上級(jí)審核批準(zhǔn)[10]，避免發(fā)生擅自修改的情況。定期核查數(shù)字字典的相關(guān)內(nèi)容，確保其能夠與信息查找工作相符，從而使人事檔案的信息利用效率得到一定程度的提升。此外，在瀏覽檔案、修改檔案以及下載檔案等環(huán)節(jié)中，應(yīng)當(dāng)針對(duì)其設(shè)置明確的數(shù)據(jù)權(quán)限。

2.3 注重構(gòu)建電子信息平臺(tái)

對(duì)于醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理而言，電子信息平臺(tái)的建設(shè)不僅是一項(xiàng)關(guān)鍵的前提條件，并且是其各項(xiàng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)支撐。所以，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)電子信息平臺(tái)的建設(shè)引起高度重視，確保其能夠和醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展要求相符。在這一信息平臺(tái)中，可使對(duì)多個(gè)類(lèi)型人事檔案資料的統(tǒng)一化管理得到有效實(shí)現(xiàn)，同時(shí)有助于整合相關(guān)的數(shù)據(jù)、文字信息以及圖片信息。借助數(shù)字化管理的應(yīng)用，可對(duì)人事檔案的形式實(shí)施分類(lèi)管理以及分級(jí)管理。如此除了能夠?yàn)橘Y源的優(yōu)化配置提供幫助之外，還能夠使信息的共享需求得到有效滿足，可進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院不同部門(mén)間的溝通、交流以及合作，避免信息孤島效應(yīng)的發(fā)生。在建設(shè)電子信息平臺(tái)的過(guò)程中，必須圍繞數(shù)據(jù)交換、技術(shù)更新、業(yè)務(wù)交流、數(shù)據(jù)集成以及數(shù)據(jù)應(yīng)用等平臺(tái)的建設(shè)開(kāi)展電子信息平臺(tái)構(gòu)建工作，對(duì)不同子平臺(tái)的銜接引起重視，以此來(lái)為人事檔案信息數(shù)據(jù)的整個(gè)應(yīng)用過(guò)程提供一定便利[11]，包括信息數(shù)據(jù)的采集環(huán)節(jié)、整合環(huán)節(jié)、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)、分析環(huán)節(jié)以及調(diào)用環(huán)節(jié)。①使電子信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)性得到有效保障，確保在統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)下，信息平臺(tái)的各項(xiàng)功能依然能夠正常運(yùn)行，進(jìn)而使其應(yīng)用效果得到有效增強(qiáng)。②必須使電子信息平臺(tái)的擴(kuò)展性以及復(fù)用性得到有效保障，為醫(yī)院未來(lái)人事檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)事件。③應(yīng)當(dāng)盡量加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的速度，使傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端問(wèn)題能夠得到良好處理，進(jìn)而使信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值得到充分彰顯。④為使電子信息平臺(tái)的功能應(yīng)用得到一定增強(qiáng)，必須深入解析各個(gè)部門(mén)以及科室的實(shí)際工作特點(diǎn)，使系統(tǒng)功能得到一定拓展，最終確保不同工作人員的個(gè)性化需求得到有效滿足。

2.4 重視管理人員素養(yǎng)的提升

對(duì)于醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作而言，相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與其有著密切的聯(lián)系，對(duì)管理工作的效率以及質(zhì)量發(fā)揮著至關(guān)重要的決定作用?，F(xiàn)階段，一些醫(yī)院的人事檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性，繼而致使其管理工作質(zhì)量難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)[12]。針對(duì)這一問(wèn)題，為進(jìn)一步提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)際狀況以及發(fā)展特點(diǎn)，為其制定相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)方案，積極組織相關(guān)管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，確保其及時(shí)更新自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)數(shù)字化管理在具體人事檔案管理工作中的應(yīng)用方案、應(yīng)用要點(diǎn)有正確、充分地認(rèn)識(shí)及了解，以此來(lái)推動(dòng)醫(yī)院管理的數(shù)字化建設(shè)。在開(kāi)展實(shí)際業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)的過(guò)程中，避免由于人為操作不當(dāng)致使檔案信息安全遭到破壞，必須選擇出一個(gè)學(xué)習(xí)小組組長(zhǎng)，使其形成較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，提升其技術(shù)水平，借助互相監(jiān)督的方法來(lái)進(jìn)行各項(xiàng)管理工作，按照檔案分類(lèi)工作、錄入工作、補(bǔ)錄工作及校對(duì)工作的內(nèi)容特點(diǎn)，選擇使用具有一定差異性的培訓(xùn)方法來(lái)組織其開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，以此來(lái)使培訓(xùn)效果得到一定的增強(qiáng)。在開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的過(guò)程中，必須將信息化素養(yǎng)的培養(yǎng)作為重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，引導(dǎo)相關(guān)工作人員開(kāi)展系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)活動(dòng)，使其充分掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息以及大數(shù)據(jù)的相關(guān)理論知識(shí)以及技術(shù)操作方法，使管理人員的操作水平以及操作能力得到有效提升，對(duì)于新時(shí)期的人事檔案管理工作具有更快的適應(yīng)速度[13]。引導(dǎo)工作人員轉(zhuǎn)變自己的工作理念，同時(shí)注意培養(yǎng)其技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，避免數(shù)字化建設(shè)以及信息化建設(shè)逐漸淪為表面的形式化工作。積極對(duì)相關(guān)招聘機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)完善，招收具有較高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的高質(zhì)量、高素質(zhì)人才，構(gòu)建一支強(qiáng)大、高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為團(tuán)隊(duì)注入新的生命活力。在招聘過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)積極考察人才的溝通能力、技術(shù)應(yīng)用能力、協(xié)調(diào)能力以及業(yè)務(wù)能力，以此來(lái)使工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性得到有效保障，同時(shí)按照員工的實(shí)際特點(diǎn)來(lái)安排相應(yīng)的崗位任務(wù)，在充分發(fā)揮員工個(gè)人價(jià)值的基礎(chǔ)上，使醫(yī)院獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益[14]。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化管理是指利用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)技術(shù)量化管理對(duì)象與管理行為，實(shí)現(xiàn)研發(fā)、計(jì)劃、組織、生產(chǎn)、協(xié)調(diào)、銷(xiāo)售、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動(dòng)和方法。傳統(tǒng)質(zhì)量管理辦法存在著質(zhì)量信息采集與管理不規(guī)范、質(zhì)量問(wèn)題追溯不易;質(zhì)量過(guò)程控制有法不依，效率低下;質(zhì)量決策與分析信息不全，決策拍腦袋等問(wèn)題制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著研發(fā)、生產(chǎn)、采購(gòu)和銷(xiāo)售過(guò)程信息化程度的提高，質(zhì)量管理部門(mén)越來(lái)越迫切地希望采用質(zhì)量信息系統(tǒng)來(lái)輔助質(zhì)量管理并和其他部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息化溝通。而實(shí)現(xiàn)金品質(zhì)工程的基礎(chǔ)是有效地實(shí)行數(shù)字化管理系統(tǒng)[15]。

無(wú)論做什么工作，都需要學(xué)會(huì)用數(shù)據(jù)來(lái)管理工作，而非憑感覺(jué)。管理者需要每天去分析你的庫(kù)存數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)、產(chǎn)品生產(chǎn)流程、品質(zhì)數(shù)據(jù)、售后數(shù)據(jù)[16-17]。企業(yè)的庫(kù)存是否合理、財(cái)務(wù)是否健康、銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)是否正常、生產(chǎn)流程是否順利，售后網(wǎng)絡(luò)是否完善，企業(yè)都得從重視數(shù)據(jù)管理開(kāi)始。根據(jù)這些數(shù)據(jù)才能作出正確的判斷與決策[18-20]。

綜上所述，將數(shù)字化管理應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，不僅能夠達(dá)到節(jié)省空間資源、時(shí)間資源的目的，并且可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的高效利用，同時(shí)可進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的保密性。在以往的檔案管理中，因?yàn)楣芾矸绞骄哂幸欢▎我恍约熬窒扌?，同時(shí)信息更新速度比較緩慢，繼而致使人事檔案的可靠性要求以及完整性要求難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的順利開(kāi)展極為不利。所以，必須將數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，借助管理制度及管理體系的健全、操作流程的規(guī)范管理、電子信息平臺(tái)的構(gòu)建以及管理人員素養(yǎng)的提升，使數(shù)字化管理的應(yīng)用效果得到有效增強(qiáng)，進(jìn)一步提高醫(yī)院的整體管理水平，使醫(yī)院的良好發(fā)展獲得更加堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。